xxxx年最新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)-wenkub
2023-02-02 11:05:20 本頁面
【正文】 體位置 /尺寸 19 卷內(nèi)文件目錄格式 ? 目錄用紙，幅面尺寸采用國內(nèi)通用 16開型（即長寬為260mm 185mm）或國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（即長寬為297mm 210mm）。 17 文書檔案案卷格式 ? 案卷卷皮格式 兩種：硬卷皮、軟卷皮。 基建檔案歸檔時間：各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位移交歸檔。 15 文件材料的形成與歸檔 ? 歸檔文件材料的范圍 上級來文 本單位制發(fā)的文件 下屬單位來文 ? 各類文件材料的歸檔要求 文件材料要齊全、完整、準(zhǔn)確反映本單位各項活動的歷史面貌。 管理制度的書寫，其語言描述須簡潔、清楚、易懂、全面，且無歧意。 11 檔案管理系統(tǒng) ? 檔案管理系統(tǒng)包含 文件管理 文書檔案管理 科技檔案管理 會計檔案管理 聲像檔案管理 系統(tǒng)配置模塊 檔案制作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)等。 是否保密檔案，在定義制度時須規(guī)定清楚， 并加蓋保密章。 ? 企檔的形成是具體地，即在特定的企業(yè)活動范圍內(nèi)形成。 4 檔案管理工作原則 ? 檔案工作的管理原則一般有兩條： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。 檔案目錄要清楚，并進(jìn)行編碼、整理，并分類保管。文件夾一般不超過 4種；檔案標(biāo)識可以重要程度區(qū)分，用不同的顏色進(jìn)行標(biāo)示?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn) 1 ? 有人說，恒量一個企業(yè)的好壞，可以去該企業(yè)的檔案室看一下他的檔案管理即可。 ? 一個檔案就像一本書，要定位、編號，使其一目了然；檔案柜外要清晰的標(biāo)明其目錄。 檔案的保存期限必須明確。 分級管理。 ? 企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜地，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。 10 檔案管理現(xiàn)代化的總目標(biāo) ? 第一、是最大限度地延長檔案壽命 ? 第二、是充分發(fā)揮檔案的作用，迅速、準(zhǔn) 確地提供檔案信息，為企業(yè)地進(jìn)步 和發(fā)展服務(wù)。 電子系統(tǒng)能大大提高檔案管理的工作效率，加快檔案檢索速度，提高 檔案的查找準(zhǔn)確率，可使企事業(yè)單位的公文運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案管理一規(guī)范 化、現(xiàn)代化，真正實現(xiàn)檔案的一體化管理。 細(xì)節(jié)方面的要求也應(yīng)規(guī)定。 文件材料的規(guī)格與字跡要求 歸檔聲像材料的要求。 會計檔案歸檔時間：隔年向檔案室移交。 ? 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸規(guī)格采用 300mm 220mm或 280mm 210mm（長寬） ? 封底尺寸同封面尺寸 封底三邊（上、下、翻口處）要另有 70mm寬的折疊紙舌。 ? 頁邊與文字區(qū)尺寸 卷內(nèi)目錄用紙，上白邊（天頭）寬 20177。 裝訂注意事項： 裝訂時文件格式須一致（如打孔時會把字打掉）。 卷內(nèi)文件目錄須含以下項：順序號、文件號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。 分類的一般方法有： 21 編制檔案檢索工具的基本要求 ? 全，指信息存貯豐富，資料齊全 ? 準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確，無歧意或重復(fù) ? 快，指迅速，快捷找到所需資料 ? 便，指檢索要方便，不繁瑣 22 文書文件歸檔的整理方法與步驟 ? 文件材料的分類 采用復(fù)式分類法，主要形式為： 年度 — 問題（機(jī)構(gòu)） 保管期限（ =要求的保存期限 +1年） 年度 — 保管期限 ? 歸檔文件保管期限的界定 歸檔文件的保管期限分為：永久、長期、短期。 ? 排列： 分年度、分保管期限、分類別。（文件夾均需編號，然后在文件柜的檢索表上只體現(xiàn)文件夾的編號即可） 檔案盒封面填寫。 文書文件歸檔的整理方法與步驟 24 部分名詞釋意和說明： 全宗名稱：即立檔單位名稱，全稱或簡稱。 檔號：機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。 裝訂用財務(wù)的裝訂方式，不能用鐵釘式地，防止腐蝕。 25 檔案保管的基本要求 ? 以防為主，防治結(jié)合 ? 加強(qiáng)重點，照顧一般 ? 自力更生，勤儉節(jié)約 ? 立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前 26 溫濕度控制 ? 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在 1424℃ ，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過177。（超過此范圍，會自然氧化，褪色掉了） ? 各庫房及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備除濕機(jī)；專門庫房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗。 ? 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路，庫內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品?？蓪⑵鋻呙琛⒋蛴?、保存。如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進(jìn)行過濾。 29 檔案保管狀況檢查 ? 對庫藏檔案應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取措施予以處理。 案卷的規(guī)范化整理與編目 調(diào)整 定卷 卷內(nèi) 文件 排列 擬寫 案卷 題名 卷內(nèi) 文件 編號 填寫 文件 目錄 填卷 內(nèi)備 考表 填寫 案卷 封面 裝訂 案卷 編制 案卷 目錄 存檔 30 科技文件歸檔整理 ? 科技文件以卷為整理單位 科研文件按課題組卷 基建文件按項目組卷 設(shè)備文件按型號組卷 案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，編號 GB/T1189222023。 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。 ? 會計檔案 按會計核算材料分類，以冊、本為整理單位，分年度，編號排列。 35 電子檔案管理 主要內(nèi)容 ?概述 ?文件 ?文件目錄 ?文件的組織與數(shù)據(jù)存儲 ?文件系統(tǒng)的其他功能 36 概述 ? 文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因 用戶直接操作和管理輔助性存儲器上的信息，繁瑣復(fù)雜，易于 出錯，可靠性差。 二、實現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點 將用戶從復(fù)雜的物理存儲地址管理中解放出來
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