【正文】 科技檔案管理 會(huì)計(jì)檔案管理 聲像檔案管理 系統(tǒng)配置模塊 檔案制作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)等。 17 文書檔案案卷格式 ? 案卷卷皮格式 兩種：硬卷皮、軟卷皮。 C、內(nèi)容分類法： 技術(shù)分類法 文書分類法 媒體分類法 D、形式分類法： 按文件種類分類 按載體形態(tài)分類 按形狀規(guī)格分類。 歸檔號(hào)：文書處理部門編制的案卷順序號(hào)。 ? 空調(diào)、除濕或增濕設(shè)備應(yīng)定期檢修、保養(yǎng)。因?yàn)闄n案紙是氯氣漂白地，日曬后會(huì)變黃易碎。 ? 實(shí)物檔案 按材料分類，排列編號(hào)，登記編目。） ? Word文檔后面的 “ .doc ”不要?jiǎng)?，因?yàn)橛械碾娔X不認(rèn)這個(gè)擴(kuò)展名，如果去掉，文檔就變了。 樹形目錄結(jié)構(gòu)：二級(jí)目錄結(jié)構(gòu)推廣成多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)。 文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)涉及：塊（物理記錄）的劃分、記錄的排列、索引的 組織、信息的搜索。文件系統(tǒng)可分為基本文件系統(tǒng)和可裝卸的子文件系統(tǒng)兩部分。原載體同時(shí)保留時(shí) 間不少于 4年。 ? 應(yīng)將磁帶在干燥的環(huán)境中（相對(duì)濕度小于 40%）快封到塑料袋中或密封容器中，以防粘合劑、潤滑劑揮發(fā)。 ? 可使用軟磁物質(zhì)（軟鐵、鐵鎳合金等）構(gòu)成容器或箱柜，對(duì)磁場進(jìn)行屏蔽。 ? 工作間應(yīng)備有磁帶清洗機(jī)和檢驗(yàn)器，并用來清潔和卷繞磁帶。 ? 庫房中應(yīng)配備 CO2滅火器。 ? 對(duì)儲(chǔ)存柜架進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。 存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源、并與有害氣體隔離。 文件 目錄項(xiàng) 記錄 1 記錄 2 ……. …… 記錄 N 塊 塊 塊 地址 關(guān)健字或邏輯記錄號(hào) 48 文件系統(tǒng)的其他功能 文件卷的安裝和使用 文件卷，又稱文件子系統(tǒng)，存放文件和目錄信息，也存放文件屬性、空閑區(qū)域信息。 文件按邏輯結(jié)構(gòu)分為兩種形式 1）、流式文件：指文件內(nèi)的數(shù)據(jù)不再組成記錄，只是依次的一串信息集合。 ? 在文件目錄中，根據(jù)用戶給定的文件名，尋找到對(duì)應(yīng)該文件的文件控制塊（文件目錄項(xiàng)）。 ? 通配符，“？”和 “ *” 兩種。 32 項(xiàng)目文件歸檔 ? 項(xiàng)目文件的收集 ? 項(xiàng)目文件的形成和積累 ? 項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任 ? 項(xiàng)目竣工文件的編制 ? 項(xiàng)目文件的整理與歸檔 ? 項(xiàng)目檔的整理與移交 33 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 ? 建設(shè)工程項(xiàng)目 ? 立項(xiàng)文件 ? 建設(shè)用地、征地、拆遷文件 ? 勘查、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件 ? 招投標(biāo)文件 ? 開工審批文件 ? 監(jiān)理文件 ? 施工文件 ? 原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗(yàn)報(bào)告 ? 施工試驗(yàn)記錄 ? 竣工圖 ? 竣工驗(yàn)收文件 34 其他歸檔文件的整理 ? 業(yè)務(wù)檔案 按問題分類，以卷為整理單位，采用一事一卷的方法組卷。 28 照明管理 ? 檔案庫房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不要超過 100勒克斯。 ? 保存母片的膠片庫，溫度應(yīng)控制在 1315 ℃ ，相對(duì)濕度應(yīng)控制在 3545%。原稿文件不能丟，蓋作廢參考章保留。 裝訂時(shí)不要壓著字體，不然可能會(huì)有腐蝕損壞。 基建檔案歸檔時(shí)間：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位移交歸檔。 是否保密檔案，在定義制度時(shí)須規(guī)定清楚， 并加蓋保密章。文件夾一般不超過 4種；檔案標(biāo)識(shí)可以重要程度區(qū)分，用不同的顏色進(jìn)行標(biāo)示。 分級(jí)管理。 細(xì)節(jié)方面的要求也應(yīng)規(guī)定。 ? 頁邊與文字區(qū)尺寸 卷內(nèi)目錄用紙，上白邊（天頭）寬 20177。 ? 排列： 分年度、分保管期限、分類別。 裝訂用財(cái)務(wù)的裝訂方式，不能用鐵釘式地，防止腐蝕。 ? 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路，庫內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品。 案卷的規(guī)范化整理與編目 調(diào)整 定卷 卷內(nèi) 文件 排列 擬寫 案卷 題名 卷內(nèi) 文件 編號(hào) 填寫 文件 目錄 填卷 內(nèi)備 考表 填寫 案卷 封面 裝訂 案卷 編制 案卷 目錄 存檔 30 科技文件歸檔整理 ? 科技文件以卷為整理單位 科研文件按課題組卷 基建文件按項(xiàng)目組卷 設(shè)備文件按型號(hào)組卷 案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，編號(hào) GB/T1189222023。 二、實(shí)現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn) 將用戶從復(fù)雜的物理存儲(chǔ)地址管理中解放出來 可對(duì)文件提供各種安全、保密和保護(hù)措施 實(shí)現(xiàn)文件的共享（同名共享、異名共享） 三、邏輯文件和物理文件 大概來說，物理文件是實(shí)際存放數(shù)據(jù)的文件，就是在磁盤上具體對(duì)應(yīng)的文件，邏輯文件 LF是物理文件的一個(gè)視圖，按定義的 Key鍵值對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了排序。（實(shí)際系統(tǒng)中，大多采用多級(jí)索引，以加速記錄的查找過程。對(duì)于存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備可分 離的存儲(chǔ)器，物理卷和物理設(shè)備不總是一致。 連接文件： 使用連接字或指針來表示文件中各記錄之間的串聯(lián)關(guān)系，又稱串連文件。 2）、非連續(xù)分配：按塊（扇區(qū)）為單位非連續(xù)分配；按簇為單位的非連續(xù)分配。 ? 底片袋子應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。 ? 裝磁帶（軟磁盤）的裝具，應(yīng)潔凈無塵。 ? 檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離變壓房。 ? 工作間應(yīng)使用穩(wěn)壓、穩(wěn)頻電源。 ? 吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇旆客狻? ? 底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門的書架或文件架等。 二、虛擬文件系統(tǒng)： 目標(biāo)： 同時(shí)支持多種文件系統(tǒng) 系統(tǒng)中可安裝多個(gè)文件系統(tǒng) 為用戶提供一致的接口