【正文】 編制補(bǔ)倉采購計(jì)劃6．選擇供應(yīng)商與開展談判7．簽訂合同并跟催物資8．物資驗(yàn)收入庫與登記處理1倉儲部相關(guān)部門審核審批檢查預(yù)算方案是否符合企業(yè)預(yù)算管理要求《存貨采購申請制度》2倉儲部采購部審核審批檢查安全庫存和訂貨批量制定是否科學(xué)合理《存貨采購申請制度》3采購部相關(guān)部門檢查申請匯總是否屬實(shí)《存貨采購申請制度》4倉儲部檢查物資庫存是否賬實(shí)相符《存貨采購申請制度》5倉儲部采購部審核審批檢查補(bǔ)倉采購計(jì)劃是否和庫存分析一致《存貨采購申請制度》6采購部質(zhì)檢部、技術(shù)部審核審批檢查供應(yīng)商的選擇談判是否符合企業(yè)要求《采購與驗(yàn)收管理制度》7采購部審核審批檢查合同審批流程以及物資跟蹤工作《采購與驗(yàn)收管理制度》、《合同法》8倉儲部采購部、質(zhì)檢部檢查物資入庫驗(yàn)收的規(guī)范性和賬務(wù)處理的真實(shí)性《驗(yàn)收與保管制度》3．3．2 驗(yàn)收與保管控制流程驗(yàn)收與保管控制流程業(yè)務(wù)流程序號責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．安排人員接收采購物資2．核對采購單據(jù)與待檢物資3．質(zhì)量檢驗(yàn)、提交驗(yàn)收報(bào)告4．聯(lián)系供應(yīng)商解決驗(yàn)收中的問題5．辦理存貨入庫手續(xù)6．搬運(yùn)、按規(guī)定庫位擺放存貨7．存貨倉儲管理8．更新、維護(hù)存貨登記臺賬1倉儲部采購部、質(zhì)檢部檢查收貨人員組織是否到位
。目標(biāo)1保證存貨賬目真實(shí)、準(zhǔn)確、完整目標(biāo)2財(cái)務(wù)賬表與實(shí)物核對相符目標(biāo)3存貨成本計(jì)價(jià)準(zhǔn)確目標(biāo)4存貨的確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則制度圖32 存貨財(cái)務(wù)目標(biāo)3．2 存貨業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)3．2．1 存貨管控風(fēng)險(xiǎn)存貨管控風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在管理與控制存貨業(yè)務(wù)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如圖33所示。第6章 附則第34條 本細(xì)則的擬定和修改由公司采購部負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總經(jīng)理審核后批準(zhǔn)執(zhí)行。3．對于驗(yàn)收合格的物資，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，再由倉庫人員入庫定位。索賠單索賠單編號： 開單日期：供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱索賠原因索賠事項(xiàng)物資編號規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)金額合計(jì)索賠結(jié)果采購員采購經(jīng)理4．質(zhì)檢部應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況并出具驗(yàn)收報(bào)告，嚴(yán)格按照合同的品名、規(guī)格、型號等逐項(xiàng)驗(yàn)收，對所有不合格項(xiàng)進(jìn)行記錄，以便及時與供應(yīng)商或公證單位索賠、交涉。第31條 物資質(zhì)量檢驗(yàn)。2．收貨員點(diǎn)收時，應(yīng)先核對其送貨單內(nèi)容與訂購單有無錯誤或是否存在超交現(xiàn)象，并核對實(shí)物。第26條 采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)。2．采購部經(jīng)理進(jìn)行審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時，退回采購人員重新議價(jià)，或由采購部經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)，并將議價(jià)結(jié)果報(bào)公司主管副總與總經(jīng)理審核。7．物資管理費(fèi)用以及稅收。3．物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的人工成本。第21條 采購部根據(jù)調(diào)查價(jià)格信息對采購物資成本進(jìn)行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當(dāng)性。第17條 若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購合同由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行；若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購合同需上報(bào)董事會審批，同時遞交評審會意見。4．采購部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認(rèn)、價(jià)格和后期服務(wù)為重點(diǎn)談判項(xiàng)目，其中，采購價(jià)格要符合公司底價(jià)制定要求。第3章 采購過程管理第14條 公司采購部根據(jù)采購物資的性質(zhì)選擇采購方式，一般采用招標(biāo)采購、詢價(jià)議價(jià)采購、定價(jià)采購、公開市場采購等方式（如下表所示）。第11條 緊急采購時，由請購部門于“備注”欄注明原因并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。第7章 采購部將經(jīng)審批通過的《采購申請單》交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及財(cái)務(wù)總監(jiān)的意見審核批準(zhǔn)并蓋章。3．開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購成本。2．倉儲部收貨人員負(fù)責(zé)物資的清點(diǎn)、登記以及按照實(shí)際數(shù)量填報(bào)驗(yàn)收單等工作。第20條 本制度實(shí)施后，凡既有的類似規(guī)定自行終止，與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)，與國家有關(guān)規(guī)定相抵觸的，以國家有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。2．申請?zhí)夭蓵r，必須詳細(xì)填寫《特采作業(yè)申請書》，寫明不合格原因及特采原因。4．公司直屬分支機(jī)構(gòu)和分公司采購合同在公司總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi)簽署。第14條 公司根據(jù)對初稿會審稿修訂簽審后的合同定稿簽訂合同，零星物資根據(jù)財(cái)務(wù)部、設(shè)備部、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂合同。3．主管副總負(fù)責(zé)對合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見。第3章 采購合同審批第13條 合同簽署前，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)對合同初稿會審稿所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查。緊急采購申請審批單物資名稱型號/規(guī)格用途底價(jià)參考價(jià)格請購數(shù)量請購原因請購部門經(jīng)理確認(rèn)主管副總/總經(jīng)理審批申請部門： 申請人： 申請日期：2．緊急采購的物資價(jià)值在5 000（含）元以下的，請購部門需報(bào)采購總監(jiān)審批，審批同意后，轉(zhuǎn)交采購部實(shí)施緊急采購作業(yè)。第11條 撤銷請購的審批流程1．原請購部門通知采購部門停止采購，同時于《物資需求單》的第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”戳記并注明撤銷原因。4．主管副總一個工作日內(nèi)審批采購部經(jīng)理審批同意的非生產(chǎn)類和5萬元以上的生產(chǎn)類月度增補(bǔ)采購計(jì)劃。第9條 對預(yù)算外請購單的審批，除執(zhí)行以上審批手續(xù)外，一律報(bào)總經(jīng)理審批。第7條 采購相關(guān)人員需嚴(yán)格執(zhí)行采購申請審批權(quán)限規(guī)定（如下表所示）。3．采購部匯總各部門的《物資需求單》并根據(jù)庫存對其進(jìn)行修正后，編制《月度采購申請計(jì)劃》（如下表所示）報(bào)相關(guān)權(quán)限范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)審批。4．采購部匯總和審定各部門的年度需求，編制年度采購計(jì)劃，提交主管副總進(jìn)行審核。5．付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。1．請購與審批崗位分離。3．質(zhì)檢部負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收報(bào)告等工作。資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1結(jié)算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容2會計(jì)核算不規(guī)范，不能如實(shí)反映財(cái)務(wù)狀況，影響財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容3圖24 采購財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2．3 采購管理業(yè)務(wù)流程2．3．1 請購與審批控制流程請購與審批控制流程業(yè)務(wù)流程序號責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．根據(jù)需求提出采購需求申請2．匯總各部門的采購需求3．庫存分析、物資需求分析4．編制采購申請單，提出申請5．權(quán)限范圍內(nèi)審批6．制定并完善采購實(shí)施方案7．實(shí)施采購1需求部門采購部審核審批檢查需求單等是否填寫規(guī)范、資料是否完備《采購授權(quán)與審批制度》2采購部審核審批檢查采購需求匯總表單是否填寫正確、規(guī)范《采購授權(quán)與審批制度》3采購部倉儲部監(jiān)督需求分析、庫存分析方法是否科學(xué)、合理《采購授權(quán)與審批制度》4采購部審核審批檢查申請單是否填寫規(guī)范、資料是否齊全《采購授權(quán)與審批制度》5財(cái)務(wù)部、主管副總、總經(jīng)理采購申請檢查是否按規(guī)定權(quán)限范圍進(jìn)行審批，有無越權(quán)現(xiàn)象《采購授權(quán)與審批制度》6采購部審核審批檢查采購方案是否科學(xué)，是否經(jīng)過審批程序《采購授權(quán)與審批制度》7采購部倉儲部、質(zhì)檢部監(jiān)督采購過程是否符合國家與企業(yè)相關(guān)規(guī)定《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》2．3．2 采購與驗(yàn)收控制流程采購與驗(yàn)收控制流程業(yè)務(wù)流程序號責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．制定并執(zhí)行采購計(jì)劃與方案2．供應(yīng)商篩選、談判，確定價(jià)格3．簽訂采購合同或協(xié)議4．到貨核對5．物資驗(yàn)收6．出具驗(yàn)收報(bào)告7．相關(guān)問題處理8．物資入庫與臺賬登記1采購部相關(guān)部門審核檢查采購活動是否按照計(jì)劃與方案進(jìn)行《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》2采購部技術(shù)部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部審核審批檢查是否按規(guī)定篩選供應(yīng)商、采購價(jià)格是否合理《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》、《供應(yīng)商評價(jià)管理辦法》3采購部總經(jīng)理法務(wù)部、行政部審核審批檢查采購合同是否符合國家與企業(yè)規(guī)定，是否經(jīng)審批程序《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》、《合同法》4倉儲部采購部檢查是否執(zhí)行到貨核對、物資與采購單是否相符《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》5質(zhì)檢部采購部、倉儲部采購檢查是否按照規(guī)定的驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》6質(zhì)檢部采購部、倉儲部審核審批檢查質(zhì)檢報(bào)告內(nèi)容的真實(shí)性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》7采購部倉儲部、供應(yīng)商審批檢查解決方案的可行性以及是否符合企業(yè)利益《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》8倉儲部采購部檢查入庫臺賬編制是否規(guī)范，賬實(shí)是否相符《采購與驗(yàn)收控制細(xì)則》2．4 采購管理業(yè)務(wù)流程相關(guān)細(xì)則、辦法、規(guī)定、制度2．4．1 采購授權(quán)與審批制度制度名稱采購授權(quán)與審批制度制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門生效日期第1章 總則第1條 目的為加強(qiáng)物資采購管理，明確采購授權(quán)范圍與審批權(quán)限，規(guī)范公司的采購審批工作，提高采購效率，特制定本制度。目標(biāo)1按照企業(yè)內(nèi)部會計(jì)制度，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地核算物資價(jià)值以及相關(guān)債權(quán)債務(wù)目標(biāo)2確保資金支付安全目標(biāo)3減少資金的占用目標(biāo)4規(guī)范付款方式與程序及與供應(yīng)商對賬的工作程序，確保付款正確，減少資金損失圖22 采購財(cái)務(wù)目標(biāo)2．2 采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2．2．1 采購經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)采購經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在采購經(jīng)營活動過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期第2章 采購內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則2．1 采購管理目標(biāo)2．1．1 采購業(yè)務(wù)目標(biāo)采購業(yè)務(wù)目標(biāo)主要是指企業(yè)在一定條件下購買生產(chǎn)、經(jīng)營所需物資過程中應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)。第31條 至少應(yīng)設(shè)操作員、復(fù)核員與轉(zhuǎn)賬員三級對網(wǎng)上銀行的銀行存款業(yè)務(wù)進(jìn)行管理。出納將《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》按時間順序裝訂成冊，并報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，審批通過后據(jù)以調(diào)賬核對。第24條 編制記賬憑證會計(jì)根據(jù)審簽的計(jì)算憑證及原始憑證編制銀行存款收付記賬憑證。第20條 簽訂《結(jié)算合同》業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員辦理業(yè)務(wù)時，應(yīng)與對方商定收付款的結(jié)算方式和結(jié)算時間等，并以合同或其他契約的形式加以明確。第17條 公司可對符合審批程序、手續(xù)完備、核實(shí)無誤并有用款計(jì)劃的付款業(yè)務(wù)簽發(fā)支票。3．不能將支票交由收款公司或個人代為簽發(fā)。公司應(yīng)設(shè)專人對收款憑證、付款憑證、銀行憑證及原始憑證進(jìn)行稽核，并嚴(yán)格審查，以防套用、挪用資金，杜絕貪污等違法犯罪行為發(fā)生。第12條 由財(cái)務(wù)部經(jīng)理牽頭組織資金主管與審計(jì)人員組成審查小組，不定期地審查銀行賬戶，發(fā)現(xiàn)私開賬戶或沒按規(guī)定及時清理、撤銷賬戶等問題時，須嚴(yán)肅處理，涉及犯罪的須移交司法機(jī)關(guān)，追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。第10條 對于銀行賬戶的賬號必須保密，非因業(yè)務(wù)需要不準(zhǔn)外泄。4．專用存款賬戶此賬戶是公司為對特定用途資金進(jìn)行管理和使用而開設(shè)的，如基本建設(shè)資金、更新改造資金、證券交易結(jié)算資金、期貨交易保證金、信托資金、社?；稹⒆》炕鸬?。財(cái)務(wù)總監(jiān)/總經(jīng)理審批資金專員申請資金主管核準(zhǔn)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核公司開設(shè)賬戶審批程序圖第7條 公司銀行賬戶應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定開立，并用于辦理結(jié)算業(yè)務(wù)、資金信貸和現(xiàn)金收付，具體可設(shè)基本存款賬戶、一般存款賬戶、臨時存款賬戶與專用存款賬戶，各賬戶功能如下。第3條 本制度中的銀行存款是指公司存放在銀行或其他金融機(jī)構(gòu)的貨幣資金。 第34條 本辦法經(jīng)董事會批準(zhǔn)后實(shí)施。第7章 處罰第30條 對由于違反本辦法給公司造成損失的，視情節(jié)輕重給予處罰并要求其作出經(jīng)濟(jì)賠償。第28條 財(cái)務(wù)部經(jīng)理、資金主管應(yīng)定期監(jiān)盤現(xiàn)金，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。（3）現(xiàn)金盤點(diǎn)。1．按日清理是指出納應(yīng)對當(dāng)日的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行清理，全部登記日記賬，結(jié)出庫存現(xiàn)金的賬面余額，并與庫存現(xiàn)金的實(shí)地盤點(diǎn)數(shù)進(jìn)行核對，以檢查賬實(shí)是否相符。出納對庫存票幣分別按照紙幣的票面金額和硬幣的幣面金額，以及整數(shù)（即大數(shù)）和零數(shù)（即小數(shù)）進(jìn)行分類保管。保險(xiǎn)柜密碼由出納保管，并嚴(yán)格保密，不得向他人泄露，以防為他人利用。公司的現(xiàn)金不得以個人名義存入銀行。9．因采購地點(diǎn)不確定、交通不便、銀行結(jié)算不便且生產(chǎn)經(jīng)營急需或特殊情況必須使用大額現(xiàn)金時，由使用部門向財(cái)務(wù)部提出申請，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理同意后，準(zhǔn)予支付現(xiàn)金。各業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時清理借款，企業(yè)應(yīng)視業(yè)務(wù)需要制定還款期限及措施。5．支付現(xiàn)金后，出納要在付款憑證上加蓋現(xiàn)金付訖章和出納個人章，并及時辦理相關(guān)賬務(wù)手