【正文】 議名 稱；⑵會(huì)議組織情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人、主席或主持人的姓名等。⑸確保安全。 做好會(huì)務(wù)接待工作原則 ⑴周到熱情的原則。⑵報(bào)到。⑵會(huì)場整體色調(diào)。在席位前放置姓名牌，便于按位入座，主席臺(tái)不家有空座位。 七、怎樣布置會(huì)場 會(huì)場布置要根據(jù)會(huì)議的不同性質(zhì)和規(guī)模進(jìn)行整體設(shè)計(jì) 會(huì)場布置的基本要求是：整潔、安靜、空氣流通、大小適宜、設(shè)備齊全、有利于安全和保密。 六、準(zhǔn)備會(huì)議文件應(yīng)注意什么 什么是會(huì)議文件 會(huì)議文件包括領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會(huì)議紀(jì)要、開幕詞、閉幕詞等 會(huì)議文件的特點(diǎn) 會(huì)議文件總的要求是中心突出、觀點(diǎn)明確、簡明扼要。 ⑶需要郵寄的重要會(huì)議通知，需用掛號(hào)寄出。會(huì)議通知按形式，有口頭通知和書面通知兩種。 四、怎樣確定與會(huì)人員 注意事項(xiàng)：⑴要周到全面，不漏提錯(cuò)提。 會(huì)議議題的篩選 ⑴議題必須是符合會(huì)議職權(quán)范圍內(nèi)的問題。 二、怎樣制定會(huì)議計(jì)劃 會(huì)議計(jì)劃的內(nèi)容：⑴提出召開會(huì)議的原因、依據(jù)；⑵確定會(huì)議名稱；⑶提出會(huì)議的規(guī)模；⑷提出會(huì)議的大體時(shí)間（日期）、地點(diǎn)；⑸提出會(huì)議籌備組的組成名單；⑹會(huì)議議程；⑺提出請上司到會(huì)并講話的建議；⑻會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算； ⑼會(huì)議的準(zhǔn)備工作，包括需用哪些文件，會(huì)場怎樣布置，食宿、車輛安排等。 會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容 會(huì)務(wù)工作分會(huì)前會(huì)務(wù)工作、會(huì)間會(huì)務(wù)工作、會(huì)后會(huì)務(wù)工作。 ⑵與同事相處時(shí)，應(yīng)努力做到以下五點(diǎn)：以尊重為前提，以合作為導(dǎo)向；分清職責(zé)范圍，掌握處理分寸；謹(jǐn)防禍從口出；顧全大局；保持聯(lián)絡(luò)，溝通情況。 溝通的作用 ⑴通過溝通，可以把自己的情況告訴外界，又能把外界的情況吸收進(jìn)來。 對(duì)已辦畢文件的存放 ⑴對(duì)已 辦畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，為了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要進(jìn)行文件立卷工作。 及時(shí)清理 對(duì)于自己管理的文件要及時(shí)檢查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核對(duì)、半年一整理，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題，要主動(dòng)、及時(shí)上報(bào)，以求迅速解決。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。 ⑵遇到文件人數(shù)少，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦的順序依次進(jìn)行。 什么是文件管理 文件 管理是辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)處理文件的一個(gè)工作系統(tǒng)，文件管理是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)。⑶催辦與調(diào)查。⑵堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。 介紹信的使 用 領(lǐng)用介紹者須經(jīng)主管批準(zhǔn)，不得擅自開具發(fā)放。它具有介紹與證明兩種作用。 蓋章一般使用紅色印油，應(yīng)擺正位置，印文清晰可識(shí)。 公章的使用 蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)。 四、 工作的原則 主動(dòng)而不越位 服從而不盲從 溝通而不封閉 擋駕而不阻攔 二、日常公務(wù) 一、日常工作的主要事項(xiàng) 日常工作：包括辦公室管理、通訊工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件傳閱 等事項(xiàng)。 洞察能力： 善于理解上司的意旨，并且能夠以自己清晰簡明的語言加以復(fù)述。 0 20xx 年寶業(yè)集團(tuán)辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班 培 訓(xùn) 資 料 寶業(yè)集團(tuán)股份有限公司 二 00 六年七月 1 第一部分 辦公室業(yè)務(wù)實(shí)用手冊 一、辦公室人員 素質(zhì) 一、辦公室人員的職業(yè)道德要求 忠于職守 嚴(yán)守機(jī)密 恪守信用 甘當(dāng)無名英雄 增強(qiáng)主動(dòng)性和創(chuàng)新意識(shí) 注意自己的言行舉止 二、對(duì)辦公室人員的知識(shí)要求 熟悉法律、法規(guī)知識(shí) 學(xué)習(xí)外語知識(shí) 掌握電子商務(wù)知識(shí) 三、 基本功要求 口頭表達(dá)能力：應(yīng)該口語標(biāo)準(zhǔn)、口齒清楚、條理清楚、思維敏捷 。觀察時(shí)要客觀全面，抓住事物的特點(diǎn)和規(guī)律。 二、接電話的技巧 接聽及時(shí) 態(tài)度熱情 做好電話記錄： 電話記錄應(yīng)記清以下幾方面：（單位：姓名：回電號(hào)碼：內(nèi)容要點(diǎn)：來電時(shí)間（準(zhǔn)確到幾點(diǎn)幾分）：接話人簽名：） 講究文明禮貌 三、打電話的技巧 做好打前準(zhǔn)備 語言文明禮貌 做好電話記錄 講求效率 四、怎樣保管使用公章 公章的保管 印章是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在各種業(yè)務(wù)活 動(dòng)中，表明身份、具有法律效力的憑證，必須妥善保管。 做好用印登記工作，登記內(nèi)容包括用印人、事由、日期、簽發(fā)人、經(jīng)手人、印數(shù)等。 印章管理人對(duì)用印有 監(jiān)視、監(jiān)督權(quán)，對(duì)于不合法或不合手續(xù)的用印，有權(quán)拒用或提出異議，即使有上司簽字，也可請求復(fù)議，不能有求必應(yīng)。 最常用的介紹信有兩種：書信式介紹信和帶有存根的普通介紹信。 六、怎樣做好督查工作 督查工作的涵義 督查，是指協(xié)助上司，對(duì)決策的實(shí)行情況進(jìn)行督促、檢查。⑶應(yīng)堅(jiān)持分工合作，不能越俎代皰。⑷請示。 文件管理不僅能迅速、準(zhǔn)確地傳達(dá)、落實(shí)上司的各項(xiàng)決策，而且對(duì)提高工作效率有著重要意義。 ⑶業(yè)務(wù)性的文件一般先送主辦部門辦理，后據(jù) 批辦所規(guī)定的閱知范圍逐一傳送。 文件傳閱完畢 要將文件收集齊全，有查考價(jià)值的文件要收齊，編卷號(hào)，及時(shí)歸檔；沒有查考價(jià)值的文件，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行銷毀。 遵守保密規(guī)則 對(duì)于保密文件，要按文件保密的要求嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)隨時(shí)請示領(lǐng)導(dǎo)，借出時(shí)應(yīng)交待清楚注意事項(xiàng)。 ⑵文件立卷是指按照文件在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 ⑵溝通可以“深化認(rèn)識(shí)”。 4 進(jìn)行公平競爭 四、協(xié)調(diào)工作的作用 協(xié)調(diào)的涵義 協(xié)調(diào)，就是通過協(xié)商、溝通、調(diào)解等手段，使產(chǎn)生矛盾的各房消除隔閡、彼此理解、求同存異，使矛盾得到解決，達(dá)到和諧統(tǒng)一。 會(huì)前會(huì)務(wù)工作包括：了解會(huì)議宗旨、制定會(huì)議計(jì)劃、確定會(huì)議議題、確定與會(huì)人員、制發(fā)會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議文件、布置會(huì)場等內(nèi)容。 三、怎樣確定會(huì)議議題 會(huì)議議題的提出主要有三種情況：⑴會(huì)議議題由上司提出。 ⑵辦公室人員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)從兩個(gè)方面把好關(guān)：一看這個(gè)議題應(yīng)不應(yīng)該作為議題安排在會(huì)上討論。⑵從有利于工作和保密的原則出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)。會(huì)議邀請函、請柬屬于書面通知。 5 ⑷公司內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請別人代通知，也要求代通知人簽名。會(huì)議文件應(yīng)在會(huì)前打印好，按照到會(huì)的人員名單裝入文件袋內(nèi)。 主席臺(tái)布置 大中型會(huì)議設(shè)有主席臺(tái)。 如果是報(bào)告會(huì)或聯(lián)席會(huì)，主席臺(tái)的座位座次一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席各單位負(fù)責(zé)人相間排列的辦法安排。⑶花卉。⑶簽到。⑵講究禮儀。 九、安排會(huì)議發(fā)言應(yīng)注意事項(xiàng) 合理安排 活躍氣氛。⑶會(huì)議記錄的主體部分 十一、怎樣做好會(huì)議記錄的整理工作 核實(shí)記錄內(nèi)容 整理提煉 寫出會(huì)議紀(jì)要 六、公文寫作 一、怎樣寫通知 通知的涵義 6 通知主要是用于批轉(zhuǎn)下下級(jí)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不隸屬部門的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)需要周知或者需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)；宣布任免和聘用的干部。不同種類的通知 其正文的寫法有所不同。通知的內(nèi)容大多采用分條列項(xiàng)法，提出要求，措施和辦法。 （ 3）落款和日期 在正文右下方寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期。 特此通知 會(huì)議聯(lián)系人：（略） 聯(lián)系電話：（略） 傳真：（略） EMAIL：（略） 7 二、怎樣寫通報(bào) 通報(bào)的涵義 通報(bào)是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用以表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或通報(bào)有關(guān)情況的公交。是用來表彰先進(jìn)單位和個(gè)人，介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)或事跡，樹立典型，號(hào)召大家學(xué)習(xí)的通報(bào)。是在一定范圍內(nèi)傳達(dá)重要情況和動(dòng)向，以指導(dǎo)工作為目的的通報(bào)。 （ 2）主送機(jī)關(guān) 除普發(fā)性通報(bào)外，其他通所應(yīng)該標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。一般在開頭部分概述事件情況，說明通報(bào)緣由。結(jié)尾部分明確提出希望和要求，號(hào)召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí)。分析錯(cuò)誤性質(zhì)和 危害性，對(duì)于個(gè)人要寫得比較簡短，對(duì)綜合性不良現(xiàn)象的分析要詳細(xì)一些。主要起著溝通情況的作用，旨在使下級(jí)單位和群眾了解下面的情況，以便統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一步調(diào)，推動(dòng)全局工作的開展。 （ 4）結(jié)尾 即在正文末頁右下方標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng) 目內(nèi)容。 （ 3）通報(bào)的語言要簡潔、莊重。展會(huì)同期，還將舉辦“第二屆光電技術(shù)及產(chǎn)業(yè)主題研討會(huì)”、“第二屆中國光谷論壇”、“新技術(shù)新 產(chǎn)品發(fā)布會(huì)”……等一系列學(xué)術(shù)研討會(huì)、主題報(bào)告會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等活動(dòng)。 這四個(gè)國際高科技產(chǎn)品展覽會(huì)及相關(guān)活動(dòng)由中國國際展覽中心集團(tuán)公司北京華港展覽公司統(tǒng)一組織承辦。 （ 2）正文 請示正文通常由請示原因、請示事項(xiàng)和結(jié)束語三個(gè)部分組成。 ③結(jié)束語，通常用套話結(jié)束，如“當(dāng)否，請批示”。一份請示中，只能寫一個(gè)請求批準(zhǔn)的事項(xiàng)或一個(gè)請求解決的問題，如果將幾項(xiàng)請求安排在同一份請示中。 四、怎樣寫公函 函的涵義 函是用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。 （ 2）發(fā)文字號(hào) 公函要有正規(guī)的發(fā)文字號(hào)，寫法與一般公文相同，由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)組成。 正文主體，就有關(guān)事項(xiàng)展開商洽，就某一事件提出詢問或作出答復(fù)，就有關(guān)事項(xiàng)提請批準(zhǔn)等。 【范文】 （關(guān)于開展百城市政府上網(wǎng)經(jīng)驗(yàn)交流） 系列叢書征訂工作的函 為進(jìn)一步推進(jìn)各級(jí)各地政府部門的電信 部門在政府上網(wǎng)工作中取得的成果，交流優(yōu)秀政府網(wǎng)站網(wǎng)絡(luò) 10 建設(shè)運(yùn)營及應(yīng)用服務(wù)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，解決政府上網(wǎng)工程存在的問題和明確政府上網(wǎng)工程工作下一步的發(fā)展的方向。數(shù)量有限，請各單位加緊 組織本單位、本系統(tǒng)的征訂工作。 （ 2）日期 在標(biāo)題下方正中加括 號(hào)標(biāo)明日期和通過依據(jù)。通常第一章是總綱（或總則），分述組織的名稱、性質(zhì)和任務(wù)；以下各章是分則，分述會(huì)員的權(quán)利、義務(wù)、組織結(jié)構(gòu)或宗旨等到；最后一章是附則，補(bǔ)充說明。 第二條 公司的任務(wù)是按照中華人民共和國中外合資經(jīng)營企業(yè)法及國家其它有關(guān)法令對(duì)我國進(jìn)行建設(shè)投資，加強(qiáng)我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。 第二章 業(yè)務(wù) 第五條 公司按受外國的公司、企業(yè)委托，與我國各地方、各部門聯(lián)系，達(dá)到短期或長期的合資協(xié)議、合同；并為組成 合營企業(yè)提供介紹和咨詢服務(wù)。 第三章 組織 第九條 公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)為董事會(huì)。 審定總經(jīng)理提出的公司的工作機(jī)構(gòu)和國內(nèi)外的分支機(jī)構(gòu)的設(shè)立和撤消。 審定投資項(xiàng)目。 第五章 附則（略） 六、怎樣寫規(guī)則 規(guī)則的涵義 規(guī)則是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、權(quán)威機(jī)構(gòu)為了有秩序地進(jìn)行工作，所制訂的有關(guān)人員共同遵守的一套正式規(guī)定。②由事由和文種組成，如 《董 事會(huì)議事規(guī)則》。 通篇分條式寫法，這種寫法直接分條，適用于內(nèi)容比較簡單的規(guī)則，如《考試規(guī)則》，《閱覽規(guī)則》等。如需要給出，一定要征詢父母意見或好朋友的意見，沒有他們的同意最好不要公布，如果公布要讓父母或好朋友知道。 第四條：未經(jīng)過父母的同意，不向網(wǎng)上發(fā)送自己的照片。 第七條：當(dāng)你單獨(dú)有家時(shí)，不要允許網(wǎng)上認(rèn)識(shí)的朋友來訪問你。在不影響自己正常生活、學(xué)習(xí)的情況下使用網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)該在成年人或朋友的幫助下，勇敢地面對(duì)現(xiàn)實(shí)生活。 （ 2）日期 一般寫在正文結(jié)束后的右下方；有些守則需要將日期和發(fā)布機(jī)關(guān)加括號(hào)注在標(biāo)題的正下方，形式參考“章程”的標(biāo)注方法。 在正文的寫作中，條與條之間要做到條理清楚、層次分明，語言簡練、技術(shù) 、準(zhǔn)確。制度分為崗位性制度和法規(guī)性制度兩種類型。 通篇條文式。 ⑶制發(fā)單位和日期 如有必要，可在標(biāo)題下方正中加括號(hào)注明制發(fā)單位名稱和日期，也可以標(biāo)注在正文結(jié)束后右下方，相當(dāng)于公文落款的地方。 四、公司人事主管和用人部門應(yīng)經(jīng)常、及時(shí)對(duì)新員工發(fā)生不符合公司要求的地方予以指導(dǎo)和校正，發(fā)現(xiàn)明顯不符合公司各方面要求且在短 期內(nèi)不能改正者應(yīng)及時(shí)協(xié)商并報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理同意后及時(shí)解除試用期合同。 七、新員工在試用期內(nèi)按《勞動(dòng)合同》中的規(guī)定領(lǐng)取試用期工資，所享受的公司福利待遇與其工作時(shí)間及對(duì)公司的貢獻(xiàn)相適應(yīng)。 部門公約，是指群眾社團(tuán)、民間組織制定的公約，如《首都市民文明公約》。 主體采用條文式寫法，將具體內(nèi)容一一列出。 署名和日期 對(duì)于行業(yè)公約，署名是很重要的一項(xiàng)，署名意味著承諾，表明愿意為違背公約承擔(dān)責(zé)任。 第三條 認(rèn)真執(zhí)行《現(xiàn)金管理暫行條例》、《信用卡管理辦法》和中國人