民營(yíng)企業(yè)檔案管理教材-wenkub
2023-02-04 07:49:27 本頁(yè)面
【正文】 填好的檔案背脊事例 75 打印目錄 ?按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式二份。 ?日期： 填寫歸檔的年、月、日。 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 67 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023] 號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 備注： 用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)檔號(hào)。 62 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 責(zé)任者： 制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責(zé)任者。 59 文件著錄 把歸檔文件的有關(guān)項(xiàng)目錄入檔案管理系統(tǒng)。 54 機(jī)構(gòu) ：填寫文件形成或承辦部門的簡(jiǎn)稱或代號(hào)（不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空）。 47 ?統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、非訴訟性案件材料、來(lái)文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時(shí)間先后排列。 42 ?裝訂： 采用左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊方式 對(duì)，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。（見(jiàn)保管期限表） 38 文件裝訂 ?修裱破損或頁(yè)幅過(guò)小的文件 ?復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對(duì)以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺(tái)油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進(jìn)行復(fù)制。 ?多年的總結(jié)、報(bào)告，放在文件針對(duì)的最后一年。 33 區(qū)分年度 根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開(kāi)。 ?對(duì)日后沒(méi)有查考價(jià)值的文件不是檔案 。 25 文件材料的歸檔時(shí)間 ? 黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、工作形成的文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的 第二年上半年歸檔 ； ? 產(chǎn)品生產(chǎn)文件材料一般應(yīng)在產(chǎn)品研制成功， 通過(guò)鑒定后歸檔 ； ? 基建檔案應(yīng)在 工程竣工驗(yàn)收后歸檔 ； ? 科研文件材料在 科研成果評(píng)審、鑒定后歸檔； 26 ? 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門整理立卷， 保管一年后向企業(yè)檔案室移交歸檔； ? 職工個(gè)人的材料，由形成職工材料的部門，在 形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi) ， 按要求把應(yīng)歸檔的材料移交職工檔案管理部門歸檔。 21 7 設(shè)備儀器管理類 ?歸檔類目： 設(shè)備儀器全套隨機(jī)文件、資料、開(kāi)箱記錄；安裝調(diào)試、檢查維修記錄及改裝、報(bào)廢的文件材料、工藝工裝圖紙、使用說(shuō)明書(shū)及檢查維修記錄及設(shè)備臺(tái)帳的文件材料。 16 2 經(jīng)營(yíng)管理類 ? 歸檔類目： 指企業(yè)董事會(huì)（或辦公會(huì)議）對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要決策、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃（計(jì)劃）、企業(yè)改革改制、企業(yè)綜合統(tǒng)計(jì)分析，產(chǎn)品銷售、招商引資、物資供應(yīng)和管理、財(cái)務(wù)管理、考核獎(jiǎng)懲、合同管理、房地產(chǎn)及設(shè)備租賃、市場(chǎng)信息和預(yù)測(cè)，企業(yè)商標(biāo)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、廣告及用戶反映等方面的文件材料。 ? “為一件”是指文件實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。1 民營(yíng)企業(yè)檔案管理 石河子市檔案局 彭新華 2 主講內(nèi)容 ?企業(yè)管理檔案 ?經(jīng)濟(jì)合同管理檔案 3 企業(yè)管理檔案 4 ?企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。 歸檔文件整理原則 ? ： 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 17 3 生產(chǎn)技術(shù)管理類 ? 歸檔類目： 生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作、能源管理，科技管理，生產(chǎn)安全，消防工作，環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制，計(jì)量工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作等 18 4 產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)類 ? 歸檔類目： 產(chǎn)品設(shè)計(jì)協(xié)議書(shū)、任務(wù)書(shū)、合同、設(shè)計(jì)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品鑒定書(shū)、產(chǎn)品照片、說(shuō)明書(shū)和全套底圖、藍(lán)圖等；產(chǎn)品制造工藝，各種配方、技術(shù)訣竅、工藝流程、工裝、操作規(guī)程、工時(shí)和材料定額等；產(chǎn)品檢測(cè)和管理等方面形成的文件材料，名、優(yōu)、特產(chǎn)品及獲獎(jiǎng)產(chǎn)品的有關(guān)文件和資料。 22 8 會(huì)計(jì)工作類 ?歸檔類目： 會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。 27 ?歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，要能夠完整、準(zhǔn)確反映本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的歷史面貌。 30 三、歸檔的主要步驟和要求 文件材料歸檔可分為 11個(gè)步驟： 1 收集文件 7 文件編號(hào) 2 歸檔與否 8 文件著錄 3 區(qū)分年度 9 填備考表 4 劃分期限 10 文件裝盒 5 文件裝訂 11 打印目錄 6 文件排列 12 入庫(kù)裝箱柜 31 收集文件 ?把反映本單位主要活動(dòng)的，應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全、完整。 34 ?一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 36 ?跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。 39 ?超大紙張折疊 對(duì)報(bào)表、圖樣等紙張幅面大于 A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。 43 不銹鋼釘 44 三點(diǎn)一線裝訂 45 文件排列 ?由單位檔案室集中歸檔的單位 :先將歸檔的文件材料按三個(gè)保管期限分開(kāi)，同一保管期限的文件材料按照“機(jī)構(gòu)－時(shí)間”或時(shí)間先后排列。 48 ?同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。 全宗號(hào) 2023 15 機(jī)構(gòu) 永久 55 件號(hào) ： 以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)，由各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)流水號(hào)。 ?著錄項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、詳細(xì)，以提高利用文件的查準(zhǔn)率、查全率。 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 63 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市人民政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通
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