【正文】 （ 6） 可與計算機(jī)接口 （ 7） 可自動接收傳真 （ 8） 發(fā)件人留有原件的發(fā)送時間及地址證明，接收人則獲得原件的精確復(fù)制。 （ 4） 機(jī)器確認(rèn)撥號。 （ 8） 如果在發(fā)送過程中有錯誤、失敗或夾紙，會出現(xiàn)警告消息。 電話總機(jī)的使用功能？ 答：電話總機(jī)主要分為兩種： （ 1） PBX 是專用小型交換機(jī)。 簡述電話機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：電話機(jī)的使用功能有： （ 1） 呼叫限制。 （ 5） 不同的鈴聲。 （ 10） 信息待用指示器。 （ 14） 轉(zhuǎn)接。 （ 4） 轉(zhuǎn)移呼叫。 （ 8） 掉電保護(hù)。 （ 12） 聲音信息。 （ 3） 給出你留言的日期和時間。 （ 7） 保持信息簡潔。 （ 3） 定期清潔設(shè)備外面一般的灰塵。移動電話的特點(diǎn)是： （ 1） 顯示、存儲、重?fù)?、記時 （ 2） 低電量報警 （ 3） 密碼 （ 4） 免提 對移動電話的一般維護(hù)方法是： （ 1） 保持清潔 （ 2） 避免摔碰 （ 3） 及時充電。 簡述計算機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：計算機(jī)是辦公設(shè)備的一種，包含計算機(jī)硬件和辦公軟件。 計算機(jī)操作包括單機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)操作。 電子打字機(jī)的主要功能包括使用“ Liftoff”和“ coverup”鍵自動改錯、存儲和顯示版面。 1簡述郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和服務(wù)？ 答：郵件收發(fā)專有設(shè)備有： （ 1） 自動郵件開啟設(shè)備，即開信刀。 （ 4）分撿設(shè)備，主要有鴿籠式信件架、金屬絲信件盤等。 ？ 答： （ 1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考慮信件或信息的發(fā)送速度，在這種情況下，可選擇以下幾種方法： A、 電子郵件 B、 傳真 C、 在英國皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據(jù)郵寄、頭等郵件等優(yōu)先服務(wù)。 1怎樣進(jìn)行辦公易耗品的存儲？ 答：辦公易耗品要按以下方法進(jìn)行存儲： （ 1） 儲藏間或物品柜要上鎖 （ 2） 各類物品要貼標(biāo)簽 （ 3） 新物品置于舊物品的下面 （ 4） 體積大、分量重的放置在最下面 （ 5） 小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于見到和領(lǐng)取 （ 6） 儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明，房間保持干燥 （ 7） 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人 1怎樣做好辦公設(shè)備故障報告與記錄？ 答：辦公設(shè)備的故障報告應(yīng)注意如下幾點(diǎn)： （ 1）大多數(shù)單位有記錄設(shè)備或服務(wù)出現(xiàn)故障或缺陷的規(guī)定。 （ 4） 一般單位保留“故障登記”本，工作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應(yīng)在上面記錄相關(guān)的細(xì)節(jié)。 B、 要隨時警惕危險。 B、 對設(shè)備小修時不關(guān)閉電源 。 （ 3）使用設(shè)備時應(yīng)做到 ： A、 停止作用不安全設(shè)備，直到它修好 。 E、 如果移動設(shè)備先斷開電源 。 如何做好辦公設(shè)備故障的維修記錄？ 答：許多單位保留辦公設(shè)備的維修記錄，以證明設(shè)備有維修的經(jīng)歷。 四、辦公室人、財、物的管理（教材 ） 3 課時 庫存記錄的類型、目的和方法（見思考題 16） 物品的接受、庫存和發(fā)放程序（見思考題 1 1 19） 辦公室零用現(xiàn)金的支付項目、報銷核查手續(xù)及帳目記錄（見思考題 2 2 23） 費(fèi)用報銷的手續(xù)（見思考題 24） 對員工缺勤和休假的處理（見思考題 25） 節(jié)支措施（見思考題 26） 教學(xué)方法：講課、填寫與庫存管理、零用現(xiàn)金記帳和輪休安排值班等有關(guān)文件和表格。 （ 2）員工的責(zé)任是： A、 工作中要按照要求規(guī)范自己和包括可能 影響他人健康、衛(wèi)生和安全的行為； B、 在健康、衛(wèi)生和安全方面主動配合用人單位。 （見下表） 風(fēng)險評估表 序號 時間 地點(diǎn) 發(fā)現(xiàn)的 問題 安全 級別 造成隱患的 原因或危險 危害 級別 由誰 處理 采取的 措施 保證工作環(huán)境安全的必要性是什么？ 答：保證工作環(huán)境安全、保衛(wèi)的措施有： （ 1） 明確用人單位、員工及衛(wèi)生安全代表的基本責(zé)任； （ 2） 衛(wèi)生安全代表要定期對工作區(qū)進(jìn)行檢查，認(rèn)真識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，填寫“風(fēng)險評估表”，擬訂具體計劃并實施行動以糾正隱患； （ 3） 經(jīng)常強(qiáng)調(diào)工 作場所的安全保衛(wèi)要求，加強(qiáng)員工的安全保衛(wèi)意識。 （ 3） 存物柜 ——有帶鎖的文件柜，辦公用品柜，書柜、衣物柜、保險柜等。是指分隔成若干帶有門、窗的小的辦公室結(jié)構(gòu)。 傳統(tǒng)辦公室的缺點(diǎn)有： （ 1） 由于工作人員的人為因素造成空間或家具的浪費(fèi)。 開放式辦公的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)是 什么？ 答：開放式辦公室是指一個很大的空間用隔板或書架分成各個部分的辦公區(qū)。 （ 4） 墻壁和門較少，裝飾費(fèi)用便宜。 （ 2） 工作人員易被周圍的工作所吸引。 （ 6） 對于室溫等問題難以產(chǎn)生相同的意見。 （ 3） 容易接觸到調(diào)節(jié)溫度和亮度的開關(guān)。 （ 7） 有足夠的計算機(jī)、打印機(jī)等確保工作人員的工作。 B、 在使用熒光照明時，若有閃動的燈管，則必須立即更換。 （ 2） 注意采暖，辦公室布局應(yīng)注意員工的采暖。 （ 3） 辦公室布局應(yīng)注意通風(fēng)，具體有： A、 辦公室應(yīng)有足夠的通風(fēng)系統(tǒng)，例如空調(diào)。 10 、單位內(nèi)部有可能發(fā)生哪些緊急情況？ 答：在一個單位內(nèi)部，有可能發(fā)生許多緊急情況。 （ 4） 這些緊急情況可能發(fā)生在任何單位中，應(yīng)制定有關(guān)的緊急措施，以減少危險。 （ 3） 在指派的急救員不在的情況下，如果有人得病或發(fā)生事故，多數(shù)單 位通常備有一專人以備呼叫。它必須包括下列有關(guān)受傷人員的信息： （ 1） 全名 （ 2） 家庭住址 （ 3） 出生日期 （ 4） 在單位中的職位（如果是工作人員） （ 5） 事故發(fā)生日期和時間 （ 6） 傷害或事故的細(xì)節(jié) （ 7） 在事故發(fā)生時采取的行動 （ 8） 受傷或事故的發(fā)生地點(diǎn) （ 9） 提供的急救處理（如果有）和由誰進(jìn)行 （ 10）受傷人員送醫(yī)院了嗎？ （ 11）如果受傷人員送往醫(yī)院 ——醫(yī)院的名稱和地址 （ 12）事故證人的姓名和職稱 （ 13）報告事故的人員簽名 1采取哪些措施以減少火災(zāi)危險？ 答：單位為減少火災(zāi)危險可采取的措施主要有： （ 1） 工作人員不允許在房中吸煙。 （ 5） 應(yīng)經(jīng)常檢查所有電氣設(shè)備，以確保其處于正常的工作狀態(tài)。 （ 9） 辦公室的家具應(yīng)盡可能用金屬，而不是木材制作。 （ 13） 工作人員應(yīng)知道發(fā)生火災(zāi)時使用的滅火器的類型。 （ 2） 單位內(nèi)還應(yīng)顯示其它安全須知，如在所有設(shè)備上面或旁邊放置詳細(xì)須知，說明如果設(shè)備不正常工作應(yīng)采取的步驟。在聘用醫(yī)護(hù)人員的大型單位中，應(yīng)顯示他們的聯(lián)系電話。 （ 6）安裝安全標(biāo)志，許多建筑物有指明安全門的標(biāo)志和提醒人們使用后關(guān)上。 1交付貨物應(yīng)采取哪些交貨程序？ 答：交付貨物的程序有： （ 1） 交付貨物將有交貨單，應(yīng)對照訂貨單和通知單核對； （ 2） 如果數(shù)量不對，應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商； （ 3） 任何數(shù)量出入應(yīng) 通知采購部門，按真實數(shù)量支付貨款； （ 4） 每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收列中； （ 5） 及時更新庫存余額； （ 6）貨物應(yīng)正確存放。 （ 5） 物品申請表包括下列細(xì)節(jié)：申請表編號、申領(lǐng)部門、物品名稱 （項目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準(zhǔn)人簽字、日期。 2零用現(xiàn)金賬目要包括哪些細(xì)節(jié)？ 答：零用現(xiàn)金帳目要包括以下細(xì)節(jié)： （ 1） 收到現(xiàn)金類包括：日期、帳頁號、數(shù)量； （ 2） 支付現(xiàn)金類包括：日期、細(xì)節(jié)、憑單號； （ 3） 帳目分析包括：花銷項目、花銷數(shù)額、支付總額、余額、其他。報銷申請表必須由高級人員簽署。 2怎樣限制以下設(shè)備的使用以控制開銷？ 復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)，計算機(jī)，打印機(jī)，因特網(wǎng)，電話，移動電話。 （ 2） 傳真機(jī)：指定人員使用傳真機(jī)，做登記并保留所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細(xì)節(jié) 。 制定工作程序程序應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)： （ 1） 容易遵守 用簡單的語言按步驟寫 出指導(dǎo)； （ 2） 信息應(yīng)細(xì)致、清楚明了，不需要其他人解釋就很容易理解； （ 3） 指出應(yīng)采取的行動和參與的人員，并說明應(yīng)怎樣進(jìn)行和何時進(jìn)行； （ 4） 標(biāo)明在執(zhí)行程序中如果發(fā)生問題應(yīng)采取的措施，確定一名應(yīng)聯(lián)系的高級工作人員。 （ 1） 通過讓工作人員填寫質(zhì)量控制表來檢查工作質(zhì)量，這是由個別工作 人員檢查正在進(jìn)行的工作的質(zhì)量的一種方法。在開放式的辦公室，辦公室主任可以很方便地觀察手下工作人員的工作，如果發(fā)現(xiàn)了問題，就可以及時著手解決。例如，在許多單位中，通過預(yù)定會議室房間來開會，這種預(yù)定表格由想要預(yù)定房間開會或演示的行政人 員填寫。 （ 2） 如果是工作程序的原因，那么應(yīng)該對現(xiàn)有的程序進(jìn)行重新評估，必要的時候，應(yīng)該對現(xiàn)有程序做一些必要的修改或補(bǔ)充。 分段內(nèi)容： 10 課時 一、 企業(yè)辦公室中信息處理的程序、標(biāo)準(zhǔn)和類型：（教材 ， ） 商務(wù)信息的 回應(yīng)周期（見思考題 1） 跟蹤工作進(jìn)展的方法（見思考題 2） 商務(wù)信息的類型（見思考題 3） 商務(wù)信息的有效呈現(xiàn)形式（見思考題 4） 教學(xué)方法： 教師講課、組織討論并實際操作。 四、 信息傳播途徑和文檔保留期限（教材 ） 企業(yè)內(nèi)部信息的傳播途徑（見思考題 25） 教學(xué)方法：教師講課、組織討論。 簡述跟蹤工作進(jìn)展的方法？ 答：一般情況下，跟蹤工作進(jìn)展常用的有以下幾種方法： （ 1）觀察個人公文架上等待處理的工作數(shù)量； （ 2）詢問工作人員的工作進(jìn)展情況； （ 3）讓工作人員填寫質(zhì)量控制表，根據(jù)質(zhì)量控制表了解工作人員的工作情況 （ 4）如果任務(wù)被分成了幾個部分進(jìn)行，應(yīng)了解各部分的工作進(jìn)展情況是否 符合工作期限要求。 （。企業(yè)作為客戶，會需要與有關(guān)商家聯(lián)系，以便得到某種服務(wù)或供應(yīng)。 思考題及答案： 簡述企業(yè)信息回應(yīng)周期的含義？ 答：企業(yè)信息回應(yīng)周期是指企業(yè)為了提高工作效率、樹立企業(yè)良好形象，在一般情況下正常處理某一個問題以及給客戶或查詢者“回應(yīng)”答復(fù)所需要的時間，如多少天內(nèi)定貨應(yīng)該發(fā)送，處理來電或客戶投訴的時間等，確定這些時間的標(biāo)準(zhǔn)意 味著時間對滿足最終期限的重要性。 三、 信息的保密、安全及保存期（教材 、 ） 1。 企業(yè)行政管理二級教材講授指南 第四單元 信息的管理 中心思想： 辦公室是信息接收、存儲、傳遞和應(yīng)用的中心，特別是現(xiàn)代企業(yè)行政管理，實際上是信息的管理。 3對員工未達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)時怎樣處理？ 答：如果出現(xiàn)工作人員沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)現(xiàn)有漏洞的情況，應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢查發(fā)現(xiàn)的不同情況有針對地性進(jìn)行處理。為了檢查程序和作必要的修正，單位應(yīng)安排一名辦公室工作檢查員，該檢查員應(yīng)注意： （ 1） 在進(jìn)行辦公室安全檢查評估后，從健康和安全方面考慮應(yīng)重新安排辦公室布局； （ 2） 制定新設(shè)備的程序手冊，可能會讓一名工作人員負(fù)責(zé)更新手冊； （ 3） 如果安裝了新設(shè)備，或是接到關(guān)于工作程序的投訴，則要對給工作人員進(jìn)行針對性的教育培訓(xùn)。發(fā)出人要判斷該工作是否滿意地執(zhí)行，并將完成的表格交給辦公室主任。程序手冊將清楚的、按步驟的給予工作人員系列指導(dǎo)，作為處理特定任務(wù)的方法。 （ 4）電話、移動電話： A、 減少打私人電話； B、 控制國內(nèi)國際長途電話的使用； C、 按單位有關(guān)規(guī)定使用移動電話； D、 定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。還可以發(fā)復(fù)印卡以限制部門的使用。 （ 2） 報銷申請表包括以下細(xì)節(jié)：報銷人姓名、所在部們、工作場所、工資號、花費(fèi)日期、花費(fèi)原因、主管人員簽字、附上發(fā)票、報銷申請人簽字、報銷日期。如果超支需要事先批準(zhǔn)。 2報銷零用現(xiàn)金要履行什么手續(xù)？ 答：報銷零用現(xiàn)金必須填寫零用現(xiàn)金憑單，寫清用款數(shù)量，用于什么項目，憑單上需要上級或經(jīng)理簽字并提交收據(jù)作為報銷的證據(jù)。 （ 3）庫存卡應(yīng)包括下列細(xì)節(jié)： A、 庫存貨物名稱； B、 最高庫存水平； C、 最低庫存水平； D、 物品接收和發(fā)放的日期； E、 供應(yīng)商名稱； F、 從供應(yīng)商處收到的數(shù)量及發(fā)票號； G、 發(fā)放的數(shù)量； H、 物品申請單編號； I、 庫存物品曾經(jīng)發(fā)給的部門； J、 保留的余額――定期更新。在滅火器旁邊，應(yīng)有標(biāo)志顯示上次檢查的時間和人員以及特定滅火器能撲滅的火的種類，也應(yīng)指出使用不 正確的滅火器類型反而造成的危害。 （ 5） 廚房區(qū)經(jīng)常顯示出各種不同類型食物的處理、存儲和準(zhǔn)備的須知。如果某種機(jī)器安裝了安全設(shè)施，布告應(yīng)說明除去安全設(shè)施的危險。 1如發(fā)生緊急情況或事故時應(yīng)采取什么措施？ 答：如 發(fā)生緊急情況或事故時應(yīng)采取的措施有： （ 1） 緊急疏散