【正文】 標(biāo)識(shí)和可追溯性記錄等。 3． 2 各單位負(fù)責(zé)與各自有關(guān)的質(zhì)量記錄的建立和檢查。 各類公開(kāi)文件在得到相應(yīng)權(quán)限的批準(zhǔn)后方可發(fā)放給顧客，審批記錄應(yīng)留用備查。 對(duì)借閱文件應(yīng)妥善保管，不得損壞或私自復(fù)印。 4． 6 質(zhì)量體系文件和資料的分類和編號(hào) 質(zhì)量手冊(cè)： YGJYPM―― QM（標(biāo)準(zhǔn)號(hào)碼）（文件名稱） 程序文件： YGJYPM―― COP（要素序號(hào)）（文件名稱） 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)： YGJYPM―― WI/（單位代碼） — （三位自然數(shù)序號(hào)）（文件名稱），如《人事工作管理手冊(cè)》中 WI/R— 001 “人力資源部職責(zé)”。當(dāng)本冊(cè)內(nèi)容有三分 之二以上的章節(jié)發(fā)生修改或運(yùn)行三年后，在本冊(cè)文件需更改的即由 A 版升 B 版、 B 版升 C 版等依次執(zhí)行。 對(duì)各級(jí)文件的管理，各單位均應(yīng)建立相應(yīng)的《文件清單》，其內(nèi)容應(yīng)及時(shí)更新。 以上文件的發(fā)放情況應(yīng)由相關(guān)單位人員填寫(xiě)《發(fā)放記錄》，各部門(mén)只需在《發(fā)放記錄》上簽字即可，管理處應(yīng)在收文后 2 日內(nèi)填寫(xiě)《收文記錄》。 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)制定單位確定發(fā)放名單， 并建立發(fā)放記錄。 3． 2 各單位文件管理員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的接收、分類、編號(hào)、整理、存檔、更改及發(fā)放等工作 。 責(zé)任部門(mén)：質(zhì)量管理部YGJYPM 程序文件目錄 A/0 1/2 序號(hào) 編號(hào) 標(biāo) 題 1 ???????? 文件控制程序 2 ???????? 質(zhì)量記錄控制程序 3 ???????? 質(zhì)量目標(biāo)控制程序 4 ???????? 內(nèi)部溝通控制程序 5 ???????? 管理評(píng)審控制程序 6 ???????? 人力資源及培訓(xùn)控制程序 7 ???????? 基礎(chǔ)設(shè)施的控制程序 8 ???????? 工作環(huán)境控制程序 9 ???????? 服務(wù)過(guò)程的策劃程序 10 ???????? 服務(wù)要求的評(píng)審程序 11 ???????? 與顧客溝通程序 12 ???????? 采購(gòu)控制程序 13 ????????供方評(píng)價(jià)和選擇程序 14 ?????? 物業(yè)項(xiàng)目拓展控制程序 15 ?????? 物業(yè)前期介入控制程序 16 ???????物業(yè)接管 /入伙控制程序 17 ???????日常服務(wù)控制程序 18 ??????服務(wù)計(jì)劃控制程序 19 ??????設(shè)備管理控制程序 20 ??????清潔管理控制程序 21 ??????綠化管理控制程序 22 ??????裝修管理控制程序 23 ??????安全管理控制程序 24 ??????消防管理控制程序 25 ??????公共設(shè)施控制程序 26 ??????會(huì)所管理控制程序 YGJYPM 程序文件目錄 A/0 2/2 序號(hào) 編號(hào) 標(biāo) 題 27 ??????社區(qū)文化控制程序 28 ??????緊急情況控制程序 29 ????????標(biāo)識(shí)和可追溯性控制程序 30 ???????? 顧客財(cái)產(chǎn)控制程序 31 ????????物品防護(hù)控制程序 32 ??????? 監(jiān)視和測(cè)量裝置的控制程序 33 ???????? 顧客滿意控制程序 34 ????????內(nèi)審控制程序 35 ???????? 服務(wù)的監(jiān)視和測(cè)量控制程序 36 ???????? 不合格品控制程序 37 ????????數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)控制程序 38 ????????糾正措施控制程序 39 ????????預(yù) 防措施控制程序 YGJYPM COP 文件控制程序 A/0 1/3 1． 0 目的 通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系文件和資料的控制管理，確保其有嚴(yán)格的分類、編號(hào)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。 2． 0 范圍 適用于所有質(zhì)量體系文件、資料的管理和控制。 4． 0 程序 4． 1 質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn) 公司所有質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)按下列規(guī)定執(zhí)行。 工程類標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖樣等由工程部建檔、編號(hào)，設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等由工程部負(fù)責(zé)管理。 文件使用人員必須使用封面加蓋紅色受控章的受控文件。 存檔作廢文件在封面加蓋“作廢章”。 相關(guān)部門(mén)在文件更改后，將最新更改頁(yè)及修改記錄發(fā)放至受控文件部門(mén)，并將原頁(yè)蓋作廢章收回，保留一份存檔，其余銷毀。 部門(mén)單項(xiàng)工作手冊(cè)： YGJYPM—— WI/（相關(guān)文件簡(jiǎn)稱），如工程部的《建筑、裝飾管理手 YGJYPM COP 文件控制程序 A/0 3/3 冊(cè)》為 WI/ZX。 4． 8 公開(kāi)文件的控制 公開(kāi)文件是指公司面向顧客公布或發(fā)放的各類文件，如業(yè)主公約、住戶手冊(cè)、住戶須知、收費(fèi)標(biāo) 準(zhǔn)、通知、公開(kāi)信等。 5． 0 相關(guān)文件與記錄 《文件發(fā)放名單》 《文件清單》 《文件修改記 錄》 《發(fā)放記錄》 《收文記錄》 《借閱記錄》 《五類文件清單》YGJYPM COP 質(zhì)量記錄控制程序 A/0 1/3 1． 0 目的 使質(zhì)量記錄完整、準(zhǔn)確、清晰，能夠?yàn)橘|(zhì)量體系有效運(yùn)行及服務(wù)達(dá)到規(guī)定的要求提供證明，為質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。 4． 0 程序 4． 1 質(zhì)量記錄包括能夠直接或間接地證明質(zhì)量體系要素運(yùn)行的有效性，服務(wù)滿足規(guī)范要求、法規(guī)要求和合同要求的全部證據(jù)，分類如下： 1）質(zhì)量體系實(shí)施方面的記錄。 4． 2 質(zhì)量表格的分類編號(hào) 質(zhì)量表格采用以下形式分類編號(hào)： 1）程序文件質(zhì)量記錄表格編號(hào)： YGJYPM—— QR —— —— 表格序號(hào)，從 01 開(kāi)始依次排列 要素編號(hào) 質(zhì)量記錄標(biāo)志 公司名稱 2）各單位質(zhì)量記錄表格編號(hào)： QR —— ☆☆ 單位代碼，一個(gè)或三個(gè)字符 表格序號(hào)，從 001 開(kāi)始依次排列 質(zhì)量表格標(biāo)志 YGJYPM COP 質(zhì)量記錄控制程序 A/0 2/3 單位代碼與單位名稱對(duì)應(yīng)如下： 公司領(lǐng)導(dǎo)： 董事長(zhǎng) — 01 總經(jīng)理 — 02 管 理者代表 — 03 副總經(jīng)理 — 04 副總經(jīng)理 — 05 總會(huì)計(jì)師 — 06 助理總經(jīng)理 — 07 部門(mén)代碼 ： 質(zhì)量管理部 — M、 工程管理部 — G、 清潔綠化部 — Q、 教育培訓(xùn)部 — E、 商務(wù)部 — S、 企業(yè)發(fā)展策劃部 — F、 酒店商管部 — J、 人力資源部 — R、 社區(qū)文化部 — Z、 安保部 — B、 財(cái)務(wù)部 — C 、 辦公室 — O、 會(huì)計(jì)部 — K 管理處代碼 ： 海麗 — HLG、海濱 — HBG、海連 — HLA、怡海 — YHG、麗苑 — LYG、中銀 — ZYG、商城 — SCG、 碧荔 — BLG、世貿(mào) — SMG、江南 — JNG、嘉福 — JFA、福德 — FDG、東和 — DHG、辛誠(chéng) — XCG、 景發(fā) — JFG、鵬都 — PDG、居雅 — JYG、華為 — HWG、新浩城 — XHC、碧云天 — BYT、東港 — DGG 棕櫚泉 — ZLQ、聚豪園 — JHY、逸翠園 — YCY、浪琴嶼 — LQY、陽(yáng)明山莊 — YMS、怡翠山莊 — YCS、 中城康橋 — ZCK、觀瀾豪園 GLH、東湖豪庭 — DHH、中海華庭 — ZHH、陽(yáng)光四季 — YGS、 共和世家 — GHS 楓丹雅園 — FDY、建工賓館 — JGB、駿庭名苑 — JTM、世濠 — SHG 管理 處各班組代碼： 維修班 — WXB、護(hù)衛(wèi)班 — HWB、清潔班 — QJB、財(cái)務(wù)室 — CWB、車庫(kù)崗 — CKB、大堂崗 — DTB、 道口崗 — DKB、巡邏崗 — XLB、消防中心 — XFB、服務(wù)中心 — FWB、會(huì)所 — HSB、超市 — CSB。 發(fā)放號(hào)： WI/相關(guān)部門(mén)代碼 —— 相關(guān)文件簡(jiǎn)稱 —— 單位代碼 如教育培訓(xùn)部 20xx 年培訓(xùn)計(jì)劃發(fā)放給海麗，則相應(yīng)文件發(fā)放號(hào)為： WI/E— PXJH— HLG。 4． 5 質(zhì) 量記錄的收集保管 質(zhì)量記錄的收集保管由各單位指定專人負(fù)責(zé)，并在收文 2 日內(nèi)填寫(xiě)《記錄表格清單》。 4． 6 質(zhì)量記錄的借閱 根據(jù)工作需要，經(jīng)單位主管批準(zhǔn)，本公司人員可借閱存檔的記錄，應(yīng)填寫(xiě)《借閱記錄》。 5． 0 相關(guān)文件與記錄 《記錄表格清單》 《借閱記錄》YGJYPM COP 質(zhì)量目標(biāo)控制程序 A/0 1/2 1． 0 目的 質(zhì)量目標(biāo)控制程序是保證公司質(zhì)量方針開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)顧客滿意的具體措施，是評(píng)價(jià)體系有效性的重要判定指標(biāo)。 3． 3 辦公室負(fù)責(zé)制定企業(yè)三年發(fā)展規(guī)劃和年度公司工作要點(diǎn)。 4． 0 程序 4． 1 質(zhì)量目標(biāo)的 內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)方面： 1） 對(duì)持續(xù)改進(jìn)方面的承諾的體現(xiàn)； 2） 物業(yè)項(xiàng)目的要求，包括其固有特性和賦予特性； 3）滿足實(shí)現(xiàn)顧客要求所需的資源、過(guò)程、文件、活動(dòng)等。 質(zhì)管部根據(jù)公司批準(zhǔn)的質(zhì)量目標(biāo)，結(jié)合公司工作要點(diǎn)內(nèi)容，制定公司《年度工作方針目標(biāo)管理矩陣圖》，管理處據(jù)此制定合適的管理矩陣圖。 各部門(mén)在每月前 3 個(gè)工作日內(nèi)，將本月工作計(jì)劃上報(bào)給公司主管領(lǐng)導(dǎo)，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上月工作完成情況。 質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行評(píng)議，在主要責(zé)任部門(mén)主管同意調(diào)整的條件下，由質(zhì)管部報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，填寫(xiě)相關(guān)記錄，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 3． 0 職責(zé) 3． 1 管理者代表負(fù)責(zé)保障溝通渠道的建立，匯總各單位的溝通信息。 例會(huì)內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主，并以會(huì)議簽到的形式保留相關(guān)記錄。 各部門(mén)應(yīng)對(duì)本部門(mén)接手的事項(xiàng)按時(shí)、認(rèn)真處理。 部門(mén)主動(dòng) 反饋到管理處的信息，接聽(tīng)電話人員必須及時(shí)將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記，屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上，屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中，并加以注明由部門(mén)轉(zhuǎn)告。 管理 層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄，操作層可將有關(guān)信息記錄在對(duì)應(yīng)表格上。 全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息，各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會(huì)上進(jìn)行有關(guān)評(píng)審，并將評(píng)審和處理情況作為會(huì)議記錄輸出。 3． 2 管理者代表負(fù)責(zé)審核《管理評(píng)審計(jì)劃》、《管理評(píng)審報(bào)告》。 4． 0 程序 4． 1 評(píng)審計(jì)劃的制定 質(zhì)管部應(yīng)于每次管理評(píng)審會(huì)議前兩周擬出該次的《管理評(píng)審計(jì)劃》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后提前一周發(fā)放給各單位主管。 4． 3 評(píng)審結(jié)果 每次管理評(píng)審后應(yīng)形成完整的評(píng)審報(bào)告。報(bào)告正本與所有副本各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)完全一致，但管理者代表應(yīng)在正本上填寫(xiě)驗(yàn)證相關(guān)措施的 落實(shí)情況，評(píng)審報(bào)告保存期為 3 年。 5． 0 相關(guān)文件與記錄 《糾正措施控制程序》 《預(yù)防措施控制程序》 《管理評(píng)審計(jì)劃》 《管理評(píng)審報(bào)告》 《管理評(píng)審簽到表》YGJYPM COP 人力資源及培