【正文】 各部門對(duì)電腦配件的需求，按如下流程 操作：如果所需求電腦外設(shè)單件價(jià)格在 100 元以上，需通過專項(xiàng)報(bào)告申請(qǐng)，由申請(qǐng)部門 —— 綜 辦主任 —— 經(jīng)理 ，依所需金額大小報(bào)批；如果單件價(jià)格在 100 元以下，由需求部門 主管 填寫《電腦配件申領(lǐng)表》 —— 綜辦主管 意見 —— 綜辦 購(gòu)買 —— 領(lǐng)用人簽收。 離開辦公位一小時(shí)以上，應(yīng)關(guān)閉電腦或至少關(guān)閉顯示器。 綜合管理部 每月對(duì)各部門的電腦查毒情況進(jìn)行抽查 電腦設(shè)備使用注意事項(xiàng)： 顧問書 34 愛護(hù)電腦，不在顯示器及其他外設(shè)上放置雜物，特別是細(xì)小導(dǎo)電物品。 各部門在電腦上建立共享文件夾時(shí)，必須設(shè)置共享文件夾密碼，共享文件夾應(yīng)放置非保密性資料。對(duì)于客戶端，將郵件設(shè)置成傳遞到個(gè)人文件夾，以防郵件丟失。 各部門或個(gè)人根據(jù)不同需要可安裝： Foxpro、 財(cái)務(wù)軟件、 Photo shop、Coreldraw、中英文電子辭典等，經(jīng)本部門 主管 審核后， 綜合管理部 主管批準(zhǔn)后， 顧問書 33 由 綜合管理部安排 相關(guān)專業(yè)人員負(fù)責(zé)安裝，未經(jīng)批準(zhǔn)各部門不得在管理處電腦設(shè)備上安裝使用任何軟件。 電腦內(nèi)的所有文件、數(shù)據(jù)、資料均屬本管理處所有，不得外傳；對(duì)于打印出來(lái)的材料，應(yīng)及時(shí) 處理（存檔或銷毀），不得亂扔亂放，以免造成數(shù)據(jù)泄露 ,如有需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤刻錄需經(jīng)本部門 主管 同意，并對(duì)刻錄好的光盤進(jìn)行妥善保存。 電腦設(shè)備管理： 電腦設(shè)備包括：筆 記本電腦、臺(tái)式電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、 UPS、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、 MO 存儲(chǔ)設(shè)備、調(diào)制解調(diào)器及其他外設(shè)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。 四、 電腦及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定 規(guī)范電腦及網(wǎng)絡(luò)的使用，確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行 安全 、 穩(wěn)定、高效， 信息暢通。 三、 物業(yè)信息管理軟件 物業(yè)信息管理軟件是物業(yè)管理處對(duì)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)中涉及的信息資料進(jìn)行收集、傳遞、加工、存儲(chǔ)、計(jì)算等工作的處理系統(tǒng)，輔助物業(yè)管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)行，提高物業(yè)管理處對(duì)信息的處理和應(yīng)用水平，提高管理服務(wù)效率和品質(zhì)。其 作用 主要有： 1） 對(duì)分散的各分管理處、部門統(tǒng)一高效的管理，經(jīng)營(yíng)管理 活動(dòng)的 指揮、組織和 協(xié)調(diào)； 顧問書 30 2） 對(duì)各分 管理處或 部門的管理監(jiān)控 ； 3） 管 理處內(nèi)部電子公告欄，各類信息、通知發(fā)布； 4） 提高工作效率和服務(wù)水準(zhǔn)， 削減中間管理層，簡(jiǎn)化文件傳遞等中間環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)管理 扁平化 、無(wú)紙化，大大降低管理成本； 5） 管理處及各部門數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳遞及信息交流，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享； 6） 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、教學(xué)培訓(xùn)、工作交流 。 6） 其他 企業(yè)管理功能 。如管理處資質(zhì)、文字或形象標(biāo)志、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、 社會(huì) 評(píng)價(jià) 、企業(yè)文化、管理處公告 等； 2） 管理服務(wù)信息的 介紹。 物業(yè)管理處網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可根據(jù)具體情況，結(jié)合物業(yè)管理的行業(yè)特點(diǎn)，在專業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理處的協(xié)助下逐步建設(shè)管理處網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立管理處網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。同時(shí)今后在專業(yè)管理處協(xié)助下，根據(jù)管理處發(fā)展需要對(duì)軟硬件進(jìn)行增加和更新。一方面是輔助管理處管理決策職能，降低經(jīng)營(yíng)管理成本，促進(jìn)信息溝通和利用，提高管理處經(jīng)營(yíng)水平；另一方面用于物業(yè)管理的業(yè)務(wù)管理服務(wù)，提高管理服務(wù)方式和品質(zhì)。 顧問書 22 閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個(gè)月。如借閱時(shí)間超過 1 天（隔夜外借）時(shí)，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借出?！豆ぷ饔涗洿鎯?chǔ)清單》須定期校正，一般每月進(jìn)行一次，以確保準(zhǔn)確性。 如工作記錄是傳真件，應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。 對(duì)已收集的工作記錄，文件管理員應(yīng)按照不同崗位、專業(yè)的類別進(jìn)行 排序，確保序號(hào)的連續(xù)性（有斷號(hào)的需注明），并對(duì)已收集的工作記錄，進(jìn)行合理地編目、標(biāo)識(shí)，以便于工作記錄的查找和檢索。 現(xiàn)場(chǎng)工作記錄應(yīng)字跡清晰，無(wú)污損或破損等現(xiàn)象。 各部門工作記錄包括一切與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄，如人員資格證書和培訓(xùn)記錄、分承包方的有關(guān)合同、協(xié)議書和資格證明、各類現(xiàn)場(chǎng)工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來(lái)信等。文件夾（盒 /袋）應(yīng)有卷內(nèi)目錄，詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。 文檔分類編號(hào)規(guī)則： 1) 編號(hào)原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類工作內(nèi)容進(jìn)行分類，按照文檔一、二、三級(jí)目錄進(jìn)行編號(hào)。文檔管理工作內(nèi)容主要包括如下： 制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)； 制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度，確定文料歸檔范圍、時(shí)間和保存期限； 收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)管理處文檔，鑒定和銷毀已過期的文檔； 組織進(jìn)行管理處檔案的開發(fā)和利用； 制定管理處各類文檔的保密級(jí)、保密期限及安全保護(hù)措施； 指導(dǎo)、檢查 及監(jiān)督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補(bǔ)充。 附工作記錄表格： 《周信息報(bào)》 《月度工作計(jì)劃安排表》 《專項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)表》 《值班記錄表》 小區(qū)《通告》參考樣紙 顧問書 12 附 1： ****物業(yè)管理處 ****（部門）周信息報(bào) 200* 0* ** 起止日期： 200*.** .** —— 200*.** .** 本周工作精要 工作項(xiàng)目 負(fù)責(zé) 重要 時(shí)間進(jìn)度 需要幫助 完成 時(shí)間 備注 人 程度 周 周一 周 周 周 周 周 日 二 三 四 五 六 ***** **** *** ** 內(nèi)部管理 人員變動(dòng)情況 下周工作精要 工作項(xiàng)目 負(fù)責(zé) 重要 時(shí)間進(jìn)度 需要幫助 完成 時(shí)間 備注 人 程度 周 周一 周 周 周 周 周 日 二 三 四 五 六 ***** **** 顧問書 13 *** ** 前期要情跟進(jìn)及疑難問題 客戶投訴 突發(fā)事件及處理 培訓(xùn)計(jì)劃 培訓(xùn)內(nèi)容 培訓(xùn)對(duì)象 師資 培訓(xùn)方式 課時(shí) 培訓(xùn)目標(biāo) 備注 編 制 審 核 審 批 簽名： 簽名： 簽名： 日期： 日期： 日期： 顧問書 14 附 2： ****物業(yè)管理處 月度工作計(jì)劃安排表 部 門 時(shí) 間 序 號(hào) 項(xiàng) 目 負(fù)責(zé)人 計(jì) 劃 時(shí) 間 時(shí)間節(jié)點(diǎn) 完 成時(shí) 間 備注 本月重點(diǎn)工作 本月其他工作 編 制 審 核 審 批 簽名： 日期： 簽名： 日期： 簽名： 日期： 備 注 顧問書 15 附 3： ****物業(yè)管理處 專項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)表 專項(xiàng) 工作名稱 日期 報(bào)告人 本日工作信 息 本日工作難點(diǎn) 本日工作聯(lián)系 擬需求幫助 編制 審核 審批 簽名 日期： 簽名 日期： 簽名 日期： 顧問書 16 附 4： ****物業(yè)管理處 值 班 記 錄 表 序號(hào)： 年 月 日 星期 天氣 最高氣溫 最低氣溫 公共信息預(yù)警記錄： 記錄人： 處理結(jié)果： 監(jiān)督人： 當(dāng)班人簽名 到達(dá)時(shí)間 離去時(shí)間 本 日 工 作 內(nèi) 容 完 成 情 況 注：本記錄不作為考勤依據(jù)。 4． 7． 1 組織搶險(xiǎn)隊(duì)伍、準(zhǔn)備搶險(xiǎn)物資、安排相關(guān)專