【正文】 入庫文件采購定單采購定單副本副本收貨收貨物資部物資部貨款貨款貨物貨物貨款支付處貨款支付處 500員工員工上海企航科技咨詢有限公司第 60 頁業(yè)務流程圖的繪制 —— 福特公司采購和貨款支付流程1. 確定職能、職責和工作任務確定職能、職責和工作任務 2. 劃定工作起點和終點劃定工作起點和終點 3. 跟蹤關鍵業(yè)務對象跟蹤關鍵業(yè)務對象 4. 確定組織單元、活動和權限確定組織單元、活動和權限 5. 繪制流程圖草案繪制流程圖草案6. 流程圖匯總分析流程圖匯總分析7. 確定流程圖確定流程圖采購和貨款支付采購和貨款支付起點：發(fā)出定購單起點：發(fā)出定購單終點：支付貨款終點：支付貨款定購單（副本）、貨物定購單（副本）、貨物、入庫文件、發(fā)票、貨、入庫文件、發(fā)票、貨款款采購部、物資部、支付采購部、物資部、支付處、供應商處、供應商上海企航科技咨詢有限公司第 61 頁采購和貨款支付流程采購部采購部 貨款支付處貨款支付處 物資部物資部 供應商供應商核對核對支付貨款支付貨款Y調查調查N采購定單采購定單副本副本 生產生產 /發(fā)貨發(fā)貨貨物貨物發(fā)票發(fā)票收貨收貨入庫文件入庫文件上海企航科技咨詢有限公司第 62 頁 文具申領程序（ ANSI）部門經理部門經理 申領人申領人 文秘部文秘部審批審批工作需要工作需要提出文具申請?zhí)岢鑫木呱暾埼木呱觐I單文具申領單辦理辦理領用領用文具文具上海企航科技咨詢有限公司第 63 頁業(yè)務流程分析管理 —— 基本思路 1. 從公司整體角度出發(fā)，確定公司的關鍵性業(yè)務流程（系統(tǒng)流程圖、核心增值流程） 2. 流程分解，確定較低層次的流程直至操作程序 3. 繪制流程圖，建立并明確現(xiàn)有業(yè)務流程體系 4. 流程的調整和優(yōu)化，組織機構的調整和優(yōu)化 5. 業(yè)務流程再造（ BPR）上海企航科技咨詢有限公司第 64 頁在決定框之前使用手工操作標識：如果流程分叉為是 /否，則有人作出決定。然后在合適的地方畫上對應的流程連接標識。連接標識的畫法：在標識內以 A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。流程圖繪制標識（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 56 頁流程圖連接標識：該標識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉到另一頁或另一個流程。流程圖繪制標識（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 55 頁存檔 :該框代表一個文檔在此處需要被存檔。方向標記：流向箭頭代表任務執(zhí)行時的次序，它們引導著流程。該標識經常用在流程欄中。流程圖繪制標識（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 54 頁決定批復：該菱形框代表一個決定或批復。流程圖繪制標識上海企航科技咨詢有限公司第 53 頁流程參見 :該標識用于指示從一個流程轉向下一個流程?？稍跇俗R中寫明特定的系統(tǒng)名稱。系統(tǒng)名稱：該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。它既可表示輸入，又可表示輸出。 我們能從我們的流程圖中識別改進的良機為什么要進行流程圖繪制？流程圖繪制（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 50 頁責任 活動 輸入 輸出 客戶 流程圖所包括的主要責任流程圖所包括的主要活動每一活動的主要輸入每一活動的主要輸出每一活動輸出的接收者（內、外部）我們需要獲得下列信息以繪制流程圖：畫流程圖需了解的信息上海企航科技咨詢有限公司第 51 頁確保文件標準 /慣例在整個項目過程中達成一致。 流程圖能幫助我們 “回溯 ”，對整個流程而不僅僅是對一個活動有一個回顧167。 提供支持服務（為內部客戶服務）流程圖繪制（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 47 頁管理支持流程績效評估管理財務管理公共關系管理信息系統(tǒng)管理人力資源管理資產管理采購管理營運流程戰(zhàn)略管理市場客戶調查分析管理研究管理市場管理資金運作管理業(yè)務管理業(yè)務實現(xiàn)及結算管理售后客戶服務管理流程圖繪制（續(xù)）－管理要素的劃分上海企航科技咨詢有限公司第 48 頁流程 /子流程概述企業(yè)活動流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務 /功能單位（部門級）的關鍵目標流程步驟描述中級組織單位（部門級）的任何活動在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息任務描述個人能完成的活動所有個人應完成的工作組成他 /她的崗位職責流程圖繪制（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 49 頁167。 不局限于單一的功能和部門流程輸入 輸出流程圖繪制（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 46 頁完成企業(yè)特殊目的的現(xiàn)有流程：216。 有輸入必有輸出216。流程圖的概念上海企航科技咨詢有限公司第 41 頁q 要改善流程，你必須了解流程q 流程的復雜程度和缺乏對流程必要的了解限制了管理階層改善流程的努力q 分析技能和流程圖技能使我們可以了解流程，并就此和管理階層進行溝通為什么要使用流程圖上海企航科技咨詢有限公司第 42 頁繪制流程圖的過程如下 …選擇流程核心小組審閱繪制現(xiàn)行流程并發(fā)現(xiàn)改善機會計劃和安排資源(流程所有人，日期、時間、物料、議程等）選擇技術 進行個人訪談如有必要，同重新設計 /設計階段連接進行集中討論并設計怎樣繪制流程圖上海企航科技咨詢有限公司第 43 頁q 如何準備 使用標準的流程圖符號從上至下繪制流程圖和了解流程的人員一起準備q 如何執(zhí)行與流程所有人進行小組討論必要時進行個人訪談執(zhí)行時了解成本、質量和時間（流程運行時間和共用時間）明確流程的關鍵控制點執(zhí)行時對用于改善流程的業(yè)務需求、人員、步驟和技術進行歸檔q 如何歸檔使用最適宜的流程以及成本、時間和質量衡量標準文檔在標準格式中獲得所有改善機會怎樣繪制流程圖上海企航科技咨詢有限公司第 44 頁流程圖繪制主要包括以下 三項內容 ：流程圖繪制編制流程圖 完善流程圖理解流程上海企航科技咨詢有限公司第 45 頁流程圖繪制 基礎216。流程重組流程重組成功案例福特公司票據往來管理（續(xù)）上海企航科技咨詢有限公司第 39 頁流程圖的繪制上海企航科技咨詢有限公司第 40 頁q 流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會。使得會計部門減少了 75％的冗員，同時過程的速度、成本和質量亦都有極大改善。從數(shù)據庫中調出相應的訂貨合同，兩者相符則驗收入庫、更新生產計劃并自動開出支票，反之則拒絕收貨。又因經手人多，出錯的機會也多，一旦單據之間不相符，就要花更多人力去追查，最后會計部門憑多次核對的發(fā)票付款。調查表明，很多傳統(tǒng)的習慣是不必要的，例如在會計部門和采購部門以及供應商之間有很多冗余的單據往來，要花不少人力去核對單據。但是當他們知道日本馬自達公司完成同樣的職能只有 5個人時，他們震驚了。如圖 1所示。流程重組的收益上海企航科技咨詢有限公司第 36 頁福特公司的美國總部有 500多名財務人員，其單據往來十分繁雜。在一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)一些任務被毫無理由地重復執(zhí)行，通過減少不必要的重復任務，我們可以改善工作流程。216。 培訓過程：繪制流程圖所形成的文檔提供了管理階層和雇員培訓計劃的基礎，因為該文檔描述了每一項工作所包含的任務以及執(zhí)行每項任務的順序。轉換分配的任務的可以更好地利用他們的才能。流程圖使那些較多參與流程的人來決定怎樣有效的利用資源。216。 了解工作流程：流程圖可以幫助每個人了解在組織內部正在運轉