【正文】 目發(fā)展部、資金財務(wù)部、合約管理部、設(shè)計研究部 主 持 人： HP 記 錄：項目發(fā)展部 C. 會議議題：提前三天通知 D. 會議地點：公司會議室 會議紀(jì)律 A. 行政公關(guān)部根據(jù)會議要求，負責(zé)會議通知。 B. 會前行政公關(guān)部人員將會議室收拾整潔 ，茶水準(zhǔn)備妥當(dāng)，會議中及時添加 茶水。 C. 與會人員接到會議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作，按會議時間、地點準(zhǔn)時出 席會議。 D. 根據(jù)會議內(nèi)容要求，與會人員應(yīng)預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準(zhǔn)備。 E. 會議進行中，與會人員如需要處理緊急事項，應(yīng)向會議主持人請假。 F. 會議進行中，一般不允許打擾，如有緊急事項，需經(jīng)行政公關(guān)部秘書通知。 G. 參加重要會議人員，要嚴守秘密，會外不得談?wù)摃h內(nèi)容。 H. 根據(jù)會議要求，行政公關(guān)部指定人員做好 會議記錄。 接待制度 A. 接待工作是公司公關(guān)工作的重要組成部分。此項工作的效率和質(zhì)量體現(xiàn)著我 公司的精神風(fēng)貌及公司形象，在接待時要注意“熱情、禮貌、周到、節(jié)儉”。 B. 公司的日常接待、宴請、饋贈工作由行政公關(guān)部負責(zé)。 C. 接待： ⑴ 凡北京市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng) 內(nèi)上級領(lǐng)導(dǎo) 來公司檢查指導(dǎo)工作或洽談業(yè)務(wù)應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)接送，行 政公關(guān)部負責(zé)安排接待計劃，即活動、宴請、饋贈和接送事務(wù)。 ⑵ 國內(nèi)及有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)來京洽談工作、考察業(yè)務(wù)、由 公司領(lǐng)導(dǎo)接送，行政 公關(guān)部負責(zé)接待事務(wù)。 ⑶ 國內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導(dǎo)來京辦理公務(wù)，應(yīng)由行政公關(guān)部負責(zé)接送，公 司對口業(yè)務(wù)部門配合。 ⑷ 系統(tǒng)及有關(guān)單位一般人員來京公務(wù)，均由行政公關(guān)部負責(zé)接待。 D、宴請 ⑴ 上級領(lǐng)導(dǎo)及其他公司領(lǐng)導(dǎo)來京，由公司領(lǐng)導(dǎo)宴請，原則上接風(fēng)、送行各 宴請一次。 ⑵ 國內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導(dǎo)和一般人員來京，原則上不宴請，只在公司用 餐，公司對口部門領(lǐng)導(dǎo)陪同。 E、饋贈禮品 ⑴ 因 工作需要確需送禮時，公司助理總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可本著經(jīng)濟、大方、 得體的原則饋贈客人禮品，其他人不得饋贈。 ⑵ 饋贈禮品應(yīng)由行政公關(guān)部采購、登記。 辦公用品管理 A. 公司辦公用品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買，定期下發(fā)或領(lǐng)取。凡部門、項目發(fā) 展部需購買不在配發(fā)范圍之內(nèi)的辦公用品或?qū)I(yè)用書，應(yīng)事先提出購買計 劃，由行政公關(guān)部詢價購買，專業(yè)用書可責(zé)成部門購買。 B. 采購來的辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)由行政公關(guān)部驗收登記后，方可領(lǐng)用。 領(lǐng)取辦公用品需在行政公關(guān)部登記，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附件 4）。行政公關(guān)部在發(fā)放辦公用品時要注意控制。員工使用辦公用品應(yīng)注意 節(jié)約、愛護公物，無故損壞的應(yīng)予以修理或酌情賠償。 C. 部門、項目發(fā)展部領(lǐng)用的共用辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)指派專人保管，各 部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。 D. 凡所購買辦公用品超過 500 元以上的，要由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。單價超過 20xx 元的，應(yīng)列入固定資產(chǎn)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 E. 當(dāng) 所領(lǐng)用的低值易耗品，失去使用價值時，應(yīng)向行政公關(guān)部申請注銷。凡 離開本公司者，必須交回所領(lǐng)用的除一次性消耗品以外的一切辦公用品。 電腦管理 電腦資源的合理配置和充分應(yīng)用，注重電腦應(yīng)用的成本效益，借助電腦科技 提高工作效率，增強公司的競爭能力，間接提高經(jīng)濟效益，提升公司的管理科學(xué) 化水平和社會形象，是公司電腦管理發(fā)展的目標(biāo)。 電腦硬件、軟件及各種消耗品的采購 A. 各部門、項目發(fā)展部或子公司需要添置電腦硬件、軟件設(shè)備時，均需先寫出購置申請，部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見交行政公 關(guān)部，由行政公關(guān)部報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政公關(guān)部電腦管理員負責(zé)進行詢比價，并辦理采購事宜。 B. 電腦軟件由公司行政公關(guān)部電腦管理員統(tǒng)一購置并負責(zé)安裝。各部門如有特殊軟件安裝要求，報公司行政公關(guān)部備案后購買相應(yīng)軟件，原裝軟盤或光盤及軟件應(yīng)用手冊需在電腦管理員處留存管理，并由電腦管理員指導(dǎo)安裝。 C. 為遵守軟件版權(quán)，防止電腦病毒，未得到電腦管理員許可，各電腦使用者不得自行安裝軟件。絕對不許在公司的電腦中安裝游戲軟件； D. 電腦消耗品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買，行政公關(guān)部本著優(yōu)質(zhì)低價的原則購買，各部門根據(jù)需要 在行政公關(guān)部領(lǐng)取并在《電腦耗材登記表》登記（附件 5），不得自行采購電腦消耗品。 電腦設(shè)備的維修保養(yǎng)、調(diào)撥、報廢 A. 行政公關(guān)部負責(zé)對公司全部電腦進行統(tǒng)一維修保養(yǎng)管理。若電腦出現(xiàn)故障， 需盡快通知電腦管理員，由電腦管理員檢查并確認問題，排除故障或通知 電腦公司維修。 B. 行政公關(guān)部有權(quán)根據(jù)需要調(diào)撥公司各部門的電腦設(shè)備。 C. 各部門的電腦設(shè)備如需做報廢處理，需經(jīng)電腦管理員檢查，確認可以報廢時，由行政公關(guān)部辦理報廢手續(xù)。 電腦網(wǎng)絡(luò)管理 A. 負責(zé)公司網(wǎng)站（頁）的文字編輯，公司網(wǎng)址的 注冊，并負責(zé)與集團公司網(wǎng) 站聯(lián)接。 B. 負責(zé)對網(wǎng)站（頁）內(nèi)容進行定期添加、更新。 C. 負責(zé)接收公司電子郵件。 D. 負責(zé)公司局域網(wǎng)的建立與管理。 電話及傳真管理 電話 A. 公司用于辦公的電話、傳真機的申請、安裝、維護、保修、交費統(tǒng)一 由行政公關(guān)部辦理。 B. 地盤電話單機的申請、安裝、交費亦由行政公關(guān)部辦理。 C. 公司電話除公司領(lǐng)導(dǎo)外，一般不開通國內(nèi)、國際長途業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門 員工撥打長途，需經(jīng)部門經(jīng)理同 意后，在行政公關(guān)部撥打長途電話并 在長途電話登記本上登記，通話時注意言簡意賅。 D. 凡未按公司規(guī)定，擅自開通國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的 費用及法律責(zé)任一概由當(dāng)事人負責(zé)。 傳真機 A. 公司傳真機專用于接、發(fā)傳真，員工不得擅自利用傳真機打電話，否則費用自理。 B. 員工發(fā)送傳真應(yīng)先問清操作程序，避免因操作失誤而損壞機器。 C. 凡上級單位發(fā)送來的傳真，一律由行政公關(guān)部負責(zé)登記，送領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 D. 不得使用傳真機辦理私人事項。 車輛 管理 A. 公司車輛主要是保證公司領(lǐng)導(dǎo)及接待有關(guān)貴賓用車。 B. 公司車輛由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理并安排專人負責(zé)車輛的調(diào)度及其他事項的 處理。 C. 公司車輛一律不準(zhǔn)外借。若遇特殊情況 ， 需報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 ， 方 可辦理。 D. 車輛調(diào)度原則上按照：上級單位領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位領(lǐng)導(dǎo)及客 人、公司領(lǐng)導(dǎo)在先 ， 其次是部門正、副經(jīng)理、一般工作人員順序進行安排。 特殊情況 ， 還需根據(jù)工作的輕重緩急進行安排。 E. 部 門員工因公用車應(yīng)提前一天向行政公關(guān)部提出申請，并填寫《汽車行駛 任務(wù)單》（見附件 6）?！镀囆旭?cè)蝿?wù)單》經(jīng)部門負責(zé)人簽字后 ， 交行 政公關(guān)部根據(jù)情況安排車輛。在公司車輛少、用車地方多的現(xiàn)狀下 ， 部門 負責(zé)人要顧全大局 ， 統(tǒng)籌安排本部門工作，計劃本部門用車情況 ， 能合用 一臺車的盡量合用。 F. 如果行政公關(guān)部沒有安排車輛 ， 事情又較緊急 ， 請示本部門負責(zé)人同意后， 方可乘坐出租車。報銷出租車票據(jù)時，需經(jīng)本部門和行政公關(guān)部負責(zé)人嚴 格審查 ， 并填寫《乘 坐出租車登記表》（附表 7），由分管總經(jīng)理審批。 G. 每日上班前 ， 司機必須將車擦洗干凈 ， 做好出車準(zhǔn)備：上班后，須在指定 場所待命，一旦接到出車通知，立即出車不拖延。行車中，做到文明駕駛、 禮貌待客、服務(wù)周到。 H. 車輛使用后 ， 司機需按指定地點 (車庫 )將車停放整齊 ， 并鎖好車門 ， 嚴防 被盜或損壞。 I. 司機應(yīng)在接到行政公關(guān)部的《汽車行駛?cè)蝿?wù)單》后再出車。若因公司領(lǐng)導(dǎo) 直接要車，要及時知會行政公關(guān)部，便于車輛調(diào)度。任何司機不得擅自出 車。否則 ， 公司將視其情況予以處罰。 J. 公司車輛實行定車定人責(zé)任制 ， 個別情況由行政公關(guān)部臨時調(diào)整。未經(jīng)允 許 ， 非司機不得駕駛車輛，嚴禁無證駕駛。公司實行晚班和節(jié)假日司機輪流 值班制 ， 保證公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員在節(jié)假日工作用車。 K. 司機不得將車輛開回家泊車過夜。未經(jīng)允許，擅自將公司車輛開回家過夜者， 不但要受到批評，一旦發(fā)生車輛問題，責(zé)任將由當(dāng)事人負責(zé)。夜間和公休日、 節(jié)假日期間，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或行政公關(guān)部經(jīng)理同意 ， 司機不得擅自出車。如 有違反 ， 將嚴肅追究責(zé)任。 L. 每位司機要聽從指揮 ， 服 從安排 ， 遵守交通法規(guī)和各項規(guī)章制度 ； 要隨時檢 修、定期保養(yǎng)車輛， 保證車輛技術(shù)狀況良好；經(jīng)常保持車容車貌清潔美觀， 爭做優(yōu)秀駕駛員。 M. 司機要保證所配呼機電量充足，遇行政公關(guān)部傳呼，要及時回電。 N. 車輛的修理由行政公關(guān)部統(tǒng)一安排。司機平時要愛車如眼，惜車如命，降低不必要的車輛損耗。車輛出現(xiàn)故障后要及時報告行政公關(guān)部，填寫《車輛維修申報單》（附表 8），經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到指定修理廠修理。 0. 年終，對能全面遵守各項規(guī)章制度、工作積極主動，安全行駛無事故，節(jié)約 油耗、降低車輛維修費的優(yōu)秀 駕駛員 ， 公司將予以適當(dāng)獎勵。 寫字樓管理 A. 寫字樓是員工辦公場所，嚴禁大聲喧嘩，聚眾談笑，要創(chuàng)造文明、舒適、清潔的環(huán)境。 B. 公司員工上班時間，必須佩戴胸卡，男士必須著西裝或穿襯衫扎領(lǐng)帶； 女士著職業(yè)裝，一律不準(zhǔn)穿 T 恤（星期六除外）。 C. 無特殊報告事項，不得打擾公司領(lǐng)導(dǎo)開會。凡需到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，必須敲 門通報，待同意后，方可進入。 D. 辦公場所要保持桌椅整齊，文件物品擺放整齊 ，不得亂堆亂放，不得將 公司秘密級以上文件放于桌面，注意做好個人桌面的清潔衛(wèi)生工作。 E. 不應(yīng)隨便打斷他人談話，不準(zhǔn)隨便翻動他人桌上的文件。 F. 接聽電話，要使用禮貌的小聲語言，嚴禁電話聊天。 G. 不準(zhǔn)在寫字樓內(nèi)吸煙、吃零食，不準(zhǔn)隨地吐痰，扔紙屑或其它污物。 H. 下班或加班后，員工要關(guān)閉辦公室的電器開關(guān)，注意安全。 I. 寫字樓內(nèi)的辦公設(shè)備以及綠化花草，未經(jīng)行政公關(guān)部同意，部門員工 不得隨意挪 動。 J. 工作時間內(nèi)，不得看與業(yè)務(wù)無關(guān)的書刊、報紙、雜志等。下班時辦公桌面文件、辦公用品要擺放整齊。 K. 繼續(xù)發(fā)揚“一張紙兩面用”的企業(yè)精神，注意厲行節(jié)約。 L. 節(jié)假日前，由行政公關(guān)部牽頭，組織各部門負責(zé)人進行安全衛(wèi)生工作大檢查，落實值班人員，檢查水、電、門、窗、氣開關(guān)是否關(guān)閉及保密文件是否安全存放。 8. 公關(guān)管理 加強信息交流工作 為進一步加強信息交流工作，提高公司對外公開宣傳的水準(zhǔn)，各部門、項 目發(fā)展部、子公司必須及時將本單位發(fā)生的重要活動情況知會公司行政公 關(guān)部。內(nèi)容主要包括：對外交往、項目簽約、開竣工儀式、貸款、買地、 樓盤推出、工程進度、人事變更、聯(lián)誼活動、文化娛樂及其他有關(guān)數(shù)據(jù)資 料等。 各單位必須積極支持此項工作。行政公關(guān)部亦將與各部門、項目發(fā)展部、子公司及時聯(lián)系，做好資料的收集、整理及對外宣傳工作。 新聞簡報 A. 行政公關(guān)部負責(zé)傳媒機構(gòu)有關(guān)公司、子公司或部門之新聞報道及訪問的剪 輯，發(fā)給公司領(lǐng)導(dǎo)及 有關(guān)部門。 B. 各部門或子公司如果要翻查舊簡報，可向行政公關(guān)部查詢。 建立音像資料系統(tǒng) 公司經(jīng)常需要以相片或錄像形式記錄工程建設(shè)、地產(chǎn)項目以及公司的重大事件，公司的拍照及錄像事宜均由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。 一般工程進度相片由項目部自行拍攝后交行政公關(guān)部作內(nèi)部參考。 拍照、錄像批準(zhǔn) A. 各部門、各子公司如需行政公關(guān)部協(xié)助進行照相或錄