【正文】 知 安 排 記 錄 摘要備案 會議計(jì)劃單 會議通知 四 辦公設(shè)備管理 1． 電腦 綜合部 根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 根據(jù)保密原則需要，由 綜合部 對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼 員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄 員工不得私設(shè)電腦密碼 2．傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)： 由公司 綜合部 統(tǒng)一管理與使用 建立嚴(yán)格的使用登記制度 未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用 3．可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù) 綜合部 負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī) \復(fù)印機(jī) 的檢查、保養(yǎng)和維修 ,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài) 五 文書作業(yè) （一） 打印 1． 總經(jīng)理、各部門主管交由 行政專員 打印之文函、廣告，標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由 行政專員 根據(jù)其緩急確定先后秩序。附《收、發(fā)文登記表》 3. 行政專員 在收文后必須先根據(jù)文件的 分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。 6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由 行政專員 負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交 綜合部 登 記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。每半年將經(jīng)各部門主管各部門 復(fù)印委托 復(fù)印裝訂 各部門 核準(zhǔn) 保密標(biāo)識 復(fù)印裝訂登記 確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報 綜合部 備查。 、報刊可作一次銷 毀，定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。 2. 行政專員 將圖書書名、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在 綜合部 登記借期、歸還期。 圖書管理流程 （二）專業(yè)資料 1． 資料分類： 公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件； 公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)； 公司各類剪報 ； 公司搜集的各類材料 以及公司用于廣告宣傳的資料等。 訪客接待流程 十 辦公用品 （一） 文具 1． 綜合部 負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記 2． 綜合部 須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及 文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行 （二） 茶、水 1． 綜合部 負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記 2． 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序 3． 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時， 綜合部 應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行 訪客 前 臺詢問 推銷商 前 臺應(yīng)對 客戶 業(yè)務(wù)員 出迎進(jìn) 室 上茶 朋友 電話受訪人 出迎進(jìn) 室 董事長朋友 電話告知 出迎進(jìn)室 上茶 責(zé)任人：前 臺、 行政專員 監(jiān)督人：各級主管 十一 采購 1. 公司辦公日用品和低耗品由 綜合部 在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。合同文本交 綜合部 門備案。如為出售則暫時存檔。 2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日 ,綜合部 得以公司名義安排祝賀。 6. 公司提供免費(fèi)午餐，食堂管理由綜合部負(fù)責(zé)。 （二）使用范圍 本規(guī)則適用于 張家口運(yùn)達(dá)汽車貿(mào)易有限 公司全體員工。 （ 3） 公司公共關(guān) 系的內(nèi)容與方法； （ 4） 公司客戶名冊； （ 5） 公司經(jīng)營計(jì)劃與營銷策略； （ 6） 招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底； （ 7） 客戶資料； （ 8） 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。 （五）責(zé)任部門與人員 1 由 綜合部 負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。 3． 綜合部 對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專 人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。警示標(biāo)識包括：密級標(biāo)識、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。 公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報告、審計(jì)報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等 公司董事會文件：董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等 公司管理制度：公司運(yùn)營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程 公司財 務(wù)資料：各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等 公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計(jì)劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計(jì)劃及記錄《勞動合同》等 公司經(jīng)營策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等 公司客戶名冊：客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展 名冊及記錄等 公司業(yè)務(wù)文件：公司各項(xiàng)對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等 公司客戶服務(wù)文件：服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析 底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等 公司客戶檔案：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等 1 公司專業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等 1 公司圖書、雜志：公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志 1 公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、 批復(fù)、外來文函 1 公司 宣傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等 （二）保管 各類文檔由各分管部門指定專人負(fù)責(zé)，并報綜合部備案。 （九）培訓(xùn) 綜合部 組織對公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。 5． 綜合部 建立嚴(yán)格的管理流程對公司發(fā)文進(jìn)行管理。 （六）保護(hù)措施 1． 在《公司勞動合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。 本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的： （ 1） 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）； （ 2） 公司《文件檔案 管理制度》規(guī)定的各類秘密文件、資料等。 其中： ? 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲取； ? 能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競爭優(yōu)勢； ? 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實(shí)施。 8. 公司上班安排班車接送，在指定時間到達(dá)指定地點(diǎn)侯車。 4. 公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向 綜合部 申請補(bǔ)助或救濟(jì)。 采購合同 會計(jì)支付定金 到貨 綜合 /財務(wù)驗(yàn)收 退貨 接收 請款 董事長批示 財務(wù)付款入帳 行政資產(chǎn)管理 采購申請單 詢價 /比價單 驗(yàn)收報告 請款單 資產(chǎn)登記表 責(zé)任人：綜合部 、財務(wù) 部 監(jiān)督人：董事長