【正文】 希望通過這次教學，能夠幫助各位對時間管理的概念、誤區(qū)和原則有一些基本而清楚的認識，同時還能夠在生活與工作中靈活地運用時間管理的方法和技巧?！摆A”的真正意義是實現(xiàn)目標，所以若用合作代替競爭，便能在有效的時間或較短的時間里達成更多的目標、甚至有意想不到的收獲。 　　 雙贏的精髓便是：人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠大于個人憑一已之力創(chuàng)造的成就。 　　 這時候你心中只有一個念頭：“我要贏！”你的肌肉緊張、全神貫注以至于眉頭緊鎖，但就在僵持不下的當兒，你和那人腦中突然靈光一閃，發(fā)現(xiàn)一個事實：你們現(xiàn)在已各贏了1角錢！倘若你讓他贏一回、接著他讓你贏一回、不斷相互扳倒，那么60秒結束，雙方都贏了超過1角錢……于是，你們兩個同心協(xié)力，不斷地進行你扳倒他、他扳倒你的動作，來回反復地互相扳倒對方的手臂。雙方各就各位后，一場激戰(zhàn)即將展開。 　　 逆勢操作者會在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。 　　 逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍?！?　　將逆勢操作運用在時間管理上，就意味著當別人沒有在做某件事的時候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。庫珀寫了一本書名相當吸引人的書：《一直左轉(zhuǎn)》。 　　 逆勢操作 　　 什么是逆勢操作？在華爾街，逆勢操作者就是當多數(shù)人都在買股票時賣股票，而大多數(shù)人都在賣股票時買股票的人；如果每個人都在觀望，逆勢操作者則瘋狂地大買大賣。” 　　 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場?！币淮?，一位同機的旅客在等候提取行李的時和她攀談，他說：“我在飛機上注意到你，在2小時48分鐘里，你一直在寫短箋，我敢說你的老板一定以你為榮。琳達相信和客戶維持良好的關系是很重要的，所以她常利用在飛機上的時間寫短箋給他們?！?　　 不管在什么地方，齊格每次在排隊等候時，他總會盡量帶一些東西去看。一位必須在機場花很多時間的業(yè)務員說：“每次在下飛機去領行李的路上，我就停下來打公共電話，等我打完電話時，行李也已經(jīng)出來了。 　　 去看醫(yī)生時帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無益的東西。乍看之下，這些時間可能永遠無法追回；當你忙得不可開交而又必須等待的時候，你的失望只會增加而不會減少。所以，除了能夠認識到時間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時之道。愛因斯坦曾組織過享有盛名的“奧林比亞克科學院”，利用晚上休息的時間聚會，與會者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的許多科學創(chuàng)見，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。你的每一分鐘都很值錢。你可能有休閑時間，卻沒有“空”的時間。這句話通常表示“等手上沒什么重要的事情時再做”。第九章、省時之道167。你可以從容地、預先地與同事聯(lián)系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率?？墒?，要處理同事或同級人員的打擾，恐怕必須多花一點心思才行。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？ 　　 以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招： 　　 有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。 　　控制通話時間、保持通話主題 　　 在我們打電話的時候，要注意做好適當?shù)挠涗洠悦鈷煜码娫捄笸浤承┬畔?，又不得不重新?lián)系一次。 　　保持簡短而明確的開場白 　　 平時我們在打電話為了聯(lián)絡感情的需要，在開場白中經(jīng)常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡短而明確的開場白。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事…… 　　 那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少 。 　　關鍵路徑是可以變化的第八章、不要讓別人浪費你的時間 不要讓別人浪費你的時間 　　 辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。 　　步驟二：估計時間 　　v 工序時間=(a+4b+c)/6 　　（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間） 　　v 倒推法：一般確定結束時間，再逐步推出各部分需要時間。 　?。?）WBS主要反映任務的層次。 　　具體來講，網(wǎng)絡計劃評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。 　　技術上的關鍵路徑 　　某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。 　　v 留有余地、應付突發(fā)任務 　　步驟三：確定關鍵路徑 　　時間上的關鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。 　　建議： 　?。?）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間） 　?。?）標明任務間關系 　　（3）再畫PERT 　　計劃要素 　　步驟一：先畫圖 　　首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。 　　計劃要素 　　（1）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。 　　WBS基本構架 　　階段、步驟、任務、活動 　　衡量標準 　　v 是否全部分解完畢 　　v WBS分解的所有活動是否全部定義了項目的工作 　　v 所分解的活動是否可行 　　v 是否包含臨時的里程碑和監(jiān)控點 　　v WBS的分解結構是否合適 　　v 分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動 　　v 是否集成了所有的關鍵因素 　　v 邏輯上是否合理、清楚和簡單 　　 計劃管理－－PERT 　　定義 　　PERT（網(wǎng)絡計劃評審技術）是以網(wǎng)絡圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預定目標的一種科學管理方法。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。比方說，我們計劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務最后的如期完成。 　　 剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實際上目標是計劃的基礎，確定了方向，怎么走就清楚多了。例如一個增加利潤的具體計劃，可能具體規(guī)定在未來6個月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導性計劃也許只提出未來6個月使利潤增加5%—10%。 短期計劃與長期計劃　　 短期是指一年以內(nèi)的期間；長期一般超過5年以上；而中期界于兩者之間。首先，讓我們對計劃的基礎概念有一些認識： 　　 計劃的類型 　　 分類標準 類型 　　按廣度分 　　戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃 　　按時間框架分 　　短期計劃、長期計劃 　　按明確性分 　　具體性計劃、指導性計劃 　　應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作業(yè)計劃?！倍ㄆ谑褂们鍐?，使你有一個更好的機會打破那些束縛。如同薩繆爾在努力擬定計劃與設定目標之后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時候就輕松多了。 　　 現(xiàn)在，請你完成誠實地做到下列練習。效率先生的總結清單如表三： 　　表三 一星期時間總結表 時間統(tǒng)計 　　項目活動 每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%） 　　公務活動小時 45 50 5 % 　　個人活動小時 45 40 5 % 　　家庭活動小時 32 46 14 % 　　休閑活動小時 40 % 　　其它活動 6 % 　　時間總計 168 168 0 100% 　　一旦你完成了時間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應用這份信息，幫助你在未來把時間使用得更好。本項練習的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習?！懊啃瞧趯嶋H花費時間”的總計應該等于168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。 　　為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下： 　　百分比（%）=（每星期實際花費時間247。 　　將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數(shù)填在表一的“上兩項時間的差額”上。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數(shù)目字（可能是零）。例如效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了15次，即表示他花了7個半小時在工作時打電話。 　　該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。 　　在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼。 　　在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。 　　在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。 　　請先看表一和表二： 　　表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 　　項目活動 每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%） 50 / 50　　一、公務活動 　　1 上下班 　　2 開會 　　3 打電話 　　4 閱讀文件、整理通信 　　5 幫助下屬 　　6 接待賓客 　　7 向上級匯報 　　8 公務出差 　　9 拜訪客戶 　　10 其它工作上的活動 　　小計 　　二、個人活動 　　11 整理儀容 　　12 飲食 　　13 睡覺 　　小計 　　三、家庭活動 　　14 煮飯 　　15 洗熨衣服 　　16 打掃房屋 　　17 雜務與家事 　　18 賣雜物 　　19 其它的逛街活動 　　20 繳款 　　21 看孩子 　　22 宗教活動 　　23 家庭外出 　　24 家庭溝通 　　25 其它家庭活動 　　小計 　　四、休閑活動 　　26 聽廣播與音樂 　　27 看電視 　　28 休閑閱讀 　　29 嗜好 　　30 觀看比賽 　　31 運動 　　32 休閑旅游 　　33 聚會與社交 　　34 其它休閑活動 　　35 其它活動 　　小計 　　時間統(tǒng)計(小時) 　　表二：一星期時間日志與簡略分析表時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動標號 時間小計 　　7:00 1 上下班 　　7:30 2 開會 　　8:00 3 打電話 　　8:30 4 閱讀文件、整理通信 　　9:00 5 幫助下屬 　　9:30 6 接待賓客 　　10:00 7 向上級匯報 　　10:30 8 公務出差 　　11:00 9 拜訪客戶 　　11:30 10 其它工作上的活動 　　12:00 11 整理儀容 　　12:30 12 飲食 　　13:00 13 睡覺 　　13:30 14 煮飯 　　14:00 15 洗熨衣服 　　14:30 16 打掃房屋 　　15:00 17 雜務與家事 　　15:30 18 賣雜物 　　16:00 19 其它的逛街活動 　　16:30 20 繳款 　　17:00 21 看孩子 　　17:30 22 宗教活動 　　18:0