溝通管理-系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理-wenkub
2023-02-01 15:18:20 本頁面
【正文】 理 94％時(shí)間用于溝通。 ? 項(xiàng)目干系人管理 溝通模型 √ 溝通模型 √ ? 該溝通模型的關(guān)鍵組件包括 ?編碼 Encode； 信息 Message； 媒介 Medium；干擾 Noise； 解碼 Decode； ? 確認(rèn)收訖指接收方表示收到信息，但并不一定表示同意； ? 回應(yīng)，即接收方已經(jīng)將信息解碼、理解了信息并就信息做出回復(fù)； 阻礙有效溝通的因素 √ ? 溝通雙方的物理距離； ? 溝通的環(huán)境因素； ? 缺乏清晰的溝通渠道； ? 復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)； ? 復(fù)雜的技術(shù)術(shù)語； ? 有害的態(tài)度； 團(tuán)隊(duì)內(nèi)溝通的步驟 ? 步驟一、事前準(zhǔn)備 ? 步驟二、確認(rèn)需求 ? 步驟三、闡述觀點(diǎn) ? 步驟四、處理異議 ? 步驟五、達(dá)成協(xié)議 ? 步驟六、共同實(shí)施 本章要點(diǎn) ? 項(xiàng)目溝通管理的重要性 ? 溝通計(jì)劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報(bào)告 ? 項(xiàng)目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項(xiàng)目需求溝通 溝通計(jì)劃 (munication plan) √ ? 溝通計(jì)劃包括決定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求：誰需要什么信息；什么時(shí)候需要；怎么獲得。干系人分析也有助于了解干系人之間的關(guān)系，以便利用這些關(guān)系來建立聯(lián)盟和伙伴合作，從而提高項(xiàng)目成功的可能性。在干系人很多的情況下，就必須對(duì)關(guān)鍵干系人進(jìn)行排序，以便有效分配精力，來了解和管理關(guān)鍵干系人的期望。根據(jù)干系人主動(dòng)參與（影響）項(xiàng)目的程度以及改變項(xiàng)目計(jì)劃或執(zhí)行的能力（作用）進(jìn)行分組； ? ○ 凸顯模型。是項(xiàng)目干系人信息需求的匯總。因此，在規(guī)劃項(xiàng)目溝通時(shí)，需要做的一件重要工作就是，明確的界定誰與誰溝通，以及誰將接收什么信息。 影響項(xiàng)目的溝通技術(shù)因素 √ ? 1）信息需求的緊迫性。在項(xiàng)目結(jié)束前，現(xiàn)有的溝通技術(shù)是否將發(fā)生變化？ ? 5）項(xiàng)目環(huán)境。溝通技巧用來交換信息。 ? 內(nèi)部的（項(xiàng)目內(nèi)）和外部的（與客戶、媒體、公眾的溝通）。項(xiàng)目組內(nèi)外溝通有別。垂直溝通信息傳播速度快，準(zhǔn)確程度高，水平溝通復(fù)雜程度高，往往不受當(dāng)事人控制。 ? 口頭語言和非口頭語言（音調(diào)變化、身體語言）溝通。 信息發(fā)布系統(tǒng) ? 信息發(fā)送系統(tǒng) (information distribution systems)。收集所有基準(zhǔn)數(shù)據(jù)并向項(xiàng)目干系人提供項(xiàng)目績效信息。項(xiàng)目周報(bào)、月報(bào)等。 績效報(bào)告內(nèi)容 √ ? 績效報(bào)告需要向每個(gè)受眾適度地提供信息。 ?項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)評(píng)審會(huì)議； ?高級(jí)管理層評(píng)審會(huì)議； ?客戶項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議； ?注意狀態(tài)評(píng)審會(huì)不同的頻率和層次。 ? 通用格式包括條形圖（也稱為甘特圖）， S曲線、矩形圖和表格。 ? 客戶 /高層領(lǐng)導(dǎo) /項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) ? 1 通過積極有效的溝通，滿足項(xiàng)目干系人的需求； ? 2 當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，與項(xiàng)目干系人一起解決問題； 項(xiàng)目干系人管理的幾個(gè)原則 √ ? 識(shí)別定義分析項(xiàng)目干系人，明確他們各自不同的目標(biāo)、目的和溝通層次； ? 促使干系人積極參與到項(xiàng)目中，與他們保持良好的合作關(guān)系； ? 充分理解需求，共同制定項(xiàng)目范圍，防止范圍蔓延； ? 根據(jù)溝通計(jì)劃因人而異，避免越俎代庖； ? 解決沖突時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮業(yè)主 /客戶的利益； 項(xiàng)目干系人管理的方法 √ ? （ 1）通過調(diào)查項(xiàng)目干系人的需求和期望，了解他們各自不同的目標(biāo)、目的、和溝通層次，在溝通管理計(jì)劃中，對(duì)這些需求和期望進(jìn)行識(shí)別、分析和記錄； ? （ 2）在與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要充分理解干系人的需求以便充分的與干系人合作，達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)； ? （ 3）在進(jìn)行干系人管理中，應(yīng)使用溝通管理計(jì)劃中為每個(gè)干系人確定的溝通方法； ? （ 4）對(duì)干系人管理的主要目標(biāo)是促進(jìn)干系人對(duì)項(xiàng)目的理解和支持，使干系人了解項(xiàng)目的進(jìn)展和可能帶來的影響。信息傳遞正確無誤； ? 及時(shí)。 無效溝通導(dǎo)致的后果 ? 事業(yè)受損失 ? 家庭不和睦 ? 個(gè)人信譽(yù)降低 ? 身心疲憊 ? 失去熱情和活力 ? 產(chǎn)生錯(cuò)誤和浪費(fèi)時(shí)間 ? 自尊和自信降低 ? 團(tuán)體合作性差 ? 失去創(chuàng)造力 項(xiàng)目中的會(huì)議 √ ? 項(xiàng)目的例會(huì)； ?項(xiàng)目進(jìn)展程度；項(xiàng)目問題的解決；項(xiàng)目潛在的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；團(tuán)隊(duì)中人力資源協(xié)調(diào)； ? 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議； ? 項(xiàng)目結(jié)束會(huì)議； 項(xiàng)目開工大會(huì)（ kickoff meeting） ? 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員彼此認(rèn)識(shí)； ? 建立工作關(guān)系和溝通渠道； ? 設(shè)定項(xiàng)目的目的、目標(biāo)； ? 審查項(xiàng)目 狀況； ? 審查項(xiàng)目計(jì)劃； ? 確定出現(xiàn)問題的方面； ? 確定個(gè)人和組織的責(zé)任； ? 取得個(gè)人或團(tuán)組的承諾； 開工大會(huì)模板 ? 1 歡迎與介紹； (項(xiàng)目經(jīng)理 ) ? 2 簡要介紹會(huì)議和目的； (總裁 ) ? 3 項(xiàng)目背景介紹； (總裁 ) ? 4 項(xiàng)目目標(biāo)和范圍安排； (項(xiàng)目經(jīng)理 ) ? 5 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)； (項(xiàng)目經(jīng)理 ) ? 6 角色和責(zé)任； (項(xiàng)目經(jīng)理 ) ? 7 項(xiàng)目計(jì)劃及人員安排； (項(xiàng)目經(jīng)理 ) ? 8 項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)； (項(xiàng)目經(jīng)理 ) ? 9 問題 /風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)方案； (項(xiàng)目經(jīng)理組織討論 ) ? 10 提問與解答； (項(xiàng)目經(jīng)理 ) ? 11 會(huì)議總結(jié)； (總裁 ) ? 12 會(huì)議結(jié)束； 高效的會(huì)議方案 √ ? 80％會(huì)議效率低下
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