【正文】 A. 項(xiàng)目發(fā)展部只保管一般短期資料。 C. 部門或子公司，根據(jù)本身的業(yè)務(wù)情況，須在每年的 5 月 1 日之前，將上一年度所涉整個(gè)公司的文件進(jìn)行清理，把需要保存的檔案資料進(jìn)行整理、登記，附上清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后移交公司檔案室集中管理。 B. 秘密 —— 公司財(cái)務(wù)報(bào)表、帳冊；投資計(jì)劃類、工程設(shè)備技術(shù)資料等。 ⑶ 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。 D. 參照集團(tuán)公司檔案分類，將檔案資料分為八大類：文書類、財(cái)務(wù)類、工程投標(biāo) 類、物貿(mào)類、合資企業(yè)類、地產(chǎn)類。各 級(jí)主管必須重 視并經(jīng)常過問、檢查此項(xiàng)工作。 F. 檔案室要定期進(jìn)行庫存檔案的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符，對(duì)破損或 載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制 ，庫存檔案因移交、作廢、遺失 等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。新文件列入原文件目 錄，并且注明所代替的原文件號(hào)。 B. 從檔案室借用檔案資料需要辦理手續(xù)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（附件 11）， 并注明借閱、摘抄或復(fù)印檔案資料的類別。使用者確需查閱，經(jīng)過相關(guān)程序 審批，可在檔案室閱覽，摘錄所需內(nèi)容。 H. 查閱秘密級(jí)以上檔案資料，除需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核外，尚需報(bào)請(qǐng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則無權(quán)要求查 閱。 L. 下屬公司、外單位因工作關(guān)系，需查閱相關(guān)檔案資料時(shí)，須持有其單位介紹信，并經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入檔案室查閱。銷毀完畢，銷毀人要在檔案銷毀登記 表上簽字確認(rèn)。 檔案統(tǒng)計(jì) A. 檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可 靠。會(huì)計(jì)傳票必須按公司及類別順序編制，傳票附件 （正本）必須真實(shí)、完整、齊全。包括原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)信息資料、統(tǒng)計(jì)分析資料等。 ⑵ 財(cái)務(wù)檔案原則上不得外借，特殊情況經(jīng)資金財(cái)務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可。 ⑹ 財(cái)務(wù)電腦軟件中的數(shù)據(jù)資料是財(cái)務(wù)檔案的一部分，應(yīng)永久保存，并建立備份制度。 B. 憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成，三部分相符。 B. 檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要組成部分，應(yīng)列入企業(yè)現(xiàn)代化管理 的整體規(guī)劃統(tǒng)籌考慮。 E. 建立和完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，各部門可以通過電腦網(wǎng)絡(luò)跨地區(qū)共享和利 用檔案信息資源。 附件 1： 收文處理專用紙 AA 公司（北京）有限公司 收文處理專用紙 收文 字（ ）第 號(hào) 年 月 日 來文機(jī)關(guān)： 緩急程度 秘密等級(jí) 來文份數(shù) 標(biāo) 題： 擬 辦： 領(lǐng)導(dǎo)閱辦： 處理結(jié)果： ┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉ ┉┉┉┉┉┉┉┉┉ 注：傳閱文件，閱辦后請(qǐng)退回行政公關(guān)部 附件 2： 發(fā)文紙 AA 公司（北京）有限公司 發(fā)文紙 簽發(fā)： 會(huì)簽： 核稿： 主送： 擬稿部門及擬稿人： 抄報(bào)： 秘密等級(jí)： 抄送： 緩急程度： 中海京 字（ ）第 號(hào)子 共印 份 標(biāo)題： 附件： 附件 3：印章使用申請(qǐng)單 AA 公司（北京）有限公司 印章使用申請(qǐng)單 日期 使用部門 使用人 加蓋份數(shù) 使用章全稱 蓋章事由 審批人 部門 /分公司經(jīng)理 經(jīng)辦人 附件 4：辦公用品領(lǐng)用登記表 AA 公司（ 北京）有限公司 辦公用品領(lǐng)用登記表 日期 辦公用品名稱 數(shù)量 領(lǐng)用部門 領(lǐng)用人簽字 附件 5：電腦耗材領(lǐng)取登記表 AA 公司（北京）有限公司 電腦耗材領(lǐng)取登記表 日期 物品名稱 數(shù)量 部門 領(lǐng)取人簽名 附件 6：汽車行駛?cè)蝿?wù)單 AA 公司（北京）有限公司 汽 車 行 駛 任 務(wù) 單 用車單位： 日期： 年 月 日 司機(jī)姓名 車 號(hào) 乘座人數(shù) 起始地點(diǎn) 到達(dá)地點(diǎn) 出車事由 用車時(shí)間 部門經(jīng)理簽字 行政公關(guān)部 司 機(jī) 用 車 人 備注： 行車任務(wù)書由行政公關(guān)部、用 車人、司機(jī)認(rèn)真填寫。 請(qǐng)用車部門提前一天將用車要求告之行政公關(guān)部，便于安排。司機(jī)有權(quán)拒絕用車人辦私事。 檔案處罰 A. 有下列行為之一的，由檔案室、有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主要人員或者 其他直接責(zé)任人員給予處罰： ⑴ 損毀、丟失屬于公司所有的檔案的； ⑵ 擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于集團(tuán)所有的檔案的； ⑶ 涂改、偽造檔案的； ⑷ 倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給其他人的； ⑸ 違反規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的； ⑹ 明知所保存檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的； ⑺ 檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。 D. 檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī) 管理。 D. 一般憑證由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)頒證機(jī)關(guān)的定期和不定期審查，專項(xiàng)憑證可由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)經(jīng)辦審查事宜。因工作需要由各部門單獨(dú)管理和保存的 ，需在行政公關(guān)部留存復(fù)印件， 并在檔案室登記說明情況。 ⑷ 財(cái)務(wù)檔案資料原則上不得摘抄和復(fù)印，特殊情況經(jīng)資金財(cái)務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可，并要填寫《檔案摘抄復(fù)印申請(qǐng)表》（附件 13）。包括有關(guān)產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的法律文件等。會(huì)計(jì)帳簿及會(huì)計(jì)報(bào)表按公司及月份裝訂成冊。 財(cái)務(wù)檔案管理 A. 財(cái)務(wù)檔案的組成 ⑴ 會(huì)計(jì)檔案。 D. 公司各部門所存檔案資料的銷毀，原則上定為五年一次。 檔案銷毀 A. 超過保管期限的檔案，由檔案室或部門及時(shí)提出處理意見，造冊列出目錄 清單，并填寫《檔案銷毀登記表》（附件 12），經(jīng)檔案銷毀鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組 的負(fù)責(zé)人審查，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。 J. 查閱非機(jī)密性檔案資料，需由申請(qǐng)人報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可在檔案室查閱與復(fù)印。 F. 檔案歸還時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面核查后，在借閱簿上及時(shí)注銷。違者，除予以必要經(jīng)濟(jì)賠償外，將視情節(jié)輕 重，給予相應(yīng) 處分。 D. 整個(gè)保管單位內(nèi)文件作廢， 由新文件代替時(shí)，應(yīng)重新編制保管單位，并且注 明原保管單位編號(hào)，原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號(hào)后，根據(jù)需要另行保管。 B. 修改內(nèi)容較小時(shí)，可直接在文件上“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通 知單”，采用“杠改”、“刮改”時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。 D. 部門檔案管理人員要保存所有入檔案室檔案的登記資料，包括編號(hào)、內(nèi)容、 項(xiàng)目名稱、檔案描述（包括收、發(fā)信件及銷毀日期）。 B. 各部門、各項(xiàng)目發(fā)展部及各子公司均須分別指定專人進(jìn)行文件資料管理。七年及以下為短期、七年以上至十五年為中期，十五年以上為永久。 檔案保管期限及分類 A. 確定保管期限的基本原則 ⑴ 對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。 檔案秘級(jí)的劃分 檔案劃分為絕密級(jí)、秘密級(jí)和內(nèi)部文件三級(jí)。工程結(jié)束時(shí)，須將所存的有用檔案資料歸納、整理、分類、登記，附上清單，一并上交公司檔案室。 E. 立卷歸檔材料必須按規(guī)定格式逐件填寫《檔案卷內(nèi)目錄表》（附件 10）， 并進(jìn)行頁碼編號(hào)，字跡要清晰，工整。 檔案立卷歸檔要求 A. 檔案立卷歸檔應(yīng)根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系，便于保管利用。 F. 公司內(nèi)部制作，需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料，由制作單位或發(fā)出部門， 按規(guī)定，每年整理后列出清單，按規(guī)定時(shí)限一并移交檔案室。文件材料不完 整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。 C. 各部門、項(xiàng)目發(fā)展部負(fù)責(zé)人為本部門檔案負(fù)責(zé)人，指定兼職檔案管理人員 并上報(bào)行政公關(guān)部備案。 檔案管理體制 A. 公司設(shè)立檔案管理小組，受集團(tuán)公司檔案管理委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)， 負(fù)責(zé)公司所有 文檔信息管理工作的統(tǒng)一策劃、組織和協(xié)調(diào)。 D. 因校對(duì)失誤而造成內(nèi)容的差誤，應(yīng)立即報(bào)行政公關(guān)部總經(jīng)理，如嚴(yán)重性 問題，應(yīng)召開檢討會(huì)議并擬寫勘誤信件，與印刷品一同寄出。 B. 在印刷前需要與印刷公司議定成品的包裝要求，便于分發(fā)。 設(shè)計(jì)及文字稿的校對(duì)和審閱 A. 設(shè)計(jì)及文字稿的校對(duì)工作由專責(zé)小組負(fù)責(zé)。 印刷公司的選擇 A. 印刷公司由公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)選擇。組長需負(fù)責(zé)提出較詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確各組員的職責(zé)分工，督促工作進(jìn)展，確使印刷品按時(shí)保質(zhì)的完成，專責(zé)小組成員名單需報(bào)行政公關(guān)部備案。 B. 制作印刷品事宜由公司行政公關(guān)部統(tǒng)一管理。 F. 突發(fā)事件處理小組要確定新聞發(fā)言人、發(fā)言范圍和發(fā)言重點(diǎn)，以避免眾口 不一，前后相悖。突發(fā)事件處理小組 明確每位成員的職責(zé)，對(duì)內(nèi)、對(duì)外溝通的方式和授權(quán)的范圍。對(duì)于本部門無 力解決或職權(quán)范圍以外的突發(fā)事件，要依程序迅速、準(zhǔn)確地向主管領(lǐng)導(dǎo)和 公司分管突發(fā)事件處理的領(lǐng)導(dǎo)反映，各盡其責(zé)，不得互相推諉。行政公關(guān)部設(shè)專人負(fù)責(zé)與傳媒的溝通、聯(lián)絡(luò)。對(duì)于某些事進(jìn)行連續(xù)，多方面的發(fā)布時(shí)，尤其應(yīng)注意 口徑的一致性。行政公關(guān)部應(yīng)依據(jù)問題的性質(zhì)，與有關(guān)傳媒交涉妥善處理。 ⑷ 未經(jīng)安排，各部門，子公司及各地盤應(yīng)阻止任何記者擅自闖入公司辦