【正文】 領(lǐng)導和部門領(lǐng)導要及時閱看，閱簽后及時退回行政公關(guān)部。 索 引 7. 1 公文管理 ?????????????????????????? 13 7. 2 印鑒管理 ?????????????????????????? 15 7. 3 保密制度 ?????????????????????????? 16 7. 4 例會制度 ?????????????????????????? 17 7. 5 接待制度 ?????????????????????????? 18 7. 6 辦公用品管理 ???????????????????????? 19 7. 7 電腦管理 ?????????????????????????? 20 7. 8 電話及傳真管理 ??????????????????????? 21 7. 9 車輛使用管理 ???????????????????????? 22 7. 10 寫字樓管理 ????????????????????????? 23 8. 公關(guān)管理 8. 1 加強信息交流工作 ???????????????? ?????? 24 8. 2 建立音像資料系統(tǒng) ?????????????????????? 25 8. 3 組織大型活動 ,宣傳公司形象?????????????????? 25 8. 4 公司對外捐款與贊助工作 ??????????????????? 25 8. 5 新聞發(fā)布的規(guī)定 ?????????????????????? 26 8. 6 有關(guān)公司形象突發(fā)事件的處理程序 ?????????????? 28 8. 7 制作宣傳印刷品的管理 ?????? ????????????? 31 9. 檔案管理 9. 1 定義????????????????????????????? 33 9. 2 檔案管理原則????????????????????????? 33 9. 3 檔案管理體制????????????????????????? 33 9. 4 檔案收集??????????????????????????? 33 9. 5 檔案處理??????????????????????????? 39 9. 6 檔案管理現(xiàn)代化???? ???????????????????? 43 9. 7 檔案處罰??????????????????????????? 44 10. 附件 附件 1.《收文處理專用紙》 ???????????????????? 45 附件 2.《發(fā)文紙》????????????????????????? 46 附件 3.《印章使用申請單》 ???????????????????? 47 附件 4.《辦公用品領(lǐng)用登記表》??????????????????? 48 附件 5.《電腦耗材領(lǐng)取登記表》??????????????????? 49 附件 6.《汽車行駛?cè)蝿?wù)單》 ???????????????????? 50 附件 7.《乘坐出租車登記表》???????????????????? 51 附件 8.《車輛維修申報單》 ???????????????????? 52 附件 9.《檔案移交登記表》 ???????????????????? 53 附件 10.《檔案卷內(nèi)目錄表》 ???????????????????? 54 附件 11.《檔案借閱申請表》 ???????????????????? 55 附件 12.《檔案銷毀登記表》 ???????????????????? 56 附件 13.《檔案摘錄復(fù)印申請表》 ?????????????????? 57 7. 行政管理 公文管理 收文 A. 收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、 立卷、歸檔、銷毀。公文不得帶出公司。 H. 凡上級機關(guān)和北京市政府發(fā)給有關(guān)部門的重要文件，應(yīng)將原件送交行政公 關(guān)部存檔，復(fù)印一份給部門辦理或留存。 B. 部門已簽署的文件草稿應(yīng)先交行政公關(guān)部核稿，確定發(fā)文編號、范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由行政公關(guān)部呈送主管領(lǐng)導審批簽發(fā)。 成文時間：四號 仿宋 GB2312 右齊 以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準 印章：除會議紀要外，應(yīng)加蓋印章。 G. 擬發(fā)傳真時，先填寫 傳真登記表并按傳真對象要求選用公司傳真書寫紙，力 求字跡工整，言簡意明。公司印章的保管與使用是 極為嚴肅的，為此特做如下規(guī)定： A. 公司和各部門印章由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，并指派專人保管。 E. 一般性事務(wù)，部門經(jīng)理可直接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理用印事宜。 ⑶ 需銷毀印章應(yīng)交回行政公關(guān)部，并由 2 人辦理且需登記備案。員工在使用完電腦后，要及時關(guān)閉，并將軟盤放在上鎖的地方，避免遺失和泄露信息。 F. 凡發(fā)往集團公司和系統(tǒng)外的傳真，必須由公司分管領(lǐng)導簽字后才能發(fā)出。 例會制度 公司總經(jīng)理例會 A. 會議時間：每星期召開一次，定于每周一上午 9 點。 ⑷ 研究決定公司內(nèi)部的人事政策及人員提升、調(diào)動及獎懲。 B. 會前行政公關(guān)部人員將會議室收拾整潔 ，茶水準備妥當，會議中及時添加 茶水。 F. 會議進行中，一般不允許打擾，如有緊急事項，需經(jīng)行政公關(guān)部秘書通知。此項工作的效率和質(zhì)量體現(xiàn)著我 公司的精神風貌及公司形象，在接待時要注意“熱情、禮貌、周到、節(jié)儉”。 ⑶ 國內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導來京辦理公務(wù)，應(yīng)由行政公關(guān)部負責接送，公 司對口業(yè)務(wù)部門配合。 E、饋贈禮品 ⑴ 因 工作需要確需送禮時，公司助理總經(jīng)理以上領(lǐng)導可本著經(jīng)濟、大方、 得體的原則饋贈客人禮品，其他人不得饋贈。 B. 采購來的辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)由行政公關(guān)部驗收登記后，方可領(lǐng)用。 C. 部門、項目發(fā)展部領(lǐng)用的共用辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)指派專人保管，各 部門領(lǐng)導負責。凡 離開本公司者，必須交回所領(lǐng)用的除一次性消耗品以外的一切辦公用品。 B. 電腦軟件由公司行政公關(guān)部電腦管理員統(tǒng)一購置并負責安裝。 電腦設(shè)備的維修保養(yǎng)、調(diào)撥、報廢 A. 行政公關(guān)部負責對公司全部電腦進行統(tǒng)一維修保養(yǎng)管理。 電腦網(wǎng)絡(luò)管理 A. 負責公司網(wǎng)站（頁）的文字編輯，公司網(wǎng)址的 注冊，并負責與集團公司網(wǎng) 站聯(lián)接。 電話及傳真管理 電話 A. 公司用于辦公的電話、傳真機的申請、安裝、維護、保修、交費統(tǒng)一 由行政公關(guān)部辦理。 傳真機 A. 公司傳真機專用于接、發(fā)傳真，員工不得擅自利用傳真機打電話，否則費用自理。 車輛 管理 A. 公司車輛主要是保證公司領(lǐng)導及接待有關(guān)貴賓用車。 D. 車輛調(diào)度原則上按照：上級單位領(lǐng)導、兄弟單位領(lǐng)導、協(xié)作單位領(lǐng)導及客 人、公司領(lǐng)導在先 ， 其次是部門正、副經(jīng)理、一般工作人員順序進行安排。在公司車輛少、用車地方多的現(xiàn)狀下 ， 部門 負責人要顧全大局 ， 統(tǒng)籌安排本部門工作，計劃本部門用車情況 ， 能合用 一臺車的盡量合用。行車中，做到文明駕駛、 禮貌待客、服務(wù)周到。任何司機不得擅自出 車。公司實行晚班和節(jié)假日司機輪流 值班制 ， 保證公司領(lǐng)導及有關(guān)人員在節(jié)假日工作用車。如 有違反 ， 將嚴肅追究責任。司機平時要愛車如眼，惜車如命，降低不必要的車輛損耗。 B. 公司員工上班時間，必須佩戴胸卡，男士必須著西裝或穿襯衫扎領(lǐng)帶； 女士著職業(yè)裝，一律不準穿 T 恤（星期六除外）。 E. 不應(yīng)隨便打斷他人談話，不準隨便翻動他人桌上的文件。 I. 寫字樓內(nèi)的辦公設(shè)備以及綠化花草，未經(jīng)行政公關(guān)部同意，部門員工 不得隨意挪 動。 L. 節(jié)假日前，由行政公關(guān)部牽頭，組織各部門負責人進行安全衛(wèi)生工作大檢查，落實值班人員，檢查水、電、門、窗、氣開關(guān)是否關(guān)閉及保密文件是否安全存放。行政公關(guān)部亦將與各部門、項目發(fā)展部、子公司及時聯(lián)系，做好資料的收集、整理及對外宣傳工作。 一般工程進度相片由項目部自行拍攝后交行政公關(guān)部作內(nèi)部參考。 D. 向外界聘請專業(yè)攝影師或錄像師，需通過行政公關(guān)部統(tǒng)籌辦理。 公司對外捐款與贊助 A. 公司原則上只考慮對文化教育、醫(yī)療、賑災(zāi)、公益、環(huán)保等方面的捐款、 贊助要求。 新聞發(fā)布的規(guī)定 新聞發(fā)布的主要方式 公司新聞發(fā)布的主要方式由發(fā)布新聞稿、舉行記者招待會、接受或約見 記者采訪等項工作。有關(guān) 公司發(fā)展及財經(jīng)性質(zhì)的重要新聞稿，需由行政公關(guān)部經(jīng)理審核并呈公司 領(lǐng)導批準后發(fā)出。 B. 舉辦記者招待會 ⑴ 公司極為重要的事件或消息，如業(yè)績發(fā)布、重大工程項目或投資活動 可以舉辦記者招待會。 ⑶ 公司舉辦的記者招待會由公司最高領(lǐng)導出席主持，或由公司最高領(lǐng)導 委托人代行主持。 ⑵ 公司行政公關(guān)部負責與傳媒記者聯(lián)絡(luò)，并依據(jù)采訪的目的、內(nèi)容、籌 備有關(guān)的采訪提綱或資料。 B. 公司行政公關(guān)部應(yīng)認真搜集各傳媒報道公司的稿件，進行歸類分析，摸索 和掌握各傳媒在報道時的態(tài)度和特點。 B. 新聞發(fā)布要求快速及時，需要保密的新聞應(yīng)嚴格注意保密。重要工程及投資項目未得到公司行政公 關(guān)部同意，不得自行接受傳媒的采訪活動。 有關(guān)公司形象突發(fā)事件的處理程序 突發(fā)事件處理原則及辦法 A. 各部門、項目發(fā)展部及各子公司要嚴格執(zhí)行集團公司和公司的各項管理制 度和工 作程序，立足本職，要把工作想全、想細、想深，防突發(fā)事件于未然。在事件發(fā)生后，要在第一時間 向公司行政公關(guān)部及主管 領(lǐng)導匯報有關(guān)事件的詳細經(jīng)過、處理方案、處理 進展情況和反饋的各種消息，切不可隱瞞事實，回避問題。對具有傾向性的事件，應(yīng)有敏銳的反應(yīng)， 并及時提出策略性意見。 新聞發(fā)言人應(yīng)準確地向社會及公眾傳達有關(guān)的消息，同時必須保持前后一 致，態(tài)度鮮明。申請報告需包括印刷品名 稱、用途、印刷數(shù)量、費用預(yù)算、開始日期、預(yù)計完成日期等。 B. 一般情況下，由具體業(yè)務(wù)部門提供印刷品相關(guān)的準確內(nèi)容，包括文字材 料、 數(shù)據(jù)資料及必需的說明，并送公司主管領(lǐng)導審定。 B. 如設(shè)計及印刷屬兩間不同的公司，專責小組組長，副組長需在印刷前， 召集設(shè)計公司和印刷公司開會，明確要求，保證有良好的銜接。 B. 專責小組組長為最終校對人，在稿件的分色及文字稿確保無誤后，簽字 并報行政公關(guān)部經(jīng)理及公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后，方可印刷。 C. 在安排檢查時，專責小組負責人應(yīng)仔細檢查印刷品，確認無誤之后，才 可安排正式分發(fā)。 檔案管理原則 企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源，對企業(yè)的有效運作與決策，對維護企業(yè)的經(jīng)營利益，保護企業(yè)權(quán)益，具有法律憑證作用。成員為合約管理部、資金財務(wù)部、設(shè)計研究院、投 資策劃部、經(jīng)營銷售部、行政公關(guān)部、人力資源部等部門經(jīng)理或部門主要 負責人組成。 檔案收集 檔案移交 與接收 A. 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各 項管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列 入公司有關(guān)部門的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制。 D. 檔案室對各部門文件材料的 形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、 檢查。 檔案歸檔要求 A. 原件歸檔。 C. 檔案立卷按年順序編制，不同年度的檔案一般不得放在一起，跨年度的請 示與批復(fù)，放在批復(fù)之年度內(nèi)；沒有批復(fù)的放在請示年度內(nèi)；跨年度的總 結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。 檔案歸檔時間