【正文】 檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司《保密制度》，對檔案資料進(jìn)行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 檔案查閱（借閱）的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級檔案由行政總監(jiān)審批；機(jī)密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長審批。 檔案的銷毀 對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。 本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。 文件管理工作必須嚴(yán)格遵守公司《保密制度》和《檔案管理制度》，做到及時、準(zhǔn)確，安全。 公告、通告：向國內(nèi)外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。 決定、決議：對某些問題或者重大行動或人事任免等做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議” 。 公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門排列在前。 公司董事會發(fā)文，用“星云董字[]第號”。 公文紙一般用A4復(fù)印紙，“通告”等文體用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。 承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。 加強(qiáng)文件催辦工作。 公文擬訂：由發(fā)文部門進(jìn)行公文草擬。 公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用簽字筆或鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。以公司名義發(fā)文由行政秘書負(fù)責(zé)。 公司內(nèi)部的記錄和標(biāo)準(zhǔn)類文件編號格式為：　 X　X　　X　X?。　X　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 流水號　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 文件類別　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 部門代號 部門代號為：　SC－生產(chǎn)中心　XZ－行政中心　YX－營銷中心　KG－財務(wù)中心　　JZ－技術(shù)質(zhì)量中心　CG－采購部　BG－辦公室　MY－貿(mào)易部　　ZJ－總經(jīng)理　　DS－董事會。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。 會議的召開本著精簡、高效、注重效果的原則進(jìn)行。每周召開一次，公司總監(jiān)級管理人員參加。 調(diào)度例會。主要針對公司各部門協(xié)調(diào)、同步會。主要為各級部門布置內(nèi)部工作，協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系，傳達(dá)上級指示?？梢允窃诓块T內(nèi)舉行，也可以是在部門間舉行，主要針對某個或某類 （如：技術(shù)改造難題）問題召開，發(fā)動大家集思廣意，允許暫時沒有結(jié)論，不定期召開。公司各系統(tǒng)各部門之間需進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，均可申請召開系統(tǒng)和部門間工作會議，不定期舉行，由提出開會需求的部門向行政中心提出申請，由行政中心同相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系，如達(dá)成統(tǒng)一意見，則由辦公室主任安排相關(guān)會議通知等開會事宜，如無法達(dá)成統(tǒng)一意見，則由提出開會需求的部門視情況向總經(jīng)理再次提出申請。 會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點(diǎn)、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑。 與會人員接到通知后就議題認(rèn)真準(zhǔn)備好言簡意賅的發(fā)言稿。 會議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程主持會議，確保會議總時間不變。 會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理好原始記錄，形成會議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提前以書面形式請假，緊急情況可以事先口頭請假，事后必須補(bǔ)辦請假手續(xù)。 與會人員應(yīng)坐（站）姿端正，禁止交頭接耳。9 保密事項(xiàng) 會議召集者對會議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。10 違紀(jì)處理 ,遲到、早退每項(xiàng)罰款 　 元，無故缺席視為曠工，由會議召集人下《過失單》，違紀(jì)者24小時內(nèi)到財務(wù)中心交罰金。 本規(guī)定施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準(zhǔn)。 大事記分為：公司大事記和領(lǐng)導(dǎo)大事記。 公司重大合同的簽訂事宜。 公司重要財產(chǎn)的購置報廢丟失等事項(xiàng)。 公司組織機(jī)構(gòu)的重大變動。 其他重要事項(xiàng)。 個人重要的外事及社會活動。3 大事記的編寫 大事記的編寫由公司辦公室負(fù)責(zé)，辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)編寫，各職能部門負(fù)責(zé)人必須積極配合，及時提供素材。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。 本規(guī)定所指的辦公設(shè)備為復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電腦及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備等。對批手續(xù)不全、文面凌亂不清的文稿，文印員有權(quán)拒絕執(zhí)行。 文稿清樣打印完畢后，文印員將原稿與清樣及時送達(dá)呈交人或通知有關(guān)人員來取，不得延誤。 文印員對復(fù)印和傳真的文件資料，在《文件復(fù)印、傳真登記薄》上做好記錄，月終按部門匯總統(tǒng)計，報辦公室主任。否則，造成設(shè)備損壞除負(fù)賠償責(zé)任外，視情節(jié)給予 元— 元的罰款。 辦公室主任對報修的辦公設(shè)備進(jìn)行界定，人為損壞的由直接責(zé)任人負(fù)擔(dān)維修費(fèi)用；如果不是人為的損壞，則由公司負(fù)擔(dān)維修費(fèi)用。 嚴(yán)禁使用電腦干與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、私自上網(wǎng)、干私活。 在未獲批準(zhǔn)和無專業(yè)人員指導(dǎo)的情況下，使用人員不得對電腦內(nèi)軟件和程序進(jìn)行刪除和修改，不得加載無關(guān)軟件。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 有關(guān)設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)的改進(jìn)。3 合理化建議的征集 建議人或部門，應(yīng)填寫規(guī)范的《提案單》，將擬建議事項(xiàng)內(nèi)容詳細(xì)填列。 改進(jìn)意見或辦法：詳細(xì)說明建議改善的具體辦法，包括方法、程序等。） 公司設(shè)合理化建議箱，放在方便且安全部位，由秘書負(fù)責(zé)管理并每周末收取一次。對于專業(yè)性很強(qiáng)和特大型提案，必要時從外部聘請有關(guān)技術(shù)人員和專家進(jìn)行評審。 研討建議案獎金金額。 員工建議評審項(xiàng)目共四項(xiàng)，所占比例及分值如下：努力度：20% 10分創(chuàng)意性：20% 10分經(jīng)濟(jì)性：40% 20分可行性：20% 10分 根據(jù)建議案的最終得分，將建議案分為A、B、C、D、E五個等級，各等級分值范圍及獎勵金額如下：檔 次ABCDE分值（分）425035412534152414分以下獎金（元）1000600300100紀(jì)念品5 對提議人的獎勵 建議案經(jīng)審委會審定后，由辦公室主任匯總審定結(jié)果，填寫《合理化建議評審匯總表》并附采納的建議案，一并報請總經(jīng)理核定。 有下列各情形之一者，不得申請核獎： 被指派或聘用為專門研究某項(xiàng)工作而提出與該工作有關(guān)的建議方案 者。 建議內(nèi)容屬下列范圍不予受理，但會對提案者進(jìn)行相應(yīng)的反饋： 攻擊團(tuán)體或個人的提案。 本辦法報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。 本規(guī)定適用于所有進(jìn)出公司的人員、車輛及物品。 外來人員 外來人員到公司洽談事務(wù)，先由安保員打電話詢問接待人是否在公司內(nèi)及是否接待，如接待人同意接待，來賓須填寫《來賓登記表》并領(lǐng)《來賓證》，安保員簽注進(jìn)公司時間后，來賓持《來賓登記表》訪問接待人，事畢后來賓須把經(jīng)接待人簽字的《來賓登記表》交安保員核對簽注出公司時間，同時交回《來賓證》。由辦公室接待，按接待程序安排好 陪同人員和參觀路線。b） 出入公司應(yīng)佩帶胸卡，對未按規(guī)定佩帶胸卡者安保員有權(quán)糾正。 來賓a） 來賓到公司洽談事務(wù)的過程中需佩《來賓證》。b） 交貨車輛和提運(yùn)公司各種貨品的車輛進(jìn)入公司時，由安保員電話通知接待人到安保隊(duì)，由安保員填寫《車輛出入登記簿》，核對后由接待人引領(lǐng)進(jìn)入。c） 裝運(yùn)公司各種貨品的車輛憑主辦部門開具的《發(fā)貨。 出公司a） 。c） 來賓遺失《來賓證》者，應(yīng)及時告知接待人，由接待人通知安保員登記補(bǔ)發(fā)新證。找到后應(yīng)立即繳回，不繳回者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，記警告一次。c） 公司部門經(jīng)理級以上人員陪伴賓客參觀，免辦申請手續(xù)。憑有效證件及佩帶“出入證”入廠。2 人員出入管理 公司員工 員工上班時間因公外出辦事，須持有本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《人員外出單》，寫明事由交于安保隊(duì)并打卡，由安保員注明離開公司的時間、返回公司的時間。 本辦法自頒布之日起施行。 與曾被提出或被采用的提案內(nèi)容相同者。6 合理化建議的處理 被采納的合理化建議按下列程序處理：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對合理化建議的批示，由公司辦公室將建議遞交實(shí)施單位。 建議案經(jīng)審委會審定認(rèn)為宜采納施行的，由辦公室主任負(fù)責(zé)將《合理化建議反饋信息單》送達(dá)提建議人，認(rèn)為不宜采納施行的，由辦公室主任據(jù)實(shí)通知原建議人。 研究改進(jìn)其他有關(guān)建議制度。 審委會的職責(zé)如下： 制訂員工建議案評審標(biāo)準(zhǔn)。4 合理化建議的評審 公司內(nèi)部的合理化建議由辦公室征集、評審、實(shí)施。 《提案單》填妥后，建議人可投入建議箱內(nèi)，或直接送交秘書，也可送交直接上級，由直接上級轉(zhuǎn)呈。 《提案單》內(nèi)應(yīng)列的主要項(xiàng)目如下： 建議事由：簡要說明建議改進(jìn)的具體事項(xiàng)。 建議分個人建議和團(tuán)體建議兩類： 個人建議：是指個人對公司各項(xiàng)經(jīng)營管理活動的獨(dú)到創(chuàng)意、改進(jìn)建議和方法。 本辦法適用于公司全體員工。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。 使用電腦要提高安全和警惕意識，定期進(jìn)行殺毒，禁止使用不明來歷的軟盤和質(zhì)次的光盤。 辦公室建立辦公設(shè)備臺帳，定期與財務(wù)管理部核對，每年盤點(diǎn)一次。 使用部門指定的專人要熟悉辦公設(shè)備的使用、保養(yǎng)方法，按規(guī)范要求操作，保持設(shè)備清潔和正常運(yùn)行。3 辦公設(shè)備管理 公司辦公設(shè)備由辦公室統(tǒng)一管理，并定期檢查使用與維護(hù)情況。屬校對未發(fā)現(xiàn)的錯誤由校對人負(fù)責(zé)，校對后沒有改正的，由文印員負(fù)責(zé)。 文印員要嚴(yán)格按照審批份數(shù)打印，不得截留任何文件，廢棄文稿須按規(guī)定銷毀。 本規(guī)定適用于公司各部門及公司全體員工。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 大事記為公司機(jī)密文件，其編寫與管理應(yīng)按公司保密制度有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。 個人職務(wù)的變動。 個人的工作成績。 公司重要會議的組織召開。 公司歷年主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況。 公司重大安全事故及處理結(jié)果。 公司發(fā)展中重大里程碑事件（合并、分立、改組、改制、上市、重大改革事項(xiàng)等）。XZZD06大事記編寫管理規(guī)定1 總則 為及時記錄公司的發(fā)展歷程和重大事件以及主要領(lǐng)導(dǎo)人物的在職情況，保留公司的珍貴歷史，為公司全面和可持續(xù)性發(fā)展提供歷史依據(jù)，特制定本規(guī)定。11 附則 本規(guī)定由公司行政中心制訂，并負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。 與會人員及記錄員對會議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)負(fù)有保密的義務(wù)。 與會人員應(yīng)保持會場整潔，不準(zhǔn)隨地吐痰、扔紙屑，會議結(jié)束后將座椅整理好。8 參會紀(jì)律 與會人員應(yīng)提前5分鐘到會，不得喧嘩，不得來回走動。7 會議考勤 會議記錄員負(fù)責(zé)簽到。 與會人員均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求簡短、切題，舉止文明大方。5 會議議程 主持人事先安排好與會人員座次。4 會前準(zhǔn)備 會議準(zhǔn)備包括議題、議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料，對會議進(jìn)程的預(yù)測和對策。 公司行政中心對各部門的會議管理提供指導(dǎo)意見，各部門級會議紀(jì)要要定期上報公司行政中心備案。每半年一次，通報公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營現(xiàn)狀、總結(jié)表彰先進(jìn)等，由公司行政中心組織?？梢允窃诓块T內(nèi)舉行，也可以是在部門間舉行，主要包括經(jīng)營活動分析會、營銷活動報告分析會等針對專門主題所召開的會議，不定期召開，必須以會議紀(jì)要的形式對所分析問題得出相應(yīng)的結(jié)論。 各級工作例會。 公司聯(lián)議例會。 公司管理例會。2 會議分類及組織 公司的會議根據(jù)性質(zhì)分為例會、專題會、研討會、員工大會及其他會議五類。 本規(guī)定自頒布之日起施行。6 附則 文件的收集保管與定期歸檔見《檔案管理制度》中的有關(guān)規(guī)定。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負(fù)責(zé)；校對后，錄入人員沒有改正的，由錄入人員負(fù)責(zé)。若確需修改，必須重新送簽。 公文簽發(fā)：公司行政文件，視情況由董事長、總經(jīng)理簽發(fā)。 有關(guān)人員參加重要會議帶回的文件，應(yīng)及時交辦公室主任處理。一般性文件，應(yīng)在一周內(nèi)辦理并退回文件。 公司外上級部門發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由秘書統(tǒng)一簽收、開拆、登記，送交辦公室主任審核。 如：公司辦公室發(fā)文，用“星云辦字[]第號”；人力資源部發(fā)文，用“星云人字[]第號”；其他部門發(fā)文以此類推。 發(fā)文編號由發(fā)文部門負(fù)責(zé)，其中以公司名義發(fā)文由公司辦公室負(fù)責(zé)編號。 向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位，如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。 會議紀(jì)要：傳達(dá)會議決議事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)部門共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”。 通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級，同級和不相隸屬部門的發(fā)文，用“通知”。2 公文的種類 請示：請上級指示和批準(zhǔn)，用“請示”。 附表：《檔案保存年限表》檔案保存年限表檔案分類檔案名稱保管期限備 注組織類有關(guān)公司章程類的檔案永久董事會檔案永久行政事務(wù)對外行政發(fā)文10年重要會議資料10年人事重要管理人員名冊15年重要管理人員任免決定10年經(jīng)營業(yè)務(wù)重要經(jīng)營計劃10年經(jīng)濟(jì)合同10年客戶檔案注：以上年限僅供參考。4 附則 本制度由公司辦公室制訂，并負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。 任何人不得私自銷毀檔案。 查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。 查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為《保密制度》中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫《檔案查閱（借閱）申請單》，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱（借閱）。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見《保密制度》。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。 所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容