【正文】 軟件購(gòu)買、開(kāi)發(fā)還應(yīng)考慮 ? 一 、 與單位信息管理及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫銜接 ， 納入整個(gè)單位業(yè)務(wù)工作流程管理； ? 二 、 適應(yīng)本單位網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及終端規(guī)模 ， 可以管理圖檔為主的海量文件 、 有較高度安全可靠性； ? 三 、 支持 Inter /Intra檢索和實(shí)時(shí)瀏覽； ? 四 、 不同使用權(quán)限的劃分與設(shè)定； ? 五 、 對(duì)多種文件格式 、 版本 、 平臺(tái)的兼容； ? 六 、 具備分類 、 歸檔 、 組卷 、 統(tǒng)計(jì) 、 編輯 、 整理 、 檢索及光盤刻錄功能； ? 七 、 管理多重存儲(chǔ)的圖檔 ， 建立對(duì)應(yīng)體與替代關(guān)系 ， 支持光盤存儲(chǔ)； ? 八 、 管理 、 利用的統(tǒng)計(jì) （ 庫(kù)存 、 借閱 ） 要有自動(dòng)記錄功能 。 ? 二是完整性。確立信息傳遞者及其創(chuàng)建者的身份，使數(shù)據(jù)接收方能夠確認(rèn)數(shù)據(jù)的始發(fā)者。如依據(jù)檔案利用對(duì)象從不同角度可分為： ? —— 內(nèi)部與外部使用 (封閉與開(kāi)放系統(tǒng) ) ? —— 短期與永長(zhǎng)期 ? —— 重要與不重要 ? —— 憑證與非憑證 ? —— 保密與非保密 ? —— 遷徙與非遷徙 ? 在管理上，嚴(yán)格電子檔案刻入光盤的審查制度，完善電子檔案的安全制度，長(zhǎng)期保存的檔案只能使用一次刻入光盤。 ? 正確處理檔案信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。 ☆ 如何做好檔案網(wǎng)站、統(tǒng)一信息平臺(tái)等信息整合與共享工作？ ☆ 如何從各專業(yè)軟件系統(tǒng)中采集電子文件，豐富檔案室藏資源？ ☆ 如何做好重要檔案及聲像、電子、多媒體等特殊載體檔案的收集、長(zhǎng)期利用、保管、備份等工作？ ☆ 電子檔案管理中電子檔案的接收格式，原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題，電子檔案管理中的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)，長(zhǎng)期可讀性等問(wèn)題； —— EXCEL表格、 WORLD文件、掃描形成的 TIF文件等不同種類不同格式電子文件歸檔注意事項(xiàng)； —— 采用不同軟件、同一軟件不同版本的跨平臺(tái)閱讀和輸出問(wèn)題。 2023/2/9 四、有關(guān)電子檔案管理問(wèn)題的討論 ☆ 電子文件存貯問(wèn)題。 2023/2/9 結(jié) 論 ? 信息技術(shù)的發(fā)展使檔案工作受到前所未有的深刻影響，并將促進(jìn)其管理觀念、方式、方法的根本轉(zhuǎn)變。防止個(gè)人否認(rèn)先前已經(jīng)執(zhí)行的動(dòng)作，使數(shù)據(jù)接收方能夠確認(rèn)數(shù)據(jù)發(fā)送方的身份。系統(tǒng)必須能夠監(jiān)測(cè)出未經(jīng)授權(quán)點(diǎn)數(shù)據(jù)修改，并使接受方能夠證實(shí)數(shù)據(jù)沒(méi)有被改得過(guò)。 2023/2/9 五是關(guān)注電子文檔信息的安全與長(zhǎng)久保存 ? 研究計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全的專家在研究如何保證電子檔案的安全及可信性時(shí)，提出需要解決幾個(gè)問(wèn)題： ? 一是機(jī)密性。 2023/2/9 四是重視電子文檔管理軟件功能的研究 《 檔案管理軟件功能要求暫行定》 基本功能的要求：數(shù)據(jù)管理、 整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù) —— 數(shù)據(jù)管理功能主要包括：數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除等內(nèi)容。 2023/2/9 二是加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的關(guān)注和學(xué)習(xí) 對(duì)檔案信息化建設(shè)中概念及問(wèn)題：有些是要區(qū)分和明確的 ， 如文件與檔案 、 現(xiàn)代化與信息化 、 法律效力與法律憑證 。圖書、信息技術(shù)、信息資源、檔案界。 ECM還可依據(jù)企業(yè)管理規(guī)范以及所管理的內(nèi)容，自定義管理文件的評(píng)價(jià)、修正及批準(zhǔn)程序的內(nèi)容，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行流程及生命期管理。這些信息以多種數(shù)字形式存在于企業(yè)，包括：文本文件、工程圖紙、 XML文件、 照片圖像、聲像文件等，以及其他各種格式的文件。 2023/2/9 《 通過(guò)法規(guī)遵從和可靠的檔案管理改進(jìn)公司治理 》（白皮書） 在履行法規(guī)遵從中，企業(yè)檔案具有雙重功能： 一是提供證據(jù)：為企業(yè)行為、過(guò)程提供合法證據(jù)； 二是展示合法性：提供的檔案文件、數(shù)據(jù)能表明企業(yè)沒(méi)有任何違法行為發(fā)生。 1520 （ 《 美國(guó)法典 》 第 18卷 《 犯罪與刑事程序 》 第 73章第 1520款）“銷毀公司審計(jì)檔案”中規(guī)定： 所有審計(jì)文件必須保留 5年。顯然，要在全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)必須建立正確的信息技術(shù)基礎(chǔ)架構(gòu)，制定文檔數(shù)據(jù)保持和保護(hù)策略。 2023/2/9 ? “法規(guī)遵從”，就是要對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息的保存和管理加以法律約束，目的在于讓企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)的應(yīng)用、管理、存儲(chǔ)形成各種規(guī)范。 2023/2/9 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的外部要求 “法規(guī)遵從”理念與企業(yè)檔案信息管理 2023年美國(guó)的安然、安達(dá)信事件，以及 2023年的世界通信公司欺詐事件中，公司股東、許多中小投資人為此損失慘重?！? ? 但由于電子檔案管理的復(fù)雜性，不能期望一蹴而就。 長(zhǎng)久保存： PDF只是技術(shù)手段之一，國(guó)際上有很多專家在研究管理措施。 2023/2/9 電子檔案（光盤）耐久及信息壽命，長(zhǎng)久保存存儲(chǔ)格式問(wèn)題、電子簽名。 ? ★ 未來(lái)的 ERA 將需要獨(dú)立于所使用的技術(shù)。所以解決數(shù)字保存的挑戰(zhàn)必須結(jié)合適應(yīng)能力、考慮變化的技術(shù)和技術(shù)會(huì)有不可預(yù)測(cè)的結(jié)果。 NARA認(rèn)為從這一結(jié)論可導(dǎo)出如下認(rèn)識(shí)： ? 以保存可展現(xiàn)真實(shí)檔案樣子的方式克服技術(shù)的過(guò)時(shí)； ? 信息技術(shù)及其所產(chǎn)生的檔案將持續(xù)變化，應(yīng)基于這一預(yù)期來(lái)構(gòu)建動(dòng)態(tài)解決方案； ? 利用信息技術(shù)持續(xù)進(jìn)步，探索保持和改進(jìn)系統(tǒng)性能，客戶服務(wù)的恰當(dāng)方式。SDSC認(rèn)為，運(yùn)用可升級(jí)、擴(kuò)展的檔案存儲(chǔ)技術(shù)（ scalable archival storage technology）數(shù)字信息至少可保存 400年。 77T是克林頓政府的 35倍，而克林頓的則又是老不布什總統(tǒng)的很多倍。與以往不同的是，首次直接提交給 ERA系統(tǒng)的 SAN（ storage area work）設(shè)施。 托馬斯介紹，國(guó)家檔案館正在接收布什總統(tǒng)的電子檔案，載入 ERA系統(tǒng)。 眾議院 1997年民主黨選舉投票清點(diǎn)和參議院參議員立法活動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù) ?；A(chǔ)設(shè)施獨(dú)立可通過(guò)“可行技術(shù)”實(shí)現(xiàn)。也許對(duì)未來(lái)信息技術(shù)的唯一有效預(yù)測(cè)是：技術(shù)將持續(xù)改進(jìn)和變化。 2023/2/9 —— 任何系統(tǒng) ,即使現(xiàn)在自稱已解決了所有已知的技術(shù)過(guò)時(shí)和脆弱的保存媒體問(wèn)題 ,也免不了過(guò)時(shí)，因?yàn)榧夹g(shù)將持續(xù)發(fā)展變化。電子檔案的挑戰(zhàn)是機(jī)遇與問(wèn)題共存。 2023/2/9 ERA項(xiàng)目的建設(shè)和實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)工程 為確保技術(shù)上的領(lǐng)先和可靠，參與該項(xiàng)目的合作方包括眾多知名機(jī)構(gòu)：軍隊(duì)實(shí)驗(yàn)室、國(guó)防部、數(shù)字圖書館聯(lián)盟、聯(lián)邦地理數(shù)據(jù)委員會(huì)、環(huán)球網(wǎng)格論壇、電子電氣工程師協(xié)會(huì)、電子文件永久真實(shí)性保存研究組、麻省理工學(xué)院、國(guó)家宇航局、國(guó)家計(jì)算機(jī)科學(xué)聯(lián)合會(huì)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)研究所、國(guó)家核安全局、國(guó)家科學(xué)基金會(huì)、國(guó)家安全局、圣迭戈超級(jí)計(jì)算機(jī)中心、馬里蘭大學(xué)高級(jí)計(jì)算機(jī)研究所等單位。 2023/2/9 美國(guó)耗資三億美元的 國(guó)家電子檔案檔案館（ ERA）項(xiàng)目正式啟動(dòng) 2023年 9月 8日，美國(guó)國(guó)家檔案館與檔案管理局（ NARA）局長(zhǎng)艾倫 〃 韋恩斯坦 Allen Weinstein在新聞發(fā)布會(huì)上宣布，經(jīng)過(guò)世界級(jí)的信息技術(shù)承包商哈里斯公司與洛克希德 〃 馬丁公司一年設(shè)計(jì)競(jìng)爭(zhēng)，洛克希德 〃 馬丁公司最終獲得為 NARA建立電子檔案檔案館（ ERA）系統(tǒng)的 、為期六年的合同。 二、信息技術(shù)賦予檔案管理現(xiàn)代化以新的內(nèi)涵。即，適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求、基于檔案工作的基本原理，對(duì)信息系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔、存儲(chǔ)和管理，提供有效的全文檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的新型檔案管理模式。 2023/2/9 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 早期 —— 是以計(jì)算機(jī)檢索編目的檔案管理自動(dòng)化（ 94年的檔案學(xué)詞典沒(méi)有電子文件、電子檔案、信息化詞匯）過(guò)去所有開(kāi)發(fā)管理軟件都是針對(duì)檔案的目錄，并主要進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)； 現(xiàn)在 —— 則是以數(shù)字形式形成檔案、在磁光介載體上的保存、在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行的模式。 2023/2/9 檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新實(shí)踐 推進(jìn)信息化已成為事關(guān)現(xiàn)代化建設(shè)全局的關(guān)鍵，信息化建設(shè)已經(jīng)成為發(fā)展和管理創(chuàng)新的重要方面。從現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展的角度講，人類文明成果，社會(huì)都在共享。 2023/2/9 動(dòng)態(tài)管理原則 ? 電子檔案本身具有很多“動(dòng)態(tài)”因素：如電子檔案信息與載體分離 ；電子檔案載體性能的不穩(wěn)定性 ；新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)和替代；電子文件加密，保管鏈與時(shí)間戳的維護(hù)等，使電子檔案管理處于變化之中。電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、電子文件的捕獲、鑒定與歸檔、檢索與存儲(chǔ)、保管和利用。這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子檔案管理中更是至關(guān)重要。 2023/2/9 電子檔案管理原則 — 全程管理原則 — 前端控制原則 — 集成管理原則 — 動(dòng)態(tài)管理原則 2023/2/9 全程管理原則 ? 根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)電子檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。 ? 第三 、 電子文件的非直讀性 。 瓊斯說(shuō)：“我將不再關(guān)心我所存儲(chǔ)的文件的位置，為什么我不能靠點(diǎn)擊鼠標(biāo)來(lái)顯示我的文件呢？計(jì)算機(jī)應(yīng)該知道文件是什么、我所編輯和注釋過(guò)什么、我曾經(jīng)查找過(guò)什么、以及我曾在其他什么地方查找過(guò)文件。 2023/2/9 信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)及其影響： ? 觀念 ：修路（網(wǎng)絡(luò)） —— 跑車（數(shù)據(jù)）； ? 硬件 ：芯片速度 —— 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)； ? 網(wǎng)絡(luò) ： LAN（ 局域網(wǎng)）、 WAN （ 廣域網(wǎng)） —— SAN（ 存儲(chǔ)域網(wǎng)）、 NAS（ 網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)）； ? 軟件（操作系統(tǒng)） ： Dos、 Windows —— Longhorn； ? 管理：數(shù)據(jù) — 數(shù)據(jù)庫(kù) — 數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù) — 企業(yè)信息工廠 ? PDM — ERP — PLM — ILM 2023/2/9 ? “ 為什么我們能在數(shù)秒中在互聯(lián)網(wǎng)上找到任何我們所想要的東西，而卻需要花費(fèi)這樣長(zhǎng)的時(shí)間在自己的 PC機(jī)上找到我們自己的數(shù)據(jù)？” ? Longhorn將包括一個(gè)像數(shù)據(jù)庫(kù)一樣的存儲(chǔ)引擎，叫做視窗未來(lái)存儲(chǔ)（ WinFS），目前的 信息、聯(lián)系、 word文件，以及音樂(lè)文件都是完全分開(kāi)的狀況在 Longhorn平臺(tái)上將不復(fù)存在。由于數(shù)據(jù)是由服務(wù)于不同目的系統(tǒng)產(chǎn)生，如果缺少必要的約束，其信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)將成為一堆不完整的而且不能交互的技術(shù)孤島，進(jìn)而也不得不把從別處獲取的信息轉(zhuǎn)化成自己的格式，其結(jié)果是阻礙而不是支持公司商業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 2023/2/9 二、 信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化 信息技術(shù)的主要應(yīng)用與發(fā)展趨勢(shì) 電子文件特性與電子檔案管理原則 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 2023/2/9 信息技術(shù)的主要應(yīng)用與發(fā)展趨勢(shì) ? OA（ 辦公自動(dòng)化 ） Office Automation ? CAD（ 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì) ） ? CAM（ 計(jì)算機(jī)輔助制造 ） Computer Aided Manufacturing ? CAPP（ 計(jì)算機(jī)輔助工藝 ） Computer Aided Process Planning ? CIMS（ 計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng) ） Computer Integrated Manufacturing System ? IMS（ 智能制造系統(tǒng) ） Intelligent Manufacturing System ? CE（ 并行工程 ） Concurrent Engineering ? PDM（ 產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理 ） Product Data Management ? ERP（ 企業(yè)資源計(jì)劃 ） Enterprise Resources Planning ? PLM（ 產(chǎn)品生命期管理 ） Product Lifecycle Management ? CRM（ 客戶關(guān)系管理 ） Client Relationship Management ? ECM（ 企業(yè)內(nèi)容管理 ） Enterprise Content Management 2023/2/9 企業(yè)資源計(jì)劃（ ERP） 企業(yè)資源計(jì)劃 （ ERP） ： 是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)平臺(tái)，其功能包括：制造數(shù)據(jù)管理、庫(kù)存管理、銷售管理、采購(gòu)管理、生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力需求計(jì)劃、車間任務(wù)管理、車間作業(yè)管理、 JIT生產(chǎn)管理、應(yīng)付帳管理、財(cái)務(wù)總帳管理、固定資產(chǎn)管理、成本管理、質(zhì)量管理、工模具管理、設(shè)備管理、人力資源計(jì)劃、綜合信息管理、系統(tǒng)管理、電子貿(mào)易數(shù)據(jù)接口等。 —— 叔本華 2023/