【正文】 式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用中組部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。第六章 檔案的提供和利用第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）查閱人事檔案應(yīng)填寫審批表，按規(guī)定程序逐級(jí)審批，方可查閱。（四）檔案管理人員、員工本人，任何人不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料；不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕歸檔；不準(zhǔn)將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞第二十條 員工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，檔案室應(yīng)將其人事檔案封存好，待其持調(diào)檔函（見附件3）后轉(zhuǎn)入新單位。（四）接收單位收到檔案后，應(yīng)在員工人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上簽收蓋章，并將回執(zhí)單盡快寄回公司，以確保員工人事檔案轉(zhuǎn)遞無誤。人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。負(fù)責(zé)辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理工人檔案材料。是指自己撰寫的傳記材料；鑒定、考核、考察材料。包括加入黨團(tuán)組織和民主黨派的申請(qǐng)書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料，退出黨團(tuán)組織和民主黨派的材料等；獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括崗位工種變動(dòng)審批表、工齡改變證明、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資變更審批表、調(diào)資升級(jí)表、調(diào)動(dòng)工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險(xiǎn)福利待遇審批表、出國(guó)、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動(dòng)合同證明等材料；其他可供組織參考的材料。對(duì)遺失的檔案應(yīng)積極查找，確實(shí)查找不到的應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補(bǔ)建。屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。其中第一類，應(yīng)將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。檔案按姓氏或拼音字母編號(hào)等方法進(jìn)行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊(cè)。調(diào)動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續(xù)后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門。借閱檔案要如期歸還。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時(shí)，應(yīng)立即追查責(zé)任。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。（七）檔案員守則認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。檔案材料書寫時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。除轉(zhuǎn)正定級(jí)、黨團(tuán)、調(diào)資升級(jí)、獎(jiǎng)懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可歸檔。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟失。（五）檔案的轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過公司機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。外單位查閱應(yīng)持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當(dāng)面點(diǎn)清材料份數(shù)和頁數(shù)，登記簽名。檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。對(duì)國(guó)家和單位有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號(hào)）有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。不屬于歸檔的材料，應(yīng)登記造冊(cè)，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續(xù)完備。1材料內(nèi)容混在一起無法按上述分類的，按其主要內(nèi)容確定歸類。如先進(jìn)生產(chǎn)者、勞動(dòng)模范、三八紅旗手、模范黨團(tuán)員及立功材料；處分材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料；政審材料。三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定（一）工人檔案的內(nèi)容和分類：履歷材料。負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況負(fù)責(zé)定期向本單位檔案室移交檔案。在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。第二十三條本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。（二）按照公司程序?qū)D(zhuǎn)遞人員人事檔案進(jìn)行核對(duì)，用公司封條（見附件5）進(jìn)行密封，并在封條上規(guī)定地方進(jìn)行簽章，密封完轉(zhuǎn)遞前填寫員工人事檔案轉(zhuǎn)遞登記表（見附件6），詳細(xì)登記快寄單號(hào)，聯(lián)系電話等信息，方便隨時(shí)查詢轉(zhuǎn)遞情況。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴(yán)從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。第十三條 檔案材料統(tǒng)一使用十六開（184X260毫米）規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。第十二條 檔案材料編號(hào)和目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫，具體要求如下：（一）每卷檔案編號(hào)采用“年份+入職次序”的形式，按照同一時(shí)間進(jìn)入公司的員工姓氏升序進(jìn)行排列（排名不分先后，僅用于檔案編號(hào)）。（七）辦理其他相關(guān)事宜。（四）貫徹執(zhí)行國(guó)家及上級(jí)主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好公司員工人事檔案，接受上級(jí)的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。第七條 員工解除勞動(dòng)合同、辭職、自動(dòng)離職、除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時(shí)代為管理。第三條 人事檔案必須按照相關(guān)法律、規(guī)定，做好員工人事檔案的管理工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案保密、保管的制度和法規(guī)，確保人事檔案的安全與完整。四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。第十六條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過，自頒布之日起執(zhí)本制度解釋權(quán)在人力資源部。人力資源部按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者的要求，提供證明材料。其次，查閱單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。第十一條 人事檔案使用方式借出使用：法制部門查案調(diào)檔或其它特殊情況。第十條 人事檔案的使用權(quán)限法制部門調(diào)查。對(duì)材料進(jìn)行鑒別是否符合歸檔要求；按材料分類確定其相應(yīng)位置補(bǔ)填檔案目錄；將材料放入檔案內(nèi)。第四條 檔案接收：檢查轉(zhuǎn)來的檔案手續(xù)是否齊全符合規(guī)定；在檔案底賬上注明接收檔案；填寫《回執(zhí)單》，退回原單位；把檔案放置檔案室內(nèi)保存，并編號(hào)登記。第三條 人事檔案保密人事檔案設(shè)立專人負(fù)責(zé)保管，責(zé)任到人，并齊備必要的存檔設(shè)備；人力資源部在使用或補(bǔ)充各種檔案時(shí)應(yīng)遵守保密制度，禁止無關(guān) 人員對(duì)資料的接觸。九、本方案從二〇一二年二月二十日施行。(六)各子(分)公司結(jié)合注冊(cè)地相關(guān)政策，可以對(duì)公司人資檔案管理作一定的調(diào)整，但是調(diào)整內(nèi)容必須按照《人資檔案管理變更審批表》辦理審批手續(xù)。(2)公司人事檔案中第5項(xiàng)建立電子檔案，報(bào)集團(tuán)公司備案。四、人事檔案管理辦法：(一)集團(tuán)公司綜合辦、各子(分)公司綜合辦對(duì)所提供員工信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。為此，各用人單位應(yīng)建立必要的名冊(cè)及表報(bào)。即員工個(gè)人資料應(yīng)涵蓋以下內(nèi)容： 。一、人事檔案管理原則及權(quán)限。員工參加培訓(xùn)的專業(yè)、時(shí)間、形式、成績(jī)、培訓(xùn)總結(jié)及費(fèi)用開支都要詳細(xì)、準(zhǔn)確地計(jì)入員工培訓(xùn)檔案，作為員工晉升、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)及今后繼續(xù)培訓(xùn)的重要依據(jù)之一。員工參加各類培訓(xùn)班學(xué)習(xí)期間，工資、獎(jiǎng)金和福利待遇按公司有關(guān)定辦理。2 由公司統(tǒng)一安排的員工培訓(xùn)，參加人員須由公司有關(guān)部門推薦，核報(bào)總經(jīng)理審批同意。2 對(duì)品德素質(zhì)好、工作成績(jī)突出、具有培養(yǎng)前途的員工，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，可優(yōu)先安排參加各類培訓(xùn)并提供所需費(fèi)用和時(shí)間。2 各部門