xxxx年最新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓-全文預覽
【正文】 角度出發(fā)，在用戶概念中抽象信息的組織方式，以及用戶可見并可處理的數(shù)據(jù) 集合。 邏輯記錄：文件中按信息在邏輯上的獨立含義劃分的一種信息單位。 樹形目錄結構的優(yōu)點： 1）、較好地反映現(xiàn)實世界數(shù)據(jù)集合之前的層次關系 2）、不同文件可以重名，只要不在同一個目錄中 3）、容易以目錄為單位進行文件的保護、保密和共享 文件的全名，應該從根目錄開始，到該文件名為止，目錄路徑 +文件名。 缺點： 1）、重名問題（當多用戶共享一個目錄時） 2）、難以實現(xiàn)文件共享（異名共享問題） 二級目錄：為用戶的文件目錄，用于管理每個用戶下的文件。 43 文件目錄 如何實現(xiàn)按名存取 ? 當用戶要求存取某個文件時，系統(tǒng)查找目錄文件，獲得對應的目錄。 42 文件目錄 文件目錄 是文件系統(tǒng)建立和維護的關于系統(tǒng)的所有文件的清單，每個目錄項對應一個文件的信息描述，該目錄項又稱為文件控制塊（ FCB）?？煞譃椋汗潭ㄩL度記錄，可變長度記錄。（如果遇到文件變?yōu)閬y碼的情況，可把該文件的文件名改為數(shù)字或其它試一下，也許能恢復。前者表示文件內(nèi)容，后者表示文件特性。 如果還不好理解的話，那么用數(shù)據(jù)表來代表物理文件，邏輯文件就是視圖。 ? 文件系統(tǒng)是操作系統(tǒng)中負責存取和管理信息的模塊，它用統(tǒng)一的方式管理用戶和系統(tǒng)信息的存儲、檢索、更新、共享和保護，并為用戶提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。詳見《聲像檔案管理辦法》。 案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)若有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 組卷要求： 案卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，必須準確反映生產(chǎn)、科研、基建、設備及其管理活動的真實情況。 檔案管理是最基本地，須有有力的監(jiān)督機制和有效的監(jiān)督才行。 ? 檔案在任何情況下均應避免陽光直射。檔案室除塵最好使用吸塵器。 ? 定期防蟲，可每個季度放置一次衛(wèi)生球。（柜內(nèi)可根據(jù)需要放置一些袋裝石灰粉，用以防潮、消毒） ? 新建庫房竣工后，應經(jīng) 612個月干燥后，方可將檔案入庫。注意積累庫房溫濕度變化的資料，每年進行一次綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計劃。 5%。 購買時需注意，文件夾和文件柜要標準；檔案室的文件夾最好不要超過 5種；排排檔案之間應有 30公分的距離，以防潮。 裝訂前去掉金屬物，對存在問題的文件，做好補齊頁面、修復、折疊等工作。 案卷題名：即該檔案的主要內(nèi)容概括。備考表必須要有，檔案如有變更，須在備考表上作好記錄。 23 編制歸檔文件目錄，包括：件號、責任者、檔號、內(nèi)容概要、日期、頁數(shù)、備注等。 B、反映單位一般性工作活動，在較長時間內(nèi)具有查考利用價值地，列為 長期保管。 B、來源分類： 組織機構分類法 作者分類法 通訊者分類法。 不要用鐵制文件夾；重要文件不要訂，書釘會生銹。 卷內(nèi)目錄用紙，左白邊（訂口）寬 25177。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側裝訂處要各有 20mm寬的裝訂紙舌。 其他檔案歸檔時間：活動結束后歸檔。 設備檔案歸檔時間：安裝調(diào)試完畢三個月內(nèi)歸檔。 14 企業(yè)檔案的收集渠道 ? 本企業(yè)業(yè)務職能部門移交的歸檔資料 ? 外單位轉讓或移交的資料 ? 企業(yè)人員非職務活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉讓資料 ? 面向社會收集、征集的相關材料。 管理制度里面必須包含的內(nèi)容應有：目的、適用范圍、術語或定義、相關文件、職責權限、操作流程、相關的記錄。 備注：所有長期保存的檔案，不宜用彩色或噴墨打印，宜用激光打?。粋髡婕埐荒鼙４?；所有的簽名、批示不能用鉛筆、圓珠筆，紅墨水等。 6 職工檔案管理部門的職能 ? 保管職工檔案 ? 收集、鑒別和整理職工檔案材料 ? 辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù) ? 登記職工工作變動情況 ? 為有關部門提供職工情況 ? 做好職工檔的安全、保密、保護工作 ? 定期向企業(yè)檔案室移交檔案 ? 辦理其它有關事項 7 企業(yè)檔案的一般分類 ? 管理類 — 所有制度類檔案 ? 業(yè)務類 — 含技術類、研發(fā)類、營銷類等 ? 財務類 — 獨立管理 ? 人事類 — 所有人力資源類檔案 ? 其它類 — 不能歸入上述四類的檔案 8 檔安室的類型 ? 普通檔案、文書檔案 ? 技術檔案 ? 音像檔案 ? 人事檔案 ? 綜合檔案 ? 聯(lián)合檔案室，比如集團公司，有些類似于服務中心、文件中心 9 企業(yè)檔案的工作性質(zhì) ? 管理性 — 對企業(yè)檔案進行管理 ? 服務性 — 為各單位提供查閱和參考 ? 保密性 — 維護和保護企業(yè)資源，避免不必要的損失。 5 企業(yè)檔案概念的涵義 ? 企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動的歷史記錄。包括檔案的收集、整理、鑒定、編目和檢索、保管、統(tǒng)計、編研和提供利用等。 收集：什么需要歸檔，即歸檔范圍必須要清楚； 統(tǒng)計：有什么內(nèi)容，須統(tǒng)計清楚，實行電腦化管理。 ? 正規(guī)的檔案管理，對文件夾、檔案標識等都有要求。此語可能不夠全面，但卻有一定的道理。 2 什么是檔案管理 ?什么是檔案 收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。 3 檔案管理的作用 ? 憑證作用 ? 參考作用 ? 檔案工作 是用科學的原則和方法管理檔案，并為各項工作進行服務的一項活動。 為維護檔案的完整與安全，進行檔案管理必須要有相應的管理制度，并便于企業(yè)各單位的利用。 ? 企檔是企業(yè)活動的一種歷史記錄，說明企業(yè)檔案所反映的事物或活動已經(jīng)完成或告一段落。 ? 第三、是在電子文件不斷生成的情況下， 進行及時有效地收集、整理，不斷 豐富檔案內(nèi)容和檔案信息。 12 檔案管理制度建設 ? 《檔案管理辦法》 ? 《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》 ? 《文書檔案保管期限表》 ? 《全宗檔案分類大綱》 ? 《檔案分類編號方案》
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