【正文】 5. 項目評估及更新 項目評估及更新階段的核心是項目監(jiān)控，就是利用項目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項目任務(wù)。 6. 項目完成 項目完成階段是整個實施項目的最后一個階段。 正式移交系統(tǒng)正式運轉(zhuǎn)及使用，由企業(yè)的計算機部門進行日常維護和技術(shù)支援。具體的項目表現(xiàn)衡量標準可以包括以下主要的內(nèi)容： 工作詳細安排； 企業(yè)管理層和出資人滿意程度。 非正式的渠道，如：與項目小組成員或最終用戶的交談和討論，與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。 4. 采取糾正措施 在比較項目實際表現(xiàn)和衡量標準后，如果出現(xiàn)偏差，就需要采取糾正措施，及時將實施項目拉回到正軌。 重新分配項目資源； 以下是對項目風險管理和控制的方面和工具作一介紹。在項目實施的過程中，針對這部分風險采取專門措施進行風險管理和控制，從而最大程度地降低風險、控制風險。 識別風險主要的工作是確定可能影響項目實施的風險并記錄風險的特征。 管理風險是風險控制中最為直接、也是最為關(guān)鍵的一個步驟。 最終，我們需要對項目過程進行監(jiān)控，檢查風險控制的實際效果，評價項目的整體表現(xiàn)。企業(yè)在競爭市場中爭取優(yōu)良業(yè)績的同時，更要不斷關(guān)注新興的技術(shù)方案和先進的行業(yè)管理方案，以保證企業(yè)整體不斷向上發(fā)展的生命力。成功實施ERP是項目實施的重要目標。他們能夠提出合理健全的改進意見，要確保在項目前期工作的基礎(chǔ)上正確配置ERP系統(tǒng)。應用分析員確保按照企業(yè)的要求設(shè)計、測試和實施必要的修改方案，他們應該是熟悉ERP技術(shù)開發(fā)工作的技術(shù)人員。ERP項目實施方法應該包含全面的項目管理和質(zhì)量保證的過程，每一步驟都須經(jīng)過精心設(shè)計，由經(jīng)過培訓的業(yè)務(wù)咨詢專家應用到具體的項目實施過程中。因此，實施時間越短越好。每個階段都由許多重要的活動，具體的事項和預先定義的目標組成。此階段是設(shè)計階段的基礎(chǔ)，通過分析現(xiàn)存的生產(chǎn)流程、企業(yè)結(jié)構(gòu)和客戶需求，來定義核心業(yè)務(wù)流程。最后，還要任命一批流程主管，使他們積極地參與到項目中來，以確保正確地定義企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。隨后，對每一個需要改進的業(yè)務(wù)流程進行重新設(shè)計。在這一階段應該利用先進的流程圖工具及標準文檔格式規(guī)范化每一個子流程，并將認為對達到目標最具關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)流程記錄下來，次要的流程可以用軟件配置項說明，并且映射到具體ERP產(chǎn)品的相應功能模塊中，由于大多數(shù)企業(yè)都需要完全集成的軟件方案，所以ERP軟件必須覆蓋全部，或者至少是大多數(shù)的業(yè)務(wù)流程。這一階段的重大收獲是收集了大量的信息，以便將來使用。為使業(yè)務(wù)方案更加符合企業(yè)的實際運作環(huán)境，供應商通過驗證流程說明并訪問企業(yè)方的專業(yè)人員，對總體方案進行補充和修改。如果出現(xiàn)二次開發(fā)工作，要認真編寫及驗證相關(guān)的軟件開發(fā)技術(shù)方案。這時要集中培訓項目成員并選擇有技能的終端用戶以完成在流程說明里所指定的任務(wù)。在企業(yè)驗收系統(tǒng)之前，業(yè)務(wù)咨詢專家將根據(jù)流程說明測試整個系統(tǒng)。階段3的主要內(nèi)容是：第三階段啟動，粗審整體業(yè)務(wù)流程，確定實施方法；配置系統(tǒng)選項、指定各種表格和文件的操作員，設(shè)置安全級別；對項目組成員進行ERP系統(tǒng)培訓；安裝系統(tǒng)硬件、系統(tǒng)軟件、進行必要的程序改寫工作；建立系統(tǒng)操作環(huán)境；測試、驗證總體方案，并獲得企業(yè)的認可。為使方案能有效實施就牽涉到從當前數(shù)據(jù)庫和ERP的額外補充數(shù)據(jù)庫輸入數(shù)據(jù)。試運行檢測到的錯誤要由修正小組校正，并再次進行測試?？蛻魧⒃趯嶋H的操作環(huán)境中按照真實的業(yè)務(wù)量檢測所有的流程和常規(guī)工作。階段4工作的主要內(nèi)容是：建立數(shù)據(jù)庫，測試個案，作業(yè)說明；用戶接面；數(shù)據(jù)的輸入及轉(zhuǎn)換；培訓終端用戶；測試個案，網(wǎng)絡(luò)，全面測試。在所有的準備工作完成之后，才可以啟動新系統(tǒng)。另外，在改進的實施計劃中還要說明未來雙方的合作概念。第六章 關(guān)于ERP在我國應用的思考把現(xiàn)代的ERP管理藝術(shù)引入我國企業(yè)，已成為大家的共識。因此，明確ERP應用目標、實行業(yè)務(wù)流程重組、建立ERP項目監(jiān)理制度、實施ERP項目評價是企業(yè)提高ERP應用水平，加快管理現(xiàn)代化進程和信息化建設(shè)的必由之路。一、目標：明確、量化眾所周知，不管做什么事情，都要有一個明確、量化的目標。出現(xiàn)這些問題的主要原因還是企業(yè)的應用人員對應用ERP的目的和意義；ERP的原理、作用和特點；制定明確、量化的ERP應用目標的必要性和重要性；應用ERP與企業(yè)需求分析、實行業(yè)務(wù)流程重組、企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)系，以及應用ERP的復雜性和艱巨性缺乏科學、深入的分析研究。這些應用目標主要內(nèi)容應包括以下幾個方面：1． 將促使企業(yè)在管理水平方面有哪些明顯的改進、提高和創(chuàng)新；2． 將促使企業(yè)在管理方面能產(chǎn)生哪些明顯的經(jīng)濟效益；3． 將促使企業(yè)哪些主要經(jīng)濟指標和過程評測指標發(fā)生相應的改進和提高；4． 將促使企業(yè)哪些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確率和及時率有明顯的改進和提高；5． 將促使企業(yè)在管理信息的集成性、實時性、有效性及處理速度方面有哪些改進和提高；6． ERP項目的實施周期、投資收益率、投資利潤率和投資回收期。 二、業(yè)務(wù)流程重組：必由之路 研究與實踐表明，應用ERP與企業(yè)的員工素質(zhì)、經(jīng)營機制、管理思想、管理模式、管理方法、管理機制、管理基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)流程，過程控制、組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度和責權(quán)利等方面有著密切的關(guān)系。需要指出的是，企業(yè)實行BPR并不完全是應用ERP的需要，而主要是面對網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和電子商務(wù)革命帶來的挑戰(zhàn)，為了提高企業(yè)生存、發(fā)展和競爭能力的需要。這種現(xiàn)象不但導致ERP在我國的應用難以取得突破性進展和迅速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，而且也從一定程度上影響著ERP及其它國外先進管理技術(shù)在我國的推廣應用。四、評價：定量、定性、客。近來我國許多不同類型的工程項目都實行了項目監(jiān)理制，盡管ERP管理系統(tǒng)工程不同于土建工程，但引入項目監(jiān)理的目的和作用是一致的，沒有本質(zhì)上的區(qū)別。三、監(jiān)理：降低風險ERP項目是一個高風險項目，之所以說是高風險，這是因為，一方面企業(yè)有效地應用ERP必然涉及到人們傳統(tǒng)管理思想的轉(zhuǎn)變、管理模式的改變、管理方法的改進、管理機制的轉(zhuǎn)換、管理基礎(chǔ)的加強、業(yè)務(wù)流程的重組、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、責權(quán)利的再分配、項目應用目標的制定、項目的可行性研究、項目管理體制和運作機制的建立、應用軟件的選擇和項目的實施方法等一系列實際問題，從而使整個項目應用具有涉及面廣、難度大、周期長和系統(tǒng)復雜等特點。在建立ERP系統(tǒng)的同時不能得以有效的解決，那么企業(yè)僅通過應用ERP并不能有效的提高管理水平、整體素質(zhì)和經(jīng)濟效益。應用目標一旦制定后，企業(yè)上下必須按期、按質(zhì)實現(xiàn)。顯然，這種想法是不全面的。然而，從目前我國ERP應用情況來看，許多企業(yè)的ERP應用目標仍不盡明確、量化，主要都是一些諸如提高企業(yè)管理水平、增強企業(yè)競爭力、加快企業(yè)信息化建設(shè)和提高企業(yè)經(jīng)濟效益一類的比較定性空泛的語言，難以具體實施和控制，從而失去其應有的作用。然而，欲使其發(fā)揮應有的作用，迅速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，則與其它科學技術(shù)一樣只有通過有效的應用。據(jù)了解，我國目前在ERP方面的投入已達8億元左右，約有1200多個企業(yè)在不同程度的應用ERP系統(tǒng)，而在這1200多個企業(yè)中，ERP應用的成功率大約只有10%～15% ，未能取得預期效果。總結(jié)起來，第5階段的主要內(nèi)容是：計劃啟動系統(tǒng)；主文件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換；備份舊系統(tǒng)，預運行及正式啟動新系統(tǒng)；企業(yè)驗收新系統(tǒng)，項目結(jié)束，制定改進計劃。這些需求可以是流程重組，進一步改進系統(tǒng)所需的修改，或者培訓課程需求等。系統(tǒng)啟動運行要經(jīng)過周密的計劃，系統(tǒng)啟動日期是最后決定的，在此之前要完成主要文件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，檢查參數(shù)表，保存舊系統(tǒng)的最后備份。測試結(jié)果要被記錄下來，形成最終的測試報告。培訓教材是根據(jù)各項作業(yè)說明和已定制的ERP文檔而制定。驗試運行要有計劃，并有組織地利用在配置階段所用過的每一個流程的測試說明進行。這一階段結(jié)束時應當成功地完成對整個系統(tǒng)的全面測試，并證實方案在啟動后正常運行。測試環(huán)境將模擬客戶訂單，采購訂單，生產(chǎn)訂單，會計憑證及交貨的各個流程。第一部分通常是“培訓培訓者“課程，之后是培訓項目組成員。同時支持整個軟件方案的操作系統(tǒng)也會被安置妥當。工作進展到這一步，技術(shù)的要求就顯得尤為重要。總結(jié)起來，階段2的主要內(nèi)容是：項目啟動，組建各個流程小組，對用戶進行最初的培訓；建立流程模型，繪制流程圖，對流程進行說明；將流程說明映射到ERP系統(tǒng)中，并進行討論、改進和修改；明確定義重大的流程改動；建立初步的邏輯和系統(tǒng)菜單；確立總體業(yè)務(wù)方案的范圍。這樣做有助于保證ERP系統(tǒng)的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與實際相符。實施方法和具體ERP產(chǎn)品的概念應用應該由供應商在項目開始時便清晰地介紹給項目組的成員?？偨Y(jié)起來，階段1的主要內(nèi)容有：召開立項會議，供應商做現(xiàn)場調(diào)研，與企業(yè)用戶交流意見；流程分析、了解實際流程，結(jié)構(gòu)；召開工作會議，分析成功的關(guān)鍵因素，建立業(yè)務(wù)流程模型，分析企業(yè)管理的強項和弱項；報告重要的業(yè)務(wù)流程；確立項目目標，建立工作日程表，對項目進行預算。下一步是針對關(guān)鍵性流程里的效益、穩(wěn)定性和成本作評估，分析結(jié)果提供給企業(yè)管理層，以對所需的變更達成一致意見，同時初步確立項目目標。ERP項目實施過程中各個階段的詳細介紹如下：階段1： 立項第一階段的目的是定義項目目標，了解業(yè)務(wù)環(huán)境，并且在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和結(jié)構(gòu)的方法上達成共識。盡管不同的ERP供應商遵循的實施方法在細節(jié)上有所不同，但在基本理論方面大致是相同的。通過專業(yè)化的項目管理，有效的方法和資深咨詢專家的指導可以極大地削減項目費用。供應商的技術(shù)開發(fā)隊伍也是可利用的途徑之一。業(yè)務(wù)咨詢專家最初所做的工作非常類似于管理咨詢員所做的事，但重要的不同之處在于，業(yè)務(wù)咨詢專家著重于研究怎樣用ERP系統(tǒng)來改進客戶的業(yè)績。1．項目經(jīng)理必須確保項目按時完成，并且將經(jīng)費控制在預算范圍內(nèi)。實施ERP不只是單純地教會終端用戶去使用一套軟件，更是需要企業(yè)全員學習方法，改進業(yè)務(wù)管理流程，重塑管理思想的過程。項目管理對ERP項目的成功進行、對各種實施風險的管理控制有著至關(guān)重要的作用。對于不同的風險，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應的措施加以控制，對負面風險的反應可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。 衡量風險，主要是對識別的風險進行評估，確定風險與風險之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時還需要確定風險的重要性和處理風險的優(yōu)先次序。 可以看出，風險管理的實質(zhì)就是：識別風險、篩選風險、控制重點風險、最終降低風險。在對項目風險識別的基礎(chǔ)上，評估進行項目風險管理的控制點。 三、項目風險的管理控制　 在對企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的風險分析中，我們意識到，ERP項目潛在的風險包括：軟件風險——如軟件功能風險和軟件選擇風險；實施風險——如項目組織風險、時間和進度控制風險、 成本控制風險和實施質(zhì)量控制風險、轉(zhuǎn)變風險——管理觀念轉(zhuǎn)變的風險、組織架構(gòu)調(diào)整的風險 、業(yè)績考評體系改變的風險等。 重新制定項目計劃； 表現(xiàn)衡量標準為客觀評價項目狀況提供了依據(jù)，使決策人員能夠迅速、有效地對項目的實際進展情況做出客觀、公正的判斷，從而及時采取必要的措施。在這一步驟中可以利用的信息渠道有： 項目小組滿意程度； 基本時間估計和成本預算； 二、項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理　 質(zhì)量管理是項目管理的重要方面之一，建立和執(zhí)行適當?shù)谋憩F(xiàn)衡量標準是進行項目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。 在這一最后階段，仍有重要的項目管理工作需要開展，切莫掉以輕心： 在項目評估及更新階段常用的項目管理工具和技術(shù)有： 4. 項目執(zhí)行 項目執(zhí)行階段是實施過程中歷時最長的一個階段，貫穿ERP項目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行三個步驟中。 系統(tǒng)選型的一般過程為： 項目總體安排 對項目的時間、進度、人員等做出總體安排，制定ERP項目的總體計劃。 項目范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項目的整體范圍。 ERP項目的實施階段和項目管理的關(guān)系圖 1. 項目開始 項目開始階段主要針對ERP項目的需求、范圍和可行性進行分析，制定項目的總體安排計劃，并以“項目合同”的方式由企業(yè)與ERP項目咨詢公司確定項目責任和授權(quán)。 一、典型的項目管理循環(huán) 一個完整的ERP項目通常包括三大階段：需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施；在系統(tǒng)實施階段又可細分為實施計劃、業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行、運行后評估五個主要步驟。第四章 對ERP實施項目管理　　 通過對風險的認識和分析，我們可以意識到:建立起一整套行之有效的項目和風險管理機制，對提高ERP系統(tǒng)的實施成功率至關(guān)重要。另外，在處理風險時需要注意及時性即在第一時間對各種突發(fā)的風險做出判斷并采取措施；以及反復性即對已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風險需要經(jīng)常進行回顧，確保風險能夠得到穩(wěn)定長期的控制。在這一階段可以采用的分析工具，包括風險評估矩陣，預期投資回報率、模擬和決策樹等工具。五、 ERP項目風險控制 1．項目風險管理的重要性 實施ERP的風險控制可以分為四個步驟：識別風險、衡量風險、管理風險、監(jiān)控項目進程與狀態(tài)。如果是因為原來的時間計劃和目標制定得不合理，或者發(fā)生了預料之外的情況而又無法克服，這樣就必須調(diào)整時間計劃和目標。根據(jù)在許多項目中的實施的經(jīng)驗，基本上可以這樣講，很少有一個項目是完全按照實施計劃預定的時間來進行的，因為再好的計劃也不可能預見所有的問題并事先制定出對策。4．軟件公司服務(wù)人員：對用戶單位的管理提供組織結(jié)構(gòu)和流程優(yōu)化等方面的建議、向企業(yè)項目小組傳授先進的管理理念和系統(tǒng)知識、在業(yè)務(wù)流程設(shè)計中提供最好的商業(yè)實踐、定期對項目進展匯報，按時完成所分配的任務(wù)、作為建議者幫助企業(yè)項目組完成所有必須的任務(wù)等。當項目履行時業(yè)務(wù)部門或人員間發(fā)生沖突時項目負責人應具有足夠權(quán)力協(xié)調(diào)以推動進程，在方案實施進展中監(jiān)控進展和對組織進行劃分。制定成本和預算計劃：根據(jù)項目總體的成本和預算計劃，結(jié)合實施時間安排，編制具體的系統(tǒng)