【正文】 顧問書 35 下期顧問書預告 一、下期顧問書內(nèi)容： 《 ******冊》 二、下期顧問書提交時間： ?200*年 **月 深圳市萬科物業(yè)管理有限公司 （項目名稱）顧問組 項目經(jīng)理： *** 二○○ *年 **月 **日 。 電腦整機及外設的申購流程： 各部門對電腦整機的需求按如下評估流程操作，即部門提出申請 —— 綜合管理部 提出意見 —— 確定購買，由 綜合管理部 填寫《物 資 申請報告》 —— 依次報批。 在辦公位飲用茶水時，請遠離辦公設備，勿將液體灑在電腦設備上，引起短路。在 UPS 斷電報警時，應及時保存操作中的文件 并按關機程序關機。 定期清潔電腦設備，在擦拭時，應在電腦完全斷電狀態(tài)下，用擰干的布清潔。 班時間瀏覽與工作無關的網(wǎng)頁或下載 數(shù)據(jù) 等有可能導致電腦病毒入侵的，更不得瀏覽黃色網(wǎng)站，若擅自行動導致病毒感染的，要給予通報批評。 電腦病毒防治： 殺病毒軟件磁盤由 綜合管理部 統(tǒng)一提供，殺病毒軟盤須隨時處于寫保護狀態(tài)；請勿使用非 綜合管理部 提供的軟件殺病毒。 使用對相應信息文件密碼頁保護，重要文件均設有密碼保護 。 對于 WEB 系統(tǒng)，每周備份主目錄；各部門負責備份部門子網(wǎng)站； 對于用戶密碼，每三月更換一次，若有人事變動情況，則在變動后立即更換用戶及密碼； 選擇性能價格比較高的品牌網(wǎng)絡設備 ,為網(wǎng)絡穩(wěn)定提供硬件保障 。 服務器數(shù)據(jù)由 綜合管理部 代為備份，管理處內(nèi)各部門數(shù)據(jù)采取個人用戶同步備份和定期（每二月一次）光盤刻錄備份相結(jié)合。 未經(jīng) 綜合管理部 同意、授權(quán)，任何人員不能隨意運用 Foxpro、或其它工具直接打開數(shù)據(jù)庫進行修改。 辦公電腦軟件管理規(guī)定： 管理處統(tǒng)一安裝的軟件包括： Windows、 Office、 WINZIP 等 。 非本機責任人，經(jīng)同意使用該電腦后，要注意清理使用后留下的文檔記錄，若修改了設置的要恢復 ,不得用電腦干私活，不得拷貝本機中資料。 未經(jīng)管理處 綜合管理部 許可，使用部門或個人不得擅自維修電腦設備，不得格式化電腦硬盤，所有電腦設備的維修均由 綜合管理部 負責。 各部門指定電腦設備責任人，未經(jīng)設備責任人及部門 主管 同意，任何人不得使用電腦設備。 綜合管理部 負責監(jiān)督、實施。 顧問書 32 管理處各部門 各部門 主管 對本部門人員使用電腦及網(wǎng)絡進行管理。 設備 及維修 管理 建立設備臺帳，對設備維修從申請，到派工、維修、驗收等 實現(xiàn)過程化管理，自動提示到期需保養(yǎng)的設備，監(jiān)控外包方保養(yǎng)質(zhì)量，統(tǒng)計設備維修合格率、及時率； 安全 、消防 管理 外來人員車輛、郵件收發(fā)、物資出入、安全巡查、突發(fā)事件、車行管理、消防檢查等安全消防信息的記錄和統(tǒng)計； 綠化清潔管理 綠化植物名稱、品種、數(shù)量及工程施工、改造記錄；清潔工作標準及檢查記錄等信息； 客 戶服務 開展 社區(qū)文化活動 記錄 ； 處理業(yè)主建議、投訴和回訪信息，統(tǒng)計有效投訴率及滿意率； 8． 倉庫管理 物資從申購，到入庫、領用、盤點等過程化管理 ， 實時更新物料庫存數(shù)量，查詢領用、采購物料的詳細記錄， 提示安全庫存； 行政管理 管理處架構(gòu)、職責、文件、會議、工作計劃、總結(jié)等管理職能信息記錄； 人事管理 人員資料、招聘、考核、培訓、薪資福利、員工關系等信息管理。目前國內(nèi)較多物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)自身實際情況，自行組織開發(fā)或直接購買成熟的物業(yè)管理軟件系統(tǒng)應用于管理服務工作。其 作用 主要有： 1） 社區(qū) 電子公告欄，進行如小區(qū)規(guī)章 、 服務項目、重要活動、社區(qū)文化等小區(qū)管理服務信息的發(fā)布 ； 2） 交互式物業(yè)管理與服務：自助查詢水電氣、管理費、社區(qū)內(nèi)消費等費用；網(wǎng)上預約社區(qū)消費、家政、 維修等服務； 3） 網(wǎng)上投訴、意見及建議受理服務； 4） 社區(qū)電子商務，如費用結(jié)算、網(wǎng)上市場等； 5） 網(wǎng)上社區(qū)生活：網(wǎng)上交流、信息、休閑、教育、消費等； 6） 接入互聯(lián)網(wǎng)或其他局域網(wǎng)，實現(xiàn)遠程訪問，信息傳遞。 社區(qū)網(wǎng)（ Home） 。是物業(yè)管理處及 子 管理處 、各部門 的內(nèi)部 工作 網(wǎng)。如網(wǎng)上人才招聘等。 接受投訴、建議，加強與業(yè)主的溝通交流，了解客戶需求； 5） 行業(yè)環(huán)境的 觀察與 燎 望 ，行業(yè)信息交流，網(wǎng)絡教育培訓 。 如 業(yè)務拓展， 管理 物業(yè) 、服務項目、質(zhì)量規(guī)范、服務 標準等； 3） 物業(yè)管理 網(wǎng)上營銷 。其 作用 主要 有 ： 1） 物業(yè)管理處 外部形象、 品牌宣傳。物管企業(yè)網(wǎng)絡一般由廣域網(wǎng)、管理處內(nèi)部網(wǎng)及社區(qū)網(wǎng)三個子網(wǎng)組成： 廣域網(wǎng) 。網(wǎng)絡化管理方式是物業(yè)管理企業(yè)走上社會化、專業(yè)化和市場化，持續(xù)長遠發(fā)展的必然要求。 主要硬件配置 1)電腦基本配置（ pentiumⅢ cpu 128M 內(nèi)存 40GB 硬盤 52X 光驅(qū) 軟驅(qū) 15”顯示器 )； 2)56k 以上調(diào)制解調(diào)器或其他網(wǎng)絡連接設備； 3)噴墨 \激光打印機（辦公用）； 4)針式打印機 (票據(jù)打印用 )； 5)掃描儀 辦 公常用軟件 1)操作系統(tǒng)類：中文 windows2020； 2)辦公軟件類： Microsoft Office2020； 3)網(wǎng)絡類： 、 ； 顧問書 29 4)財務軟件類：用友財務軟件； 5)多媒體類： Realone player、 Windows media player； 6)病毒安全類： Norton AntiVirus、金山毒霸； 7)圖形類： AutoCAD R1 coreldraw9； 8)物業(yè)管理信息軟件； 9)其他應用軟件： Winzip、金山詞霸。 一、 辦公電腦軟硬件環(huán)境 根據(jù)物業(yè)管理處具體情況，辦公電腦的配置應選用目前已較成熟，使用穩(wěn)定的硬軟件產(chǎn)品。 計算機應用于物業(yè)管理主要有以下方面 : 1． 辦公自動化，編輯、處理、打印各類辦公文檔和表格； 2． 進行物業(yè)管理服務信息的搜集和發(fā)布； 3． 存儲各類文檔、圖片音像等資料及各類事務和處理結(jié)果； 4． 實現(xiàn)財務電算化，準確進行各項費用的核算和管理； 5． 分析匯總各項數(shù)據(jù)， 為管理服務規(guī)劃、決策提供依據(jù)。 三、 工作記錄一覽表 序號 文件名稱 保存時間 1 合同登記表 合同失效后 1年 2 借閱登記表 至少 2 年 3 文件資料存儲清單 至少 2 年 4 文件處理表 同該文件保存期 5 公章證照登記表 永久 6 公章證照使用申 請表 至少 1 年 7 物資申請報告 至少 3 年 8 物資申請單 至少 1 年 9 CI 制作申請表 至少 1 年 10 消殺工作記錄表 至少 3 年 11 洗手間定時清潔記錄表 至少 1 年 12 泳池、泳樂設施運行記錄表表 至少 1 年 13 安全管理員交接班記錄表 至少 1 年 14 安全管理員巡查記錄表 至少 1 年 15 安全管理員巡邏簽到表 至少 1 年 16 裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表 至少 1 年 17 出入卡 不存 18 來訪人員登記表 至少 1 年 19 物資搬運放行條 至少 3 年 20 管理處進出人員登記表 至少 1 年 21 裝修申請表 永久保存 22 裝修管理責任書 永久保存 23 裝修施工人員登記表 永久保存 24 裝修許可證 永久保存 25 裝修違章通知書 至少 1 年 26 停車場車位租用協(xié)議書 失效后保存 1年 27 停車場管理協(xié)議書 失效后保存 1年 28 停車場車輛情況登記表 至少 2 年 29 駛出車輛異常情況記錄表 至少 3 年 30 停車卡 不存 31 車輛進出憑證 至少 1 月 32 未收費車輛登記表 至少 1 年 顧問書 23 33 拾遺物品登記表 處理后保存 1年 34 監(jiān)控中心交接班記錄表 至少 1 年 35 值班記錄表 至少 5 年 36 消防演習情況記錄表 至少 2 年 37 消防設施清單 永久保存 38 公用設施保養(yǎng)維修記錄表 至少 3 年 39 停水 /電 /氣 /試消防設施通知 至少 1 年 40 分承包方設備保養(yǎng)維修記錄表 失效后保存 1年 41 設備（工具）匯總表 失效后保存 1年 42 設備（設施）檢查記錄表 至少 5 年 43 機電設備年度檢修計劃 至少 5 年 44 設備搶修（大修）記錄表 永久保存 45 分承包方保養(yǎng)效果評估表 至少 3 年 46 電力運行記錄表 至少 3 年 47 智能門禁系統(tǒng)檢查表 至少 1 年 48 電纜絕緣測試記錄表 永久保存 49 閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄表 至少 1 年 50 業(yè)主 (住戶 )資料卡 永久保存 51 委托銀行代收款協(xié)議書 永久保存 52 ____房屋交付驗收表 永久保存 53 物品領用登記表 永久保存 54 租戶管理協(xié)議書 永久保存 55 工程遺留問題處理記錄表 至少 5 年 56 求職表 員工離職后 1年 57 轉(zhuǎn)正審批表 員工離職后 1年 58 面談表 員工離職后 1年 59 家庭服務情況記錄表 至少 5 年 60 代客購物登記表 至少 5 年 61 郵件簽收 登記表 至少 1 年 62 家庭服務協(xié)議書 至少 5 年 63 客戶服務情況統(tǒng)計分析報告 至少 5 年 64 家庭服務回訪記錄表 至少 5 年 65 前期介入情況周記錄表 N01— NO9 至少 2 年 66 入住須知 永久保存 67 夜間查崗計劃安排表 至少 2 年 68 夜間查崗情況登記表