公司內(nèi)部控制規(guī)范——合同(文件)
【正文】 門均應(yīng)按照《 公司合同管理辦法》要求建立管理臺賬。3．“合同文檔清單”：主要用來對成套文檔或種類、頁數(shù)較多的文檔進(jìn)行詳細(xì)列明。3．合同檔案密級按“絕密”、“機密”和“秘密”三種進(jìn)行，合同檔案管理單位只能提升送交單位預(yù)定的密級。7．合同文檔的保存條件要采取防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。3．合同項目終止后各分公司需將該項目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定，具有長久保存價值的技術(shù)資料向合同管理組移交。6．各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確實因工作需要需借出查閱，需經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。3．合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。2．“合同文檔清單”和“合同文檔管理評審表”。2．各部門經(jīng)理和法律顧問負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出的變更合同的申請進(jìn)行審核。6．合同變更的書面協(xié)議得到各部門經(jīng)理和法律顧問的審核、總經(jīng)理審批后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和合同對方簽訂合同變更的書面協(xié)議。第5條 若合同雙方對合同協(xié)議的變更產(chǎn)生糾紛的，任何單位或個人未經(jīng)授權(quán)，不得向合同對方做出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期13．4．2 合同履行驗收制度內(nèi)控制度名稱合同履行驗收制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為監(jiān)督合同的有效履行，避免或減少因違約或糾紛給公司帶來的損失，特制定本制度。第5條 合同到期無法履行的處理1．因合同顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形的，合同歸口管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)處理。第8條 凡未按合同條款履約的，或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，或驗收未通過的業(yè)務(wù)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。第12條 本制度自 年 月 日起實施。第10條 本制度由行政部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第6條 公司應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)內(nèi)部控制規(guī)定成立或指定獨立的合同協(xié)議審查部門，確保合同有效履行。第3條 公司應(yīng)指定專人對合同履行情況進(jìn)行實施追蹤并及時向上級主管匯報。第7條 本辦法報總經(jīng)理審批通過后生效。第4條 變更合同到期無法履行的處理1．因變更的合同條款存在顯失公平、存在錯誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形的，合同歸口管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)處理。4．變更合同意見經(jīng)總經(jīng)理審批后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人向合同對方提出變更或解除合同的要求。第2條 適用范圍本辦法適用于公司所有合同的變更管理。第13條 本規(guī)定自 年 月 日起實施。第11條 合同檔案管理違規(guī)管理的懲罰辦法1．保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。5．合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當(dāng)面清點。第10條 合同檔案的移交和查閱1．各分公司在正式簽署合同后需將合同正本原件移交合同管理組。5．合同保密文檔應(yīng)加蓋密級印章，可起到保密提示作用。第4章 合同檔案管理的過程管理第9條 合同檔案的存檔管理1．合同檔案管理員獲得新文檔后，應(yīng)及時登記“合同文檔存檔登記臺賬”，確定合同編號、規(guī)范管理，分年度整理歸檔，顯著標(biāo)明合同的簡要內(nèi)容，并逐個建立檔案，與合同有關(guān)的是文書要附在合同卷內(nèi)歸檔，履行完畢后，按檔案保管期限保管。第8條 合同檔案歸檔的主要工具1．“合同存檔登記臺賬”：用于各單位登錄所接收的文檔，作為文檔立卷的記錄，是核查案卷管理情況的匯總憑據(jù)和索引。2．凡是有機密性的文件，由專職合同管理員審核合同，應(yīng)由兼職合同管理員提交專職合同管理員辦理關(guān)閉手續(xù)并進(jìn)行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。第5條 各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。第2條 適用范圍1．本規(guī)定主要是用來規(guī)范合同檔案的接收、保管、使用流程。第9條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。（2）不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成不良影響或損失的，或泄露公司“機密”級別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失的，給予降職降薪及以上處罰。（3）違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。3．合同文檔解密后一律當(dāng)場銷毀。3．“秘密”合同相關(guān)文件資料，在對外交往與合作中需要提供時，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2．對公司所產(chǎn)生的合同事項應(yīng)當(dāng)及時確定密級，最遲不得超過10個工作日。1．“絕密”合同是指此類合同文件資料的泄密會使公司的利益受到特別嚴(yán)重的損害，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件及資料，包括但不限于總經(jīng)理與有關(guān)人員商議的戰(zhàn)略、經(jīng)營、人事等重要的合同文檔信息，此項密級由總經(jīng)理確定。第13條 本制度自 年 月 日起實施。5．各部門負(fù)責(zé)人將編制的正式合同文本遞交給法律顧問、法務(wù)部經(jīng)理和總經(jīng)理審核、審批，審批通過后，各部門負(fù)責(zé)人可以使用正式合同文本。第9條 合同編制的流程1．各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)部門合同文本的業(yè)務(wù)范圍，起草部門業(yè)務(wù)合同文本，并遞交給法律顧問進(jìn)行審核。第8條 合同文本擬定的規(guī)定1．合同文本原則上由承辦部門起草。第6條 確定合同的形式1．在磋商過程中，電子郵件、傳真或口頭等方式協(xié)商的合同，最后應(yīng)以簽訂正式合同確認(rèn)書為準(zhǔn)。3．雙方的權(quán)利和義務(wù)條款要特別注明，避免給公司造成經(jīng)濟損失。對于談判過程中的重要事項應(yīng)當(dāng)予以記錄。第2條 適用范圍本制度適用于公司各類格式合同的編制管理。第4章 附則第11條 本制度由公司法務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋。對重大項目的合同，公司應(yīng)聘請律師進(jìn)行咨詢解決或由公司常年法律顧問負(fù)責(zé)，預(yù)防合同糾紛。2．合同中涉及到的價款支付，如果是先款后貨，經(jīng)營風(fēng)險就會轉(zhuǎn)移到需求方；如果采用先付定金的方式，可減少供方的風(fēng)險；如果采用先
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1