溝通管理-系統(tǒng)集成項目管理-wenkub
2023-02-01 15:18:20 本頁面
【正文】 理 94％時間用于溝通。 ? 項目干系人管理 溝通模型 √ 溝通模型 √ ? 該溝通模型的關(guān)鍵組件包括 ?編碼 Encode； 信息 Message； 媒介 Medium；干擾 Noise； 解碼 Decode； ? 確認(rèn)收訖指接收方表示收到信息，但并不一定表示同意； ? 回應(yīng)，即接收方已經(jīng)將信息解碼、理解了信息并就信息做出回復(fù)； 阻礙有效溝通的因素 √ ? 溝通雙方的物理距離； ? 溝通的環(huán)境因素； ? 缺乏清晰的溝通渠道； ? 復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)； ? 復(fù)雜的技術(shù)術(shù)語； ? 有害的態(tài)度； 團隊內(nèi)溝通的步驟 ? 步驟一、事前準(zhǔn)備 ? 步驟二、確認(rèn)需求 ? 步驟三、闡述觀點 ? 步驟四、處理異議 ? 步驟五、達成協(xié)議 ? 步驟六、共同實施 本章要點 ? 項目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項目需求溝通 溝通計劃 (munication plan) √ ? 溝通計劃包括決定項目干系人的信息和溝通需求：誰需要什么信息；什么時候需要；怎么獲得。干系人分析也有助于了解干系人之間的關(guān)系，以便利用這些關(guān)系來建立聯(lián)盟和伙伴合作，從而提高項目成功的可能性。在干系人很多的情況下，就必須對關(guān)鍵干系人進行排序，以便有效分配精力，來了解和管理關(guān)鍵干系人的期望。根據(jù)干系人主動參與（影響）項目的程度以及改變項目計劃或執(zhí)行的能力（作用）進行分組； ? ○ 凸顯模型。是項目干系人信息需求的匯總。因此，在規(guī)劃項目溝通時，需要做的一件重要工作就是，明確的界定誰與誰溝通，以及誰將接收什么信息。 影響項目的溝通技術(shù)因素 √ ? 1）信息需求的緊迫性。在項目結(jié)束前，現(xiàn)有的溝通技術(shù)是否將發(fā)生變化？ ? 5）項目環(huán)境。溝通技巧用來交換信息。 ? 內(nèi)部的（項目內(nèi)）和外部的（與客戶、媒體、公眾的溝通）。項目組內(nèi)外溝通有別。垂直溝通信息傳播速度快，準(zhǔn)確程度高，水平溝通復(fù)雜程度高，往往不受當(dāng)事人控制。 ? 口頭語言和非口頭語言（音調(diào)變化、身體語言）溝通。 信息發(fā)布系統(tǒng) ? 信息發(fā)送系統(tǒng) (information distribution systems)。收集所有基準(zhǔn)數(shù)據(jù)并向項目干系人提供項目績效信息。項目周報、月報等。 績效報告內(nèi)容 √ ? 績效報告需要向每個受眾適度地提供信息。 ?項目團隊評審會議； ?高級管理層評審會議； ?客戶項目評審會議； ?注意狀態(tài)評審會不同的頻率和層次。 ? 通用格式包括條形圖（也稱為甘特圖）， S曲線、矩形圖和表格。 ? 客戶 /高層領(lǐng)導(dǎo) /項目團隊 ? 1 通過積極有效的溝通，滿足項目干系人的需求； ? 2 當(dāng)出現(xiàn)問題時，與項目干系人一起解決問題； 項目干系人管理的幾個原則 √ ? 識別定義分析項目干系人，明確他們各自不同的目標(biāo)、目的和溝通層次； ? 促使干系人積極參與到項目中，與他們保持良好的合作關(guān)系； ? 充分理解需求，共同制定項目范圍，防止范圍蔓延； ? 根據(jù)溝通計劃因人而異，避免越俎代庖； ? 解決沖突時，應(yīng)優(yōu)先考慮業(yè)主 /客戶的利益； 項目干系人管理的方法 √ ? （ 1）通過調(diào)查項目干系人的需求和期望，了解他們各自不同的目標(biāo)、目的、和溝通層次，在溝通管理計劃中，對這些需求和期望進行識別、分析和記錄； ? （ 2）在與項目干系人進行溝通時，項目經(jīng)理要充分理解干系人的需求以便充分的與干系人合作，達成項目目標(biāo)； ? （ 3）在進行干系人管理中，應(yīng)使用溝通管理計劃中為每個干系人確定的溝通方法； ? （ 4）對干系人管理的主要目標(biāo)是促進干系人對項目的理解和支持，使干系人了解項目的進展和可能帶來的影響。信息傳遞正確無誤； ? 及時。 無效溝通導(dǎo)致的后果 ? 事業(yè)受損失 ? 家庭不和睦 ? 個人信譽降低 ? 身心疲憊 ? 失去熱情和活力 ? 產(chǎn)生錯誤和浪費時間 ? 自尊和自信降低 ? 團體合作性差 ? 失去創(chuàng)造力 項目中的會議 √ ? 項目的例會； ?項目進展程度；項目問題的解決；項目潛在的風(fēng)險評估；團隊中人力資源協(xié)調(diào)； ? 項目啟動會議； ? 項目結(jié)束會議； 項目開工大會（ kickoff meeting） ? 項目團隊成員彼此認(rèn)識； ? 建立工作關(guān)系和溝通渠道； ? 設(shè)定項目的目的、目標(biāo)； ? 審查項目 狀況； ? 審查項目計劃； ? 確定出現(xiàn)問題的方面； ? 確定個人和組織的責(zé)任； ? 取得個人或團組的承諾； 開工大會模板 ? 1 歡迎與介紹； (項目經(jīng)理 ) ? 2 簡要介紹會議和目的； (總裁 ) ? 3 項目背景介紹； (總裁 ) ? 4 項目目標(biāo)和范圍安排； (項目經(jīng)理 ) ? 5 項目組織機構(gòu)； (項目經(jīng)理 ) ? 6 角色和責(zé)任； (項目經(jīng)理 ) ? 7 項目計劃及人員安排； (項目經(jīng)理 ) ? 8 項目溝通協(xié)調(diào)； (項目經(jīng)理 ) ? 9 問題 /風(fēng)險及應(yīng)對方案； (項目經(jīng)理組織討論 ) ? 10 提問與解答； (項目經(jīng)理 ) ? 11 會議總結(jié)； (總裁 ) ? 12 會議結(jié)束； 高效的會議方案 √ ? 80％會議效率低下
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