【正文】 等內(nèi)容，進(jìn)行檢索。以協(xié)同工作流管理思想為基礎(chǔ)，能夠處理檔案管理從擬入檔到保管、借閱、歸檔等管理全過(guò)程。跟蹤公文在處理過(guò)程中各環(huán)節(jié)的具體處理人、處理時(shí)間和處理結(jié)果等；記錄公文編號(hào)、標(biāo)題、當(dāng)前狀態(tài)。在實(shí)際應(yīng)用中，如果對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析要求不高，可以直接用簽報(bào)功能進(jìn)行請(qǐng)假、報(bào)銷(xiāo)、工作報(bào)告等內(nèi)容的簽報(bào)工作。未歸檔的文件，承辦人員和其他相關(guān)人員可以在系統(tǒng)中查詢(xún)到文件。傳閱人員閱文后自動(dòng)記錄閱文時(shí)間，并能統(tǒng)計(jì)所選傳閱人員的傳閱情況。發(fā)文打印打印公文正文，可無(wú)文頭打印，并打印發(fā)文單用于發(fā)文歸檔。生成正文根據(jù)用戶(hù)所選正文模板，自動(dòng)分配文號(hào)，正文排版。可以依據(jù)會(huì)簽、簽發(fā)的原始記錄，模擬手工簽稿模式，自動(dòng)生成簽稿表格。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽對(duì)正文進(jìn)行修改或簽署意見(jiàn)。文件需要會(huì)簽時(shí)，各個(gè)會(huì)簽部門(mén)可以依次在文件中修改內(nèi)容，系統(tǒng)保留每次修改的痕跡以及修改人的修改時(shí)間、姓名等信息。擬稿人選擇并填寫(xiě)完整對(duì)應(yīng)的發(fā)文單，可將文件正文作為附件上傳到協(xié)同辦公系統(tǒng)中，形成正式的流程文件。 系統(tǒng)可以進(jìn)行監(jiān)控文件的辦理情況，對(duì)到期和逾期未辦的文件，系統(tǒng)能夠采用多種消息提醒手段自動(dòng)催辦。 文件辦理完畢后，會(huì)自動(dòng)進(jìn)行歸檔處理。 提供對(duì)發(fā)文流轉(zhuǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，包括刪除、修改、轉(zhuǎn)交、催辦、歷史記錄、外來(lái)發(fā)文（需要編寫(xiě)接口）、自由流轉(zhuǎn)、自動(dòng)流轉(zhuǎn) 、暫停流轉(zhuǎn) 、繼續(xù)流轉(zhuǎn) 、取消流轉(zhuǎn) 、查看流程 、查看狀態(tài)。 對(duì)發(fā)文信息的管理全面，包括了發(fā)文密級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、主題詞、類(lèi)型、起草人、起草部門(mén)等。178。178。發(fā)文統(tǒng)計(jì)功能可以對(duì)流轉(zhuǎn)結(jié)束、正在流轉(zhuǎn)的文件按照自定義條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并生成相關(guān)報(bào)表。它包括擬稿、核稿、會(huì)簽、復(fù)核、修改、簽發(fā)、成文、歸檔等處理環(huán)節(jié)。支持發(fā)文的模板管理功能。提交人、經(jīng)辦人員都可以查詢(xún)正在流轉(zhuǎn)的文件，并可以查詢(xún)相關(guān)意見(jiàn)。 收文打印收文流轉(zhuǎn)單的打印存檔。承辦（收文閱辦）閱辦人為收文的最終承辦人。領(lǐng)導(dǎo)可查看流程中所有步驟的處理過(guò)程和處理意見(jiàn)。當(dāng)相關(guān)人員收到上級(jí)來(lái)文，并啟動(dòng)收文流程時(shí)，協(xié)同辦公系統(tǒng)將自動(dòng)登記文件屬性及相關(guān)信息。 支持收文歷史記錄功能，對(duì)收文屬性、標(biāo)題、成文日期、收文日期、辦結(jié)日期、密級(jí)、重要程度、緊急程度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，支持收文正文內(nèi)容的全文檢索功能（普通編輯）。 實(shí)時(shí)監(jiān)控和處理收文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，包括刪除、修改、轉(zhuǎn)交、催辦、歷史記錄、自由流轉(zhuǎn)、自動(dòng)流轉(zhuǎn)、暫停流轉(zhuǎn)、繼續(xù)流轉(zhuǎn)、取消流轉(zhuǎn)、查看流程、查看狀態(tài)。 在文件辦理的過(guò)程中，承辦人與有關(guān)人員可以跟蹤文件的辦理過(guò)程，辦理完成后，督辦人可以查看承辦與協(xié)辦意見(jiàn)和結(jié)果。 對(duì)文件類(lèi)型、緊急程度、重要程度等有一定規(guī)律的欄目(字段)，做到可選，避免用戶(hù)多次重復(fù)輸入。支持WORD、PDF、EXCEL、HTML、TXT等文檔類(lèi)型格式。收文包括來(lái)文登記、擬辦、批辦、批示、傳閱、反饋辦理結(jié)果、整理和歸檔等操作，逾期自動(dòng)催辦，全程跟蹤文件處理，歸檔。公文管理是單位內(nèi)網(wǎng)核心業(yè)務(wù)平臺(tái)，收文、發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)督辦、信訪管理都可以通過(guò)公文管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。 實(shí)現(xiàn)行業(yè)數(shù)字倉(cāng)庫(kù)及數(shù)字模型：搭建政府大樓服務(wù)中心數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，搭建數(shù)字分析模型，提供并支持企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策。 信息溝通網(wǎng)絡(luò)化、管理扁平化：物業(yè)公司從管理層到操作層，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)，確保各項(xiàng)信息的共享，方便業(yè)主、客服、財(cái)務(wù)、工程等各個(gè)部門(mén)的信息共享，保障溝通管理的暢通。根據(jù)實(shí)際情況不斷完善。軟件以高效、便捷的體系來(lái)協(xié)調(diào)理順各個(gè)科室、物業(yè)管理人員、物業(yè)服務(wù)人員三者之間的關(guān)系。BI商業(yè)智能分析及一定量的擴(kuò)展功能，將應(yīng)用實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)，匯集成數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，建立行業(yè)經(jīng)營(yíng)分析模型，通過(guò)BI實(shí)現(xiàn)商業(yè)智能分析和集團(tuán)管控，支持圖型化的管理者個(gè)人門(mén)戶(hù)。消防管理：包含有消防器械的登記、消防器材、消防記錄、消防演習(xí)、消防聯(lián)動(dòng)、消防點(diǎn)檢等功能。包括物料采購(gòu)、進(jìn)庫(kù)、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)等功能。統(tǒng)計(jì)電、水、氣所產(chǎn)生的能耗費(fèi)能源管理：系統(tǒng)能夠與相關(guān)的計(jì)量系統(tǒng)整合，能夠與抄表模塊，空調(diào)計(jì)量模塊集成。對(duì)大樓相關(guān)人員、科室、對(duì)外租賃客戶(hù)的登記，房產(chǎn)調(diào)用等功能。針對(duì)不同的公文流程，提供了不同的處理動(dòng)作，比如撰寫(xiě)、登記、流轉(zhuǎn)、傳閱、審批、歸檔等。根據(jù)技術(shù)功能的要求，主要的軟件功能模塊應(yīng)當(dāng)包含有以下子系統(tǒng)：企業(yè)管理子系統(tǒng)：人力資源管理：人員管理：人事檔案、人事關(guān)系調(diào)整、合同到期自動(dòng)提醒、人員情況綜合自定義查詢(xún)；考勤管理：人員排班、網(wǎng)絡(luò)簽到/簽退、假期申請(qǐng)、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)當(dāng)月考勤；日常事務(wù)管理：?jiǎn)T工合同、員工招聘等；培訓(xùn)管理：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施記錄、培訓(xùn)評(píng)估等包括人事管理、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、公司文檔等功能。決策支持子系統(tǒng)要求：通過(guò)各個(gè)子系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的沉淀與積累，形成具有市府大樓的后勤服務(wù)決策支持?jǐn)?shù)據(jù)，形成具有政府辦公大樓的管理行業(yè)模型。物業(yè)服務(wù)管理解決方案目 錄第一部分 項(xiàng)目解決方案概論 4 4 4 4第二部分 項(xiàng)目整體解決方案 6 6 6 9 17 20 22 工作流定義中心 22 22 24 30 34 35 38 39 39 40 44 45 45 物業(yè)資產(chǎn)管理 46 47 47（可選） 49 51 53 先進(jìn)性原則 53 開(kāi)放性原則 53 安全性原則 53 實(shí)用性原則 53 通用性原則 54 標(biāo)準(zhǔn)化原則 54 高質(zhì)量原則 54 可擴(kuò)展性原則 54 易用性原則 54 可靠性原則 55 55第三部分 目實(shí)施服務(wù) 57 57 58 59第四部分 案例 60深圳地王大廈 60香港僑樂(lè) 60第一部分 項(xiàng)目解決方案概論寧波市政府大廈是以辦公大樓、綜合營(yíng)業(yè)廳為一體的綜合建筑，主要是市政府日常辦公場(chǎng)所，含有部分的辦公配套的商業(yè)管理功能，主要管理的側(cè)重是機(jī)關(guān)后勤服務(wù)管理、對(duì)外經(jīng)營(yíng)管理。同時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提供發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與解決問(wèn)題的決策依據(jù)。其中人事管理包括組織架構(gòu)、人事檔案、規(guī)章制度模塊。結(jié)合系統(tǒng)提供的多單位應(yīng)用功能，能夠?qū)崿F(xiàn)各組織單位之間公文的全電子化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，真正實(shí)現(xiàn)用戶(hù)單位公文處理的電子化、實(shí)時(shí)化要求。辦公場(chǎng)所設(shè)置等功能。相關(guān)費(fèi)用的數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)入物業(yè)管理系統(tǒng)。對(duì)一些主要物料建立必要的預(yù)警機(jī)制。環(huán)境管理：包含有保潔與綠化的管理，系統(tǒng)能夠按照實(shí)際的情況計(jì)劃制定、實(shí)施記錄、實(shí)施檢查，統(tǒng)計(jì)報(bào)表。最終目標(biāo)實(shí)現(xiàn)需要一定量的功能拓展，并需要大廈提供一系列的統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)測(cè)的計(jì)算公式模型。對(duì)物業(yè)管理中的房產(chǎn)、空間、服務(wù)、公共設(shè)施、工程檔案、各項(xiàng)費(fèi)用及維修信息資料進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、傳遞、加工、存儲(chǔ)、計(jì)算等操作，反映物業(yè)管理的各種運(yùn)行狀況；對(duì)集成系統(tǒng)中的各子系統(tǒng)進(jìn)行高效的數(shù)據(jù)采集，為管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持；對(duì)業(yè)主提供酒店總臺(tái)式的服務(wù)管理，最大滿(mǎn)足實(shí)際的服務(wù)需求。 各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息電子化，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率：物業(yè)公司使用本系統(tǒng)可量化相關(guān)部門(mén)的工作量，從多個(gè)角度分析物業(yè)服務(wù)的數(shù)據(jù)，為決策提供相關(guān)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；對(duì)各項(xiàng)資產(chǎn)、庫(kù)存、費(fèi)用、設(shè)備等能夠隨時(shí)提供準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。 經(jīng)驗(yàn)積累規(guī)范化：物業(yè)公司日常的工作經(jīng)驗(yàn)積累，建立系統(tǒng)知識(shí)庫(kù)的建立，形成各項(xiàng)的工作經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，并且融合到系統(tǒng)當(dāng)中。 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖根據(jù)我國(guó)企業(yè)及政府辦公的特點(diǎn)，并以工作流為基礎(chǔ)應(yīng)用理念，可以管理公文中的發(fā)文、收文、簽報(bào)、傳閱等各種流程?！笆瘴墓芾怼焙w上下級(jí)、或其他單位的來(lái)文所進(jìn)行的一系列的處理的過(guò)程。支持電子公文直接登記接受，重要紙介質(zhì)公文利用掃描和OCR技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子文檔登記接受（需要其他軟硬件支持），一般紙介質(zhì)公文提供目錄登記查詢(xún)。178。178。178。178。178。同時(shí)電子公文可以以附件形式保存并和收文流轉(zhuǎn)單一起形成一個(gè)收文的流程文件。收文批辦通過(guò)手工節(jié)點(diǎn)可以選擇后繼處理步驟，可選送領(lǐng)導(dǎo)閱示，也可直接送部門(mén)閱辦。根據(jù)收文管理的需要，在流程中可以設(shè)置部門(mén)的閱辦人為收文的最終承辦人。收文流轉(zhuǎn)單的格式可以按照習(xí)慣進(jìn)行自定義，同時(shí)如果需要，協(xié)同辦公系統(tǒng)也可以按照設(shè)定的格式進(jìn)行套打。因?yàn)闅w檔后的文件都保存在檔案管理中，對(duì)檔案管理模塊下的文件訪問(wèn)是需要授權(quán)的。所見(jiàn)即所得，方便靈活地定制、調(diào)用、打印“擬稿紙”、紅頭文件模板、正式公文模板、表格等，支持在線(xiàn)填寫(xiě)。與“收文管理”相對(duì)應(yīng)的“發(fā)文管理”，同樣以協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作流引擎為核心，可以自定義發(fā)文流轉(zhuǎn)單、流程步驟、流程報(bào)表等內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)文的管理。使用數(shù)據(jù)采集功能，還可以定義豐富的發(fā)文統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并對(duì)這些報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行OLAP智能分析。 支持手寫(xiě)體形式的圖片簽名(簽名認(rèn)證)。 文件編輯方式能與目前通用的Word兼容，并且不因WORD的版本問(wèn)題而出現(xiàn)不一致。178。178。178。178。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)核稿發(fā)至部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)正文進(jìn)行修改。秘書(shū)審稿修改文件基本信息，自動(dòng)生成主題詞，對(duì)正文進(jìn)行修改。在協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)文單設(shè)計(jì)時(shí)，可以單獨(dú)設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽的錄入欄，領(lǐng)導(dǎo)在這里可以簽署意見(jiàn)，并可以對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行修改，系統(tǒng)將記錄修改內(nèi)容和時(shí)間，并生成新版本。秘書(shū)校稿在生成正式文件前，對(duì)公文進(jìn)行最后一次的校稿。相關(guān)處理人員將校完的稿件生成一份正式的、不含任何修改痕跡的文件，文件生成正式文號(hào)，并按照模版排好。文件的打印包括兩部分，一部分是對(duì)文件表單的打印，系統(tǒng)支持表單套打功能，可以直接將表單打印成自定義的格式?？梢愿鶕?jù)需要選擇需要傳閱的范圍，記錄傳閱人閱讀文件的時(shí)間和統(tǒng)計(jì)傳閱情況。歸檔后的文件查閱需要在檔案管理中申請(qǐng)查閱。 簽報(bào)處理流程步驟示意如下：簽報(bào)起草簽報(bào)人1簽報(bào)人N擬歸檔檔案管理傳閱是將文件依次傳給多人閱讀，在實(shí)際工作中比較常見(jiàn)。進(jìn)度詳細(xì)跟蹤：對(duì)公文的整個(gè)流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、公文審核的過(guò)程和領(lǐng)導(dǎo)審簽、簽發(fā)意見(jiàn)?？梢蕴幚砥髽I(yè)、行政事業(yè)、黨政府機(jī)關(guān)、大專(zhuān)院校等組織單位的檔案管理工作，也可以作為社會(huì)專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案局、保密局的電子化檔案管理工具。查詢(xún)檔案：依據(jù)標(biāo)題、所屬部門(mén)、歸檔人、日期，進(jìn)行檔案的檢索查詢(xún)。對(duì)任意用戶(hù)授予不同級(jí)別的權(quán)限，資料保密級(jí)別可以設(shè)定為：一般、機(jī)密、秘密、絕秘等，賦權(quán)時(shí)可以對(duì)所賦權(quán)限進(jìn)行備注說(shuō)明，以便閱讀理解。收文擬歸檔資料具體的建立方法參閱收文管理相關(guān)介紹。改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式速度慢、效率低的弊端。1. 人員可以分類(lèi)管理，可以自定義分類(lèi)，如：待聘人員、試用人員、在職人員、離職人員等。3．自動(dòng)檢測(cè)員工身份證號(hào)真?zhèn)?根據(jù)身份證號(hào)自動(dòng)計(jì)算員工出生年月和年齡、性別。6．支持員工照片顯示、支持?jǐn)z像頭視頻拍照功能。10．支持證書(shū)、證件的信息管理，同時(shí)還支持證書(shū)、證件的圖片嵌入?？梢缘怯洶l(fā)給員工的重要工作物品，在離職時(shí)可以查看并要求員工歸還。16．與合同管理模塊、培訓(xùn)管理模塊、獎(jiǎng)懲管理模塊、職稱(chēng)評(píng)定模塊、調(diào)動(dòng)管理模塊等自動(dòng)關(guān)聯(lián)，以上模塊的信息會(huì)集中反映在人事檔案卡片中，實(shí)現(xiàn)了只要打開(kāi)員工人事?lián)醢缚ㄆ?，所有相關(guān)信息集中顯示的效果。4．加班管理：在此登記員工的申請(qǐng)，加班時(shí)間決定加班刷卡的有效性。包括：請(qǐng)假、遲到、早退、未打卡、調(diào)休、外出、出差等情況。2．支持合同續(xù)簽記錄登記。培訓(xùn)管理模塊主要進(jìn)行培訓(xùn)課程、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄的登記。4．支持培訓(xùn)課件文件掛接。針對(duì)政府機(jī)關(guān)服務(wù)中心所管轄的一切房產(chǎn)，對(duì)房產(chǎn)信息進(jìn)行集中管理的模塊，主要是包含辦公大樓的物業(yè)信息、附屬設(shè)施、會(huì)議室、組織機(jī)構(gòu)等相關(guān)信息。物業(yè)資源管理具有以下特點(diǎn)：可按一定規(guī)律批量生成物業(yè)資源；物業(yè)本部人員可以看所有的分公司物業(yè)資源信息，分公司只能看到自己所管的資源信息；一個(gè)分公司管理兩個(gè)以上項(xiàng)目時(shí)，一個(gè)帳號(hào)和密碼可以查看所管理的一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目資料。圖：設(shè)備設(shè)施全生命周期管理信息化整體解決方案概述以設(shè)備設(shè)施分類(lèi)建檔為基礎(chǔ)，以設(shè)備運(yùn)行記錄（包括設(shè)備運(yùn)行巡查參數(shù)記錄、設(shè)備維修計(jì)劃及執(zhí)行記錄，設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃及執(zhí)行記錄，設(shè)備檢查考評(píng)記錄）為核心建立設(shè)備運(yùn)行記錄數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。這將大大提升設(shè)備巡查維保過(guò)程中的工作速度和正確性，減少人力操作錯(cuò)誤。同時(shí)可以根據(jù)這些歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)分析出每臺(tái)設(shè)備的當(dāng)前綜合健康度，制定有針對(duì)性的保養(yǎng)計(jì)劃和維修計(jì)劃（主要是巡查、保養(yǎng)的頻度和維修的提前量），并且長(zhǎng)期不斷地重復(fù)分析、完善和優(yōu)化，PDCA模式循環(huán)改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施的按需維修、狀態(tài)維修、點(diǎn)檢模式，以預(yù)知維修、預(yù)防維修為主，結(jié)合常規(guī)的事后維修、改善維修，在保證設(shè)備安全穩(wěn)定運(yùn)行的前提下，減少直至最終防止設(shè)備設(shè)施的“過(guò)維保”和“欠維?！鼻闆r，降低設(shè)備設(shè)施全生命周期的運(yùn)作成本（包括儲(chǔ)備材料成本、巡查成本和維修保養(yǎng)用料和人工成本等等）。提醒手段包括信息平臺(tái)中所支持的所有方式：系統(tǒng)內(nèi)部提醒、外部郵件提醒、手機(jī)信息提醒、PDA移動(dòng)信息提醒；以信息系統(tǒng)來(lái)保證設(shè)備設(shè)施維保工作的及時(shí)性和規(guī)范性，強(qiáng)調(diào)過(guò)程控制，達(dá)到定責(zé)任人、定工作地點(diǎn)、定完成時(shí)限、定工作方法、定檢查人和檢查標(biāo)準(zhǔn)。在領(lǐng)用物業(yè)的員工填寫(xiě)好領(lǐng)用單后點(diǎn)擊保存后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)審批流程將數(shù)據(jù)傳送到協(xié)同辦公系統(tǒng)中。在系統(tǒng)中可以直接操作過(guò)帳來(lái)完成領(lǐng)用記錄?？梢园凑斩喾N方式進(jìn)行分?jǐn)偅鶕?jù)面積、樓層、依附與相關(guān)金額等進(jìn)行分?jǐn)偂Ｏ?