【正文】 。 六、電腦上的文件數(shù)據(jù)應(yīng)按照文檔規(guī)范進(jìn)行分類處理，并及時(shí)作好數(shù)據(jù)備份。不得瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，嚴(yán)禁上不健康網(wǎng)站。 十二、定期作好防毒處理、系統(tǒng)檢查和硬件保養(yǎng)，消除病毒隱患，作好系統(tǒng)更新，保證使用效率，每日作好電腦清潔衛(wèi)生工作。 二、公司 總經(jīng)理 授權(quán)由 行政人事部 全面負(fù)責(zé)公司的印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督 印章地保管和使用。 四、印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章地，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。 四、在逐級(jí)審核過(guò)程中被否決的，該文件予以退回。 八、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期這個(gè)整理后交 行政人事部 歸檔。 二、 任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 三、公司檔案由 行政人事部 統(tǒng)一管理，項(xiàng)目 服務(wù)中心 檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。 四、 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 小區(qū)社區(qū)文化。 重大采購(gòu)合同。 （ 4）、公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。 （ 8）、公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。 （ 2）、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。 （ 6）、職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。 （ 2）、小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。 工程部 （ 1）、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。 （ 5）、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。 （ 3）、重大投訴、重大事故處理意見(jiàn)。 二、檔案編號(hào)： （一）、按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷 。 二、 編制目錄： （一）、 檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》； （二）、 每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。 （五）、 5 年保存： ； 5 年的文書(shū)。 （二）、 保證檔案的安全 。 （二）、綜合管理部 保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門(mén)所需保管的資料； ISO9000 質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料 。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 4 頁(yè) 共 5 頁(yè) （六）、 檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào) 。 二、 檔案查閱 （一）查閱 權(quán)限 總經(jīng)理 可查閱公司所有檔案。 （二） 檔案的查閱 /借閱 /復(fù)制 查閱 /借閱 /復(fù)制人到檔案室在《文件查閱 /借閱 /復(fù)制登記表》中登記。 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。 （八、） 檔 案原則上保管原件。 （四）、 各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。 （四）、 采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。 （七）、 規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效 期間予以保存。 （二）、 各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注 （三）、 永久保存： ； ； ； 股東會(huì)紀(jì)錄； ； ； ；； 。 （二 ） 、 在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成 。 （三）、按照采用首字拼音、英文大小寫(xiě)和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。 （ 5）、裝修指南。 客戶服務(wù) （ 1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。 （ 3）、 工程重大事故報(bào)告。 （ 2）、小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。 （ 8）、采購(gòu)合同。 （ 4）、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí) 施細(xì)則。 （ 10）、公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書(shū)。 （ 6）、機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。 （ 2）、公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。 主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。 第三條 分類編號(hào) 一、檔案分類 （一）、檔案范圍 各部門(mén)制定的 管理規(guī)定 。 二、 檢查 好 文件的本文及附件是否完整， 處理程序是否完備， 如有短少，應(yīng)即追查歸入 ， 如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦 ， 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 檔案管理制度 第 1 頁(yè) 共 5 頁(yè) 檔案管理制度 第一條 管理原則： 一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。 十、公章的使用決定權(quán)歸公司 總經(jīng)理 ，其他各印章的使用決定權(quán)由公司 總經(jīng)理 根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。 六、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字。 二、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可 交印章保管人蓋章。 二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 十四、離開(kāi)下班時(shí)，應(yīng)檢查電腦及外置設(shè)備是否關(guān) 閉，電源是否切斷。不得私自下載與本職工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。 八、電腦應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)程序，電腦密碼不得告之非本機(jī)規(guī)定的人員操作，防止無(wú)關(guān)人員非法侵入，操作人員嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料的原稿、廢紙必須及時(shí)銷毀。 四 、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0206 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié) 內(nèi)容： 電腦管理制度 第 1 頁(yè) 共 1 頁(yè) 電腦管理制度 為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)辦公電腦的管理，提高辦公自動(dòng)化水平和管理效率，保障電腦文件資料的安全性和保密性，根據(jù)電腦的操作和應(yīng)用特制訂本管理制度。 四、資料發(fā)放人員應(yīng)詢問(wèn)清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時(shí)間等情況，并建立物資領(lǐng)用臺(tái)帳。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0205 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 物資 管理制度 第 2 頁(yè) 共 2 頁(yè) 七、 對(duì)于攝影膠卷、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、攝像帶、錄音磁帶等物品應(yīng)由專人領(lǐng)取和保管，綜合管理部門(mén)要求建立明細(xì)帳，不允許用于私自挪用。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。 三、庫(kù)存物品要分類貼上 標(biāo)簽，碼放整齊，保持庫(kù)房?jī)?nèi)通道暢通無(wú)阻。 七、凡數(shù)量較大或金額較高的市場(chǎng)采購(gòu)而使用財(cái)務(wù)支票的，購(gòu)物人要妥善保管好支票，不允許遺失或漏填金額和密碼。凡質(zhì)量不合格或偽劣的產(chǎn)品，要及時(shí)辦理退貨、退款手續(xù)。 第二節(jié) 物資采購(gòu) 一、物資采購(gòu)實(shí)行計(jì)劃申報(bào)制度，每月由各部門(mén)提出物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核交財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)計(jì)后，經(jīng)公司 總經(jīng)理 審批后實(shí)施，臨時(shí)采購(gòu)，也應(yīng)進(jìn)行計(jì)劃申購(gòu)。 （三）、首位責(zé)任制 即：接待住戶的第一人，對(duì)該事件的轉(zhuǎn)達(dá)、經(jīng)過(guò)、結(jié)果實(shí)施全過(guò)程監(jiān)督落實(shí)。 （五）、盡量少干擾業(yè)主。 二、基本技能： 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 6 頁(yè) 共 6 頁(yè) （一）、記住業(yè)主的姓名，要求管理 人 員第二次和業(yè)主見(jiàn)面時(shí)能說(shuō)出業(yè)主姓名。 （七）、不講粗 言惡語(yǔ)或使用歧視或污辱的語(yǔ)言。 （三）、不允許聚堆閑聊、高聲喧嘩或高聲呼叫另一個(gè)人。當(dāng)住戶進(jìn)行投訴時(shí)，應(yīng)說(shuō)：“請(qǐng)您將情況詳細(xì)說(shuō)一下好嗎？”。 （六） 在對(duì)方行至距自己 35 米時(shí)開(kāi)始敬禮； （七） 對(duì)行駛的車(chē)輛以對(duì)方開(kāi)始注意到崗位時(shí)敬禮。 （五）、出門(mén)時(shí)要向住戶呈上服務(wù)監(jiān)督卡，并說(shuō)：“請(qǐng)您對(duì)我們的工作多提意見(jiàn)，如果有什么問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系” 。 （二）、室內(nèi)進(jìn)行維修等工作時(shí)，應(yīng)在地面鋪一層專用墊布等保護(hù)地板，不允許弄臟家具、地面、墻身等。 四、撥打電話 （一）、電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥?wèn)候，說(shuō)：“您好”，并作自我介紹。 （二）、認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；若對(duì)方有公事相告或相求時(shí)，應(yīng)將對(duì)方要求記錄在《值班記錄》內(nèi)，并盡量詳細(xì)回答。 （十八）、對(duì)來(lái)咨詢辦事的住戶，值班員應(yīng)立即起立，神態(tài)熱情，主動(dòng)問(wèn)好“您好！請(qǐng)問(wèn)您有什么事需要我們幫忙”。 （十五）、當(dāng)遇到熟悉的住戶回來(lái)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“先生 /小姐（女士）您回來(lái)了”。 （十二）、對(duì)于住戶的困難，要表示充分的關(guān)心、同情和理解，并盡量想辦法解決。如時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)說(shuō)：“對(duì)不起，讓您久等了”。 （八）、對(duì)住戶的問(wèn)詢，應(yīng)在不泄露公司機(jī)密的前提下盡量圓滿答復(fù)。 （四）、 住戶之間交談時(shí)，不要走近旁 聽(tīng)，也不要在一旁窺視住戶的行動(dòng)。 二、 對(duì)住戶： （一）、為住戶提供服務(wù)時(shí)，無(wú)論何時(shí)均應(yīng)面帶微笑、和顏悅色，給人以親切感；與住戶談話時(shí)，應(yīng)聚精會(huì)神、注意傾聽(tīng)，給人以受尊重的感覺(jué)；沉著穩(wěn)重，給人以鎮(zhèn)定感。 （四）、當(dāng)來(lái)訪人員忘記帶證件必須進(jìn)入?yún)^(qū)域時(shí)，應(yīng)說(shuō)“先生 /小姐（女士），請(qǐng)稍候，讓我請(qǐng)示一下好嗎？”此時(shí)應(yīng)用對(duì)講機(jī)呼叫管理員前來(lái)處理。 七、應(yīng)答語(yǔ)：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒(méi)關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。 三、祝賀語(yǔ)：恭喜、祝您節(jié)日快樂(lè)、祝您新年快樂(lè)、祝您新春快樂(lè)、恭喜發(fā) 財(cái)。 三、坐： （一）、就坐時(shí)姿態(tài)要端正，入座動(dòng)作要輕緩，上身要直，腰部挺起，雙膝并攏，目光平視，面帶笑容； （二）、不允許坐在椅子上前俯后仰，搖腿蹺腳，或晃動(dòng)桌椅，發(fā)出聲音； （三）、不允許在上司面前或在住戶面前雙手抱胸、蹺二郎腿或半躺半坐； （四）、不允許趴在工作臺(tái)上或把腳放于工作臺(tái)上。 （五）、女員工應(yīng)淡妝打扮，不允許濃妝艷抹，避免使用味濃的化妝品。 二、須發(fā) （一）、女員工前發(fā)不遮眼，后發(fā)不披散； （二）、男員工后發(fā)根不超過(guò)衣領(lǐng)（其中 秩序維護(hù)員 頭發(fā)不得長(zhǎng)于 5CM），不蓋耳，不留胡須； （三）、所有員工頭發(fā)應(yīng)保持整潔，不允許梳怪異發(fā)型和染怪異顏色； （四）、所有員工不允許剃光頭。 （三）、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語(yǔ)言，簡(jiǎn)明平實(shí)，準(zhǔn)確反映信息。 （十）、正式的紅頭文件應(yīng)按照 公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。 （五）、 裝訂要求 ： 左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。 工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。 （十一）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。 （七）、通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用 通報(bào) 。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 公文處理 管理制度 第 2 頁(yè) 共 2 頁(yè) （三）、指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用 指示 。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一歸列 辦公 開(kāi)支。 四 、 文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù) ，保證文字和格式不出錯(cuò)誤 。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。由 辦公 主管提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 五、文件統(tǒng)一由 辦公 負(fù)責(zé)發(fā)送。 二、文件簽發(fā)后，送 辦公 或部門(mén)文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。 二、服務(wù)工具僅限于工作使用，不得處理私人事務(wù)等挪作他用，保管好服務(wù)工具，使之發(fā)揮正常的使用功能效率，不得無(wú)故損壞。 四、愛(ài)護(hù)好室內(nèi)設(shè)施，保持 設(shè)施的使用功能和效率。 十、 不得在工作時(shí)間在本住宅區(qū)從事本職工作以外的有償勞務(wù) ， 嚴(yán)禁向業(yè)主、住戶索取財(cái)物、吃、拿等不良行為。 六、 不得隨意丟棄雜物 ，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣， 保持辦公環(huán)境優(yōu)美清潔 。有私事或生病不能上班須事先請(qǐng)假。 （八）、當(dāng)因工作需要等特殊情況，值班人員需暫時(shí)離開(kāi)時(shí)， 秩序 人員應(yīng)找好其他人 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0201 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 工作 管理制度 第 2 頁(yè) 共 2 頁(yè) 員代班，客服和維修人員，開(kāi)啟電話呼叫轉(zhuǎn)移，并在工作去向牌上注明。 （五）、實(shí)行崗位交接班制度，做好交接班記錄，把交接事項(xiàng)落實(shí)清楚，并保持交接班現(xiàn)場(chǎng)的清潔衛(wèi)生，因交接班不清楚，同時(shí)追究責(zé)任。 三、值班： （一）、辦公 值班按照正常上班工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，員工按規(guī)定服從值班安排。 （五）、嚴(yán)格執(zhí)行排班安排，未經(jīng)允許不得私自換班、代班。 第二節(jié) 考勤管理： 一 、 出勤： （一）、實(shí)行出勤簽到制度，員工應(yīng)