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正文內(nèi)容

-208- 西軟酒管系統(tǒng)版本x50203培訓手冊(文件)

2025-11-11 01:10 上一頁面

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【正文】 。使用合并現(xiàn)有賓客的功能進行操作。 案例:在已做好的王軍#與李明#的同住預訂中,現(xiàn)客人通知兩個客人實際為拼房關系,需要平均分攤房費。成員主單界面與散客界面基本一致,散客中的各種操作在成員主單中也可完成。 c) 確定公司 /旅行社 /訂房中心,此處以旅行社為例。 f) 在團隊主單中單擊“預留”按鈕,打開客房預留窗口,選擇房類、房數(shù),輸入房價。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 項目 說明 共同點 成人 團體成員的成人數(shù)(不包括陪同、導游)。 此處可用于輸入團隊的主要房價,僅供參考。 b) 調(diào)整抵離日期。 注意:每條記 錄只能預留一種房類,需要預留多種房類時,用同樣的方式增加即可。 c) 若要取消預留,則單擊“刪除”按鈕,可以刪除該預留記錄。 b) 選中一條需要拆分的預留記錄,單擊“拆分”,輸入需拆分的數(shù)量,單擊“確認”。成員主單類似散客主單,將團隊成員的姓名逐個輸入即可。 ( 4) 團體付費 團體帳務分團體主單帳務和成員帳務兩部分。 操作步驟: a) 團體主單下,單擊“ ”,彈出費用類型選擇窗口。團體付費只對定義之后錄入的費用起作用,對于定義之前已有的費用,如需要轉(zhuǎn)帳,必須手工處理。 批量處理功能可以批量處理成員入住、預訂取消,批量開關電話、 VOD 等接口,批量修改抵離日期等。 c) 在需要修改的項目中輸入修改值,單擊“執(zhí)行”按鈕,即可看到批量處理效果。 c) 單擊“存盤”,客人的檔案即保存成功。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 22 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 入團操作 如果散客要加入到團隊,則在散客的賓客主單中,“其他”菜單里,選擇“散團轉(zhuǎn)化”,系統(tǒng)將顯示“請選擇有效團體會議”提示框,從中選擇需要加入的團隊,在單擊“是”后,該散客房成為團隊成員。 案例:上海春秋旅行社#預訂下周一的房型 A 兩間,房型 B 五間,每房住兩人。 c) 該團隊符合十六免一的原則,進行十六免一操作。 e) 所有房間要求關長途,房價保密。 ( 2) 會議室資源的查詢及預訂、取消、修改 在會議團隊的預訂中,一般還涉及會議室的預訂,會議室預訂有兩種方法,先介紹在會議主單中做會議室預訂。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。圓圈的顏色表示會議室的占用情況,如白色表示會議室資源空閑、紅色表示已有預訂、綠色表示確認預訂(了解即可)。 操作步驟: a) 在查詢菜單中,單擊“會議室預留情況”,打開會議室窗口。 案例:西軟公司在酒店召開用戶大會,預訂了房間和會議室,具體需求如下: a) 預訂后天的房型 A 兩間,房型 B 三間,住一天。會議聯(lián)系人張小蘭小姐。并通過本課程,對前面的 3 節(jié)預訂課進行回顧,讓學員掌握整個預訂模塊的功能。建立姓名為王濤的預訂、陳飛與朱俊的聯(lián)房預訂、西軟公司的王芳的預訂 。 ( 1)帳務分類 使用帳務分類的功能,系統(tǒng)將自動按照所選費用代碼進行帳務分類,產(chǎn)生由本人支付的子帳戶和由他人支付的子帳戶,結帳時選中相應的子帳戶進行結帳即可。)。若在設置定義帳戶之前已有費用產(chǎn)生,在退出定義帳戶窗口時,系統(tǒng)將提醒“是否刷新帳戶中的明細帳目”,選擇“是”,則設置前已產(chǎn)生的費用也進行帳務分類;選擇“否”,則設置前已產(chǎn)生的費用不參與分類,即仍由本人支付。 操作步驟: a) 預訂主單下,單擊“定義帳戶”,打開定義分帳戶窗口。(設置定義帳戶帳務分類的功能。 d) 若有備注、付款方式則輸入,否則單擊“存盤”,然后退出即可。 b) 單擊“增加”,在“帳戶名稱”處輸入帳戶名稱(注意帳戶名稱要簡潔明了。分帳戶的定義可在預訂主單下,也可在帳務主單下,或者使用快捷鍵。 課前準備工作:建立西軟公司的 AR 帳戶。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 24 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 c) 預訂后天的一個會議室,上下午兩場。 c) 核對會議團信息,選擇,單擊“確認”,彈出“會議室預訂”窗口。如果需要取消會議室,則雙擊紅色圓圈,打開預訂單,將“狀態(tài)”項選為“取消”,單擊“保存”之后,該會議室預訂即取消。 Td) 錄入聯(lián)系人、摘要等信息,單擊“確認”,會議室預留完成。 b) 在團隊主單中,單擊“ ”,打開會議室窗口。將該散客入團。) d) 旅行社提供了所有成員的名單,要求輸入電腦(此處要求在 C 房型下輸入 2 個客人姓名,分別為張一#和張二#)。要求: a) 旅行社要求房費旅行社支付,其他費用由成員自付。 ( 7) 團隊的取消與恢復 團隊的取消方法跟散 客取消一樣操作,需要注意的是在團隊主單中進行取消操作,將把整個團隊都取消掉,若再進行恢復操作,只能恢復主單信息,預留房信息不可恢復。一是在批 量處理中,選擇需要出團的成員,單擊“出團”按鈕,該成員即變成散客。因為同一個團隊客人的國籍、證件類型、簽證類型等基本是一致的,因此在輸入過第一個客人的信息后,輸入其他客人信息時,國籍、證件類型、簽證類型三項內(nèi)容系統(tǒng)將自動默認與第一個客人一致。 批量輸入成員的檔案信息: 操作步驟: a) 批量處理窗口,在“項目”中選擇“賓客檔案”,窗口下方顯示為 檔案界面。 操作步驟: a) 團體主單下,單擊“批量處理”按鈕,打開住店信息批量處理窗口。 成員主單界面與散客主單界面基本一致,基本業(yè)務操作也基本相同。 c) 單擊“確定”,團體付費定義完成。團體付費定義是否正確,直接關系到團隊的結帳速度。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 21 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。如: 3 間房, 2 人 /間,按人數(shù)拆分后產(chǎn)生 6 條記錄。如果在預訂時需要輸入所有團隊成員的名單,但是又不需要分房,則需要使用預留拆分的功能。 操作步驟: a) 團體預訂單下,雙擊預留記錄,打開“客房預留修改 /刪除”窗口。 c) 選擇房類、房數(shù),輸入房價。會議業(yè)務處理中特有功能,只有做好預留,一個真正的團隊預訂才算完成。 小孩 團體成員的小孩數(shù)量。 T( 2) 團隊主單 完整的團體主單包含以下內(nèi)容:主要信息、附加信息、團體付費及記帳情況、預留房信息、團體成員信息等。每條記錄只可預留一種房類,需要多種房類的,用同樣的方式繼續(xù)增加。 d) 輸入抵離日期,方法同散客;錄入成人、小孩數(shù)等其他信息。 操作步驟: a) 在預訂菜單中,單擊“新建團體預訂”,打開團隊預訂主單。一個完整的團隊信息包含了兩類主單:團體主單與成員主單。在同住做完之后,只有一個客人的賓客主單里顯示有房價,并且“ FLAG”顯示為“同住”。 案例:分別以王芳#和張明#的姓名做兩個同種類型房間、同樣抵離日期的散客預訂。 T并且最多其中一個客人已經(jīng)分房的情況下才能進行合并操作,在住狀態(tài)或者兩個預訂均已分房,則不可進行合并)。 操作步驟: a) 打開已經(jīng)做好的散客預訂主單,單擊“同住”按鈕,打開“同住 /共享 新增”窗口。 案例:以張軍的名字建一個普通的預訂。打開預訂主單,單擊“同住”按鈕,打開“同住 /共享新增”窗口。做同住有兩種情形,當增加新的住客時,通過“新預 訂”操作;如果兩個各有預訂的客人要同住,則通過“合并現(xiàn)有賓客”進行操作。團隊預訂的步驟需要強調(diào):先建主單,再做預留。 (三)預訂 3 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。系統(tǒng)默認復制出來的預訂是自動聯(lián)房及相同預訂號,可以根據(jù)需要取消“自動聯(lián)房”與“相同預訂號”的復選項。 b) 打開該預訂主單,單擊“復制”按鈕,打開主單復制窗口 。因該客人是VIP 客人,在預訂時為該客人分配好房號。 在分房時,系統(tǒng)還可以根據(jù)客人或酒店的需要過濾房號。該窗口左側的功能上例已進行過說明,在此主要介紹窗口右側的分房功能。 案例:在上例王?。5念A訂中,客人通知住三間房的客人姓名為王?。!⒗蠲簦?、張娜#。 操作步驟: a) 以其中一個客人的姓名做好一個同類型房間多間房 的預訂。 ( 2)一個客人預訂同種類型房間多間不分房,需要輸入所有客人姓名。在預訂做完之后,發(fā)現(xiàn)將客人的姓名輸入錯誤,應為 “王悅?!?,做相應修改。 注意:若學員未掌握好該功能,在賓客主單中直接修改名字時,容易修改錯誤。選擇或新建好檔案后,新的檔案將替換掉賓客主單中原有的檔案。 d) 在賓 客主單里單擊“存盤”,更換檔案即成功。 如是因為預訂單上客人姓名為 A,實際住店客人姓名為 B,則需用檔案的替換功能,將 A 客人的檔案替換成 B。修改、替換賓客檔案分兩種方法,具體如下: ( 1)在方法一中,將修改賓客檔案與替換賓客檔案分成完全不同的兩個步驟,因此操作人員不容易搞混淆。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 16 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 操作步驟: a) 預訂主單里,在“從…升級”項選擇原房類,“房類”項選擇升級之后的房類。 在預訂賓客列表的底行狀態(tài)里選擇“取消”,找到被取消的預訂單,雙擊打開。 b) 一般取消理由由酒店根據(jù)以往經(jīng)驗提供,《前臺維護系統(tǒng)》中設置。 取消、恢復預訂 ( 1)預訂取消 操作步驟: a) 預訂賓客列表中,在“請輸入條件”處,輸入房號、姓名或預訂號等,回車,顯示查詢結果。方便本節(jié)課演示。 課程難點:修改替換賓客檔案,對比說明修改、替換檔案的方法、綜合排房。 c) 單擊“確定”按鈕,在預訂賓客列表顯示的即查詢結果。該查詢窗口的每一個項目都可以作為條件進行查詢,并可以多個條件并用查詢。在預訂賓客列表的最下面一行,取消“預訂”,選擇“在住”的復選框,則列表顯示所有在住客人信息;若同時選擇“預訂”和“在住”,則列表內(nèi)同時顯示預訂及在住狀態(tài)的客人信息。選擇一個標簽頁,列表即顯示該類別客人的預訂信息。 預訂信息的查詢 在預訂做好之后,即可在“預訂”菜單中選擇“預訂信息列表”(或者使用快捷鍵 Ctrl+U) ,打開預訂信息列表進行預訂查詢。 案例 1:在客戶檔 案列表中,新增一個賓客檔案,檔案信息如下: 姓名: 王小麗# 性別: 女 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。查找到檔案后,雙擊打開,點擊主單下的“恢復”功能即可。在該功能窗口里,每一個項目都可以做為查詢條件使用,并且可以多個條件同時使用。 c) 輸入各項檔案信息,單擊“保存”按鈕,一個檔案新建完成。內(nèi)容如下: 姓名: 王軍 性別: 男 出生年月日: 1974/05/06國籍: 中國香港 證件類型: 港澳通行證 家庭住址: 香港九龍灣臨興街 1 號 B 座 9 樓 證件號碼: H3322152122 公司地址: 香港新界福業(yè)大廈 13 字樓 8 室 個人喜好 偏愛帶 8 的房號,喜歡游泳、閱讀雜志 ( 2)在客戶檔案列表窗口建立檔案 在賓客主單中輸入賓客檔案主要在補充賓客檔案時使用。點擊左下角的“明細”,可查看該檔案的明細消費,雙擊記錄, 可打開預訂主單進行查看。一般協(xié)議單位都會對應優(yōu)惠策略,在進行預訂時,只要輸入?yún)f(xié)議單位,選定房類后,杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 投訴記錄 如果客人對酒店有投訴,可以將投訴內(nèi)容輸在該標簽頁中。 圖像資料與相關 如果該客人是某應收帳客戶的聯(lián)系人、簽單人或負責人,則可以將其簽名、照片等資料設置在“圖像資料與相關”標簽頁中,方便收銀員在結帳時核對簽名或照片。如果一個客人是個逃帳客人或通緝犯,則可將其“客戶類型”選擇為“黑名單”,同時輸入“黑名單類別”和“黑名單描述”。 主要信息 “主要 信息”標簽頁主要用于輸入客人證件上的基本信息,比如姓名、生日、證件類型及號碼等。 c) 該房間的所有費用由公司支付,并且是以公司擔保的預訂。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 12 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 結帳提示 如果有特殊信息需要提醒收銀員在結帳時注意,可以將該內(nèi)容填寫在結帳提示中,在結帳時,進入帳務主單,系統(tǒng)將會跳出提示框提醒。如此操作系統(tǒng)將不可打印加床報表,且會對酒店當天的 平均房價產(chǎn)生影響。 注意:房間保密指對外保密住客的信息;房價保密指對住客保密房價。 預訂人信息 替他人做的預訂,可以將預訂人的姓名和聯(lián)系電話輸入在“預訂人”、“電話”項中。比如某協(xié)議公司的 房價碼,系統(tǒng)默認的來源碼可能為“預訂客人”,當該公司做會議預訂時,則需要將來源選擇為“會議”。 來源、市場 來源和市場項主要用于酒店的銷售分析,為管理層提供決策依據(jù)。 鎖定房號 如果重要客人需要安排指定房間,房號不可隨意變動,可以在分配好客房后進行房號鎖定。 房價優(yōu)惠 客人的房價一般通過選擇房價碼來進行設置,不需要操作員手工修
點擊復制文檔內(nèi)容
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