【正文】 023/2/9 2023年電子政府完備程度指數(shù) （ eGovernment Readiness Index） 全球 50強(qiáng)（ 197個(gè)國(guó)家和地區(qū)） 中國(guó)： 第 65位 () 2023/2/9 2023年 : ? 58%美國(guó)人曾與政府有接觸； ? 40%美國(guó)人寧愿從網(wǎng)上得到政府文件， 31%則希望通過(guò)電子郵件， 19%寧愿從政府機(jī)構(gòu)； ? 70%美國(guó)人希望政府網(wǎng)站更有用； ? 56%美國(guó)人樂(lè)意收到政治宣傳廣告； ? 78%因特網(wǎng)用戶訪問(wèn)過(guò)政府網(wǎng)站； ? 9700萬(wàn)美國(guó)人使用電子政府服務(wù)； 2023/2/9 上海市的“電子政府” 上海的“電子政府” 已具雛形，可針對(duì)市民、企業(yè)投資者和旅游者等提供更加多樣化、個(gè)性化的網(wǎng)上辦事和網(wǎng)上服務(wù)。 2023/2/9 電子政府正在全球范圍內(nèi)興起 到 2023年，美國(guó)和英國(guó)已有近 60%的政府行政工作，是通過(guò)因特網(wǎng)和和其他電子通訊方式實(shí)現(xiàn)的；法國(guó)、德國(guó)、日本等國(guó)家約為 40%。 因此可以說(shuō)當(dāng)時(shí)已經(jīng)相當(dāng)大膽的預(yù)測(cè)比科學(xué)技術(shù)發(fā)展的力量還是相差至少 100萬(wàn)倍 。 紙張文件時(shí)代逐步結(jié)束； 2023年 ， PC機(jī)的計(jì)算能力大致與人腦相仿 。因此“不要讓我們的希望固定在即將和必將被替代的理論模式上”。 電子檔案與企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化 中國(guó)電力投資集團(tuán) 2023年 5月 17日 2023/2/9 主 要 內(nèi) 容 一、信息技術(shù)對(duì)檔案形成保存影響 二、信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化 三、電子檔案管理系統(tǒng)建立的要求 四、有關(guān)電子檔案管理問(wèn)題的討論 2023/2/9 一、信息技術(shù)對(duì)檔案形成保存的影響 信息技術(shù)對(duì)檔案形成與傳遞影響 信息技術(shù)對(duì)檔案載體及保存影響 電子文件 、 電子檔案的管理現(xiàn)狀 2023/2/9 信息技術(shù)對(duì)檔案形成及傳遞的影響 加拿大檔案工作者特里 2023/2/9 信息技術(shù)的發(fā)展 1） 計(jì)算機(jī) —— 從 ENIAC到奔騰 50年； —— 從 100M到 2023M用了 6年； 2023/2/9 1999年英國(guó) 《 衛(wèi)報(bào) 》 ：計(jì)算機(jī)逢 9變臉 1949年 ， 世界第一臺(tái)存儲(chǔ)程序的計(jì)算機(jī) ， 大小如同一間普通的起居室 。 用紙張作書(shū)本和文件已很少使用； 2029年 ， PC機(jī)相當(dāng)于 1000個(gè)人腦的計(jì)算功能 。 2023/2/9 網(wǎng)絡(luò) — — 人類文明進(jìn)程的重要標(biāo)志 水網(wǎng)：使農(nóng)業(yè)從游牧變?yōu)榧腋?、 從散居過(guò)渡到城市； 公路網(wǎng) 、 鐵路網(wǎng) 、 電網(wǎng) 、 電話網(wǎng)：是工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的標(biāo)志； 高速 、 互動(dòng) 、 共享的互聯(lián)網(wǎng)：是知識(shí)經(jīng)濟(jì) 、 信息時(shí)代的標(biāo)志 。電子政府能實(shí)現(xiàn)的服務(wù)內(nèi)容也越來(lái)越廣泛。工商、稅務(wù)、公安和民政等部門正在開(kāi)展在線互動(dòng)服務(wù)，“網(wǎng)上坐堂”，有問(wèn)必答。 2023/2/9 數(shù)字圖書(shū)館已經(jīng)成為 —— “ 信息高速路上的綠洲”。 企業(yè)信息化就是要實(shí)現(xiàn)企業(yè) 生產(chǎn)過(guò)程的自動(dòng)化 、 管理方式的網(wǎng)絡(luò)化 、 決策支持的智能化和商務(wù)運(yùn)營(yíng)的電子化 。而且信息化所帶來(lái)的不僅是技術(shù)上的變革，而且是企業(yè)管理思想、模式、手段、理念全方位的變革。 2023/2/9 信息技術(shù)對(duì)檔案載體及保存的影響 文件、檔案信息主要載體的發(fā)展與更替 社會(huì) 、 經(jīng)濟(jì) 、 技術(shù)的進(jìn)步不以個(gè)人的意志為轉(zhuǎn)移 ： 300年 1600年 ？ 甲骨 簡(jiǎn)牘 紙張 磁 、 光介 金石 、 紙草 、 縑帛 、 羊皮 膠片 、 音像 …………… 公元 …………………………… 21世紀(jì) 2023/2/9 電子文件、檔案存儲(chǔ)載體 ? 磁帶 、 磁盤(pán) 、 硬盤(pán) 、 光盤(pán) 、 磁光盤(pán) 、 閃存 、 移動(dòng)硬盤(pán) 。 2023/2/9 光盤(pán)耐久性試驗(yàn) ? 柯達(dá)公司曾對(duì) CDR光盤(pán)做過(guò)老化試驗(yàn)。 ? 美國(guó)已制出保存千年的“羅塞達(dá)碟”，研究人員將照片和圣經(jīng)刻入盤(pán)中，用 300度高溫烘烤再用海水浸泡的老化試驗(yàn)。 該碟利用藍(lán)色激光光束來(lái)刻錄數(shù)據(jù) 。如果 650M的盤(pán)可存 4000張 A1的圖紙 ， 那么 44G的光盤(pán)就可存 27萬(wàn)張 A1圖紙；而假設(shè)如果每本書(shū)平均 20萬(wàn)字 、 40萬(wàn)字節(jié) ， 100萬(wàn)冊(cè)書(shū)的圖書(shū)館總館藏就是 4000億字節(jié) ， 只需要10張 44G的光盤(pán) 。 他們將新節(jié)目以及數(shù)十年的音像轉(zhuǎn)化為數(shù)字媒體 。 2023年美國(guó) NAB廣播展上 ， 就提出要在十五年內(nèi)消滅膠片 。 2023/2/9 面對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展， 檔案的形成、載體和保存正經(jīng)歷著： ? 記錄由手工向科學(xué)技術(shù)； ? 外觀由可視向不可視； ? 介質(zhì)由有機(jī)向無(wú)機(jī)； ? 信息由固定向遷徙； ? 保存由體力向智力； ? 體積由龐大向精巧的發(fā)展 。 ? 最重要的是 ， 現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展 ， 如光介媒體的海量存儲(chǔ) 、 數(shù)字簽名及加密技術(shù)軟件的開(kāi)發(fā)研制成功 ， 已經(jīng)為電子檔案長(zhǎng)久 、 真實(shí)保存和可作為法律憑證提供了基礎(chǔ) 。 人們查找和利用檔案就像在互聯(lián)網(wǎng)上查找信息一樣 ， 不必知道 、 也不可能準(zhǔn)確知道信息在全球的那一個(gè)服務(wù)器中儲(chǔ)存 。在美國(guó)，電子郵件已經(jīng)走上證人席。在 DNA檢驗(yàn)中，留在犯罪現(xiàn)場(chǎng)的一根頭發(fā)就能使案情翻轉(zhuǎn)，電子郵件就是公司的 DNA證據(jù)。 2023/2/9 關(guān)于原件的觀念在電子環(huán)境下也要改變：一方面很多電子文件經(jīng)過(guò)能夠辨別真?zhèn)蔚臄?shù)字簽名，可以作為原件；這時(shí)打印出來(lái)的紙質(zhì)文件倒是副件。 數(shù)據(jù)庫(kù)檔案化與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)化 2023/2/9 在某一階段有效的管理慣例，也許會(huì)導(dǎo)致下階段危機(jī)的出現(xiàn)。 伴隨著紙質(zhì)文件減少 ， 電子文件增加 ， 紙質(zhì)檔案與電子檔案將進(jìn)入共軛生存狀態(tài) 。 2023/2/9 實(shí)施 ERP與數(shù)據(jù)保存 ? 哈佛大學(xué)商學(xué)院的 Mark Cotteleer認(rèn)為， 實(shí)施 ERP特別要重視保護(hù)數(shù)據(jù)，管理人員尤其要設(shè)法保證數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化及完整性。在實(shí)施過(guò)程中，有時(shí)麻煩就出在數(shù)據(jù)上。例如，照片及電影圖書(shū)庫(kù)將匯集所有指向系統(tǒng)中每一個(gè)圖片和數(shù)字錄像的鏈接。” 2023/2/9 電子文件特性與電子檔案管理原則 ? 電子文件特性： ? 第一 、 電子文件以數(shù)字編碼形式存在 。 ? 第五 、 電子文件信息與載體的相分離性 。 2023/2/9 前端控制原則 ? 檔案從形成到永久保存或銷毀的過(guò)程中，形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。與企業(yè)及單位信息系統(tǒng)的連接。 文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，這種文件稱為“多媒體文件”。 2023/2/9 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 當(dāng)前各行業(yè)信息化建設(shè)都在向前發(fā)展。如果不能緊跟信息化，檔案管理有可能被邊緣化，其信息管理功能將被各種信息管理系統(tǒng)替代。 因此，當(dāng)文件、圖紙及眾多信息、數(shù)據(jù)、記錄在 OA、CAD、 ERP、 PDM、 CRM系統(tǒng)中獲得新生命，當(dāng)傳統(tǒng)方法已經(jīng)無(wú)法記錄三維、動(dòng)態(tài)與多媒體信息數(shù)據(jù)，無(wú)法跨地域傳遞的海量信息，我們沒(méi)有理由也無(wú)法拒絕建立、發(fā)展和完善電子檔案管理。（需要保障電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性） 2023/2/9 ? 雖統(tǒng)稱現(xiàn)代化，但是 ? 前者是以實(shí)體管理為中心，后者是以信息管理為中心； ? 前者對(duì)應(yīng)的是工業(yè)化社會(huì)，后者應(yīng)該對(duì)應(yīng)信息化社會(huì)； ? 前者以工作自動(dòng)化為特征；后者以全文信息化為特征。信息化是新形勢(shì)下現(xiàn)代化的核心和代表，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，必須認(rèn)識(shí)并重視信息術(shù)對(duì)檔案及檔案工作的深刻影響。 2023/2/9 三、 電子檔案管理系統(tǒng)建立的要求 認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì) （ 美國(guó)國(guó)家電子檔案檔案館介紹 ） 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的外部要求 電子文件與檔案管理系統(tǒng)的建立 2023/2/9 認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì) 第一、伴隨著電子檔案逐漸增多，紙質(zhì)檔案將逐漸減少； 第二、光介數(shù)字媒體將成為電子檔案長(zhǎng)期保存最佳介質(zhì)； 第三、電子檔案的安全與長(zhǎng)久保存最終將得到解決； 第四、檔案信息化管理將成為檔案管理的新型模式。 2023/2/9 ? 1998年， NARA投入啟動(dòng)資金參與政府及私人研究伙伴，以確定保存電子檔案是否可行。ERA將使美國(guó)國(guó)家檔案館在未來(lái)能夠履行接收、保存和利用政府機(jī)關(guān)、國(guó)會(huì)、法院形成的各種形式、格式電子檔案的使命。 重要的是要認(rèn)識(shí)到：完備的 ERA并非僅是通常意義上的一個(gè)系統(tǒng)，它是一個(gè)綜合的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的手段和方法集成體，能夠跨越時(shí)間持續(xù)提供真實(shí)的電子檔案利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的功能?？傊瑧?yīng)對(duì)挑戰(zhàn)要利用信息技術(shù)的改進(jìn)同時(shí)也要解決過(guò)去的問(wèn)題，期待將來(lái)未來(lái)的利用者會(huì)滿足于我們現(xiàn)代應(yīng)用的技術(shù)是不現(xiàn)實(shí)的。第一，確保所保存的檔案的持久 。 2023/2/9 ★ 館藏電子檔案的多樣性研究 美國(guó) 國(guó)家檔案館和一些合作方提供了一些多樣歷史檔案資料 ,供 ERA項(xiàng)目使用，如 : 國(guó)防部戰(zhàn)區(qū)傷亡檔案的越戰(zhàn)部分及海灣戰(zhàn)爭(zhēng)的網(wǎng)站 。 人口調(diào)查局 TIGER/Line案卷； 國(guó)家地質(zhì)調(diào)查局的數(shù)字化 Line Graph數(shù)據(jù)； 前任布什總統(tǒng)白宮 PC機(jī)中的內(nèi)容； 羅斯?？偨y(tǒng)圖書(shū)館網(wǎng)站內(nèi)容； 加利福尼亞數(shù)字圖書(shū)館所藏美術(shù)館數(shù)字圖像。美國(guó)的 《 總統(tǒng)檔案法 》 （ PRA）授予國(guó)家檔案館保管總統(tǒng)檔案，并要求在總統(tǒng)任期滿五年后能滿足專門利用需求。 馬丁、以及白宮 IT人員的緊密合作并很平穩(wěn)、方便地移交程序?？偨y(tǒng)檔案將依據(jù) 《 總統(tǒng)檔案法 》 在期滿五年后，按照 《 信息自由法 》 的要求開(kāi)放。 2023/2/9 ★ ERA研究建設(shè)中的一些結(jié)論 ? ★ NARA在保存電子檔案研究上的長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)使其認(rèn)為電子檔案的媒介是可以管理的。因而，那種認(rèn)為僅靠建立一個(gè)系統(tǒng)就能滿足保存電子檔案挑戰(zhàn)的觀點(diǎn)是短視的。想一下現(xiàn)代的利用者如果利用檔案時(shí)還用讓他用打孔卡、 FORTRAN 語(yǔ)言 or COBOL通用商業(yè) (程序 )語(yǔ)言，他會(huì)滿意嗎？基本的預(yù)測(cè)未來(lái)還是要持續(xù)改進(jìn)。基礎(chǔ)設(shè)施獨(dú)立可通過(guò)“可行技術(shù)”實(shí)現(xiàn)。檔案長(zhǎng)期保存格式：要從技術(shù)層面、法規(guī)層面、市場(chǎng)層面、安全層面考慮。 2023/2/9 ★ ERA給我們的啟示： ? —— 直面無(wú)法回避的挑戰(zhàn)； ? —— 主動(dòng)投入與戰(zhàn)略合作； ? —— 適應(yīng)時(shí)代和技術(shù)發(fā)展； ? —— 勇于承擔(dān)歷史的責(zé)任； ? 了解 ERA的目的，是讓我們意識(shí)到信息化將是一種無(wú)法回避的必然。 2023/2/9 觀念落后的代價(jià) 美國(guó)的柯達(dá)公司 1966年在世界 500強(qiáng)中名列34位， 1989年名列 18位， 2023年 411位， 2023年名列 483位， 2023年則出局世界 500強(qiáng)。這兩個(gè)事件促使美國(guó)國(guó)會(huì)就此通過(guò)了多項(xiàng)針對(duì)公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的強(qiáng)制性法規(guī)，歐洲許多國(guó)家也相繼出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)公司、企業(yè)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)定了嚴(yán)格的存儲(chǔ)保存期限。 ? 法案的主要目的是通過(guò)加強(qiáng)對(duì)公司的管理來(lái)恢復(fù)投資者的信心。 1519 （ 《 美國(guó)法典 》 第 18卷 《 犯罪與刑事程序 》 第 73章 第 1519款） “在聯(lián)邦調(diào)查及破產(chǎn)程序中銷毀、篡改及偽造檔案” 中規(guī)定： 故意篡改、銷毀、刪除、隱藏、掩蓋、偽造或造假檔案、文件或有形物體，有目的的拖延、阻礙或影響調(diào)查或政府機(jī)構(gòu)的正當(dāng)行政，將被處以 20年監(jiān)禁。任何人有意或明知故犯破壞這些條款或規(guī)定，將被處以 10年以下監(jiān)禁。 2023/2/9 企業(yè)： 你遵守了嗎？ 是否有一個(gè)合適的記錄保留方法？該方法適用于所有的記錄類型和表現(xiàn)形式嗎？包括 Email，財(cái)政記錄、聲音、影像、其他你在工作中要用到的技術(shù)、結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)。如管理來(lái)自 ERP、 CRM、 SCM的內(nèi)容。 學(xué)費(fèi)是成長(zhǎng)的營(yíng)養(yǎng)和代價(jià)（ IT正在成長(zhǎng)，難道新生兒要穿一件成人衣服？不應(yīng)指望）。在這一進(jìn)程中需要注意處理好一些問(wèn)題。 還有的是需要認(rèn)真對(duì)待 、 處理和創(chuàng)新的 ， 如紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系 、 電子檔案長(zhǎng)久保存的格式 、 以及信息技術(shù)條件下檔案管理模式等 。 2023/2/9