【正文】 龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 　　不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用”。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 　　誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 　　 查爾斯擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點(diǎn)時間來考慮。第三，他獻(xiàn)身時間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚(yáng)。 　?。?）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。前一天的錢你用光也好，分文不花也好。花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 　?。?）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。” 　　 要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”，我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識。 　　 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器?？墒敲刻炜?種小報也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰。 　　 至于時間，更不成問題。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時候，努力做一種專門學(xué)問。1：時間管理的概念 　　 什么是時間？ 　　 在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 　　 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 　　 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。 　　 這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一個學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！ 　　 易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。 　　看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到—— 　　“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！” 　　“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書！” 　　“時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！” 　　 世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時。首先讓我們先了解時間的四項獨(dú)特性： 　?。?）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。因此，時間是無法取代的。 　　 小案例： 　　 。請問：你如何用這筆錢？ 　　 什么是“時間管理”？ 　　 “時間管理”所探索的是如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 　　 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營公司當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽(yù)。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的： 　　睡覺：21年 　　工作：14年 　　個人衛(wèi)生：7年 　　吃飯：6年 　　旅行：6年 　　排隊：6年 　　學(xué)習(xí)：4年 　　開會：3年 　　打電話：2年 　　找東西：1年 　　其它：3年 　　 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下： 　　*尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 　　*信息爆炸 　　*競爭的壓力 　　*你的客戶對品質(zhì)的要求 　　 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費(fèi)。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。 　　 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 　　由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。 　　 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。 　　不擅處理不速之客的打擾?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。 　　文件處置測驗 　　 請快速地解答以下十二個問題。 　　來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 　　一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的Email。 　　1人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。請善用它！ 時間管理的六項基本原則 　　 通過前面的學(xué)習(xí)，我們對時間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認(rèn)識，現(xiàn)在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認(rèn)識后，才有可能很好地運(yùn)用時間管理的技巧與方法。 　　 雖說目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。” 　　 美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。他的父母只有小學(xué)五年級的學(xué)歷，因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。 　　 有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心志。經(jīng)過2年零3個月，即以優(yōu)異的成績 取得了學(xué)位，緊接著再邁向更高的目標(biāo)。 　　 請記?。撼晒ν耆且环N個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。他希望活得更扎實(shí)，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運(yùn)，這使他覺得受挫。 　　 1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當(dāng)資金，以信用卡借款，開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設(shè)備。1975年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。這就是一個不具體的目標(biāo)。他對第一組說：“。 　　可衡量的： 　　 任何一個目標(biāo)都應(yīng)有可以用來衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。多年前在美國進(jìn)行了一項成就動機(jī)的試驗。實(shí)驗者解釋這些人有高度的成就動機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。通常會體現(xiàn)在以下五個方面： 　　將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 　　由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時進(jìn)行的工作。行動是一件了不起的事，我們請大家記住： 　　切實(shí)實(shí)行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。 　　 這個故事的教訓(xùn)是：成功地將一個好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。 　　先做只需花費(fèi)少量時間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時間才能做好的事。 　　先做別人的事，然后再做自己的事。 　　1先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。舉個例子來說，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。 　　 因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等等。 　　 第二象限是重要但不緊急的事。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。 　　 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。 　　更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 　　增進(jìn)能力。 （ ） 　　我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。 （ ） 　　我似乎永遠(yuǎn)在趕時間。 （ ） 　　我處理危機(jī)時表現(xiàn)最好。 （ ） 　　1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（ ） 　　 “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： 　　（A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。 　　 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的 　　 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。 　　 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計劃不致偏差。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。在時間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。 　　 因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面： 　　在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。 　　 分析自己使用時間的方式和狀況 　　 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。在本項練習(xí)中列有一個你在一星期內(nèi)花費(fèi)時間的清單。 　　請先看表一和表二： 　　表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 　　項目活動 每星期估計花費(fèi)的時間（小時） 每星期實(shí)際花費(fèi)的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%） 50 / 50　　一、公務(wù)活動 　　1 上下班 　　2 開會 　　3 打電話 　　4 閱讀文件、整理通信 　　5 幫助下屬 　　6 接待賓客 　　7 向上級匯報 　　8 公務(wù)出差 　　9 拜訪客戶 　　10 其它工作上的活動 　　小計 　　二、個人活動 　　11 整理儀容 　　12 飲食 　　13 睡覺 　　小計 　　三、家庭活動 　　14 煮飯 　　15 洗熨衣服 　　16 打掃房屋 　　17 雜務(wù)與家事 　　18 賣雜物 　　19 其它的逛街活動 　　20 繳款 　　21 看孩子 　　22 宗教活動 　　23 家庭外出 　　24 家庭溝通 　　25 其它家庭活動 　　小計 　　四、休閑活動 　　26 聽廣播與音樂 　　27 看電視 　　28 休閑