業(yè)務(wù)流程設(shè)計及繪制方法培訓(xùn)課件(文件)
【正文】 框內(nèi) 的 字體 同樣 要求 業(yè)務(wù)流程圖交付要求（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 74 頁預(yù)算啟動會議預(yù)算啟動會議財務(wù)部財務(wù)部 總裁辦總裁辦 各部門各部門市場營銷預(yù)測報告8月中旬總會計師 通知總裁秘書，確認(rèn)預(yù)算專題會議召開時間9月 1日總裁辦主任通知各部門總經(jīng)理及以上人員準(zhǔn)備預(yù)算專題會議資料，確定召開日期并分發(fā)會議召開所需資料清單9月 10日各部門總經(jīng)理根據(jù)下年度戰(zhàn)略規(guī)劃結(jié)合市場預(yù)測、歷年銷售情況、銷售能力、研發(fā)能力、生產(chǎn)倉儲能力、人力資源、資金狀況等情況提交初步預(yù)測報告生產(chǎn)研發(fā)預(yù)測報告采購物流預(yù)測報告人事培訓(xùn)預(yù)測報告投資預(yù)測報告總會計師提供預(yù)算表格全面預(yù)算表格準(zhǔn)備會議資料，安排議程 ，發(fā)出會議通知會議通知9月中旬的第一個周末召開預(yù)算專題總裁辦公擴(kuò)大會，各部門總經(jīng)理闡述預(yù)測依據(jù)，總裁和相關(guān)副總裁協(xié)調(diào)確定公司年度經(jīng)營目標(biāo)值總會計師和財務(wù)總監(jiān)對預(yù)算表格的填制進(jìn)行說明 次日總裁辦主任完成會議紀(jì)要，總裁簽發(fā)總裁簽發(fā)的預(yù)算專題會議紀(jì)要附：年度經(jīng)營目標(biāo)值上述文件交人力資源部，會議紀(jì)要及年度經(jīng)營目標(biāo)值交部門總經(jīng)理 總裁辦公擴(kuò)大會總裁辦公擴(kuò)大會匯總各部門提交的初步預(yù)測報告 各部門總經(jīng)理簽收 總會計師和財務(wù)總監(jiān)分別將協(xié)調(diào)后的經(jīng)營目標(biāo)值與各部門總經(jīng)理提交的預(yù)測報告進(jìn)行對比總裁簽發(fā)的預(yù)算專題會議紀(jì)要附：年度經(jīng)營目標(biāo)值各部門預(yù)測目標(biāo)值之比較分析 各部門預(yù)測目標(biāo)值之比較分析行政預(yù)測報告其它相關(guān)預(yù)測報告業(yè)務(wù)流程圖繪制有關(guān)概念業(yè)務(wù)流程涉及部門及控制點(diǎn)分析上海企航科技咨詢有限公司第 75 頁流程圖繪制詢問一個流程活動的問題包括： 流程 /任務(wù)生成什么 ？ 職員怎樣執(zhí)行它？ 為什么要這樣做？ 何時、由誰對它進(jìn)行復(fù)核？ 流程活動需要多少時間？ 流程活動何時需要？ 錯誤 /問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？ 怎樣處理錯誤 /問題 /例外？ 輸出什么？輸出多少？ 輸出至哪里？q 流程范圍q 控制目標(biāo)q 主要控制點(diǎn)q 涉及部門及表格q 流程流轉(zhuǎn)時間q 特定政策上海企航科技咨詢有限公司第 76 頁建議步驟 :從一個高層次的流程開始 ,如有必要 ,到下一層次的流程確定每個子流程的開始和結(jié)束 (保持重點(diǎn) ) 確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進(jìn)行每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時間 : 如果陷入困境 ,休息一下或跳到另一方面采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會核查流程的準(zhǔn)確性流程圖繪制的技巧上海企航科技咨詢有限公司第 77 頁C 需要 按實際情況繪制流程 C 需要 在整個組織內(nèi)思考流程C 需要 與流程牽涉的人員交流C 需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束C 需要 高層次的流程圖D 不能 按照自己的想象繪制流程 D 不能 把流程圖局限在自己的部門 D 不能 閉門造車， 在真空中工作D 不能 在確認(rèn)流程范圍前繪制流程D 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) 流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn)總結(jié)上海企航科技咨詢有限公司第 78 頁流程圖的格式 宋體 標(biāo)題采用 14號字體、加粗、中間對齊 部門采用 10號字體、加粗、下劃線、中間對齊 框內(nèi)采用 6－ 8號字體、普通不加粗、中間對齊 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊 盡量避免相交線 業(yè)務(wù)流程圖交付要求上海企航科技咨詢有限公司第 79 頁業(yè)務(wù)流程圖交付要求167。 部門分隔線232。 時間：一周167。 連線框內(nèi)框內(nèi) 的的 字字宋體宋體6－－ 8號號普通普通 不加粗不加粗中間中間 對齊對齊標(biāo)題標(biāo)題宋體宋體14號號加粗加粗中間中間 對齊對齊部門部門宋體宋體10號號加粗加粗下劃線下劃線中間對齊中間對齊連線連線 盡量盡量 避免避免 交交叉、叉、 有時有時 可以可以 適適當(dāng)當(dāng) 合并合并 以以 求求 簡單簡單明了明了不同不同 的的 選項選項 在在 連連線線 上標(biāo)上標(biāo) 明，明， 與與 框框內(nèi)內(nèi) 的的 字體字體 同樣同樣 要要求求將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞 給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室上海企航科技咨詢有限公司第 80 頁q 起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和流程對象必須清晰q 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確q 應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計時間（該項流程作業(yè)所需的時間）q 為每一個任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù) /負(fù)責(zé)的范圍q 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖q 詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識別無效率的活動q 量化目前的關(guān)鍵績效考評指標(biāo)業(yè)務(wù)流程圖交付要求上海企航科技咨詢有限公司第 81 頁現(xiàn)狀流程圖樣張 樣 張上海企航科技咨詢有限公司第 82 頁流程繪制練習(xí)上海企航科技咨詢有限公司第 83 頁流程繪制練習(xí)167。 流程圖標(biāo)題232。不 加粗216。加粗216。普通 不加粗216。 標(biāo)識符216。 盡量避免相交線 業(yè)務(wù)流程圖交付要求流程圖的格式上海企航科技咨詢有限公司第 73 頁流程圖的組成216。 標(biāo)題采用 14號字體、加粗、中間對齊216。 從訪談中發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題并確定對績效的影響216。 無效的勞動力活動 /任務(wù)216。 重復(fù)216。 為每一個任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門216。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標(biāo)識。然后在合適的地方畫上對應(yīng)的流程連接標(biāo)識。流程圖繪制標(biāo)識（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 56 頁流程圖連接標(biāo)識：該標(biāo)識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個流程。方向標(biāo)記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。流程圖繪制標(biāo)識（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 54 頁決定批復(fù)：該菱形框代表一個決定或批復(fù)?？稍跇?biāo)識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。它既可表示輸入，又可表示輸出。 流程圖能幫助我們 “回溯 ”，對整個流程而不僅僅是對一個活動有一個回顧167。 不局限于單一的功能和部門流程輸入 輸出流程圖繪制（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 46 頁完成企業(yè)特殊目的的現(xiàn)有流程：216。流程圖的概念上海企航科技咨詢有限公司第 41 頁q 要改善流程，你必須了解流程q 流程的復(fù)雜程度和缺乏對流程必要的了解限制了管理階層改善流程的努力q 分析技能和流程圖技能使我們可以了解流程，并就此和管理階層進(jìn)行溝通為什么要使用流程圖上海企航科技咨詢有限公司第 42 頁繪制流程圖的過程如下 …選擇流程核心小組審閱繪制現(xiàn)行流程并發(fā)現(xiàn)改善機(jī)會計劃和安排資源(流程所有人，日期、時間、物料、議程等）選擇技術(shù) 進(jìn)行個人訪談如有必要，同重新設(shè)計 /設(shè)計階段連接進(jìn)行集中討論并設(shè)計怎樣繪制流程圖上海企航科技咨詢有限公司第 43 頁q 如何準(zhǔn)備 使用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號從上至下繪制流程圖和了解流程的人員一起準(zhǔn)備q 如何執(zhí)行與流程所有人進(jìn)行小組討論必要時進(jìn)行個人訪談執(zhí)行時了解成本、質(zhì)量和時間（流程運(yùn)行時間和共用時間）明確流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)執(zhí)行時對用于改善流程的業(yè)務(wù)需求、人員、步驟和技術(shù)進(jìn)行歸檔q 如何歸檔使用最適宜的流程以及成本、時間和質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)文檔在標(biāo)準(zhǔn)格式中獲得所有
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