【正文】 部門字典 浪潮 ERP 實施導航圖 Page 7 of 95 ? 營銷協(xié)同－基礎(chǔ)數(shù)據(jù) — 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián) — 維護 片區(qū)辦事處關(guān)聯(lián) 、辦事處城市關(guān)聯(lián) 應用舉例 舉例 1： 某 制藥 企業(yè)的 銷售部門 組織架構(gòu)如下圖： 銷 售 公 司 黑 龍 江 遼 寧 北 京 河 北 山 東 浙 江 江 蘇 東 北 大 區(qū) 華 北 大 區(qū) 華 東 大 區(qū) 西 南 大 區(qū) 吉 林 內(nèi) 蒙 上 海 貴 州 重 慶 云 南 組織結(jié) 構(gòu)分析 ： 從以上的組織結(jié)構(gòu)圖中我們看到，企業(yè)將全國的銷售區(qū)域劃分為 四個片區(qū)分別管轄，部門管理明細到省。而在二三級部門中，存在部門名字重名的情況，因此建議客戶在定義二級、三級部門時，加以區(qū)別，例如我們可以在每個二級、三級部門名稱后以“醫(yī)院”、“零售”和“商業(yè)”的字眼 作為 后綴。 4） 片區(qū)辦事處關(guān)聯(lián) 5） 往來單位地區(qū) 浪潮 ERP 實施導航圖 Page 12 of 95 6） 辦事處城市關(guān)聯(lián) 通過共同的往來單位地區(qū)“北京”，我們將不同部門（醫(yī)院銷售部的三級部門北京大區(qū)醫(yī)院、零售銷售部的二級部門北京地區(qū)零售）建立了聯(lián)系。 3） 在“辦事處城市關(guān)聯(lián)”中，“辦事處”即部門字典中建立的部門 /辦事處，“城市”即往來單位地區(qū)。在建新的部門結(jié)構(gòu)時，注意新部門的編碼與舊部門的編碼按照一定的對應關(guān)系編碼，這樣做的目的是方便修改相關(guān)的統(tǒng)計報表。 醫(yī)院和藥店是制藥企業(yè)典型的終端檔案，所以系統(tǒng)中提供了單獨的檔案卡片，對于其他終端，可以在終端檔案卡片上維護。 對于 業(yè)務人員 頻繁 流動及換崗， 保留 客戶檔案 數(shù)據(jù) 也顯得尤為重要。 ? 目標人員職務 字典 ：維護醫(yī)院檔案中的醫(yī)生、重點人員的職務 ， 在維護醫(yī)院檔案 的明細信息是，涉及到重點人員、醫(yī)院醫(yī)生的職務信息時，需要使用此字典 ? 醫(yī)院等級 ：維護醫(yī)院的等級，如三甲、二甲等 ? 醫(yī)院類別 ： 視企業(yè)對醫(yī)院管理的分類或者報表查詢的需要而定。 浪潮 ERP 實施導航圖 Page 19 of 95 ? 涉及準備的渠道、終端檔案數(shù)量較多，信息量大，如果一時難以準備，可以建議企業(yè)找一個管理規(guī)范的片區(qū)或者辦事處為試點，試點成功后，下發(fā)標準模塊給其他片區(qū)按照模板準備。 要快速高效的將渠道終端檔案搜集上來，必須由企業(yè)相關(guān)的領(lǐng)導將整理上報客戶檔案作為業(yè)務員的考核，與業(yè)績、獎金掛鉤。 3）對于 老用戶，已經(jīng)在 PS 中把醫(yī)院檔案錄入在客戶檔案中的情況，建議將該檔案再導入到 營銷協(xié)同 的醫(yī)院檔案中，新增醫(yī)院檔案 保持兩邊 信息的 同步 。 浪潮 ERP 實施導航圖 Page 20 of 95 主要功能 ? 人員角色字典 ：地區(qū)經(jīng)理、商務代表等 ? 學歷字典 ：本科、專科等 ? 人員級別字典 ：高級、中級等 ? 人員職務等級字典 ： 經(jīng)理、代表等 ? 人員職務狀態(tài)字典 ：失效、生效 ? 業(yè)務人員維護 ： 維護業(yè)務人員檔案 ? 操作人員角色字典 ：經(jīng)理、內(nèi)勤等 ? 操作人員信息維護 ? 人員管理區(qū)域劃分 ：指定片區(qū)經(jīng)理及管轄 片區(qū)，指定辦事處經(jīng)理及管轄的辦事處 數(shù)據(jù)準備 見 營銷協(xié)同實施導航圖 \03 系統(tǒng)準備 \ 數(shù)據(jù)準備 \ 靜態(tài)數(shù)據(jù)準備 \EXCEL 模板 \人員檔案 操作步驟 以下將系統(tǒng)中的業(yè)務人員卡片，逐項解釋 員工編號：手工錄入，必填項，與 PS 共用 員工姓名：手工錄入，必填項，與 PS 共用 所屬部門：右鍵幫助 選擇 ； 部門字典的維護位置：基礎(chǔ)管理 — 組織機構(gòu) — 部門目錄 職工類別：右鍵幫助選擇；職工類別的維護位置： PS 庫存管理 — 初始 — 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護 — 員工類別 地址：手工錄入 電話：手工錄入 浪潮 ERP 實施導航圖 Page 21 of 95 信用限額：手工錄入，數(shù)據(jù)型， 在 PS 銷售管理系統(tǒng)參數(shù)中啟用使用業(yè)務員資信限額后，該數(shù)值起作用 郵編：手工錄入 操作人員：右鍵幫助。在 PS 中維護業(yè)務人員是存放在 zwzgzd 表中，并通過觸發(fā)器將數(shù)據(jù)保存到 ywryzdex 表中。在 PS 中只能維護編號、姓名、部門、類別、地址、電話、郵編、 信用限額，其余項目如性別、學歷、與操作員的關(guān)聯(lián)、人事信息等，只能在營銷協(xié)同中維護。 3 銷售管理 模塊 介紹 營銷協(xié)同的銷售模塊主要適合企業(yè)異地的分公司、辦事處使用，跟總部營銷部門配合，完成要貨計劃、訂單、提貨、開票、回款的處理 主要 功能 ? 計劃管理： 完成 年度、月度回款、發(fā)貨 計劃 、要貨計劃 的制定、審核、統(tǒng)計 。 ? 銷售協(xié)議業(yè)務 ：記錄與客戶簽訂的協(xié)議情況，包括返利條件、價格政策、付款優(yōu)惠等，后續(xù)業(yè)務可以參照協(xié)議進行。 訂單狀態(tài)調(diào)整： 訂單狀態(tài)調(diào)整：對訂單的執(zhí)行狀態(tài)（執(zhí)行、中止、完成）進行調(diào)整，調(diào)整狀態(tài)的訂單僅限于已經(jīng)審批完成的，沒有執(zhí)行完畢的訂單。 ? 開 票： 先提貨后開票業(yè)務，發(fā)票參照提單開具，發(fā)票增加企業(yè)的應收帳款，減少企業(yè)的在途應收。如果回款時還沒有開票，作為 預收款管理，在企業(yè)實際發(fā)貨開票后，需要做回款單與發(fā)票的核銷，核銷后減少 企業(yè)的應收款。 模塊 關(guān)系 1. PS 產(chǎn)品中的銷售模塊主要應用在企業(yè)總部的銷售部門，完成訂單、提貨、發(fā)票、回款處理， 本地使用 。 從方便業(yè)務員操作出發(fā) 。但訂單、提貨單、發(fā)票、回款單，兩個模塊都是通用的。 系統(tǒng)實現(xiàn)方式： 在浪潮 ERP 營銷協(xié)同 系統(tǒng)中，銷售管理模塊訂單菜單下的銷售協(xié)議制單功能，記錄實際業(yè)務中的銷售協(xié)議，并且銷售協(xié)議可以被銷售訂單參照，參照后的價格直接體現(xiàn)在訂單中，銷售協(xié)議在軟件中的功能目前主要是體現(xiàn)在這里。銷售部門在審核時要進行資信檢查，檢查的重點 包括是否超資信限額和資信期限，在資信額度和資信期限內(nèi)允許給經(jīng)銷商發(fā)貨，如果超出需要 提交相關(guān)領(lǐng)導特批，特批后才允許發(fā)貨?？刂频姆椒ㄊ亲?提貨單 \發(fā)票 保存的時候，系統(tǒng)提示該客戶 超資信限額和資信期限 的信息 。 ? 商務代表 與 經(jīng)銷商簽訂合同后，要在系統(tǒng)的“訂單錄入”功能中錄入訂單的相關(guān)信息，并提交審批。 ? 經(jīng)銷商向企業(yè)提出開票申請時，財務人員在系統(tǒng)中的“發(fā)票制單”功能中 參照已發(fā)貨提貨單自動生成發(fā)票，然后在“發(fā)票記帳”功能中對發(fā)票進行記帳，登記應收帳。 __________________________________________________ 10 訂單制單 PSFX020303 銷售管理 訂 單 訂單制單 訂單制單可以手工增加，也可以參照報價單或者銷售協(xié)議生成。提貨單也可以不參照訂單而直接手工制單，是否走參照訂單的流程，根據(jù)企業(yè)對訂單的管理需要而定。注意：回收發(fā)票不允許手工制單，只能參照提貨單生成。 __________________________________________________ 100 回款單記帳 PSFX020603 銷售管理 回 款 回款單記帳 回款記帳”功能中對回款單進行記帳，沖減應收帳。對于先款后貨的經(jīng)銷商，企業(yè)在和經(jīng)銷商簽訂的銷售協(xié)議浪潮 ERP 實施導航圖 Page 31 of 95 中明確規(guī)定。 管理目標和要點 該業(yè)務管理的重點是對發(fā)貨的控制，必須在回款后。 ? 商務代表經(jīng)銷商簽訂合同后，要在 系統(tǒng)的“訂單錄入”功能中錄入訂單的相關(guān)信息，并提交審批。 ? 經(jīng)銷商向企業(yè)提出開票申請時，財務人員在系統(tǒng)中的“發(fā)票制單”功能中參照已發(fā)貨提貨單自動生成發(fā)票，然后在“發(fā)票記帳”功能中對發(fā)票 進行記帳，登記應收帳。 __________________________________________________ 70 銷售出庫單制單 PSFX030301 庫存管理 出庫 銷售出庫單制單 提貨單記帳后，倉庫庫管人員可以在系統(tǒng)中“銷售出庫單”功能中看到待出庫發(fā)貨的提貨單，參照待出庫提貨單自動生成銷售出庫單。 浪潮 ERP 實施導航圖 Page 34 of 95 管理目標和要點 管理的目的是對企業(yè)應收帳款的管理，通過控制應收帳款的帳齡和金額，可以降低企業(yè)壞帳發(fā)生的風險，加速資金流轉(zhuǎn)速度。 當系統(tǒng)參數(shù)設置成不嚴格控制資信時，系統(tǒng)在訂單制單的時候開始控制資信，當某個客戶超資信時，系統(tǒng) 會在訂單保存的時候提示該客戶超資信，與嚴格控制資信的區(qū)別在于該 訂單仍然可以保存，在后續(xù)的提單、發(fā)票制單的時候，該提示仍然出現(xiàn)，相關(guān)的單據(jù)仍然可以保存。 跟資信限額控制一樣同樣可以嚴格控制、非嚴格控制、不控制。 ? 如果貨物已經(jīng)失效，那么倉庫保管員開紅出庫單，貨物報損單，登記報損臺帳，經(jīng)相關(guān)確認簽字后，在 QA 監(jiān)督下銷毀貨物。 系統(tǒng)實現(xiàn)方式： 通常在業(yè)務處理上退貨存在以下幾種情況： 1）未開票退貨：做紅提單沖銷原提貨單，參照紅提單做紅字銷售出庫單。 __________________________________________________ 20 銷售出庫單制單 PSFX030301 庫存管理 出庫 銷售出庫單制單 未開票退貨：參照紅提單做紅字銷售出庫單。 3）已回款退貨：紅沖發(fā)票和提單，參照紅提單做紅字銷售出庫單，退款時做負的回款單。 ? 如果單純包裝破損，內(nèi)在質(zhì)量沒有問題，更換包裝后，繼續(xù)銷售。如果需要QC 協(xié)助檢驗，可以由 QC 對貨物進 行檢驗，并出具檢驗報告，交倉庫保管員。 制單時判斷客戶和業(yè)務員的資信天數(shù)是否超出，以沒有完成回款核銷的提單為依據(jù) 或 沒有完成回款核銷的發(fā)票為依據(jù)。在 PS 產(chǎn)品的銷售管理模塊的系統(tǒng)參數(shù)中，有三個選項可以選擇，不控制資信、嚴格控制資信和不嚴格控制資信。在這種情況下，企業(yè)一般會針對每個客戶的實際情況，如企業(yè)與客戶的歷史交易量 、企業(yè)的資質(zhì)、規(guī)模等，對每個客戶設定一個資信限額和資信期限。 __________________________________________________ 10 回款單制單 PSFX020601 銷售管理 回款 回款單制單 首先經(jīng)銷商回款，在“回款單制單”功能中錄入回款相關(guān)信息 __________________________________________________ 浪潮 ERP 實施導航圖 Page 32 of 95 20 回款單記帳 PSFX020603 銷售管理 回款 回款單記帳 在“回款單記帳” 功能中登記預收帳款 __________________________________________________ 30 訂單制單 PSFX020303 銷售管理 訂單 訂單制單 商務代表經(jīng)銷商簽訂合同后，要在系統(tǒng)的“訂單錄入”功能中錄入訂單的相關(guān)信息，并提交審批 __________________________________________________ 40 訂單審批 PSFX020304 銷售管理 訂單 訂單審批 銷售部在系統(tǒng)中的“訂單審批”功能中對訂單進行審核，審核時檢查系統(tǒng)中是否有回 款記錄。發(fā)貨崗在系統(tǒng)中的“提貨單制單”功能中參照已經(jīng)審核的訂單自動生成提貨單，然后在“提貨單記帳”功能中對提貨單進行記帳，登記在途帳。 系統(tǒng)實現(xiàn)方式： ? 在浪潮 ERP 營銷協(xié)同 系統(tǒng)中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊的客戶檔案菜單，“客戶檔案維護””中設定經(jīng)銷商的資信額度和資信期限都為 0。銷售部門在審核時要進行回款確認檢查，如果經(jīng)銷商已經(jīng)回款則允許給 經(jīng)銷商發(fā)貨，否則需要提交相關(guān)領(lǐng)導特批，特批通過后才允許發(fā)貨。手工核銷欠款需要手工確認每一筆回款對應的發(fā)票，自動核銷欠款，系統(tǒng)按照順時全額的方式，回款單順次核銷賬齡最大的發(fā)票，以此類推。 __________________________________________________ 90 回款單制單 PSFX020601 銷售管理 回 款 回款單制單 浪潮 ERP 實施導航圖