【正文】 什么是會議文件 會議文件包括領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會議紀要、開幕詞、閉幕詞等 會議文件的特點 會議文件總的要求是中心突出、觀點明確、簡明扼要。會議通知按形式，有口頭通知和書面通知兩種。 會議議題的篩選 ⑴議題必須是符合會議職權(quán)范圍內(nèi)的問題。 會務(wù)工作的內(nèi)容 會務(wù)工作分會前會務(wù)工作、會間會務(wù)工作、會后會務(wù)工作。 溝通的作用 ⑴通過溝通，可以把自己的情況告訴外界，又能把外界的情況吸收進來。 及時清理 對于自己管理的文件要及時檢查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核對、半年一整理，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題，要主動、及時上報，以求迅速解決。 ⑵遇到文件人數(shù)少，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦的順序依次進行。⑶催辦與調(diào)查。 介紹信的使 用 領(lǐng)用介紹者須經(jīng)主管批準，不得擅自開具發(fā)放。 蓋章一般使用紅色印油，應(yīng)擺正位置，印文清晰可識。 四、 工作的原則 主動而不越位 服從而不盲從 溝通而不封閉 擋駕而不阻攔 二、日常公務(wù) 一、日常工作的主要事項 日常工作：包括辦公室管理、通訊工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件傳閱 等事項。 0 20xx 年寶業(yè)集團辦公室業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班 培 訓(xùn) 資 料 寶業(yè)集團股份有限公司 二 00 六年七月 1 第一部分 辦公室業(yè)務(wù)實用手冊 一、辦公室人員 素質(zhì) 一、辦公室人員的職業(yè)道德要求 忠于職守 嚴守機密 恪守信用 甘當(dāng)無名英雄 增強主動性和創(chuàng)新意識 注意自己的言行舉止 二、對辦公室人員的知識要求 熟悉法律、法規(guī)知識 學(xué)習(xí)外語知識 掌握電子商務(wù)知識 三、 基本功要求 口頭表達能力：應(yīng)該口語標準、口齒清楚、條理清楚、思維敏捷 。 二、接電話的技巧 接聽及時 態(tài)度熱情 做好電話記錄： 電話記錄應(yīng)記清以下幾方面：（單位：姓名：回電號碼：內(nèi)容要點：來電時間（準確到幾點幾分）：接話人簽名：） 講究文明禮貌 三、打電話的技巧 做好打前準備 語言文明禮貌 做好電話記錄 講求效率 四、怎樣保管使用公章 公章的保管 印章是機關(guān)、企事業(yè)單位在各種業(yè)務(wù)活 動中，表明身份、具有法律效力的憑證，必須妥善保管。 印章管理人對用印有 監(jiān)視、監(jiān)督權(quán)，對于不合法或不合手續(xù)的用印，有權(quán)拒用或提出異議，即使有上司簽字，也可請求復(fù)議，不能有求必應(yīng)。 六、怎樣做好督查工作 督查工作的涵義 督查，是指協(xié)助上司，對決策的實行情況進行督促、檢查。⑷請示。 ⑶業(yè)務(wù)性的文件一般先送主辦部門辦理，后據(jù) 批辦所規(guī)定的閱知范圍逐一傳送。 遵守保密規(guī)則 對于保密文件，要按文件保密的要求嚴格執(zhí)行，應(yīng)隨時請示領(lǐng)導(dǎo)，借出時應(yīng)交待清楚注意事項。 ⑵溝通可以“深化認識”。 會前會務(wù)工作包括：了解會議宗旨、制定會議計劃、確定會議議題、確定與會人員、制發(fā)會議通知、準備會議文件、布置會場等內(nèi)容。 ⑵辦公室人員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)從兩個方面把好關(guān)：一看這個議題應(yīng)不應(yīng)該作為議題安排在會上討論。會議邀請函、請柬屬于書面通知。會議文件應(yīng)在會前打印好，按照到會的人員名單裝入文件袋內(nèi)。 如果是報告會或聯(lián)席會，主席臺的座位座次一般采取報告人和主辦單位負責(zé)人或聯(lián)席各單位負責(zé)人相間排列的辦法安排。⑶簽到。 九、安排會議發(fā)言應(yīng)注意事項 合理安排 活躍氣氛。不同種類的通知 其正文的寫法有所不同。 （ 3）落款和日期 在正文右下方寫明發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文日期。是用來表彰先進單位和個人，介紹先進經(jīng)驗或事跡，樹立典型，號召大家學(xué)習(xí)的通報。 （ 2）主送機關(guān) 除普發(fā)性通報外，其他通所應(yīng)該標明主送機關(guān)。結(jié)尾部分明確提出希望和要求，號召大家向先進學(xué)習(xí)。主要起著溝通情況的作用，旨在使下級單位和群眾了解下面的情況，以便統(tǒng)一認識，統(tǒng)一步調(diào)，推動全局工作的開展。 （ 3）通報的語言要簡潔、莊重。 這四個國際高科技產(chǎn)品展覽會及相關(guān)活動由中國國際展覽中心集團公司北京華港展覽公司統(tǒng)一組織承辦。 ③結(jié)束語，通常用套話結(jié)束，如“當(dāng)否，請批示”。 四、怎樣寫公函 函的涵義 函是用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準。 正文主體，就有關(guān)事項展開商洽，就某一事件提出詢問或作出答復(fù)，就有關(guān)事項提請批準等。數(shù)量有限，請各單位加緊 組織本單位、本系統(tǒng)的征訂工作。通常第一章是總綱（或總則），分述組織的名稱、性質(zhì)和任務(wù)；以下各章是分則，分述會員的權(quán)利、義務(wù)、組織結(jié)構(gòu)或宗旨等到；最后一章是附則，補充說明。 第二章 業(yè)務(wù) 第五條 公司按受外國的公司、企業(yè)委托，與我國各地方、各部門聯(lián)系，達到短期或長期的合資協(xié)議、合同；并為組成 合營企業(yè)提供介紹和咨詢服務(wù)。 審定總經(jīng)理提出的公司的工作機構(gòu)和國內(nèi)外的分支機構(gòu)的設(shè)立和撤消。 第五章 附則（略） 六、怎樣寫規(guī)則 規(guī)則的涵義 規(guī)則是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位、權(quán)威機構(gòu)為了有秩序地進行工作，所制訂的有關(guān)人員共同遵守的一套正式規(guī)定。 通篇分條式寫法，這種寫法直接分條，適用于內(nèi)容比較簡單的規(guī)則，如《考試規(guī)則》，《閱覽規(guī)則》等。 第四條：未經(jīng)過父母的同意，不向網(wǎng)上發(fā)送自己的照片。在不影響自己正常生活、學(xué)習(xí)的情況下使用網(wǎng)絡(luò)。 （ 2）日期 一般寫在正文結(jié)束后的右下方；有些守則需要將日期和發(fā)布機關(guān)加括號注在標題的正下方，形式參考“章程”的標注方法。制度分為崗位性制度和法規(guī)性制度兩種類型。 ⑶制發(fā)單位和日期 如有必要，可在標題下方正中加括號注明制發(fā)單位名稱和日期，也可以標注在正文結(jié)束后右下方，相當(dāng)于公文落款的地方。 七、新員工在試用期內(nèi)按《勞動合同》中的規(guī)定領(lǐng)取試用期工資，所享受的公司福利待遇與其工作時間及對公司的貢獻相適應(yīng)。 主體采用條文式寫法，將具體內(nèi)容一一列出。 第三條 認真執(zhí)行《現(xiàn)金管理暫行條例》、《信用卡管理辦法》和中國人民銀行有關(guān)帳戶管理等方面的規(guī)定，不以放松相應(yīng)的金融管理來吸收存款，不違規(guī)吸收和挪用財政性存款。 ⑵稱謂 聘請書上被聘者的姓名稱呼可以在開頭頂格寫，然后再加冒號；也可以在正文中才寫明受聘人的姓名稱呼。 15 ⑷結(jié)尾 聘書的結(jié)尾一般寫上表示敬意和祝賀的結(jié)束用語。 ⑷落款 在正文右下方寫明發(fā)文機關(guān)的名稱和日期。 16 ⑵會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。省略較長的成語、俗語、熟透的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替。一個月內(nèi)改變面貌。如《整頓批發(fā)市場秩序會議紀要》；也有采用一般公文標題寫法的，由主要內(nèi)容 (事由 )加文種組成，如《關(guān)于員工請假制度的會議紀要》。 決議型紀要，主要根據(jù)中心議題，著重把會議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表達清楚。 撰寫注意事項 ①概括要全面，要如實反映會議精神。 專項分工具體安排： 劉：作為主管領(lǐng)導(dǎo)主抓國際合作交流； 李：指導(dǎo)我所對外宣傳； 張、王：參加研究所學(xué)術(shù)評估； 、：負責(zé)協(xié)調(diào)對外學(xué)術(shù)聯(lián)絡(luò)； 于 x：指導(dǎo)圖書文獻工作； 王：負責(zé)教育工作； 朱：負責(zé)網(wǎng)站建設(shè)； 孫：指導(dǎo)監(jiān)督科研檔案的建設(shè)。 計劃必須具有以下特點： （ 1）、超前性。計劃、方案經(jīng)過上級機關(guān)審批以后，就具有權(quán)威性。省略要素時要注意，如果是小單位制定計劃，因其涉及范圍小，有些要素不說大家也明白，可以省略；但是大單位的正規(guī)計劃、要素不可省略 。任務(wù)包括兩個方面：一是總的任務(wù)和指標，說計劃期內(nèi)，達到怎樣的；二是具體任務(wù)指標。既不要把各種因素寫得過分具體，也不能寫得空洞抽象。至于不太重要的措施，可概括寫，一筆而過，也可省略不寫。就是說，在充分調(diào)動群眾積極性的基礎(chǔ)上，經(jīng)過努力，可以實現(xiàn)和超額完成計劃。在未來的一年里，辦公室的工作計劃安排如下： 1，進一步做好員工考核工作。該檔案會詳細記錄辦公室組織的各項活動及員工的反饋意見，其中會對辦公室組織的重大活動予以詳細記錄，從而積累辦公室的工作經(jīng)驗，服務(wù)于公司的長遠發(fā)展。 總結(jié)格式 (1)標題 總結(jié)的標題形式很多。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎(chǔ)上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓(xùn) ，揭示工作中帶有規(guī)律性的東西。 (3)尾部，包括署名和時間兩項內(nèi)容。另一方面，對主要矛盾要進行深入細致的分析，談成績要寫清怎么做，為什么這樣做，效果如何，經(jīng)驗是什么；談問題，要寫清是什么問題，為什么會出現(xiàn) 這種問題，其性質(zhì)是什么，教訓(xùn)是什么，這樣 21 的總結(jié)，才能對前一段的工作有所反思，并由感性認識上升到理性認識。 三是鼓動性。與些同時，積極向國家科技部，省科技廳報送信息，有 30 多篇被省科技廳《科技進步動態(tài)》采用； （三）精益求精認真辦文，使科委保持良好的對外形象 20xx 年辦公室審核下發(fā)的各種文件有 280多個，平均每個工作日就有 11 個文件下發(fā)。隨著科教興市的不斷深入和市領(lǐng)導(dǎo)對科技工作的進一步關(guān)心，以及科委形象的改善，科委的文字工作量也比往年有大幅度增長。 如科委內(nèi)部各項制度還有待進一步健全，有的雖然制訂了，但是貫徹執(zhí)行卻不如人意；在做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀方面還要作更大 22 的努力；內(nèi)部管理還需進一步加強，個別同志工作中就輕怕重的現(xiàn)象還時有發(fā)生。其中，政治面貌和被介紹者的年齡有時可以省略。有涂改，要在涂改處加蓋公章。 中段，要闡述和回顧賓主雙方在共同的領(lǐng)域所持的共同立場、觀點、目標、原則等，較具體地介紹來賓在各方面的成就及在某些方面作出的突出貢獻，同時要指出來賓本次到訪或光臨對增加賓主友誼及合作交流所具有的現(xiàn)實意 義和歷史意義。 【范文】 在歡迎外商酒宴上的致詞 彼特先生、彼特夫人、各位朋友： 在金秋時節(jié)，羌國 x x x公司董事長彼特先生與夫人不遠萬里來到我們 公司考察合作項目，我們感到非常高興。彼特先生與夫人一向關(guān)心我們公司的產(chǎn)品在美國市場的聲譽，并在多方面給予真誠的幫助，這次又親臨我們公司考察合作項目，這將進一步增進我們與美國 x x x公司的友誼，進一步加強雙方的合作。 結(jié)尾，在結(jié)尾處再次向來賓表示歡迎，并表達自己對今后合作的良好祝愿。 【范文】 介紹信 x政介字 ( )號 茲介紹 x x x， x x x等二名同志，前往貴處聯(lián) 系 x x x事宜，敬請接洽并予以協(xié)助。要在正文的最后注明本介紹信的使用期限。 十六、怎樣寫介紹信 1．介紹信的涵義 介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位用業(yè)向有關(guān)單位介紹前去聯(lián)系工作人員的情況與任務(wù)的一種專用信件，具有介紹與證明兩種作用。 （六）組織完成住房普查，為貨幣化分房打好基礎(chǔ)組織完成了科委系統(tǒng)住房普查工作。此外，處理了大量的來文來函，至 20xx 年 12 月 5 日，共處理來文來函 1660 件。四是延續(xù)性。即要從本單位、本部門的角度來撰寫。 3．撰寫注意事項 （ 1）首先要有實事求是的態(tài)度。不同類型的總結(jié)，內(nèi)容有所側(cè)重，全面性總結(jié)其主體包括兩個層次，即成績和經(jīng)驗，存在的問題和教訓(xùn)。不出現(xiàn)單位名稱，但總結(jié)的標題不同于其他文體，它一般要標明時間、寫明總結(jié)的內(nèi)容，如《 20xx年打擊 走私工作總結(jié)》。 設(shè)立辦公室意見箱。我們鄭重承諾及時整理提交數(shù)據(jù)，定期公布審批結(jié)果，嚴格履行公平、公開、合理、透明的工作原則。計劃文書與總結(jié)、調(diào)查報告不同，不需要生動、形象的語言，也不要更多的修辭方法，一般使用樸實、莊重的語言。計劃文書中的設(shè)想是建筑在各種材料基礎(chǔ)上的，是科學(xué)的設(shè)想，符合客觀事物發(fā)展規(guī)律，并不是毫無根據(jù)的天方夜譚。 ④措施和步驟。這樣使人看了一目了然，做到心中有數(shù)、目標明確。 19 （ 2）正文 計劃文書在通常情況下，正文分為四個部分：導(dǎo)言、任務(wù)、因素分析、措施和步驟。所以，寫計劃文書前一定要認真調(diào)查研究，慎重落筆。 （ 2）、創(chuàng)新性。 最后，委員們對 x所長起草的“知識創(chuàng)新試點方案”展開熱烈討論， 在充分肯定報告主體內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對局部內(nèi)容，的文字進行了調(diào)整。 ②要