【正文】 門綜合性很強(qiáng)的專業(yè)?！闭J(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時(shí)刻保持政治上的清醒與堅(jiān)定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。為此《辦法》第八條規(guī)定“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作”。要加強(qiáng)對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)習(xí)，關(guān)心生活。簽發(fā)時(shí)要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。特別是行政機(jī)關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。這主要是指行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到公文處理工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機(jī)關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟(jì)運(yùn)行手段的重要載體，也是機(jī)關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。如電報(bào)緊急程度中增加了“特提”，“請示”附注處增加了注明“聯(lián)系人的姓名和電話”?！薄　∪菑闹贫壬媳ＷC了壓縮文件數(shù)量。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實(shí)。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。人類社會已經(jīng)開始進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢日益增強(qiáng)，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快?！薄　　暗诰耪赂絼t”，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條?！　　暗诎苏鹿墓芾怼?，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條?！薄　　暗诹率瘴霓k理”，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條?！　　暗谖逭掳l(fā)文辦理”，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條?！辈⒁?guī)定“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。增加了“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明“會簽人姓名?！　　暗谌鹿母袷健?，增加了1條：“第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。通過修改，“第一章總則”部分，主要是規(guī)定了行政機(jī)關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機(jī)構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題?！　。ǘ┙Y(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補(bǔ)充。這主要表現(xiàn)在三個方面：　?。ㄒ唬┌l(fā)布的主體機(jī)關(guān)不同。直到1981年2月，國務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，1993年再次對這個“辦法”修訂后發(fā)布。　　5．安全、保密。行文要確有必要，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴(kuò)大文件分發(fā)范圍。這是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機(jī)關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持貫徹執(zhí)行?！　⌒姓C(jī)關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：　　1．政治性。為此，必須明確國家行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。國家行政機(jī)關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機(jī)關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。新中國成立后，公文的范疇比過去擴(kuò)大了。這是我國國家行政機(jī)關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個重要標(biāo)志?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》系列講座為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)“《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座”專欄。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，對于國家行政機(jī)關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展順利進(jìn)行是十分重要的。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具?！　⌒姓C(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實(shí)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。行政機(jī)關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實(shí)事要準(zhǔn)確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無誤。行政機(jī)關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機(jī)密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。到2000年8月，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實(shí)踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟。前幾次的“公文處理辦法”，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的?！掇k法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。　　“第二章公文種類”，國辦《辦法》和《辦法》均為1條?！惫?條，對原各條內(nèi)容進(jìn)行了修改。其中，‘請示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。” 1條，共11條?！比∠藝k《辦法》中“經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。在發(fā)文程序中新增了“復(fù)核”環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：“（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。主要是對收到的公文分為下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文和上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點(diǎn)對下級機(jī)關(guān)來文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。增加了“第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 　　(三)在指導(dǎo)思想上有了新的突破。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。具有選擇性。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。督促檢查是辦公廳（室）的一項(xiàng)重要職責(zé)。這些年來我們一直在強(qiáng)調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決“文山”問題，但收效甚微?！　∪?、加強(qiáng)對行政機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)。作為行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。這就要求行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機(jī)關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。在審批來文時(shí)“對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期?！　￡P(guān)于行政機(jī)關(guān)公文處理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，《辦法》第七條明確規(guī)定：“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。新時(shí)期行政機(jī)關(guān)公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)，要堅(jiān)持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實(shí)為目標(biāo)，著力突出三個方面：　　一是提高政治素質(zhì)。要堅(jiān)持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的“文人”、“文字匠”。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。當(dāng)然，知識的海洋是浩瀚的，一個人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無涯，學(xué)無止境。筆者多年從事機(jī)關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機(jī)關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。第二講　公文種類國務(wù)院頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13類、14個文種。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實(shí)施的時(shí)間要求。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項(xiàng)（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的?！　?yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。撰寫嘉獎令應(yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。　　決定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。　　3．關(guān)于重大行動或重要事項(xiàng)的決定。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。它通常以國家機(jī)關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項(xiàng)。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。二要體現(xiàn)方針政策。　　通知是使用得比較多的一種公文。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。因此，我們在擬制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：　　1．標(biāo)題。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些?！　?．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求?！庇械膹?qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。通報(bào)可分為表揚(yáng)性通報(bào)、批評性通報(bào)、情況通報(bào)等。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對當(dāng)時(shí)形勢需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些?！　“?、報(bào)告報(bào)告：“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種?！　【C合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)。前一類就是呈報(bào)上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級作的專題報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由?！　〉谝环N是請求指示的?！　〉谌N是請求批轉(zhuǎn)的。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。　　第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作?！　〉谒?，它的格式也包括標(biāo)題。它是對某項(xiàng)具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項(xiàng)或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。　　批復(fù)事項(xiàng)是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有時(shí)以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時(shí)，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。正文結(jié)尾可寫上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的?！　∈⒑骸斑m用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”?！　≌氖呛闹饕糠?，要看不同用途來確定寫法。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“特此復(fù)函”、“此復(fù)”等。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待?！　∈?、會議紀(jì)要會議紀(jì)要：“適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)”。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要?！　〉谝徊糠趾喴獢⑹鰰h組織情況，可以寫出會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。辦公會議紀(jì)要的這部分?！　∽珜憰h紀(jì)要應(yīng)注意：　　第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要寫好紀(jì)要必須做好處理材料的工作?！　〉谌?，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等?！　∫?、眉首部分　　主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素?！　?。　　3．緊急程度。　　4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。標(biāo)識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí)，必須保證公文首頁顯示正文。標(biāo)識位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時(shí)，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時(shí)要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱?！　?．公文正文。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“Ｏ”）。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。上行文的“請示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)?！　?．印發(fā)機(jī)關(guān)