【正文】 行內(nèi)部檢查并且建議帳戶號。交貨或提供服務(wù)的日期在另外某個過程說明（通過發(fā)出的訂貨單或基本協(xié)議的交貨日期附件）。協(xié)議說明在協(xié)議有效期內(nèi)的交貨總數(shù)。 以計劃協(xié)議為基礎(chǔ)的采購方式的優(yōu)點： 縮短處理時間，減少文件處理，交貨進(jìn)度可以代替大量的采購訂單 做到無庫存或接近無庫存采購，因為說明精確交貨時間功能使訂貨能以 JIT原則交付。 采購時能使用“貨源清單”和“份額排列”來掌握內(nèi)部和外部貨源。每個貨源由貨源清單中的一個貨源記錄說明。 也可以從采購信息記錄維護(hù)貨源清單。如果存在針對某種物料的份額排列，在確定貨源時會作考慮。 使用供應(yīng)商評估系統(tǒng)能保證更大的客觀性，因為所有供貨商以同一標(biāo)準(zhǔn)評估并由系統(tǒng)評分，盡量減少個人的主觀印象影響。用戶可以平衡每個標(biāo)準(zhǔn)在綜合評估中的影響。 給子標(biāo)準(zhǔn)評分 給子標(biāo)準(zhǔn)評分可有不同方法： 26 □自動計算 半自動計算 手工輸入 “自動計算”指分?jǐn)?shù)根據(jù)系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)確定。 圖 5－ 10 供貨商評估功能 分析 可以輸出供貨商評估結(jié)果。 采購系統(tǒng)中的分析給用戶提供了大量的有關(guān)信息并用滿足不同需求的格式輸出。 采購訂單金額分析 采購訂單金額分析使采購者能掌握他們的采購訂單，可以有下列 4 種不同分析樣式： 總體分析 總體分析提供現(xiàn)有采購訂單的總數(shù)和金額 □ ABC 分析 ABC 分析使用戶能把供貨商按采購金額分為（ A）采購金額最高的供貨商組、（ B）平均采購金額的供貨商組和（ C）采購金額最小的供貨商 周期對比的分析 這種分析隨采購活動相應(yīng)變化?？梢杂貌煌瑪?shù)值或區(qū)間的形式輸入各種選擇條件。 可以根據(jù)不同基礎(chǔ)決定分析樣式 庫存管理 SAP 系統(tǒng)中的庫存管理完成下列任務(wù)： 按數(shù)量和金額管理物料庫存 所有貨物移動的計劃、數(shù)據(jù)錄入和文檔編制 盤點 按數(shù)量管理庫存 所有引起庫存變化的事物都要實時輸入，即庫存隨變化更新，顯示出的實際庫存總是準(zhǔn)確的。 收貨時不必估價即可過帳，可以等到收到發(fā)票后再估價。 庫存支持 實際庫存和帳目庫存的比 較可以有不同的盤點方法進(jìn)行，例如周期盤點、連續(xù)盤點和抽樣盤點。因此可以簡化數(shù)據(jù)錄入，并且監(jiān)視收貨情況（延期、未交貨）。 多個采購訂單的收貨單可以一次錄入。 收貨可用不同的計量單位輸入，倉儲地點和質(zhì)量檢驗標(biāo)記從采購地點項目中拷貝或人工輸入。在多科目設(shè)置項目中，收貨數(shù)據(jù)錄入后收貨數(shù)量仍然可以設(shè)置給特定的科目。 動態(tài)有效檢查 進(jìn)入預(yù)定時進(jìn)行動態(tài)有效檢查，即系統(tǒng)確認(rèn)物料未被預(yù)定為其他目的。 如果是給預(yù)定發(fā)貨，系統(tǒng)會建議預(yù)定中給出的領(lǐng)料數(shù)量和科目設(shè)置。 發(fā)貨有什么作用： 倉庫庫存的減少 消耗統(tǒng)計更新 傳遞過帳和庫存調(diào)撥 庫存調(diào)撥 依據(jù)公司的組織方式（如分散庫存）或采用的銷售和分配政策，貨物移動可能不僅涉及到收貨和發(fā)貨，也需要公司內(nèi)部的庫存調(diào)撥。 傳遞過帳 SAP 系統(tǒng)中也可以進(jìn)行傳遞過帳。 對生產(chǎn)訂單的貨物移動 庫存管理和生產(chǎn)的聯(lián)系非常緊密。 大量物件 生產(chǎn)訂單完成確認(rèn)的同時發(fā)出大量物件數(shù)量通知，也可以計劃副產(chǎn)品的收貨。 質(zhì)量檢驗如何綜合到庫存管理中： 通過對質(zhì)量檢驗庫存的管理 檢驗程序自動用于收貨和發(fā)貨 批數(shù)據(jù) 某些物料如藥品的生產(chǎn)批次，需要準(zhǔn)確的標(biāo)識，庫存中的物料不僅用物料號，而且用批號標(biāo)識和管理。工廠內(nèi)的每次貨物移動都要輸入批號。有關(guān)特種庫存的數(shù)據(jù)輸入總是包括供貨商、用戶或銷售訂單。多種方法可用于盤點。這就是抽樣盤點的原則，可以用于庫存和倉庫管理。估價數(shù)據(jù)存儲在物料主記錄中。 系統(tǒng)允許按不同條件對物料庫存估價，如采購、產(chǎn)地或狀態(tài)。 每種物料都可進(jìn)行 LIFO 估價。估價類別和估價類型用于物料庫存的分解估價。 作為貨物移動的結(jié)果，系統(tǒng)根據(jù)價格控制（標(biāo)準(zhǔn)價格或移動平均價格）和其他因素自 動進(jìn)行金額過帳。 圖 7－ 2 過帳方法－物料按標(biāo)準(zhǔn)價格過帳 物料按移動平均價格過帳 如果訂單價格與標(biāo)準(zhǔn)價格不同，就把差額過帳到價格差異科目。對應(yīng)輸入到庫存科目。 有兩種類型的價格控制：標(biāo)準(zhǔn)價格和移動平均價格。 現(xiàn)金折扣 采購訂單中的支付條款可以包括到物料估價中。估價類別決定了估價準(zhǔn)則。 重新估價 可以用下列功能手工改變物料估價： 改變物料價格 可以按立即生效或從某一日期生效改變物料價格 物料借╱貸 可以對每個物料進(jìn)行借或貸過帳，但這些過帳只改變按移動平均價格的物料估價 作為價格變化或物料借╱貸的結(jié)果，物料庫存被重新估價 物料估價的功能： 結(jié)果控制不同，過帳方法也不同 □交貨成本和現(xiàn)金折扣可以引起估價的變化 物料庫存的分解估價（估價類型） 物料價格變化和物料借╱貸可以引起重新估價過帳 資產(chǎn)負(fù)債表估價 下列組件適合。 給每個收貨單創(chuàng)建新的估價類型，例如按批管理物料時 每個子庫存單獨(dú)估價，每種估價分類有一個估價域名記錄，對應(yīng)估價類型的數(shù)量和金額存儲在里邊。 估價不同的價格控制，現(xiàn)金折扣數(shù)量可以引起估價價格或價格差異。 交貨成本 交貨成本可以在采購訂單中輸入，計劃的交貨成本包括在收貨過帳科目中，過帳到運(yùn)費(fèi)或客戶待結(jié)科目，根據(jù)價格控制對應(yīng)輸入到庫存科目或價格差異科目。如果發(fā)票價格與訂單價格不同，差額過帳到庫存科 目。如果發(fā)票價格與訂單價格不同，把差額過帳到價格差異科目。 過帳收貨單時，數(shù)量和純訂單價格相乘的數(shù)字過 帳到 GR╱ IR 待結(jié)帳戶。 在一個公司中，經(jīng)常需要進(jìn)行公司間的處理（借方╱貸方?jīng)_帳）。 估價控制的數(shù) 據(jù)定義在物料主記錄中。 對每種估價類別都定義了估價類型，估價類型代表估價類別的特點，例如按產(chǎn)地估價類別有下列類型：國內(nèi)、其他歐共體國家、美國、其他國家。 估價結(jié)構(gòu) 估價等級 可以按估價領(lǐng)域等級進(jìn)行估價，估價領(lǐng)域定義如下： 估價領(lǐng)域＝公司代碼 對每種物料，所有此公司代碼中的庫存按統(tǒng)一基礎(chǔ)估價 估價領(lǐng)域＝工廠 對每種物料，每個工廠中的庫存分別估價 可以按公司代碼等級或工廠等級估價 估價控制 生成一個物料主記錄時，可以確定物料估價的條件（見圖 7－ 1）： 圖 7－ 1 物料主記錄－核算一覽 為了不必單獨(dú)管理每種 物料的庫存科目，可以把具有相似特征的不同物料歸入一個估價類別。支持的方法有周期盤點、連續(xù)盤點和抽樣盤點。 圖 6－ 6 標(biāo)準(zhǔn)盤點過程 數(shù)據(jù)輸入幫助 系統(tǒng)提供了進(jìn)行盤點的多種功能，包括： 生成盤點文檔 打印庫存清單 盤點中的物料移動凍結(jié) 參照盤點文檔輸入計算結(jié)果 盤點差額清單 參照盤點文檔把差額過帳 □生成大規(guī)模 差額重新計算文檔 任何年度內(nèi)每種物料的盤點記錄 抽樣盤點 一個公司倉庫內(nèi)庫存管理單元越多，對所有庫存的盤點就越復(fù)雜。用戶特種庫存的詳細(xì)信息見另一本資料“詳細(xì)功能： SAP 銷售和分銷系統(tǒng)”。 批管理的優(yōu)點： 按批號獨(dú)立管理各部分物料 批選擇清單 特種庫存 相對于任何給定物料的正常庫存，可能有一些其他庫存因為所有權(quán)或地點的原因必須獨(dú)立管理，這些可能是公司自己的庫存，但存貯在供貨商或用戶處，也可能是屬于供貨商或用戶的物料但存儲在公司中。 圖 6－ 5 批數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 如果一種物料有批管理需求，那么此種物料的如任何一部分都指定為一 批。 如果檢驗證明物料可用，就從質(zhì)量檢驗庫存送到非限制使用庫存。另外，生產(chǎn)過程中還可以計劃外領(lǐng)料。 以下是傳遞過帳的例子： 從批到批的傳遞過帳 從物料到物料的傳遞過帳 在質(zhì)量檢驗庫存中下達(dá) 從代銷物料傳遞到公司庫存 庫存調(diào)撥與傳遞過帳的不同： 庫存調(diào)撥是在一個組織結(jié)構(gòu)內(nèi)的實際移動。在兩步方法中，數(shù)量從庫存中移出并放入庫存調(diào)撥，直至放入收貨點，庫存才成為非限制庫存。 倉儲地點╱批選擇清單 進(jìn)入發(fā)貨功能時，系統(tǒng)能顯示給定物料的所有倉儲地點 。 預(yù)定的主要功能： 預(yù)定可以提前計劃貨物移動 發(fā)貨 計劃內(nèi)╱計劃外領(lǐng)料 領(lǐng)料過帳使庫存數(shù)量和金額減少。 對應(yīng)于采購訂單的收貨單的特點： 采購訂單中的缺省數(shù)據(jù)簡化數(shù)據(jù)錄入過程 更新采購訂單歷史 連接到供貨商評估功能 直接用科目設(shè)置把消耗的采購訂單過帳 預(yù)定 預(yù)定用于指定日期的計劃貨物移動 可以對一種或多種物料進(jìn)行預(yù)定。 多個收貨單項目的數(shù)據(jù)錄入可以對應(yīng)一個采購訂單項目，例如把一定量的貨物過帳到質(zhì)量檢驗部門、另一個倉儲地點或到凍結(jié)庫存收貨單。數(shù)據(jù)確認(rèn)后，用戶可以馬上登 記收貨單文檔或調(diào)出一個項目的詳細(xì)信息、輸入附加數(shù)據(jù)（如項目文本、卸貨點）。收貨數(shù)據(jù)也使供貨商評估功能能保證交貨日期和交貨數(shù)量。 庫存管理的功能： 可以按數(shù)量和金額管理庫存物料 貨物移動計劃和數(shù)據(jù)輸入以文檔形式記錄 盤點用于比較實際庫存和帳目庫存余額 采購訂單的收貨單 當(dāng)收到定購貨物時，收貨單的數(shù)據(jù)錄入總是和采購訂單相關(guān)。 圖 6－ 2 貨物移動文檔 貨物移動計劃可以通過預(yù)訂來完成。因此在庫存╱需求表中有“可用”標(biāo)記的庫存是已經(jīng)過 MRP 更新的，如果適用，就為此種物料創(chuàng)建一個計劃文件輸入項。這些統(tǒng)計和采購訂單歷史相關(guān)，用戶可以通過清單顯示功能查閱歷史情況。例如，如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng)和某個供貨商簽訂了大量的高額采購訂單，那么此時就應(yīng)該要求折扣而不是等到現(xiàn)在的周期結(jié)束，因此可以此作為和供貨商談判的基礎(chǔ)。例如，用戶可以確定一定時間內(nèi)某種物料的采購訂單金額，或哪個采購小組占采購訂單金額的份額最大。 歷史變化 評估的變化以日志形式記錄，評估記錄可以打印出來?！笆止び嬎恪敝赣脩翎槍δ硞€全局子標(biāo)準(zhǔn)輸入某供貨 商的分?jǐn)?shù)。 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)提供 5 個子標(biāo)準(zhǔn)，一般能滿足評估目的。供貨商的表現(xiàn)用 4 個主要標(biāo)準(zhǔn)度量 全面的評分使采購人員了解供貨商的表現(xiàn)并給供貨商一個全面評價。對每種貨源，份額排列在相應(yīng)時期內(nèi)生成。 系統(tǒng)可以自動生 成某種物料的貨源清單，此時，系統(tǒng)給定義為某種物料的每個信息記錄生成一個貨源清單，或給定購了某種物料的每個草案協(xié)議項目生成一個貨源清單。增加新條目時可以參考現(xiàn)有的貨源記錄。 貨源清單 貨源清單使采購者能管理貨源。供貨商不必一次備齊總的訂貨數(shù)量，可以在一定時期內(nèi)根據(jù)計劃逐批發(fā)送，使供貨商能更好地計劃貨源。交貨進(jìn)度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的 數(shù)量、日期，如果是 JIT 交貨，則為交貨的時間。 圖 5－ 8 草案采購協(xié)議的類型 合同 合同可以使用兩種基本形式：金額合同和數(shù)量合同。 科目設(shè)置也可在請購單或合同中指定，然后自動拷貝到使用此類參考文檔生成的采購訂單中。 查詢已分配的請購單 ：采購人員可以使用此程序列出所有已分配了貨源的請購單，可從此清單中生成采購訂單。 圖 5－ 6 采購訂單：項目一覽 快捷輸入 上圖的項目包含了生成文檔項目所需的最重要的數(shù)據(jù)，包括物料號、訂貨數(shù)量和價格、工廠和倉庫地點。 圖 5－ 5 使用參考方法生成采購訂單 采購信息記錄 采購信息記錄建立供貨商與物料或服務(wù)之間的聯(lián)系，包括諸如供貨商對某種物料的報價和條件，這是采購的重要信息源。 參考 生成采購訂單時，采購人員可以參考請購單，從一個清單中選擇請購單并從中生成采購訂單的項目，也可以參考現(xiàn)有的采購訂單。 圖 5－ 4 報價單申請和報價單的處理 采購員可以使用價格比較清單對報價單的價格和條件進(jìn)行對比分析，以確定最優(yōu)惠的報價單，數(shù)據(jù)可自動存儲在采購信息記錄中，同時可以生成對報價不滿意的供貨商的回絕信。報價單包括供貨商提供的特定物料和服務(wù)的價格、條件以及附加信息。生成請購單時根據(jù)一定條件（請購金額、所需物料的物料組等）自動分配下達(dá)方式。因為貨源已知，已分配的請購單可以快速處理。在采購訂單中，標(biāo)題包括文檔號碼、與供貨商有關(guān)的數(shù)據(jù)，而各個項目說明物料 和訂購數(shù)量。 收貨處理和發(fā)票確認(rèn)功能可參照采購訂單完成。 圖 5－ 1 采購流程 如圖 5－ 1 所示，物料、服務(wù)需求在使用部門內(nèi)或通過物料需求計劃確定。從輸入請 購單到生成采購訂單的所有例行工作可以自動進(jìn)行，不需要很多