【正文】 。使用合并現(xiàn)有賓客的功能進行操作。 案例：在已做好的王軍＃與李明＃的同住預訂中，現(xiàn)客人通知兩個客人實際為拼房關系，需要平均分攤房費。成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。 c） 確定公司 /旅行社 /訂房中心，此處以旅行社為例。 f） 在團隊主單中單擊“預留”按鈕，打開客房預留窗口，選擇房類、房數(shù)，輸入房價。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 項目 說明 共同點 成人 團體成員的成人數(shù)（不包括陪同、導游）。 此處可用于輸入團隊的主要房價，僅供參考。 b） 調(diào)整抵離日期。 注意：每條記 錄只能預留一種房類，需要預留多種房類時，用同樣的方式增加即可。 c） 若要取消預留，則單擊“刪除”按鈕，可以刪除該預留記錄。 b） 選中一條需要拆分的預留記錄，單擊“拆分”，輸入需拆分的數(shù)量，單擊“確認”。成員主單類似散客主單，將團隊成員的姓名逐個輸入即可。 （ 4） 團體付費 團體帳務分團體主單帳務和成員帳務兩部分。 操作步驟： a） 團體主單下，單擊“ ”，彈出費用類型選擇窗口。團體付費只對定義之后錄入的費用起作用，對于定義之前已有的費用，如需要轉(zhuǎn)帳，必須手工處理。 批量處理功能可以批量處理成員入住、預訂取消，批量開關電話、 VOD 等接口，批量修改抵離日期等。 c) 在需要修改的項目中輸入修改值，單擊“執(zhí)行”按鈕，即可看到批量處理效果。 c) 單擊“存盤”，客人的檔案即保存成功。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 22 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 入團操作 如果散客要加入到團隊，則在散客的賓客主單中，“其他”菜單里，選擇“散團轉(zhuǎn)化”，系統(tǒng)將顯示“請選擇有效團體會議”提示框，從中選擇需要加入的團隊，在單擊“是”后，該散客房成為團隊成員。 案例：上海春秋旅行社＃預訂下周一的房型 A 兩間，房型 B 五間，每房住兩人。 c) 該團隊符合十六免一的原則，進行十六免一操作。 e) 所有房間要求關長途，房價保密。 （ 2） 會議室資源的查詢及預訂、取消、修改 在會議團隊的預訂中，一般還涉及會議室的預訂，會議室預訂有兩種方法，先介紹在會議主單中做會議室預訂。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。圓圈的顏色表示會議室的占用情況，如白色表示會議室資源空閑、紅色表示已有預訂、綠色表示確認預訂（了解即可）。 操作步驟： a) 在查詢菜單中，單擊“會議室預留情況”，打開會議室窗口。 案例：西軟公司在酒店召開用戶大會，預訂了房間和會議室，具體需求如下： a) 預訂后天的房型 A 兩間，房型 B 三間，住一天。會議聯(lián)系人張小蘭小姐。并通過本課程，對前面的 3 節(jié)預訂課進行回顧，讓學員掌握整個預訂模塊的功能。建立姓名為王濤的預訂、陳飛與朱俊的聯(lián)房預訂、西軟公司的王芳的預訂 。 （ 1）帳務分類 使用帳務分類的功能，系統(tǒng)將自動按照所選費用代碼進行帳務分類，產(chǎn)生由本人支付的子帳戶和由他人支付的子帳戶，結帳時選中相應的子帳戶進行結帳即可。）。若在設置定義帳戶之前已有費用產(chǎn)生，在退出定義帳戶窗口時，系統(tǒng)將提醒“是否刷新帳戶中的明細帳目”，選擇“是”，則設置前已產(chǎn)生的費用也進行帳務分類；選擇“否”，則設置前已產(chǎn)生的費用不參與分類，即仍由本人支付。 操作步驟： a） 預訂主單下，單擊“定義帳戶”，打開定義分帳戶窗口。（設置定義帳戶帳務分類的功能。 d） 若有備注、付款方式則輸入，否則單擊“存盤”，然后退出即可。 b） 單擊“增加”，在“帳戶名稱”處輸入帳戶名稱（注意帳戶名稱要簡潔明了。分帳戶的定義可在預訂主單下，也可在帳務主單下，或者使用快捷鍵。 課前準備工作：建立西軟公司的 AR 帳戶。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 24 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 c) 預訂后天的一個會議室，上下午兩場。 c) 核對會議團信息，選擇，單擊“確認”，彈出“會議室預訂”窗口。如果需要取消會議室，則雙擊紅色圓圈，打開預訂單，將“狀態(tài)”項選為“取消”，單擊“保存”之后，該會議室預訂即取消。 Td) 錄入聯(lián)系人、摘要等信息，單擊“確認”，會議室預留完成。 b) 在團隊主單中，單擊“ ”，打開會議室窗口。將該散客入團。） d) 旅行社提供了所有成員的名單，要求輸入電腦（此處要求在 C 房型下輸入 2 個客人姓名，分別為張一＃和張二＃）。要求： a) 旅行社要求房費旅行社支付，其他費用由成員自付。 （ 7） 團隊的取消與恢復 團隊的取消方法跟散 客取消一樣操作，需要注意的是在團隊主單中進行取消操作，將把整個團隊都取消掉，若再進行恢復操作，只能恢復主單信息，預留房信息不可恢復。一是在批 量處理中，選擇需要出團的成員，單擊“出團”按鈕，該成員即變成散客。因為同一個團隊客人的國籍、證件類型、簽證類型等基本是一致的，因此在輸入過第一個客人的信息后，輸入其他客人信息時，國籍、證件類型、簽證類型三項內(nèi)容系統(tǒng)將自動默認與第一個客人一致。 批量輸入成員的檔案信息： 操作步驟： a) 批量處理窗口，在“項目”中選擇“賓客檔案”，窗口下方顯示為 檔案界面。 操作步驟： a) 團體主單下，單擊“批量處理”按鈕，打開住店信息批量處理窗口。 成員主單界面與散客主單界面基本一致，基本業(yè)務操作也基本相同。 c） 單擊“確定”，團體付費定義完成。團體付費定義是否正確，直接關系到團隊的結帳速度。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 21 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。如： 3 間房， 2 人 /間，按人數(shù)拆分后產(chǎn)生 6 條記錄。如果在預訂時需要輸入所有團隊成員的名單，但是又不需要分房，則需要使用預留拆分的功能。 操作步驟： a） 團體預訂單下，雙擊預留記錄，打開“客房預留修改 /刪除”窗口。 c） 選擇房類、房數(shù)，輸入房價。會議業(yè)務處理中特有功能，只有做好預留，一個真正的團隊預訂才算完成。 小孩 團體成員的小孩數(shù)量。 T（ 2） 團隊主單 完整的團體主單包含以下內(nèi)容：主要信息、附加信息、團體付費及記帳情況、預留房信息、團體成員信息等。每條記錄只可預留一種房類，需要多種房類的，用同樣的方式繼續(xù)增加。 d） 輸入抵離日期，方法同散客；錄入成人、小孩數(shù)等其他信息。 操作步驟： a） 在預訂菜單中，單擊“新建團體預訂”，打開團隊預訂主單。一個完整的團隊信息包含了兩類主單：團體主單與成員主單。在同住做完之后，只有一個客人的賓客主單里顯示有房價，并且“ FLAG”顯示為“同住”。 案例：分別以王芳＃和張明＃的姓名做兩個同種類型房間、同樣抵離日期的散客預訂。 T并且最多其中一個客人已經(jīng)分房的情況下才能進行合并操作，在住狀態(tài)或者兩個預訂均已分房，則不可進行合并）。 操作步驟： a） 打開已經(jīng)做好的散客預訂主單，單擊“同住”按鈕，打開“同住 /共享 新增”窗口。 案例：以張軍的名字建一個普通的預訂。打開預訂主單，單擊“同住”按鈕，打開“同住 /共享新增”窗口。做同住有兩種情形，當增加新的住客時，通過“新預 訂”操作；如果兩個各有預訂的客人要同住，則通過“合并現(xiàn)有賓客”進行操作。團隊預訂的步驟需要強調(diào)：先建主單，再做預留。 （三）預訂 3 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。系統(tǒng)默認復制出來的預訂是自動聯(lián)房及相同預訂號，可以根據(jù)需要取消“自動聯(lián)房”與“相同預訂號”的復選項。 b) 打開該預訂主單，單擊“復制”按鈕，打開主單復制窗口 。因該客人是VIP 客人，在預訂時為該客人分配好房號。 在分房時，系統(tǒng)還可以根據(jù)客人或酒店的需要過濾房號。該窗口左側的功能上例已進行過說明，在此主要介紹窗口右側的分房功能。 案例：在上例王?。５念A訂中，客人通知住三間房的客人姓名為王?。！⒗蠲簦?、張娜＃。 操作步驟： a) 以其中一個客人的姓名做好一個同類型房間多間房 的預訂。 （ 2）一個客人預訂同種類型房間多間不分房，需要輸入所有客人姓名。在預訂做完之后，發(fā)現(xiàn)將客人的姓名輸入錯誤，應為 “王悅?！?，做相應修改。 注意：若學員未掌握好該功能，在賓客主單中直接修改名字時，容易修改錯誤。選擇或新建好檔案后，新的檔案將替換掉賓客主單中原有的檔案。 d) 在賓 客主單里單擊“存盤”，更換檔案即成功。 如是因為預訂單上客人姓名為 A，實際住店客人姓名為 B，則需用檔案的替換功能，將 A 客人的檔案替換成 B。修改、替換賓客檔案分兩種方法，具體如下： （ 1）在方法一中，將修改賓客檔案與替換賓客檔案分成完全不同的兩個步驟，因此操作人員不容易搞混淆。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 16 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 操作步驟： a） 預訂主單里，在“從…升級”項選擇原房類，“房類”項選擇升級之后的房類。 在預訂賓客列表的底行狀態(tài)里選擇“取消”，找到被取消的預訂單，雙擊打開。 b) 一般取消理由由酒店根據(jù)以往經(jīng)驗提供，《前臺維護系統(tǒng)》中設置。 取消、恢復預訂 （ 1）預訂取消 操作步驟： a) 預訂賓客列表中，在“請輸入條件”處，輸入房號、姓名或預訂號等，回車，顯示查詢結果。方便本節(jié)課演示。 課程難點：修改替換賓客檔案，對比說明修改、替換檔案的方法、綜合排房。 c) 單擊“確定”按鈕，在預訂賓客列表顯示的即查詢結果。該查詢窗口的每一個項目都可以作為條件進行查詢，并可以多個條件并用查詢。在預訂賓客列表的最下面一行，取消“預訂”，選擇“在住”的復選框，則列表顯示所有在住客人信息；若同時選擇“預訂”和“在住”，則列表內(nèi)同時顯示預訂及在住狀態(tài)的客人信息。選擇一個標簽頁，列表即顯示該類別客人的預訂信息。 預訂信息的查詢 在預訂做好之后，即可在“預訂”菜單中選擇“預訂信息列表”（或者使用快捷鍵 Ctrl+U） ,打開預訂信息列表進行預訂查詢。 案例 1：在客戶檔 案列表中，新增一個賓客檔案，檔案信息如下： 姓名： 王小麗＃ 性別： 女 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。查找到檔案后，雙擊打開，點擊主單下的“恢復”功能即可。在該功能窗口里，每一個項目都可以做為查詢條件使用，并且可以多個條件同時使用。 c) 輸入各項檔案信息，單擊“保存”按鈕，一個檔案新建完成。內(nèi)容如下： 姓名： 王軍 性別： 男 出生年月日： 1974/05/06國籍： 中國香港 證件類型： 港澳通行證 家庭住址： 香港九龍灣臨興街 1 號 B 座 9 樓 證件號碼： H3322152122 公司地址： 香港新界福業(yè)大廈 13 字樓 8 室 個人喜好 偏愛帶 8 的房號，喜歡游泳、閱讀雜志 （ 2）在客戶檔案列表窗口建立檔案 在賓客主單中輸入賓客檔案主要在補充賓客檔案時使用。點擊左下角的“明細”，可查看該檔案的明細消費，雙擊記錄， 可打開預訂主單進行查看。一般協(xié)議單位都會對應優(yōu)惠策略，在進行預訂時，只要輸入?yún)f(xié)議單位，選定房類后，杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 投訴記錄 如果客人對酒店有投訴，可以將投訴內(nèi)容輸在該標簽頁中。 圖像資料與相關 如果該客人是某應收帳客戶的聯(lián)系人、簽單人或負責人，則可以將其簽名、照片等資料設置在“圖像資料與相關”標簽頁中，方便收銀員在結帳時核對簽名或照片。如果一個客人是個逃帳客人或通緝犯，則可將其“客戶類型”選擇為“黑名單”，同時輸入“黑名單類別”和“黑名單描述”。 主要信息 “主要 信息”標簽頁主要用于輸入客人證件上的基本信息，比如姓名、生日、證件類型及號碼等。 c) 該房間的所有費用由公司支付，并且是以公司擔保的預訂。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 12 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 結帳提示 如果有特殊信息需要提醒收銀員在結帳時注意，可以將該內(nèi)容填寫在結帳提示中，在結帳時，進入帳務主單，系統(tǒng)將會跳出提示框提醒。如此操作系統(tǒng)將不可打印加床報表，且會對酒店當天的 平均房價產(chǎn)生影響。 注意：房間保密指對外保密住客的信息；房價保密指對住客保密房價。 預訂人信息 替他人做的預訂，可以將預訂人的姓名和聯(lián)系電話輸入在“預訂人”、“電話”項中。比如某協(xié)議公司的 房價碼，系統(tǒng)默認的來源碼可能為“預訂客人”，當該公司做會議預訂時，則需要將來源選擇為“會議”。 來源、市場 來源和市場項主要用于酒店的銷售分析，為管理層提供決策依據(jù)。 鎖定房號 如果重要客人需要安排指定房間，房號不可隨意變動，可以在分配好客房后進行房號鎖定。 房價優(yōu)惠 客人的房價一般通過選擇房價碼來進行設置，不需要操作員手工修