xxxx年最新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)-wenkub
2023-02-02 11:05:20 本頁(yè)面
【正文】 體位置 /尺寸 19 卷內(nèi)文件目錄格式 ? 目錄用紙，幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用 16開(kāi)型（即長(zhǎng)寬為260mm 185mm）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（即長(zhǎng)寬為297mm 210mm）。 17 文書(shū)檔案案卷格式 ? 案卷卷皮格式 兩種：硬卷皮、軟卷皮。 基建檔案歸檔時(shí)間：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位移交歸檔。 15 文件材料的形成與歸檔 ? 歸檔文件材料的范圍 上級(jí)來(lái)文 本單位制發(fā)的文件 下屬單位來(lái)文 ? 各類文件材料的歸檔要求 文件材料要齊全、完整、準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。 管理制度的書(shū)寫(xiě)，其語(yǔ)言描述須簡(jiǎn)潔、清楚、易懂、全面，且無(wú)歧意。 11 檔案管理系統(tǒng) ? 檔案管理系統(tǒng)包含 文件管理 文書(shū)檔案管理 科技檔案管理 會(huì)計(jì)檔案管理 聲像檔案管理 系統(tǒng)配置模塊 檔案制作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)等。 是否保密檔案，在定義制度時(shí)須規(guī)定清楚， 并加蓋保密章。 ? 企檔的形成是具體地，即在特定的企業(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)形成。 4 檔案管理工作原則 ? 檔案工作的管理原則一般有兩條： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。 檔案目錄要清楚，并進(jìn)行編碼、整理，并分類保管。文件夾一般不超過(guò) 4種；檔案標(biāo)識(shí)可以重要程度區(qū)分，用不同的顏色進(jìn)行標(biāo)示。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn) 1 ? 有人說(shuō)，恒量一個(gè)企業(yè)的好壞，可以去該企業(yè)的檔案室看一下他的檔案管理即可。 ? 一個(gè)檔案就像一本書(shū)，要定位、編號(hào)，使其一目了然；檔案柜外要清晰的標(biāo)明其目錄。 檔案的保存期限必須明確。 分級(jí)管理。 ? 企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜地，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。 10 檔案管理現(xiàn)代化的總目標(biāo) ? 第一、是最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命 ? 第二、是充分發(fā)揮檔案的作用，迅速、準(zhǔn) 確地提供檔案信息，為企業(yè)地進(jìn)步 和發(fā)展服務(wù)。 電子系統(tǒng)能大大提高檔案管理的工作效率，加快檔案檢索速度，提高 檔案的查找準(zhǔn)確率，可使企事業(yè)單位的公文運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案管理一規(guī)范 化、現(xiàn)代化，真正實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。 細(xì)節(jié)方面的要求也應(yīng)規(guī)定。 文件材料的規(guī)格與字跡要求 歸檔聲像材料的要求。 會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間：隔年向檔案室移交。 ? 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸規(guī)格采用 300mm 220mm或 280mm 210mm（長(zhǎng)寬） ? 封底尺寸同封面尺寸 封底三邊（上、下、翻口處）要另有 70mm寬的折疊紙舌。 ? 頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸 卷內(nèi)目錄用紙，上白邊（天頭）寬 20177。 裝訂注意事項(xiàng)： 裝訂時(shí)文件格式須一致（如打孔時(shí)會(huì)把字打掉）。 卷內(nèi)文件目錄須含以下項(xiàng)：順序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。 分類的一般方法有： 21 編制檔案檢索工具的基本要求 ? 全，指信息存貯豐富，資料齊全 ? 準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確，無(wú)歧意或重復(fù) ? 快，指迅速，快捷找到所需資料 ? 便，指檢索要方便，不繁瑣 22 文書(shū)文件歸檔的整理方法與步驟 ? 文件材料的分類 采用復(fù)式分類法，主要形式為： 年度 — 問(wèn)題（機(jī)構(gòu)） 保管期限（ =要求的保存期限 +1年） 年度 — 保管期限 ? 歸檔文件保管期限的界定 歸檔文件的保管期限分為：永久、長(zhǎng)期、短期。 ? 排列： 分年度、分保管期限、分類別。（文件夾均需編號(hào)，然后在文件柜的檢索表上只體現(xiàn)文件夾的編號(hào)即可） 檔案盒封面填寫(xiě)。 文書(shū)文件歸檔的整理方法與步驟 24 部分名詞釋意和說(shuō)明： 全宗名稱：即立檔單位名稱，全稱或簡(jiǎn)稱。 檔號(hào)：機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。 裝訂用財(cái)務(wù)的裝訂方式，不能用鐵釘式地，防止腐蝕。 25 檔案保管的基本要求 ? 以防為主，防治結(jié)合 ? 加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 ? 自力更生，勤儉節(jié)約 ? 立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前 26 溫濕度控制 ? 檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在 1424℃ ，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)177。（超過(guò)此范圍，會(huì)自然氧化，褪色掉了） ? 各庫(kù)房及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備除濕機(jī)；專門(mén)庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗(yàn)。 ? 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品?？蓪⑵鋻呙琛⒋蛴?、保存。如采用熒光燈時(shí)，應(yīng)對(duì)紫外線進(jìn)行過(guò)濾。 29 檔案保管狀況檢查 ? 對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。 案卷的規(guī)范化整理與編目 調(diào)整 定卷 卷內(nèi) 文件 排列 擬寫(xiě) 案卷 題名 卷內(nèi) 文件 編號(hào) 填寫(xiě) 文件 目錄 填卷 內(nèi)備 考表 填寫(xiě) 案卷 封面 裝訂 案卷 編制 案卷 目錄 存檔 30 科技文件歸檔整理 ? 科技文件以卷為整理單位 科研文件按課題組卷 基建文件按項(xiàng)目組卷 設(shè)備文件按型號(hào)組卷 案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，編號(hào) GB/T1189222023。 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求。 ? 會(huì)計(jì)檔案 按會(huì)計(jì)核算材料分類，以冊(cè)、本為整理單位，分年度，編號(hào)排列。 35 電子檔案管理 主要內(nèi)容 ?概述 ?文件 ?文件目錄 ?文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ) ?文件系統(tǒng)的其他功能 36 概述 ? 文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因 用戶直接操作和管理輔助性存儲(chǔ)器上的信息，繁瑣復(fù)雜，易于 出錯(cuò)，可靠性差。 二、實(shí)現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn) 將用戶從復(fù)雜的物理存儲(chǔ)地址管理中解放出來(lái)
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