【正文】 023/2/9 2023年電子政府完備程度指數 （ eGovernment Readiness Index） 全球 50強（ 197個國家和地區(qū)） 中國： 第 65位 () 2023/2/9 2023年 : ? 58%美國人曾與政府有接觸； ? 40%美國人寧愿從網上得到政府文件， 31%則希望通過電子郵件， 19%寧愿從政府機構； ? 70%美國人希望政府網站更有用； ? 56%美國人樂意收到政治宣傳廣告； ? 78%因特網用戶訪問過政府網站； ? 9700萬美國人使用電子政府服務； 2023/2/9 上海市的“電子政府” 上海的“電子政府” 已具雛形，可針對市民、企業(yè)投資者和旅游者等提供更加多樣化、個性化的網上辦事和網上服務。 2023/2/9 電子政府正在全球范圍內興起 到 2023年，美國和英國已有近 60%的政府行政工作，是通過因特網和和其他電子通訊方式實現(xiàn)的；法國、德國、日本等國家約為 40%。 因此可以說當時已經相當大膽的預測比科學技術發(fā)展的力量還是相差至少 100萬倍 。 紙張文件時代逐步結束； 2023年 ， PC機的計算能力大致與人腦相仿 。因此“不要讓我們的希望固定在即將和必將被替代的理論模式上”。 電子檔案與企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化 中國電力投資集團 2023年 5月 17日 2023/2/9 主 要 內 容 一、信息技術對檔案形成保存影響 二、信息化建設與檔案管理現(xiàn)代化 三、電子檔案管理系統(tǒng)建立的要求 四、有關電子檔案管理問題的討論 2023/2/9 一、信息技術對檔案形成保存的影響 信息技術對檔案形成與傳遞影響 信息技術對檔案載體及保存影響 電子文件 、 電子檔案的管理現(xiàn)狀 2023/2/9 信息技術對檔案形成及傳遞的影響 加拿大檔案工作者特里 2023/2/9 信息技術的發(fā)展 1） 計算機 —— 從 ENIAC到奔騰 50年； —— 從 100M到 2023M用了 6年； 2023/2/9 1999年英國 《 衛(wèi)報 》 ：計算機逢 9變臉 1949年 ， 世界第一臺存儲程序的計算機 ， 大小如同一間普通的起居室 。 用紙張作書本和文件已很少使用； 2029年 ， PC機相當于 1000個人腦的計算功能 。 2023/2/9 網絡 — — 人類文明進程的重要標志 水網：使農業(yè)從游牧變?yōu)榧腋?、 從散居過渡到城市； 公路網 、 鐵路網 、 電網 、 電話網：是工業(yè)經濟時代的標志； 高速 、 互動 、 共享的互聯(lián)網：是知識經濟 、 信息時代的標志 。電子政府能實現(xiàn)的服務內容也越來越廣泛。工商、稅務、公安和民政等部門正在開展在線互動服務，“網上坐堂”，有問必答。 2023/2/9 數字圖書館已經成為 —— “ 信息高速路上的綠洲”。 企業(yè)信息化就是要實現(xiàn)企業(yè) 生產過程的自動化 、 管理方式的網絡化 、 決策支持的智能化和商務運營的電子化 。而且信息化所帶來的不僅是技術上的變革，而且是企業(yè)管理思想、模式、手段、理念全方位的變革。 2023/2/9 信息技術對檔案載體及保存的影響 文件、檔案信息主要載體的發(fā)展與更替 社會 、 經濟 、 技術的進步不以個人的意志為轉移 ： 300年 1600年 ？ 甲骨 簡牘 紙張 磁 、 光介 金石 、 紙草 、 縑帛 、 羊皮 膠片 、 音像 …………… 公元 …………………………… 21世紀 2023/2/9 電子文件、檔案存儲載體 ? 磁帶 、 磁盤 、 硬盤 、 光盤 、 磁光盤 、 閃存 、 移動硬盤 。 2023/2/9 光盤耐久性試驗 ? 柯達公司曾對 CDR光盤做過老化試驗。 ? 美國已制出保存千年的“羅塞達碟”，研究人員將照片和圣經刻入盤中，用 300度高溫烘烤再用海水浸泡的老化試驗。 該碟利用藍色激光光束來刻錄數據 。如果 650M的盤可存 4000張 A1的圖紙 ， 那么 44G的光盤就可存 27萬張 A1圖紙；而假設如果每本書平均 20萬字 、 40萬字節(jié) ， 100萬冊書的圖書館總館藏就是 4000億字節(jié) ， 只需要10張 44G的光盤 。 他們將新節(jié)目以及數十年的音像轉化為數字媒體 。 2023年美國 NAB廣播展上 ， 就提出要在十五年內消滅膠片 。 2023/2/9 面對信息技術的發(fā)展， 檔案的形成、載體和保存正經歷著： ? 記錄由手工向科學技術； ? 外觀由可視向不可視； ? 介質由有機向無機； ? 信息由固定向遷徙； ? 保存由體力向智力； ? 體積由龐大向精巧的發(fā)展 。 ? 最重要的是 ， 現(xiàn)代信息技術的發(fā)展 ， 如光介媒體的海量存儲 、 數字簽名及加密技術軟件的開發(fā)研制成功 ， 已經為電子檔案長久 、 真實保存和可作為法律憑證提供了基礎 。 人們查找和利用檔案就像在互聯(lián)網上查找信息一樣 ， 不必知道 、 也不可能準確知道信息在全球的那一個服務器中儲存 。在美國，電子郵件已經走上證人席。在 DNA檢驗中，留在犯罪現(xiàn)場的一根頭發(fā)就能使案情翻轉，電子郵件就是公司的 DNA證據。 2023/2/9 關于原件的觀念在電子環(huán)境下也要改變：一方面很多電子文件經過能夠辨別真?zhèn)蔚臄底趾灻?，可以作為原件；這時打印出來的紙質文件倒是副件。 數據庫檔案化與檔案數據庫化 2023/2/9 在某一階段有效的管理慣例，也許會導致下階段危機的出現(xiàn)。 伴隨著紙質文件減少 ， 電子文件增加 ， 紙質檔案與電子檔案將進入共軛生存狀態(tài) 。 2023/2/9 實施 ERP與數據保存 ? 哈佛大學商學院的 Mark Cotteleer認為， 實施 ERP特別要重視保護數據，管理人員尤其要設法保證數據的標準化及完整性。在實施過程中，有時麻煩就出在數據上。例如，照片及電影圖書庫將匯集所有指向系統(tǒng)中每一個圖片和數字錄像的鏈接。” 2023/2/9 電子文件特性與電子檔案管理原則 ? 電子文件特性： ? 第一 、 電子文件以數字編碼形式存在 。 ? 第五 、 電子文件信息與載體的相分離性 。 2023/2/9 前端控制原則 ? 檔案從形成到永久保存或銷毀的過程中，形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。與企業(yè)及單位信息系統(tǒng)的連接。 文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，這種文件稱為“多媒體文件”。 2023/2/9 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 當前各行業(yè)信息化建設都在向前發(fā)展。如果不能緊跟信息化，檔案管理有可能被邊緣化，其信息管理功能將被各種信息管理系統(tǒng)替代。 因此，當文件、圖紙及眾多信息、數據、記錄在 OA、CAD、 ERP、 PDM、 CRM系統(tǒng)中獲得新生命，當傳統(tǒng)方法已經無法記錄三維、動態(tài)與多媒體信息數據，無法跨地域傳遞的海量信息，我們沒有理由也無法拒絕建立、發(fā)展和完善電子檔案管理。（需要保障電子檔案與紙質檔案的一致性） 2023/2/9 ? 雖統(tǒng)稱現(xiàn)代化，但是 ? 前者是以實體管理為中心，后者是以信息管理為中心； ? 前者對應的是工業(yè)化社會，后者應該對應信息化社會； ? 前者以工作自動化為特征；后者以全文信息化為特征。信息化是新形勢下現(xiàn)代化的核心和代表，推進檔案管理現(xiàn)代化，必須認識并重視信息術對檔案及檔案工作的深刻影響。 2023/2/9 三、 電子檔案管理系統(tǒng)建立的要求 認清檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢 （ 美國國家電子檔案檔案館介紹 ） 推進檔案信息化建設的外部要求 電子文件與檔案管理系統(tǒng)的建立 2023/2/9 認清檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢 第一、伴隨著電子檔案逐漸增多，紙質檔案將逐漸減少； 第二、光介數字媒體將成為電子檔案長期保存最佳介質； 第三、電子檔案的安全與長久保存最終將得到解決； 第四、檔案信息化管理將成為檔案管理的新型模式。 2023/2/9 ? 1998年， NARA投入啟動資金參與政府及私人研究伙伴，以確定保存電子檔案是否可行。ERA將使美國國家檔案館在未來能夠履行接收、保存和利用政府機關、國會、法院形成的各種形式、格式電子檔案的使命。 重要的是要認識到：完備的 ERA并非僅是通常意義上的一個系統(tǒng)，它是一個綜合的、系統(tǒng)的、動態(tài)的手段和方法集成體，能夠跨越時間持續(xù)提供真實的電子檔案利用，從而實現(xiàn)檔案工作的功能?？傊瑧獙μ魬?zhàn)要利用信息技術的改進同時也要解決過去的問題，期待將來未來的利用者會滿足于我們現(xiàn)代應用的技術是不現(xiàn)實的。第一，確保所保存的檔案的持久 。 2023/2/9 ★ 館藏電子檔案的多樣性研究 美國 國家檔案館和一些合作方提供了一些多樣歷史檔案資料 ,供 ERA項目使用，如 : 國防部戰(zhàn)區(qū)傷亡檔案的越戰(zhàn)部分及海灣戰(zhàn)爭的網站 。 人口調查局 TIGER/Line案卷； 國家地質調查局的數字化 Line Graph數據； 前任布什總統(tǒng)白宮 PC機中的內容； 羅斯?？偨y(tǒng)圖書館網站內容； 加利福尼亞數字圖書館所藏美術館數字圖像。美國的 《 總統(tǒng)檔案法 》 （ PRA）授予國家檔案館保管總統(tǒng)檔案，并要求在總統(tǒng)任期滿五年后能滿足專門利用需求。 馬丁、以及白宮 IT人員的緊密合作并很平穩(wěn)、方便地移交程序。總統(tǒng)檔案將依據 《 總統(tǒng)檔案法 》 在期滿五年后，按照 《 信息自由法 》 的要求開放。 2023/2/9 ★ ERA研究建設中的一些結論 ? ★ NARA在保存電子檔案研究上的長期經驗使其認為電子檔案的媒介是可以管理的。因而，那種認為僅靠建立一個系統(tǒng)就能滿足保存電子檔案挑戰(zhàn)的觀點是短視的。想一下現(xiàn)代的利用者如果利用檔案時還用讓他用打孔卡、 FORTRAN 語言 or COBOL通用商業(yè) (程序 )語言，他會滿意嗎？基本的預測未來還是要持續(xù)改進?；A設施獨立可通過“可行技術”實現(xiàn)。檔案長期保存格式：要從技術層面、法規(guī)層面、市場層面、安全層面考慮。 2023/2/9 ★ ERA給我們的啟示： ? —— 直面無法回避的挑戰(zhàn)； ? —— 主動投入與戰(zhàn)略合作； ? —— 適應時代和技術發(fā)展； ? —— 勇于承擔歷史的責任； ? 了解 ERA的目的，是讓我們意識到信息化將是一種無法回避的必然。 2023/2/9 觀念落后的代價 美國的柯達公司 1966年在世界 500強中名列34位， 1989年名列 18位， 2023年 411位， 2023年名列 483位， 2023年則出局世界 500強。這兩個事件促使美國國會就此通過了多項針對公司業(yè)務、財務數據的強制性法規(guī)，歐洲許多國家也相繼出臺相關法律法規(guī)，對公司、企業(yè)的業(yè)務、財務數據設定了嚴格的存儲保存期限。 ? 法案的主要目的是通過加強對公司的管理來恢復投資者的信心。 1519 （ 《 美國法典 》 第 18卷 《 犯罪與刑事程序 》 第 73章 第 1519款） “在聯(lián)邦調查及破產程序中銷毀、篡改及偽造檔案” 中規(guī)定： 故意篡改、銷毀、刪除、隱藏、掩蓋、偽造或造假檔案、文件或有形物體，有目的的拖延、阻礙或影響調查或政府機構的正當行政，將被處以 20年監(jiān)禁。任何人有意或明知故犯破壞這些條款或規(guī)定，將被處以 10年以下監(jiān)禁。 2023/2/9 企業(yè)： 你遵守了嗎？ 是否有一個合適的記錄保留方法？該方法適用于所有的記錄類型和表現(xiàn)形式嗎？包括 Email，財政記錄、聲音、影像、其他你在工作中要用到的技術、結構型數據及非結構型數據。如管理來自 ERP、 CRM、 SCM的內容。 學費是成長的營養(yǎng)和代價（ IT正在成長，難道新生兒要穿一件成人衣服？不應指望）。在這一進程中需要注意處理好一些問題。 還有的是需要認真對待 、 處理和創(chuàng)新的 ， 如紙質檔案與電子檔案的關系 、 電子檔案長久保存的格式 、 以及信息技術條件下檔案管理模式等 。 2023/2/9