xxxx年最新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)(已修改)
2025-01-22 11:05 本頁(yè)面
【正文】 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn) 1 ? 有人說(shuō)，恒量一個(gè)企業(yè)的好壞，可以去該企業(yè)的檔案室看一下他的檔案管理即可。此語(yǔ)可能不夠全面，但卻有一定的道理。 ? 正規(guī)的檔案管理，對(duì)文件夾、檔案標(biāo)識(shí)等都有要求。文件夾一般不超過(guò) 4種；檔案標(biāo)識(shí)可以重要程度區(qū)分，用不同的顏色進(jìn)行標(biāo)示。 ? 一個(gè)檔案就像一本書，要定位、編號(hào)，使其一目了然；檔案柜外要清晰的標(biāo)明其目錄。 2 什么是檔案管理 ?什么是檔案 收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。 收集：什么需要?dú)w檔，即歸檔范圍必須要清楚； 統(tǒng)計(jì)：有什么內(nèi)容，須統(tǒng)計(jì)清楚，實(shí)行電腦化管理。 檔案目錄要清楚，并進(jìn)行編碼、整理，并分類保管。 檔案的保存期限必須明確。 3 檔案管理的作用 ? 憑證作用 ? 參考作用 ? 檔案工作 是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，并為各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)的一項(xiàng)活動(dòng)。包括檔案的收集、整理、鑒定、編目和檢索、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等。 4 檔案管理工作原則 ? 檔案工作的管理原則一般有兩條： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。 分級(jí)管理。 為維護(hù)檔案的完整與安全，進(jìn)行檔案管理必須要有相應(yīng)的管理制度，并便于企業(yè)各單位的利用。 5 企業(yè)檔案概念的涵義 ? 企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄。 ? 企檔的形成是具體地，即在特定的企業(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)形成。 ? 企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜地，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。 ? 企檔是企業(yè)活動(dòng)的一種歷史記錄，說(shuō)明企業(yè)檔案所反映的事物或活動(dòng)已經(jīng)完成或告一段落。 6 職工檔案管理部門的職能 ? 保管職工檔案 ? 收集、鑒別和整理職工檔案材料 ? 辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù) ? 登記職工工作變動(dòng)情況 ? 為有關(guān)部門提供職工情況 ? 做好職工檔的安全、保密、保護(hù)工作 ? 定期向企業(yè)檔案室移交檔案 ? 辦理其它有關(guān)事項(xiàng) 7 企業(yè)檔案的一般分類 ? 管理類 — 所有制度類檔案 ? 業(yè)務(wù)類 — 含技術(shù)類、研發(fā)類、營(yíng)銷類等 ? 財(cái)務(wù)類 — 獨(dú)立管理 ? 人事類 — 所有人力資源類檔案 ? 其它類 — 不能歸入上述四類的檔案 8 檔安室的類型 ? 普通檔案、文書檔案 ? 技術(shù)檔案 ? 音像檔案 ? 人事檔案 ? 綜合檔案 ? 聯(lián)合檔案室，比如集團(tuán)公司，有些類似于服務(wù)中心、文件中心 9 企業(yè)檔案的工作性質(zhì) ? 管理性 — 對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理 ? 服務(wù)性 — 為各單位提供查閱和參考 ? 保密性 — 維護(hù)和保護(hù)企業(yè)資源，避免不必要的損失。 是否保密檔案，在定義制度時(shí)須規(guī)定清楚， 并加蓋保密章。 10 檔案管理現(xiàn)代化的總目標(biāo) ? 第一、是最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命 ? 第二、是充分發(fā)揮檔案的作用，迅速、準(zhǔn) 確地提供檔案信息，為企業(yè)地進(jìn)步 和發(fā)展服務(wù)。 ? 第三、是在電子文件不斷生成的情況下， 進(jìn)行及時(shí)有效地收集、整理，不斷 豐富檔案內(nèi)容和檔案信息。 備注：所有長(zhǎng)期保存的檔案，不宜用彩色或噴墨打印，宜用激光打??；傳真紙不能保存；所有的簽名、批示不能用鉛筆、圓珠筆，紅墨水等。 11 檔案管理系統(tǒng) ? 檔案管理系統(tǒng)包含 文件管理 文書檔案管理 科技檔案管理 會(huì)計(jì)檔案管理 聲像檔案管理 系統(tǒng)配置模塊 檔案制作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)等。 電子系統(tǒng)能大大提高檔案管理的工作效率，加快檔案檢索速度，提高 檔案的查找準(zhǔn)確率，可使企事業(yè)單位的公文運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案管理一規(guī)范 化、現(xiàn)代化，真正實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。 12 檔案管理制度建設(shè) ? 《檔案管理辦法》 ? 《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》 ? 《文書檔案保管期限表》 ? 《全宗檔案分類大綱》 ? 《檔案分類編號(hào)方案》 ? 《檔案人員崗位職責(zé)》 ? 《整理（立卷）制度》 ? 《檔案利用制度》 ? 《檔案保管制度》 ? 《檔案保密制度》 ? 《檔案銷毀制度》 13 檔案管理制度建設(shè) 編寫制度時(shí)，以下因素不能少：文件名稱、版次、編制時(shí)間、制作部門、頁(yè)碼 /頁(yè)次、文件歸檔的范圍、文件歸檔的時(shí)間、文件歸檔的份數(shù)、文件歸檔的要求與手續(xù)。 管理制度里面必須包含的內(nèi)容應(yīng)有：目的、適用范圍、術(shù)語(yǔ)或定義、相關(guān)文件、職責(zé)權(quán)限、操作流程、相關(guān)的記錄。 管理制度的書寫，其語(yǔ)言描述須簡(jiǎn)潔、清楚、易懂、全面，且無(wú)歧意。 細(xì)節(jié)方面的要求也應(yīng)規(guī)定。比如，紙張大小、格式、字體、編碼裝訂位置等。 14 企業(yè)檔案的收集渠道 ? 本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交的歸檔資料 ? 外單位轉(zhuǎn)讓或移交的資料 ? 企業(yè)人員非職務(wù)活動(dòng)中形成檔案的寄存、捐贈(zèng)或轉(zhuǎn)讓資料 ? 面向社會(huì)收集、征集的相關(guān)材料。 15 文件材料的形成與歸檔 ? 歸檔文件材料的范圍 上級(jí)來(lái)文 本單位制發(fā)的文件 下屬單位來(lái)文 ? 各類文件材料的歸檔要求 文件材料要齊全、完整、準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。 文件材料的規(guī)格與字跡要求 歸檔聲像材料的要求。 16 文件材料的形成與歸檔 ? 歸檔時(shí)間 科研檔案歸檔時(shí)間：成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)歸檔。 設(shè)備檔案歸檔時(shí)間：安裝調(diào)試完畢三個(gè)月內(nèi)歸檔。 基建檔案歸檔時(shí)間：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位移交歸檔。 會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間：隔年向檔案室移交。 業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間：由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。 其他檔案歸檔時(shí)間：活動(dòng)結(jié)束后歸檔。 17 文書檔案案卷格式 ? 案卷卷皮格式 兩種：硬卷皮、軟卷皮。 ? 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸規(guī)格采用 300mm 220mm或 280mm 210mm（長(zhǎng)寬） ? 封底尺寸同封面尺寸 封底三邊（上、下、
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