【正文】 會融入那個陌生的環(huán)境（對婦女而言，則可能是不為那個主要由男子主宰的環(huán)境所接納）、他們的錯誤可能更多地被人注意到、他們也許干了今天沒了明天，所以他們不能不干得更好、干得更辛苦以求趕在別人的前頭。那就是該減少一切外界緊張因素干擾的時候了。他們直面那些不實際的目標。因為不承認他們感覺很糟糕，他們常常會把情緒上的問題轉(zhuǎn)成身體上的舉動表現(xiàn)出來。他們覺得他們是別人和整個體制的受害者，但是，他們永遠不會想做些什么以改變那種境況。于是，問題又來了，你必須要決定，你可以把什么授權(quán)給你下屬去做，怎樣合理地安排時間，以及怎樣使自己松弛一下。 精疲力竭的先兆 什么是精疲力竭？這 是因工作過度或壓力過大而產(chǎn)生的沮喪或精力的衰竭。比如說，有人會在乘飛機時感到很緊張，因為擔心飛機會失事；有人在面試之前緊張之極，因為害怕會失敗。在工作中，一般遇到的情況是，你老板的要求沒有達到，但是，有時候，如果你給你自己設(shè)立了不切實際的高標準，情況也許還要糟糕。 是不是就沒有時間靜下來想一想？沒時間不受打斷地干一件事或想一個計劃？沒時間透一 口氣？是不是許多主管們都處于壓力之下？ 你要怎么做方能避免這種情況？ 在你知道一整天都得在持續(xù)的快節(jié)奏下工作之后，你就得計劃著讓自己休息放松一下，比如，每隔一個半小時，就休息 5至 分鐘，什么也別干，坐著想些事，放松、深呼吸、伸伸腿，喝杯茶或咖啡。別的研究也證明了這一點。在考試的時候，適度的緊張又增加腎上腺素的分泌，這也許會使應付者得益非淺；但是，如果過分緊張，造成了腎上腺素分泌過多，那么產(chǎn)生的效果就會恰好相反 —— 無法集中精神。而壓力過少的話，又會讓你覺得手頭上的時間太多了，因而會覺得枯燥乏 味、倦憊或失望，認為生活一點也沒有意思。要對你的部門甚至整個公司作一番評估 —— 這一切，都會給你帶來壓力，因此，了解一些處理壓力之法一定會對你大有補益。你要注意不要把你不喜歡做的工作全推到那個人身上去，而是要派給他們一些富有挑戰(zhàn)性的工作去做，從而提高他的各方面的能力，成為你得力的助手。因為在你老板眼里，你不再是一個你目前工作中一刻也少不了的、不可替換的人了、所以也許你老板就會再次升你的職。主管在分派工作 之前，先了解一個工人是否愿意做這項工作以及是否覺得做好準備了，然后他再分派工作，和擔任這項工作的員工討論工作方案，并且向大伙宣布這個消息以確定大家都明白是怎么回事，而且還不忘允諾在有困難的時候伸出援助之手。 周威：這就是了，也許這種抵觸不會很大，所以，當它出現(xiàn)的時候，我們再談一談。 周威：那很好，就這么說定了，我們到時再來具體討論一下。 小王：好的，我試試看。但是，已經(jīng)有人在抱怨我一點也不注意事情的大小和緊急與否。 周威：那么，你有興趣學學一些新的技能嗎？比如說，管理一個項目。 周威：小王，我觀察你很長一段時間了，我相當欣賞你的工作方式。 在目標和成果方面必要的雙向討論，增加了人與人之間的交流。 現(xiàn)在，主管有時間可以集中精力處理別的事務了。但是，如果你沒有那么做或者你的下屬并不明白他所擔負的工作的重要性的話，你可以有兩種選擇：把這件工作交給別人去完成，或者，堅持讓他把它作為他工作的一部分來完成，并 向他解釋清楚你之所以要這樣做的原因。當然，一個好的老板會明白，你的冒險是必要的，他并不會為你的錯誤而苛責你。你要注意別總是自覺不自覺地把工作分派給那些和你相象的人去做，因為，對那些具有相當?shù)哪芰s不與你相象的人而言，這并不公平。 讓你的員工做調(diào)查并采取行動，然后將他所采取的行動告知你。你得在事先召集他們的時候就和他們講清楚，這種檢查 只是出于整個計劃的需要，而不是什么有關(guān)信任的問題，有的工人并不喜歡有人中途來檢視他們的工作，而喜歡由他們自己來完成整頂工作，因而，你需要給他們一個機會讓他們來證明他們的能力。 設(shè)立一些衡量工作好環(huán)的標準。 你既可以把工作同時分給幾個人做，也可以讓某人單獨來做，這都和你與你員工之間的關(guān)系有關(guān)。他們會懷疑、會不安、會不斷地猜測你的動機，這時候，你就得花些時間來向他們解釋清楚你的動機和這么做的原因，以獲得他們的信心和支持。而不該傻等著，白白地浪費了時間。這種語言上的障礙需要雙方的共同努力來克服。 至于在分派工作中，怎么干這個問題，你則應該在教授別人新的技能這一點上體現(xiàn)出你的熱情來。也許女性會明顯地比男性少一些動力，因為他們所受的教育（有形的 或無形的）也許就要讓他們保持低姿態(tài)。期望事情從一開始就不出差錯或者希望一 個新手從一開始就象一個老手那樣干得有效、迅速、有條有理的這些想法都是不切實際的。一個有自信的主管能夠認知一件工作干得好還是不好，并且，在他的下屬達到或超出所要求的標準時，向他們表示祝賀。然后，你的下屬也許就會被你打動，促使他們主動地承擔一些額外的工作。過去是未來的一面鏡子，從過去你可以預見未來。 馬上就可以分派給某一個受過這方面訓練的人來做的工作。怎么干：這就得看你如何運用你處理人與人之間關(guān)系的藝術(shù)去創(chuàng)造一個融洽且富有效率的工作氛圍了。 分派工作的三個主要組成部分就是什么事、讓誰來干和怎么干。如果你確確實實想要把工作派下去讓別人來干，那么，在你花一番時間作一番努力之后，所有上述的這些困難都是可以克服的。也許在你的潛意識里，因為前三個原因，你仍不愿意讓人接手干你的工作。然而，你應該認識到，放手讓別人去干一些小事只會有助于你提高處理更大的管理性工作的能力，以及也會增加你分擔你老板工作的機會。但是，如果你把那些常規(guī)性的工作派給別人去做，你自己就可以騰出時間來做一些更富有刨造性的工作；而且，如果你能讓你培植的人才取代你的工作，你也就能讓你自己再升一級。一旦他們發(fā)現(xiàn)事實并非如此的時候，也許會更厭惡去做這件事，這樣一來，想想看，工作還能干得好嗎？ 但是，為什么對某些人來說把工作派給別人去做是件如此困難的事呢？下面就是些可能的原因。 分派工作就是把一項工作托付給另一個人去做。所以一些主管只做一部分他們以前做的事，而另一些就干脆一點也不做了。 有 許多主管都不愿意放下他們原先的工作，而僅僅是把更多新的職責加在自己身上。 那些激勵著你的東西對我來說，也許一點也不起作用。而年紀比較大些的人在和比他們年青的主管共事時，也會有些麻煩，因為他們總要擺一擺老資格，認為他們自己懂的東西比那個 “ 乳臭未干 ” 的年青主管要多，所以不免對讓一個年青人來告訴他們該做些什么、該怎么做這一點感到反感。年青人也許會對他們自己的能力不甚了解，要不是低估了他們自己，就是對他們自己能做的事情抱有不切實際的高期望，換句話說，就是好高騖遠。 上面的這兩個例子告訴你，無視你員工的背景和心態(tài)，就斷定他們會喜歡你讓他們參與決策的舉措的想法是大錯特錯了。所以，我們也得回過頭來學一學孔子，看看他是如何因材施教的。讓他們自己做任何類型的決定，他們都會把這當成一種威脅，而且，也 許會不再尊敬那些握有權(quán)柄的決策人。 如果你認為一切都不會有什么問題，那么你可以把所有員工召集到一起，把決定告訴他們，但是，如果你覺得有人會反對，那么，單獨地和他們會面，別把他們召集到一起，因為他們也許會彼此支持，聯(lián)合起來反對你的意見。 你：不，小孟不會是你老板。我欣賞你這一點。 你：老王，我想重新安排一下辦公室的工作，以便使工作更有效率。 既然繼續(xù)干一件相同的工作更為簡單，那么你就可以預見你的主意會被他們以各種借口加以拒絕。只有在你了解了要做的工作、你員工的長處、短處和喜好之后，你才能明智正確地制定出你的工作計劃以及工作的進度表。 在你權(quán)衡了情況之后，你還可以再作些變動。也許還該找個人來學一學記錄口授事宜，問一問老王，看他是不是有意要學，而同時，你也要確定一下，他會得到些幫助，以助他提高精確度。常常需要有人來接替小章的工作，這無疑會降低工作效率。但是，除非你看了這些表格，否則你也許不會發(fā)現(xiàn)這其中的細微差別。下面就是你要做的表的例子。你還應該在工作和人之間找出一個最佳的結(jié)合點。把你為了完成既定產(chǎn)值要采取的所有步驟列成一張表。 .把一件事分成幾個部分來做，所以你就不需要用一整塊時間來做它了。 把你每天要做的事情列成一張表。 要認識到不是所有值得做的事都要做得完美無缺，你用不著面面俱到。 下面列的這些則可以幫助你節(jié)省時間： 除非絕對必要，否則絕不要在壓力下做出決定。 不必要的文山會海（你要考慮一下你在那些會議中充蘭什么角色，然后再次定你是否有參加的必要）。 不速之客。如果你想等到 有一長段時間時才開始一項工作，你也許就得永遠等下去了。也許這是她們看過她們的母親對付一團糟的情況，或許他門自己就曾有過處理混亂事態(tài)的經(jīng)歷。 一個經(jīng)理的工作充斥著 打岔的事： 他的時間被另割得支離破碎。把你作過標記的表裝訂存檔，這樣，當你老板評價你工作的時候，它們可以放在你手邊以便查閱。例如，如果你睡 8個小時，它就會占去你圖表中三分之一的空間。 看一看你的時間表，它會告訴你為自己做了多少，是多還是少；還會告訴你，你從中得到了多大的滿足，是大呢還是小。 為自己訂立時間表 現(xiàn)在，你必須列一張圖表，不僅要包括你的所有工作活動，也要包括你工作之外的活動。你用什么方式可以安排老王早點退休？而小李接下來要接受些哪方面的訓練呢？誰可以支持你的擴展計劃？ 在個人計劃方 面，你也要排個先后。 對這些計劃，你要分出個主次來，依事情的輕重緩急來排一排，如職業(yè)計劃， 3；組織計劃， 3；以及個人計劃， 3。 職業(yè)計劃就是那些從現(xiàn)在起三年內(nèi)你要達到的目標。如果你還沒有辦公室，那你也要找個安靜的角落安頓你自己（除非在你工作的地方，根本不可 時間的安排不僅包括你如何用你自己的時間及為何目的而用，也包括你怎么為別人安排時間。完全經(jīng)典實戰(zhàn)的鮮活案例 6個章節(jié)全方位培養(yǎng)你的管理才能 《主 管 學 全 書》 （下） 學習方式：遠程函授認證班與面授班 認證系列：高級職業(yè)經(jīng)理 CEO 資格認證、人力資源總監(jiān)國際認證、營銷經(jīng)理國際認證等系列。如果你要做的事是如 此之多，以致于你甚至都沒有時間來考慮一下該如何安排時間，于是，你就知道你該作些改變了。 個人計劃、職業(yè)計劃、組織計劃 你需要在你的門上掛塊 “ 請勿打擾 ” 的牌子，以便能獨自安靜地呆上幾個小時。然后為它們各自列出時間的計劃來：三年的、一年的和明天的。 你個人的計劃也許包括要多花點時間和你成長中的孩子呆在一起，共享天倫之樂；學學計算機；或者多作鍛煉以改變你的體形。 接下來，來看看你的組織計劃。明天就是你采取行動的日子，而今日，則要為明天的行動作好準備。 下面就是 一位女性主管列出的一天工作時間表（以半小時為最小計時單位）。 在你的時間表里，讓你每項活動所占用的空間盡量與它聽占的時間接近。你可以制定你自己的計劃體系，但是，你必須要有一個 計劃體系，否則，你不會知道什么已經(jīng)做完了，什么還沒有做。這么做，也許包括要了解一下事情的模式，何時、何地、何人？這些問題是不是總和同一個人有關(guān)？原因是什么？你也許該和那些相關(guān)的人士開個會，幫助他們控制一下他們的情緒，以避免危機的出現(xiàn)。在同時玩弄務仰把戲這一點上，女人總比男人行，而且女人們在被打斷之后，也可以比男人更快地再次投入工作。 接受這樣的一個拿實是很重要的，即支離破碎的時間是主管工作的一個方面，因為你必須要學會處理它們及利用零碎時間完成工作。 文件的錯置。 沒育把工作分派給別人 去做。別小看這些，如果你要回十幾二十幾封信的話，節(jié)省下來的時間也不是個小數(shù)目呢）。 不要怕作出的決定是 錯誤的，但要避免再作出 “ 那個 ” 錯誤的決定。 按事情的輕重緩急制定你每一天的計劃。 .問問你自己， “ 現(xiàn)在我最好做什么？ ” 然后動手。這也許要求你做些文書工作來提供某一項服務，也許要求制造某一種產(chǎn)品。這兩件至關(guān)重要的事就是：你要做的是什么，以及為了完成它，你的 員工需要具備哪些技能。讓他們把他們的活動分成三類：每日必做的；常規(guī)的但不是每日做的；以及非常規(guī)的（也許只在一段時間里做）。女人及年紀較大的人 更多地做些日常工作嗎？他們做事是不是更有規(guī)律些？年青人是不是更多地擔負一些非常規(guī)或不同尋常的工作？情況也許確實如此。 回電話 回例行信件 打字 整理檔案 作口授事宜的記錄 長處 短處 小章 善于打電話、回電話 經(jīng)常缺勤 老王 √ 動作迅速、工作熱情高 不太確切 老李 √ 熟知公司上下大大小小的事 快退休了、看上去經(jīng)常很疲憊 小孟 √ 做事很細致、安靜 動作慢 小劉 年青、聰明胸懷大志 做事有三分鐘熱度、很快會厭倦 對照這張表，你馬上就能看出問題來。小劉應該被列在參加那個電腦培訓的人選之列，而公司剛雇用的那個員工也許該坐下來和老李好好地談一談，因為老李對公司的情況可謂是了若指掌。如果事情沒有商量或選擇的余地，那么，你得把工作變動的原因向大家解釋明白了，那樣，至少那些有關(guān)人員會了解到底是怎么回事，也好心里有個譜。）你也許還會注意到，有些訂購辦公用品的事你可以派給別人去做，而不用象現(xiàn)在這樣親力親為。 你怎樣才能讓你的工人了解和接受這些可能的變動呢？大部分人對變動 這回事總有些抵觸。 這兒是你和一個工人的一段對話。 你：你是我們這兒打字速度最快的打字員之一，而且，確實也能按時完成工作。你看，如果我讓小孟代替我來做校對工作，成不成呢？ 老王：但是