【正文】 權(quán)限承辦，閱后妥善保管歸檔。第十九條 文件起草按職能分配，由各主管部門負(fù)責(zé)。第十六條 修訂后的制度下發(fā)后，原來的制度同時廢止。第十二條 與重大經(jīng)營管理活動相關(guān)的制度的制定與修訂工作由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，公司綜合部為歸口管理部門形成專項提案列入議事日程，報公司領(lǐng)導(dǎo)班子審核批準(zhǔn)。第八條 制度按照“務(wù)實適用”的原則制定。主要包括公司章程、綱領(lǐng)等。由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。第二條 本制度所指的行政事務(wù)管理包括：《規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法》、《公文使用管理規(guī)定》、《儀容儀表管理規(guī)定》、《出差管理規(guī)定》、《圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定》、《物品管理規(guī)定》、《印章管理規(guī)定》、《文印管理規(guī)定》、《會議管理規(guī)定》、《車輛使用管理規(guī)定》、《鑰匙管理規(guī)定》、《檔案管理規(guī)定》、《保密管理規(guī)定》、《計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》、《固定電話使用管理規(guī)定》、《員工考勤制度》、《信息報告管理辦法》、《對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法》等規(guī)定。 對三次以上違反規(guī)范的、屢教不改者，可根據(jù)情節(jié)予以降薪、辭退直至開除的處罰。 在禁止吸煙的地方吸煙，發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。 對檢查出的不符合規(guī)范的行為，要求予以糾正或整改。 下班前關(guān)好本辦公區(qū)域內(nèi)的門窗、空調(diào)、電腦及其他設(shè)備，隨手關(guān)燈。 請不要在辦公區(qū)大聲喧嘩，有來客請帶至?xí)褪一蚯⒄剠^(qū)。（特殊情況需行政總監(jiān)批準(zhǔn)，并報行政部備案）。 有事離開或下班離開辦公位時，請將座椅推入辦公桌下。 厲行節(jié)約，減少浪費。 在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)請靠右行走，互相禮讓，不要搶行。 握手時應(yīng)主動熱情，不卑不亢。 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭表示致意，同事以姓名或職務(wù)稱呼；客戶以先生、小姐稱呼，并使用普通話。 鄰座沒人時，請代接電話，有事請寫留言條，并及時轉(zhuǎn)告。 接打電話 接打電話是我們與用戶交往的重要途徑；個人的形象就是公司的形象。 衣冠不整（不整齊、不整潔）。 夏季男士可不用穿西裝外套，可只穿款式簡單的長或短袖襯衫，以單色為主；不用佩帶領(lǐng)帶（若有接待任務(wù)、正式會議等必須著正裝、佩帶領(lǐng)帶）；應(yīng)穿長西褲結(jié)皮帶，款式、顏色莊重得體，建議以黑、深/淺灰、深藍(lán)、棕色等深色或中性色為主。避免穿與西裝對比鮮明的白色襪子。 領(lǐng)帶：以單色或帶有小巧的幾何或條紋圖案為最佳。 出席重要場合要符合著裝要求，大方文雅得體。 頭發(fā)要保持清潔，梳理整齊，請不要留怪異發(fā)型和怪顏色。 本規(guī)范適用于公司全體員工。管理與組織 本規(guī)范由行政部與人力資源部負(fù)責(zé)檢查和監(jiān)督執(zhí)行。 男員工請不要留長指甲，發(fā)不過耳，不留胡須。 上班前不得喝酒或吃有異味的食物，口腔保持清潔。 皮鞋：以黑色、深色的皮鞋為最佳。 女士 職業(yè)套裝：以黑色、灰色、暗紅色或藏青色為最佳。 夏季女士著裝應(yīng)以莊重、大方、得體的職業(yè)套裝為主；可穿襯衫、短袖襯衫、針織開衫或裙子；有領(lǐng)有袖的連衣裙配長襪；如穿無袖連衣裙，應(yīng)外套長袖或短袖的上衣。 穿著短褲、超短裙。員工在日常的接打電話中要給對方以良好的形象，更好地表現(xiàn)公司員工的文化修養(yǎng)及素質(zhì)，也使外界對公司的辦事效率，管理水平等方面留下良好印象。 盡量減少私人電話，嚴(yán)禁撥打信息臺電話。 站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平穩(wěn)不得拖拉散漫。 進(jìn)入辦公室應(yīng)輕輕敲門，聽到應(yīng)答后再進(jìn)，進(jìn)門后回手關(guān)門不能大力粗暴。 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。 嚴(yán)禁在公司內(nèi)用餐、吃零食。 下班離開辦公室前，請關(guān)閉機(jī)器電源（包括電腦），收好所有資料和文件，最后離開者請關(guān)閉電燈、門、窗、空調(diào)等。 員工外衣請統(tǒng)一懸掛指定地方（如衣架等），不要隨意擺放。 請不要讓客人在沒有任何員工的陪同下在辦公區(qū)內(nèi)走動。 一切有礙觀瞻，有損形象的行為。 對違反規(guī)定的人員，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人警告、公司通報批評、經(jīng)濟(jì)處罰、降薪、辭退直至開除的處罰。三次（含）以上對責(zé)任人予以辭退。 罰款以現(xiàn)金的形式當(dāng)場繳納。第三條 管理中執(zhí)行“一個上級原則”，接受直接領(lǐng)導(dǎo)管理，非特殊情況不得越級請示、報告，不得越級指揮，但員工可以越級申訴。第二章 規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法第六條 為規(guī)范公司制度管理，特制定本辦法。XXX化妝品有限公司行政管理制度二、基本制度是指公司各項工作或業(yè)務(wù)活動的重要管理規(guī)定。第九條 公司制度由公司組織研議擬定，報公司總經(jīng)理辦公會審議通過，提請公司董事長審批并下發(fā)。第十三條 各類制度文本發(fā)放至有權(quán)保管人時應(yīng)辦理交接手續(xù)，文本保管人調(diào)動或離職時，制度文件列入移交內(nèi)容。第三章 公文使用管理規(guī)定第十七條 股東會及董事會文件、公司管理文件等公文，是傳達(dá)公司決策、XXX化妝品有限公司行政管理制度管理、指令、報告經(jīng)營情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義，文字要簡潔明了、詞意表達(dá)正確。第二十二條 發(fā)文的程序為：擬搞、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印發(fā)、歸檔、銷毀等。，用“美炫風(fēng)發(fā)字[]號”格式（見附件1）； ，用“美炫風(fēng)函字[]號” 格式（見附件2）； ，用“美炫風(fēng)紀(jì)字[]X號” 格式（見附件3）； 、報批有關(guān)事項，使用《XXX化妝品有限公司》格式（見附件4）；,用“20XX第X期（總第X期）”格式（見附件5）；，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他發(fā)文一般不用公司紅頭文件格式。，一級標(biāo)題用小三號黑體，二級標(biāo)題用小三號仿宋加粗。二、審核、簽發(fā)、復(fù)核（一）由主辦部門打印公文及其附件，并填寫《發(fā)文審核表》（見附件6），由主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核文件內(nèi)容，綜合管理部負(fù)責(zé)人審核文件格式，XXX化妝品有限公司行政管理制度報總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，印章保管人方可蓋章。對公司以外的單位發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關(guān)單位，并辦理好簽收手續(xù),將對方簽收的原件在5個工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。公司收文的處理程序為：收文、登記、審核、分文、傳送、辦理、立卷、歸檔。第二十六條 個人儀容儀表及著裝要求一、員工個人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng)以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。第五章 出差管理規(guī)定第二十七條 員工出差必須依下列程序辦理：一、出差前應(yīng)填寫《出差申請表》（見附件7），由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，報經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批；部門領(lǐng)導(dǎo)及以上人員出差須報總經(jīng)理審批。第二十八條 出差超出預(yù)定時間，須報經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長出差期限的,須及時報經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準(zhǔn)，超出預(yù)定出差期間的費用不予報銷。三、通訊費超出標(biāo)準(zhǔn)部分，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。以公司名義購買的書籍需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。四、損壞、丟失圖書、資料，責(zé)任人應(yīng)照原價雙倍賠償，并負(fù)責(zé)購買或協(xié)助購買。第三十五條 報紙在閱覽后，請務(wù)必歸回原位；過期的報紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。第三十八條 物品分類一、固定資產(chǎn)：單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品，XXX化妝品有限公司行政管理制度如車輛、電腦、復(fù)印機(jī)等。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個人所需辦公用品： ：打印紙、傳真紙、復(fù)寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。（二）季度定期性采購綜合部按季度定期申購公司常備辦公用品，建立常備辦公用品庫。文員負(fù)責(zé)制作當(dāng)月常用辦公用品補(bǔ)充采購計劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，于每月5日前完成當(dāng)月采購工作，并辦理入庫手續(xù)。領(lǐng)用時按照計劃采購清單領(lǐng)用。第四十條 物品的保管一、公司的物品由綜合部進(jìn)行登記造冊（見附件9），集中保管；單價物品價值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。三、員工如需領(lǐng)用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領(lǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。七、公共場所所需辦公用品由文員按上月用量標(biāo)準(zhǔn)按月進(jìn)行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當(dāng)月用量進(jìn)行合理調(diào)整。第四十二條 物品的后續(xù)管理一、綜合部應(yīng)對固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品進(jìn)行編號，貼上標(biāo)簽，年末由綜合管理部門協(xié)同財務(wù)部對所有物品進(jìn)行盤點核對。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁私自搬離。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部出具證明，交指定人員到公安機(jī)關(guān)指定的部門辦理刻制事宜。第四十四條 印章的保管一、公章、合同專用章由法定代表人保管。第四十五條 印章適用范圍一、公章凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、介紹信、委托書、證明等相關(guān)材料均應(yīng)加蓋公司公章。第四十六條 印章的使用一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批：（一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫《合同審批表》（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)在《XXX化妝品年有限公司用印審批表》（見附件16）簽批方可蓋章。（四）五險一金等相關(guān)福利的文件:由綜合部負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)簽批方可蓋章。如因業(yè)務(wù)需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個工作日內(nèi)交綜合部存檔。第四十七條 印章的借出（一）如無特殊情況，公司各類印章應(yīng)由印章保管人進(jìn)行妥善保管。（四）印章借出后，臨時保管責(zé)任人應(yīng)對用印文件進(jìn)行詳細(xì)記錄，并在印章歸還的同時補(bǔ)充填寫《印章借出審批表》中的“用印文件記錄”項目。公司公章在特殊情況下，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)可以代替業(yè)務(wù)專用章。第五十一條 文印承辦人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截XXX化妝品有限公司行政管理制度留任何文件。第十章 會議管理規(guī)定第五十五條 會議召集與通知一、會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或董事會會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。（二）公司經(jīng)營管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面預(yù)算會、運營分析會（會議、季度會議、月度會議）、項目研討會、總結(jié)考評會、業(yè)務(wù)專題會等。（三）公司業(yè)務(wù)層面專項會議：如經(jīng)營計劃會、財務(wù)分析會、行政人事會等。會議由主辦部門組織落實，綜合部提供協(xié)助。第五十六條 會前準(zhǔn)備一、大型會議須提前兩天知會公司綜合部，便于安排會場及相關(guān)保障工作；專業(yè)會議須提前一天知會公司綜合部；部門會議須提前半天知會公司綜合管理部。組織會議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會議室使用審批單》中注明。第五十七條 會議主持人應(yīng)控制會議進(jìn)程，提高會議效率。會議紀(jì)要應(yīng)統(tǒng)一編號、及時整理、規(guī)范格式和文字，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。重要會議與會人員應(yīng)按照臺卡對號入座，坐姿（站姿）端正，將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動狀態(tài)，會議期間不準(zhǔn)接聽電話，有重要電話須離開會議室接聽，禁止交頭接耳開小會。四、涉及到秘密事項的會議與會人員負(fù)有保密義務(wù)，記錄員應(yīng)在保密地方XXX化妝品有限公司行政管理制度整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。會議開始后請假的不予以受理，并根據(jù)第六點情況進(jìn)行處罰。第十一章 車輛派車管理規(guī)定第六十一條 為公司的經(jīng)營管理活動提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實際情況，保證安全運行、合理派車、特制定本辦法。第六十四條公司經(jīng)營班子以上人員出差可派長途車，其他人員出差原則上不派長途車，以下情況由分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，報總經(jīng)理特批后方可派長途車。實際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。特殊情況自行配備的需報綜合部備案登記。第七十條 離職時應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日內(nèi)報公司綜合部存檔備案。： ； ； ； XXX化妝品有限公司行政管理制度；、設(shè)備、用品的說明使用資料； ； ； 、影音材料。：、季、發(fā)展計劃； ； ； ； XXXXXX化妝品有限公司行政管理制度。五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。第七十五條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種。第七十七條 檔案的查閱、借閱、復(fù)印一、檔案查閱、借閱、復(fù)印審批：公司員工查閱、借閱、復(fù)印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復(fù)印公司檔案室檔案，對接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負(fù)責(zé)人簽字后方可自行復(fù)印。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚。違反規(guī)定者，給予責(zé)任人一次記過處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。第十四章 保密管理規(guī)定第七十九條 公司保密范圍和密級確定一、公司應(yīng)列入保密管理范圍的包含但不限于以下事項：（一）公司重大決策中的秘密事項；（二）公司尚未討論實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀(jì)錄；（四）公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報告、統(tǒng)計報表；（五）公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息、資料；（六）公司職員人事檔案、勞資性收入及資料；（七）其他經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。四、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限。第十八條 確定密級、變更密級和解密一、確定密級、變更密級和解密應(yīng)當(dāng)接受公司領(lǐng)導(dǎo)及綜合部指導(dǎo)和監(jiān)督。書面形式的密件，應(yīng)在封面（或者首頁）的左上角標(biāo)明密級和保密期限；地圖、圖紙、圖表則在其標(biāo)題之后或者下方標(biāo)明密級和保密期限。七、保密期限屆滿或者被合法公開的公司秘密事項，即為自行解密。三、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄公司保密文件。七、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。十一、在無線、有線通信中傳遞公司秘密的，必須采取保密措施。十五、涉及公司秘密的計算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接。十七、各部門和個人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室