【正文】 負責(zé)人必須認真學(xué)習(xí)行政機關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。作為行政機關(guān)的負責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視?！　∪⒓訌妼π姓C關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊伍建設(shè)?！笨梢钥闯觥皧A帶”是一個有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當(dāng)。”這一條的本意非常明確，是說“報告”文種中不能混雜、帶有“請示”事項?！　∷氖歉鼮榉蠈嶋H，便于操作，提高公文處理效率。有關(guān)規(guī)定另行制定?！　《菑娬{(diào)了督查落實?！斌w現(xiàn)了唯一性?！掇k法》充分體現(xiàn)了時代特色?！　∫皇求w現(xiàn)了時代特色。機關(guān)撤銷時需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求?！薄暗诙鶙l擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。”其內(nèi)容改寫歸入“第八章公文管理”中?！毙薷臑椤俺院男问缴糖⒐ぷ鳌⒃儐柡痛饛?fù)問題、審撤事項外，一般不得向下一級政府正式行文?！　　暗谒恼滦形囊?guī)則”，主要是對行文關(guān)系做了修改?！惫挠眉埥y(tǒng)一確定為A4型。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了“黨政分開”1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機構(gòu)和人員配備。各級國家行政機關(guān)都必須嚴格執(zhí)行。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱“國辦《辦法》”）的不同之處。八十年代前，行政機關(guān)公文處理主管部門對秘書機構(gòu)的設(shè)置、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項的、零散的，沒有形成一個完整的制度。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。精簡就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍?！　?．實事求是。如果對于科學(xué)化的含義進一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公文處理中運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機關(guān)工作水平就一定要加強公文處理工作?！　」牡男再|(zhì)決定了其在國家行政機關(guān)公務(wù)活動中的地位和作用。這就決定了不同的社會制度和歷史階段，對公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同?！　〉谝恢v　努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作　　從2001年1月1日起，國家行政機關(guān)施行這個新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座（上）　　從2001年1月1日起國家行政機關(guān)實施新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）。這是我國國家行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個重要標(biāo)志。新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。國家行政機關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。為此，必須明確國家行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求?！　⌒姓C關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：　　1．政治性。這是我們一切工作的出發(fā)點和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅持貫徹執(zhí)行。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍。　　5．安全、保密。直到1981年2月，國務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對這個“辦法”修訂后發(fā)布。這主要表現(xiàn)在三個方面：　?。ㄒ唬┌l(fā)布的主體機關(guān)不同?！　。ǘ┙Y(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補充。通過修改，“第一章總則”部分，主要是規(guī)定了行政機關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。　　“第三章公文格式”，增加了1條：“第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明“會簽人姓名。增加了“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用?！辈⒁?guī)定“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文?！　　暗谖逭掳l(fā)文辦理”，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條?！薄　　暗诹率瘴霓k理”，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。　　“第八章公文管理”，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條?！薄　　暗诰耪赂絼t”，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。人類社會已經(jīng)開始進入知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化的趨勢日益增強，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實?！薄　∪菑闹贫壬媳ＷC了壓縮文件數(shù)量。如電報緊急程度中增加了“特提”，“請示”附注處增加了注明“聯(lián)系人的姓名和電話”。但其中“夾帶”一詞，明顯是用詞不當(dāng)。對此在征求意見時，我們曾經(jīng)提過，但沒有被采納。　　加強領(lǐng)導(dǎo)是做好行政機關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。　　二是要“模范遵守本辦法”。要堅持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則?！薄　∪且凹訌妼Ρ緳C關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查?！备骷壭姓C關(guān)要結(jié)合當(dāng)前正在進行的政府機構(gòu)改革，設(shè)置科學(xué)合理、精干高效、運轉(zhuǎn)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機構(gòu)。新時期行政機關(guān)公文處理人員隊伍建設(shè)，要堅持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實為目標(biāo)，著力突出三個方面：　　一是提高政治素質(zhì)。要堅持做到廉潔自律，嚴格用黨的紀律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的“文人”、“文字匠”。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。當(dāng)然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無涯，學(xué)無止境。筆者多年從事機關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯?！　〉诙v　　公文種類（上）　　國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。　　優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。撰寫嘉獎令應(yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。　　決定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文?！　?．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決定的自覺性。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。二要體現(xiàn)方針政策。　　通知是使用得比較多的一種公文。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：　　1．標(biāo)題。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些?！　?．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求?！庇械膹娬{(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進工作，篇幅就要長些。如：　　甘肅省人民政府關(guān)于提請審議　　《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》的議案省人大常委會：　　《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會議討論通過，現(xiàn)提請審議。這是用于匯報工作進程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告?！　「鶕?jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告?！　≌埵究梢苑譃槿N類型。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。　　請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。不要動輒請示，把矛盾上交。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)?！　∨鷱?fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性?！　∨鷱?fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：　　第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法?！　∫庖娨话阌梢浴⒄暮徒Y(jié)尾三部分組成。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成?！　〗Y(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。　　第二，要有分寸?！　〉谌?，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。專題會議紀要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀要。正文可以分為兩個部分。　　第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。專題會議紀要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。紀要常用第三人稱進行敘述，如“會議認為”、“會議強調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關(guān)的權(quán)威性、嚴肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。為了使國家行政機關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。整個意思就是省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《省人民政府辦公廳關(guān)于進一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟工作的通知》等?！　?．主送機關(guān)。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。　　4．附件。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。按照《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細則（試行）＝，“公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。是進行文獻標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)?！　?．抄送機關(guān)。在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％