【正文】 13 信息溝通程序 編碼： SZS/CX/B— 04 共 6頁 第 1頁 編 制： 吳淑華 審 批： 王文治 發(fā)布： 20xx0520 實施： 20xx0520 目的 確保公司在不同層次和職能部門之間，公司與顧客及相關(guān)方之間，就質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的實施和有效性及目標(biāo)完成情況和顧客及相關(guān)方的滿意度進行 溝通。 各部門負責(zé)填寫本部門的“記錄清單”，內(nèi)容包括：記 12 記錄控制程序 共 3頁 第 3頁 錄名稱、編號、形成部門、保存期等，報發(fā)展部匯總。如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)在 “備注欄”內(nèi)說明理由。 ⑶記錄編號：指程序第表。 工作程序 記錄的形式 各部門 /單位記錄的格式根據(jù)實際情況自行設(shè)計，記錄的方式可采用文字、表格、錄像、照片、計算機存貯等。 職責(zé) 發(fā)展部 編制本程序，匯總相關(guān)部門的記錄清單。 相關(guān)文件 《文件控制程序》 記錄 法律、法規(guī)及其他要求清單。 控制重要環(huán)境因素和職業(yè)健康安全管理部門，負責(zé)將法律、法規(guī)及其他要求發(fā)至相關(guān)部門。 確 認(rèn)及分發(fā) 公司控制重要環(huán)境因素和職業(yè)健康安全管理部門根據(jù)以下條件確認(rèn)所獲得的法律法規(guī)及其他要求的適用性。 ⑶負責(zé)將相關(guān)環(huán)境、職業(yè)健康安全法律、法規(guī)和要求傳達給員工并遵照執(zhí)行。 本程序包括 GB/T240011996 條款； GB/T2800120xx 條款。 借閱檔案執(zhí)行公司《檔案管理辦法》。 《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》、《程序文件》，由公司發(fā)展部加蓋“受控”章。 每年 12 月 31 日前，公司相關(guān)部室、分公司 /項目部將有效文件清單（另附軟盤）報公司辦公室。 5 文件控制程序 共 4頁 第 3頁 其他文件由原擬稿部門負責(zé)修改，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 公司與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系有關(guān)的文件，由辦公室統(tǒng)一進行標(biāo)識發(fā)放，公司各部門 /單位做好收文記錄。發(fā)展部負責(zé)編號、登記、發(fā)放。 4 文件控制程序 共 4頁 第 2頁 總公司（集團）編制文件：制定有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè) 健康安全管理等其它文件，由公司辦公室和相關(guān)部門保存。 職責(zé) 辦公室 負責(zé)編制和貫徹執(zhí)行本程序；負責(zé)公司文件的審核；上級下發(fā)和公司文件的登記、傳遞、歸檔工作。 市政四建設(shè)工程有限責(zé)任公司 質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全 程序文件 第二版（依據(jù) GB/T1900120xx GB/T240011996 GB/T2800120xx 標(biāo)準(zhǔn)） 生效日期： 20xx年 5月 20日 文件編號： SZS/CX/B 發(fā)放編號： 35 2 程序文件目錄 序號 程序文件 標(biāo)準(zhǔn)條款 頁號 GB/T19001 GB/T24001 GB/T28001 1 文件控制程序 14 2 法律法規(guī)和其他要求 控制程序 57 3 記錄控制程序 810 4 信息溝通程序 1116 5 管理評審程序 1721 6 人力資源控制程序 2226 7 施工設(shè)備管理程序 ) 2730 8 與顧客有關(guān)的過程控制程序 3133 9 物資采購和管理程序 3438 10 工程分包管理程序 3941 11 勞務(wù)供方控制程序 4244 12 施工過程控制程序 4548 13 監(jiān)視和測量裝置控制程序 4951 14 內(nèi)部審核程序 5257 15 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序 5862 16 不合格品控制程序 6365 17 糾正措施控制程序 6670 18 預(yù)防措施控制程序 7174 19 環(huán)境因素識別與評價程序 7579 20 環(huán)境運行控制程序 8085 21 危險源辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制程序 8691 22 施工安全勞動保護控制程序 9298 23 環(huán)境安全監(jiān)測控制程序 99103 24 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序 104107 3 文件控制程序 編碼： SZS/CX/B— 01 共 4頁 第 1頁 編 制： 田春艷 審 批： 王文治 發(fā)布： 20xx0520 實施： 20xx0520 目的 對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保管理體系運行中的各個場所都能得到有效版本及適用的文件。 公司相關(guān)部門 負責(zé)本部門與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)文件的制定、收集、整理并編制本部門有效文件清單。 其它文件：施工組織設(shè)計、施工圖紙、設(shè)計變更 /洽商、設(shè)計交底會議紀(jì)要以及由分公司 /項目部制定的管理文件等，由相關(guān)部門、單位保管，按規(guī)定歸檔并列入相關(guān)部門、單位的有效文件清單。 公司擬定的技術(shù)性文件，由相關(guān)部門組織編寫，公司總工程師批準(zhǔn)。 公司相關(guān)部門 /單位收到管理體系文件后，應(yīng)妥善保 管，不得隨便修改。 文件確定更新，由擬稿部門在更新文 件版本中注明原文件作廢。辦公室進行匯總 。 作廢文件需保留時，由使用部門加蓋“作廢留查”章。 相關(guān)文件 公司《公文處理辦法》 6 文件控制程序 共 4頁 第 4頁 公司《檔案管理辦法》 記錄 有效文件清單 收文登記表 發(fā)文登記表 發(fā)文審批記錄 公文處理記錄 借閱檔案登記簿（市檔案局統(tǒng)一表格） 檔案移交（接收）登記簿（市檔案局統(tǒng)一表格）。 職責(zé) 辦公室 編制并組織實施本程序，匯總法律法規(guī)和其他要求清單，向各部門發(fā)放。 術(shù)語和定義 引用公司《管理手冊》中的有關(guān)術(shù)語和定義 工作程序 與公司相關(guān)的國家及地方法律和其他要求包括： 8 法律法規(guī)和其他要求控制程序 共 3頁 第 2頁 中國政 府簽署加入的國際環(huán)境保護公約； 國家環(huán)境保護、職業(yè)健康安全法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及部委規(guī)章； 國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)； 地方環(huán)境保護、職業(yè)健康安全規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)； 其他相關(guān)執(zhí)法部門的通知、公報。 ⑴是否與公司環(huán)境、職業(yè)健康安全體系有關(guān)； ⑵是否為最新版本； ⑶針對相關(guān)方要求。 更 新 9 法律法規(guī)和其他要求控制程序 共 3頁 第 3頁 當(dāng)上述外來文件更新時，及時修改《法律、法規(guī)及其他要求清單》，控制重要環(huán)境因素和職業(yè)健康安全管理部門將新的文件發(fā)至相關(guān)部門。 10 記錄控制程序 編碼： SZS/CX/B— 03 共 3頁 第 1頁 編 制： 吳淑華 審 批： 王文治 發(fā)布： 20xx0520 實施： 20xx0520 目的 對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系所要求的記錄予以控制，以提供產(chǎn)品、過程和管理體系符合要求及有效運行的證據(jù)。 相關(guān)部門 /單位 負責(zé)收集、整理、保管本部門的記錄，編制本部門的記錄清單。 工程項目部 /分公司工程質(zhì)量檢驗試驗記錄，采用北京市現(xiàn)行 11 記錄控制程序 共 3頁 第 2頁 有效資料管理文件的表格或監(jiān)理、顧客規(guī)定的表格。如 CX01— 表 1，其中 CX—程序， 01— 程序序號，表 1— 該程序中記錄表格序號。 記錄不得隨意涂改，如因筆誤或計算錯誤確需更改時，應(yīng)采用劃改的方式，并在“備注欄”內(nèi)簽上更改人的姓名及更改日期。 記錄的查閱 公司內(nèi)部人員查閱執(zhí)行公司《檔案管理辦法》。掌握有關(guān)信息，作為持續(xù)改進的輸入。 工程部 ⑴組織分析顧客及相關(guān)方反饋的信息，組織制定措施并監(jiān)督實施 . ⑵負責(zé)工程竣工后的服務(wù)和溝通。 行政部 負責(zé)公司辦公 /生活區(qū)域環(huán)境管理信息，職業(yè)健康信息與外部相 14 信息溝通程序 共 6頁 第 2頁 關(guān)方溝通。 工程項目部 /分公司 ⑴負責(zé)提供管理過程的有關(guān)信息。 工作程序 顧客信息的獲取及溝通 公司營銷中心負責(zé)工程合同簽定前、施工中有關(guān)合同條款執(zhí)行問題與甲方溝通。 工程項目部 /分公司在與甲方或監(jiān)理單位的工作例會、日常工作接觸、與公司文件往來中，獲取顧客信息。 工程竣工后的服務(wù)及溝通 工程竣工后，公司及時同顧客簽定工程保修合同。 溝通的頻次及信息處理 溝通的方式采用走訪或座談。并將信息報公司工程部，重大信息同時報管理者代表。 環(huán)境信息交流的方式 ,可采用通訊、電子郵件、公布投訴電話、張貼公告、簡報等形式。 工程項目部 /分公司及公司控制重要環(huán)境因素的部室，接 到外部有關(guān)環(huán)境因素的反映或投訴后，應(yīng)根據(jù)實際情況，作出處置，必要時制定相應(yīng)的改進措施。 當(dāng)出現(xiàn)環(huán)境緊急或異常情況時，相關(guān)部門 /單位應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案規(guī)定的方式方法傳遞信息。溝通內(nèi)容： ⑴公司職業(yè)健康安全方針、指標(biāo)和目標(biāo)的制定評審； 17 信息溝通程序 共 6頁 第 5頁 ⑵安全風(fēng)險評價、風(fēng)險控制的實施； ⑶使 用新的機械設(shè)備、原材料、化學(xué)品、技術(shù)和操作規(guī)程。達到相互了解，確保接口，協(xié)調(diào)行動，提高過程實施的有效性。工程項目部 /分公司的經(jīng)理、公司部室負責(zé)人參加。 部門之間的溝通 公司管理部門 之間、公司部室與工程項目部之間需要協(xié)調(diào)溝通 的事宜，可隨時進行交流，也可在公司季度例會上提出或向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。 適用范圍 適用于對公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的評審。 副總經(jīng)理、三總師 參加管理評審會議，對分管部門的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行情況進行分析，并提出改進建議。 ⑶根據(jù)評審決議，制定實施糾正或預(yù)防措施。 ⑴公司組織機構(gòu)、產(chǎn)品范圍、資源配置發(fā)生重大變化時； ⑵發(fā) 生重大質(zhì)量事故、安全事故、環(huán)境事故或相關(guān)方對某一環(huán)節(jié)有嚴(yán)重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時； ⑶當(dāng)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求有變化時； ⑷市場需求發(fā)生重大變化時； ⑸即將進行第二、三方審核或法律、法規(guī)規(guī)定的審核時； ⑹質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系審核中發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合時； ⑺其他情況需要時。 顧客的反饋，包括顧客滿意程度的測量結(jié)果及與顧客溝通的結(jié)果等。 可能影響質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的變更，包括內(nèi)外環(huán)境的變化，如法律、法規(guī)的變化，新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備的開發(fā)等。 管理評審準(zhǔn)備 發(fā)展部擬定管理評審計劃，報管理者代表審核，總經(jīng)理 22 管理評審程序 共 5頁 第 4頁 批準(zhǔn) 后發(fā)至各部門 /單位，各部門 /單位按計劃做好相應(yīng)準(zhǔn)備。 副總經(jīng)理、三總師報告分管部門的質(zhì)量、環(huán)境、 職業(yè)健康安全管理體系運行情況。 管理評審輸出 管理評審的輸出應(yīng)包括以下方面： ⑴公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系及其過程有效性的改進，包括對方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、過程控制、環(huán)境管理方案 /職業(yè)健康安全管理方案和體系文件的改進需求； ⑵與顧客、相關(guān)方要求有關(guān)的 產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全的改進措施，對現(xiàn)有產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全符合要求的評價。 改進、糾正、預(yù)防措施的實施和驗證 對管理評審中發(fā)現(xiàn) 的問題，由管理者代表確定責(zé)任部門，責(zé)任部門制定糾正或預(yù)防措施并組織實施。 相關(guān)文件 《內(nèi)部審核程序》 《文件控制程序》 《信息溝通程序》 《記錄控制程序》 《糾正措施控制程序》 《預(yù)防措施控制程序》 記錄 管理評審計劃 管理評審會議記錄 管理評審報告 24 人力資源控制 程序