【正文】 口中單擊某個(gè)標(biāo)題名稱時(shí),即可直接將光標(biāo)定位到該標(biāo)題對應(yīng)的頁面,從而實(shí)現(xiàn)對整個(gè)文檔的快速瀏覽。還可以在“顯示級別”下拉列表框中選擇在大綱中顯示文檔的各個(gè)大綱級別的內(nèi)容,如圖43所示。切換到頁面視圖的方法是:單擊“視圖”|“頁面”命令或單擊工作區(qū)左下角的【視圖切換】按鈕。在Web版式視圖中,可以完整地顯示所編輯的文件的網(wǎng)頁效果。普通視圖可以顯示文本格式,簡化了頁面的布局,所以可以方便快捷地進(jìn)行一般的文字編輯。包括普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、大綱視圖、文檔結(jié)構(gòu)圖視圖和閱讀版式視圖。它可以通過單擊“視圖”|“任務(wù)窗格”命令來打開或者關(guān)閉。使用垂直滾動(dòng)條可以使文檔上下滾動(dòng),使用水平滾動(dòng)條可以左右滾動(dòng)文檔,以便查看文檔的內(nèi)容。圖42 工具欄選擇情況界面　　(5) 工作區(qū):也稱為文檔窗口。移動(dòng)和重新排列工具欄的方法是:移動(dòng)鼠標(biāo)指針到工具欄左側(cè)虛線位置,當(dāng)鼠標(biāo)指針變成實(shí)心的黑色十字形狀時(shí),按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到窗口工作區(qū)中,此時(shí)就會(huì)變成浮動(dòng)的工具欄,如果要還原其位置,只要雙擊工具欄的標(biāo)題欄即可。Word有很多工具欄,當(dāng)要使用其他工具欄時(shí),用戶可以選擇需要使用的工具欄,方法是:單擊“視圖”|“工具欄”子菜單,然后單擊選擇需要的工具欄命令。單擊其中的命令或子菜單的命令,Word就會(huì)執(zhí)行該命令所代表的操作。圖41 Word XP窗口界面(1) 標(biāo)題欄:標(biāo)題欄位于窗口的最頂端,顯示當(dāng)前文檔的名稱。(5) 在當(dāng)前編輯窗口為工作窗口的情況下，直接按下Alt+F4.4. Word XP窗口組成啟動(dòng)Word之后,將打開Word的窗口?！　?1) 單擊“文件”|“退出”命令。2. Word XP的啟動(dòng)在安裝了Office XP以后,就可以啟動(dòng)Word XP了。(5) 圖片項(xiàng)目符號：可以在項(xiàng)目符號列表的各項(xiàng)前插入小圖片，使列表更富有特色。只需將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到要輸入的位置，然后單擊，便可以開始輸入。(7) 傳真、電子郵件與Web ：Word XP最突出的特點(diǎn)就是網(wǎng)絡(luò)功能得到了加強(qiáng)，其中包括傳真、電子郵件、Web及主頁制作等。樣式則是具有名字的特定編排格式的組合，可以認(rèn)為樣式是用戶自己設(shè)計(jì)的能夠重復(fù)使用的格式編排命令。也就是說，用戶可以靈活地根據(jù)需要對文檔中的字符、段落或頁面進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置，以活躍整個(gè)版面。(2) 文字編輯：文字編輯是任何一種字處理軟件的基本功能之一。它的主要功能是進(jìn)行文字處理和排版編輯,它具有簡單易學(xué)、界面友好、智能程度高等特點(diǎn)，是一個(gè)使用廣泛、深受用戶歡迎的文字處理軟件。第四章 辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用由美國微軟公司開發(fā)的Microsoft Office XP 是辦公人員最常用的通用軟件，Office XP由文字處理軟件Word XP、電子表格Excel XP、電子演示文稿PowerPoint XP、電子郵件Outlook版、表格圖表數(shù)據(jù)處理、幻燈片制作播放、網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸、網(wǎng)站建立及網(wǎng)頁設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫管理等功能、是理想的辦公自動(dòng)化軟件。 Word XP的介紹1. Word XP的特點(diǎn)Word XP作為最優(yōu)秀的字處理軟件，主要具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：(1) “所見即所得”功能:這一功能還應(yīng)用到Microsoft Office XP的其他應(yīng)用程序中。Word XP在文字編輯方面也有其獨(dú)特之處，除了常見的選定、移動(dòng)、復(fù)制、刪除等傳統(tǒng)操作以外，Word XP還提供了自動(dòng)更正及自動(dòng)圖文集功能。(4) 模板、向?qū)Ъ皹邮剑耗０?、向?qū)Ъ皹邮绞亲钅荏w現(xiàn)Word XP特色的三個(gè)常用功能。(5) 圖文混排：Word XP中最值得標(biāo)榜的特色功能之一就是圖文混排，它不僅具有繪制簡單圖形的功能，而且還可以在文檔中插入其他精美的圖片，通過文字與圖形的混合編排，制作出賞心悅目的高級文檔來。尤其值得一提的是Word中的上網(wǎng)功能，使用戶在Word 環(huán)境下就能夠直接進(jìn)入因特網(wǎng)。(2) 打印縮放：可以設(shè)置文檔的打印比例或每頁打印的版數(shù)，以便適應(yīng)不同尺寸的紙張或在一頁紙上打印多頁文檔。 認(rèn)識工作窗口1. Word XP的安裝Word XP是Microsoft Office XP的一個(gè)重要組件,要安裝Word XP就需要安裝Office XP。啟動(dòng)的方法為:單擊“開始”|“所有程序”|“Microsoft Office ”|“Microsoft Office Word XP”命令,即可打開Word的工作窗口?！　?2) 單擊窗口右上角的【關(guān)閉】按鈕。如圖41所示。其右側(cè)的【最小化】按鈕、【最大化】按鈕/【還原】按鈕和【關(guān)閉】按鈕,分別用于窗口的最小化、最大化/還原和關(guān)閉操作。(3) 工具欄:每個(gè)工具欄都是由一些工具按鈕組成的,每個(gè)工具按鈕代表一個(gè)常用命令。在子菜單中,若工具欄前面有“√”標(biāo)記則表示這個(gè)工具欄正顯示在窗口中,沒有“√”標(biāo)記表示此工具欄在窗口中未顯示。(4) 標(biāo)尺:標(biāo)尺分為水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺,標(biāo)尺主要用來查看正文、表格、圖片等的高度和寬度。用戶可以在工作區(qū)內(nèi)輸入文本,或者對文檔進(jìn)行編輯、修改和格式化操作?！　?7) 【視圖切換】按鈕:位于狀態(tài)欄之上，用于切換文檔的不同視圖方式。在Word中,共有“新建文檔”、“剪貼板”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“樣式和格式”、“顯示格式”、“郵件合并”等幾類任務(wù)窗格。這些視圖可以滿足用戶在不同情況下編輯、查看文檔效果的需要。在普通視圖中,不顯示頁邊距、頁眉、頁腳、背景、圖形等對象,所以不能在普通視圖方式下編輯頁眉、頁腳、背景、圖形等對象?！　∏袚Q到Web版式視圖的方法是:單擊“視圖”|“Web版式”命令或在工作區(qū)的左下角單擊【視圖切換】按鈕。(4) 大綱視圖大綱視圖特別適合于較多層次的文檔,比如具有多重標(biāo)題的文檔。圖43 大綱視圖切換到大綱視圖的方法是:單擊“視圖”|“大綱”命令或單擊工作區(qū)左下角的【視圖切換】按鈕。切換到文檔結(jié)構(gòu)圖視圖的方法是:單擊“視圖”|“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令,即可打開文檔結(jié)構(gòu)圖。在菜單欄上選擇“幫助”|“Microsoft Office Word幫助”選項(xiàng)，或按F1鍵，打開“Word幫助”任務(wù)窗格，在“搜索”文本框中輸入要幫助的主題，單擊文本框右邊的“開始搜索”按鈕。在Word中允許用戶同時(shí)編輯多個(gè)文檔,而不必關(guān)閉當(dāng)前的文檔。(2) 利用工具欄中的按鈕創(chuàng)建文檔單擊“常用”工具欄中的【新建空白文檔】按鈕,也可以創(chuàng)建一個(gè)新的文檔。此時(shí)被指定的文檔被打開，文檔的內(nèi)容顯示在文檔編輯區(qū)內(nèi)。(1)使用輸入法輸入文字　　啟動(dòng)Word后,即出現(xiàn)一個(gè)空白文檔,在新文檔窗口中,有一個(gè)不斷閃爍的光標(biāo),它所在的位置就是文本輸入的插入點(diǎn)。l 輸入文檔時(shí)有兩種工作狀態(tài),即“改寫”和“插入”。在文本輸入一個(gè)段落結(jié)束時(shí),需按回車鍵換行。Word中還專門總結(jié)了一些常用的特殊符號，可以通過單擊“插入”|“特殊符號”命令直接插入。圖48 插入“日期和時(shí)間”對話框5. 編輯文檔(1)文本的選定利用鼠標(biāo)選擇文本用鼠標(biāo)選定文本的最基本操作是“拖動(dòng)”, “拖動(dòng)”可以選定任意數(shù)量的文字，但在實(shí)際使用中，當(dāng)選定較大范圍的文本時(shí)，用這種方法并不方便，以下介紹多種用鼠標(biāo)選定文本的方法：l 將鼠標(biāo)光標(biāo)移到被選擇內(nèi)容的開始位置，按下鼠標(biāo)左鍵，將鼠標(biāo)光標(biāo)拖到被選擇文本的結(jié)束位置，再松開鼠標(biāo)左鍵。l 選定矩形文本:將鼠標(biāo)指針移動(dòng)要選定文本的起始位置處,按住【Alt】鍵,再拖動(dòng)鼠標(biāo)到終止位置處即可。l Shift+ ←:選定當(dāng)前行左側(cè)文本。(3) 復(fù)制與粘貼文本復(fù)制與粘貼是一個(gè)互相關(guān)聯(lián)的操作,一般來說,復(fù)制的目的是為了粘貼,而粘貼的前提是要先復(fù)制?！　、趩螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系摹緩?fù)制】按鈕,或單擊“編輯”|“復(fù)制”命令,也可以按【Ctrl+C】組合鍵?！　‘?dāng)要移動(dòng)的文本距離粘貼位置較遠(yuǎn)時(shí),需要使用“剪切”命令或【F2】功能鍵,操作如下：　?、?選定需要移動(dòng)的文本?！　×硗膺€可以通過使用【F2】功能鍵移動(dòng)文本。要?jiǎng)h除大段文字或多個(gè)段落時(shí),則需要先選定要?jiǎng)h除的文本,然后單擊“編輯”|“清除”命令(也可按【Delete】鍵或【BackSpace】鍵)進(jìn)行刪除。如果撤銷操作執(zhí)行過多次,也可單擊【恢復(fù)】按鈕右側(cè)的下拉按鈕,在彈出的下拉列表中選擇恢復(fù)撤銷過的多次操作。l 當(dāng)Word找到第一處要查找的文本時(shí),就會(huì)停下來,并把找到的文本反白顯示,再次單擊【查找下一處】按鈕可繼續(xù)查找。例如用“Word”替換“Word XP”,具體操作步驟如下。l 如果需要設(shè)置高級選項(xiàng),可單擊【高級】按鈕,然后設(shè)置所需的選項(xiàng),如圖411所示。以其它新文件名存盤如果當(dāng)前編輯的文檔是已有文檔，則操作步驟如下： ① 單擊“文件”|“另存為”命令，彈出“另存為”對話框； ② 在“另存為”、目錄和文件名；③ 單擊“另存為”對話框中的“確定”按鈕，則當(dāng)前編輯的文檔內(nèi)容以新的文件名存盤，而原文件仍保留。以只讀方式打開文件 以只讀方式打開的文檔，用戶只能查看而不能修改。 ① 雙擊文檔窗口左上角的控制框 ，相應(yīng)的文檔窗口被關(guān)閉； ② 單擊文檔窗口右上角的關(guān)閉按鈕，相應(yīng)的文檔窗口被關(guān)閉；③ 單擊“文件”菜單，彈出下拉菜單后單擊“關(guān)閉”文件命令；④ 使用快捷鍵 Alt+F4鍵，可將當(dāng)前活動(dòng)窗口關(guān)閉。 格式化文檔1. 設(shè)置字符格式字符格式主要包括字體、字號、字形、上標(biāo)、下標(biāo)、字間距、邊框和底紋等設(shè)置?！案袷健惫ぞ邫谥谐Ｓ玫囊恍┳址袷皆O(shè)置按鈕如下：① :設(shè)置所選文本樣式?！　、?: 設(shè)置/取消所選文本斜體。⑨ ：：對所選段落添加編號、項(xiàng)目符號。③ 在該對話框的“字體”選項(xiàng)卡中可以對選中文本的字體、字號、顏色、上下標(biāo)、下劃線、著重號、陰文、陽文、字母大小寫等進(jìn)行設(shè)置。 圖416 “字體”對話框　?、?單擊“常用”工具欄中的【格式刷】按鈕,此時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗⒆有螤?。段落可以作為一個(gè)獨(dú)立的排版單位,設(shè)置相應(yīng)的格式。簡便的設(shè)置方法是:根據(jù)實(shí)際需要單擊“格式”工具欄中的、按鈕,也可以打開“格式”|“段落”命令,打開“段落”對話框,如圖417所示。段落的左邊界可以大于頁面的左邊距。設(shè)置段落縮進(jìn)可以使用標(biāo)尺和“段落”對話框兩種方法。操作方法是:根據(jù)需要用鼠標(biāo)在標(biāo)尺上移動(dòng)相應(yīng)的游標(biāo)即可。“行距”下拉列表框和“設(shè)置值”微調(diào)框,用來設(shè)置各種行間距。② 使用對話框設(shè)置項(xiàng)目符號和編號　　如果想要設(shè)置特殊格式的項(xiàng)目符號或編號，可以使用“項(xiàng)目符號和編號”對話框來設(shè)置。l 完成設(shè)置后,單擊【確定】按鈕。l 選擇需要?jiǎng)h除項(xiàng)目符號或段落編號的段落。l 單擊“格式”|“邊框和底紋”命令,打開“邊框和底紋”對話框,打開“邊框”選項(xiàng)卡,如圖422所示。l 從“寬度”下拉列表框中選擇邊框框線的線寬。(3 設(shè)置底紋設(shè)置段落底紋是在“邊框和底紋”對話框中,打開“底紋”選項(xiàng)卡,在該選項(xiàng)卡中包含“填充”和“圖案”選項(xiàng)組,分別用來設(shè)置底紋顏色和底紋樣式的。表格都是以行和列的形式組織信息，其結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，效果直觀，而且信息量很大。(1) 使用鼠標(biāo)創(chuàng)建表格在使用鼠標(biāo)創(chuàng)建表格時(shí),首先要確定在文檔中插入表格的位置,并將光標(biāo)置于此處,再按以下步驟操作：l 單擊“常用”工具欄上的【插入表格】按鈕,就會(huì)彈出如圖425所示的示意網(wǎng)格。對于這些復(fù)雜的不固定格式的表格,需要使用Word提供的繪制表格功能來創(chuàng)建。③ 在繪制表格時(shí),首先設(shè)置線條的樣式，顏色以及粗細(xì)。在需要畫線位置按下鼠標(biāo)左鍵,橫向、縱向或斜向拖動(dòng)鼠標(biāo),就可以繪制出表格的行線、列線或斜線?！　、?單擊“表格”|“插入”|“表格”命令,打開“插入表格”對話框,如圖428所示。① 利用“常用”工具欄單擊“常用”工具欄中的“插入Microsoft Excel工作表”按鈕，拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇電子表格的行數(shù)和列數(shù)。在表格中輸入內(nèi)容是以單元格為單位的,也就是需要把內(nèi)容輸入到單元格中,每輸入完一個(gè)單元格,按【Tab】鍵,插入點(diǎn)會(huì)移到本行的下一個(gè)單元格,或者是下一行第一個(gè)單元格,也可以用鼠標(biāo)直接定位插入點(diǎn)?！、?選定一行單元格:將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到表格左側(cè)的行首位置,光標(biāo)變成指向右上角的空心箭頭形狀時(shí),單擊鼠標(biāo)就可以選定當(dāng)前行,這時(shí)如果按下鼠標(biāo)拖動(dòng)則可以選定多行。下面將介紹如何對表格結(jié)構(gòu)編輯。在表格中刪除行的具體操作步驟如下：u 選定需要?jiǎng)h除的行或?qū)⒐鈽?biāo)置于該行的任意單元格中。u 單擊“表格”|“插入”|“單元格”命令,打開“插入單元格”對話框,如圖430所示。在其中選擇一種刪除方式,單擊【確定】按鈕即可。然后,將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到對應(yīng)的行或列的垂直標(biāo)尺或水平標(biāo)尺上,當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)榇怪彪p向箭頭或水平雙向箭頭形狀時(shí)，此時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一條水平或垂直的虛線,可根據(jù)需要向?qū)?yīng)的方向拖動(dòng)鼠標(biāo)，如果是按住【Alt】鍵的同時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵在標(biāo)尺上拖動(dòng)，在標(biāo)尺上會(huì)出現(xiàn)動(dòng)態(tài)的大小值如圖432所示。(5) 合并和拆分單元格合并單元格就是把兩個(gè)或多個(gè)單元格合并為一個(gè)單元格；拆分單元格是把一個(gè)單元格拆分為若干個(gè)單元格。方法是:單擊“常用”工具欄中【表格和邊框】按鈕,顯示“表格和邊框”工具欄。在“表格樣式”列表框中選擇一種表格樣式,在“預(yù)覽”區(qū)中觀看效果。1. 插入圖片下面介紹在Word　XP文檔中插入圖片的兩種方法,一種是插入圖片文件,另一種插入系統(tǒng)提供的剪貼畫。也可以使“搜索文字”文本