【正文】 訂單合同代表公司已授權(quán)倉庫保管部門接受供應(yīng)商提供的商品或勞 務(wù)。 小額零星采購，就近直接購買。同時倉庫保管人員依據(jù)入庫單登記保管賬簿。 ③ 驗(yàn)收 采購的物資抵達(dá)后，按照訂單和合同進(jìn)行驗(yàn)收，并在驗(yàn)收單上記錄驗(yàn)收情況、計量貨物數(shù)量金額，確保物資與訂單或合同規(guī)定的相一致。 （ 2）采購預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程 采購預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程包括商品與勞務(wù)采購相關(guān)的所有活動，這些業(yè)務(wù)活動的最終結(jié)果，都要反映到 “ 存貨 ” 總賬和相應(yīng)的明細(xì)賬中。 在這一部分我主要講述以下 4個問題： （ 1）采購預(yù)付款的控制目標(biāo) （ 2）采購預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程 （ 3）具體控制的要點(diǎn) （ 4）采購與付款常見的弊端。我們這里所說的關(guān)鍵點(diǎn) 就是業(yè)務(wù)流程中容易產(chǎn)生風(fēng)險的環(huán)節(jié)或者崗位，抓住了 關(guān)鍵點(diǎn)，就等于抓住牛鼻子，也就是抓住主要矛盾，其 他矛盾也就迎刃而解了。 因此，公司必須在事前對該循環(huán)過程可能出現(xiàn)的錯誤和問題進(jìn)行 分析、梳理，然后有針對性的制定防范措施，彌補(bǔ)內(nèi)部控制缺陷 ，有的放矢進(jìn)行業(yè)務(wù)流程控制。 授權(quán)管理又稱為授權(quán)批準(zhǔn)控制，要求公司明確規(guī)定各個工作崗 位的權(quán)力，使用范圍，程序及責(zé)任。這個信息傳 遞路線必須明確，而且其傳遞路線不合理，就會效率低下，而 且產(chǎn)生漏洞和風(fēng)險。 每一個具體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了，總結(jié)一次，就會鼓舞士氣，激 勵人們?nèi)?shí)現(xiàn)下一環(huán)節(jié)的具體目標(biāo)。因此，公司實(shí)施各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制時，首 先應(yīng)確定控制目標(biāo)，然后依據(jù)這個具體目標(biāo)找出控制要素和關(guān) 鍵控制點(diǎn)，這樣，才能保證控制達(dá)到理想程度。 這就必然要有業(yè)務(wù)流程劃分： 公司業(yè)務(wù)流程圖 從公司的業(yè)務(wù)流程圖可見，業(yè)務(wù)流程主要是 三個階段，即：采購與付款循環(huán)、存貨與生 產(chǎn)循環(huán)、銷售與收款循環(huán)，構(gòu)成整個經(jīng)營過程 正因?yàn)楣镜纳a(chǎn)經(jīng)營過程是如此三個 循環(huán)過程或稱作環(huán)節(jié)，所以本部分講述內(nèi)容 就按照業(yè)務(wù)流程的三個環(huán)節(jié)講述控制辦法。（第四）業(yè)務(wù)流程控制 公司 內(nèi)部控制是一項(xiàng)龐大而又極其復(fù)雜的 系統(tǒng)工程，涉及到生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)或方 面，不僅包括董事長、總經(jīng)理等高層管理人 員，也包括每一個員工。 主要有下面四節(jié)內(nèi)容： 下面我們分別研究各個具體內(nèi)容。 控制目標(biāo)是分為基本目標(biāo)與具體目標(biāo)的，這里要按生產(chǎn)經(jīng) 營業(yè)務(wù)流程的循環(huán)環(huán)節(jié)控制，所指目標(biāo)當(dāng)然是具體目標(biāo)。每一具體環(huán)節(jié)的具體目標(biāo) 都實(shí)現(xiàn)了，基本目標(biāo)也就實(shí)現(xiàn)了。 在這里會計的作用明顯，一定以會計需要為主，實(shí)施 完整的會計控制，避免損失，堵塞一切漏洞。各級管理層必須在授權(quán)的范 圍內(nèi)行使職權(quán)，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。 這個過程實(shí)質(zhì)上是對風(fēng)險進(jìn)行評估，是對可能出現(xiàn)的錯誤 和問題進(jìn)行預(yù)計和設(shè)想，目的是保證業(yè)務(wù)流程控制有效、順利 進(jìn)行。 內(nèi)部控制規(guī)范就是以關(guān)鍵點(diǎn)為核心，制定員工操作 規(guī)范和業(yè)務(wù)操作指南，也是檢查和監(jiān)督的重點(diǎn)部位。 （ 1）采購預(yù)付款的控制目標(biāo) 采購預(yù)付款的基本控制目標(biāo)是： 規(guī)范采購預(yù)付款行為，防 范采購預(yù)付款過程中的差錯和舞弊發(fā)生，提高采購活動的經(jīng)濟(jì) 效益。以大型工業(yè)制造公司為例，其業(yè)務(wù)流程一般包括五個環(huán)節(jié)： ① 請購 公司生產(chǎn)或采購部門根據(jù)經(jīng)營需要和倉儲實(shí)際情況，按照采購預(yù)算或采購計劃提出采購申請。然后將物質(zhì)送到指定地點(diǎn)。 保持定期對賬。大額或重要物資訂貨時一定要招標(biāo)，貨比 多家，不準(zhǔn)從一家供貨商進(jìn)貨。公司應(yīng)根據(jù)財政部 《 內(nèi)部會計控制規(guī)范 —— 采購與付款 》 的規(guī)定建立驗(yàn)收制度。 驗(yàn)收崗位人員必須對入庫的貨物負(fù)全部責(zé)任，堅決杜絕不檢驗(yàn)、不經(jīng)計 量就直接入庫；更要杜絕沒見實(shí)物就簽收入庫單。財會 根據(jù) “ 入庫單 ” 登記總賬和明細(xì)賬，解脫采購責(zé)任，明確保管責(zé)任；同時根據(jù)合同與供 貨單位開具的 “ 專用發(fā)票 ” 核對，按規(guī)定的結(jié)算方式付款。 付款憑單制度既可以控制出納人員付款，又可以防止重復(fù)支付貨款。 （ 4）采購與付款業(yè)務(wù)常見弊端 公司采購與付款環(huán)節(jié)常見的弊端主要表現(xiàn)一下幾個方面，這些弊端如果不 加以合理控制，可能會導(dǎo)致采購成本上升，現(xiàn)金大量流失，甚至公司的財務(wù)被 侵吞。如果清倉處理這批原材料，公司要損失 4萬元。 案例 3： 某公司的采購員張某利用內(nèi)部控制制度不健全，在自己一人與供貨商談判 的情況下，與供貨方勾結(jié)，把采購價格每公斤提高了一元，然后供貨方按 每公斤 ，張某一次訂貨 30噸，給公司造成損失 3萬元，張某 自己卻中飽私囊 。 案例 4： 某燃料公司從火車站往公司運(yùn)煤炭，只追求運(yùn)輸速度，司機(jī)自裝自運(yùn)，回 來交貨時，驗(yàn)收人員不進(jìn)行計量重量，結(jié)果給司機(jī)有了作弊之機(jī)，每運(yùn)一車就 在中途給親屬卸下幾百公斤，到公司交貨時又能順利拿到驗(yàn)收單。 案例 6： 某公司從國外進(jìn)口先進(jìn)設(shè)備，由于驗(yàn)收人員玩忽職守，直到使用時才發(fā)現(xiàn) 設(shè)備不合格，與合同不符，但已錯過退貨和索賠時間，結(jié)果造成上千萬元損失。 導(dǎo)致重復(fù)付款而又長期未被發(fā)現(xiàn)。 這是指工業(yè)制造業(yè)的生產(chǎn)過程，因?yàn)槠渖a(chǎn) 所需原材料是從倉庫領(lǐng)用的，所以按業(yè)務(wù)流程順 序進(jìn)行控制，存貨保管就放到這里講述。 一般說來，在這個大目標(biāo)下，具體控制目標(biāo)應(yīng)該有： 生產(chǎn)是根據(jù)公司的授權(quán)進(jìn)行的，成本的記錄的真實(shí)性、 合法性與完整性，公司的存貨賬實(shí)相符、安全完整，防 止差錯與舞弊，并保證存貨流轉(zhuǎn)加速，提高運(yùn)營效率。我們以工業(yè)加工制造業(yè)為例，一般公司的存貨保 管與生產(chǎn)循環(huán)過程應(yīng)包括下列 8個環(huán)節(jié)： ①存貨入庫儲存保管 這個環(huán)節(jié)是與前面講述的采購環(huán)節(jié)銜接的，倉庫保管部門對已經(jīng)驗(yàn)收入 庫的原材料等存貨，應(yīng)按品種、數(shù)量、金額登記入賬，并且分類、分規(guī)格 擺放，便利車間生產(chǎn)領(lǐng)用。 ③ 原材料等存貨的領(lǐng)用與發(fā)出 生產(chǎn)車間或者生產(chǎn)崗位接到調(diào)度的 “ 生產(chǎn)通知單 ” ，就是 生產(chǎn)命令，要由授權(quán)管理人員按 “ 生產(chǎn)通知單 ” 填制 “ 領(lǐng)料單 ” ， 經(jīng)批準(zhǔn)后，送倉庫保管部門據(jù)以發(fā)貨。 ⑤成本核算 公司應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)性質(zhì)和實(shí)際情況選擇合適的成本核算 方法，按法規(guī)規(guī)定組織產(chǎn)品和勞務(wù)的成本核算。對檢測不合格 的產(chǎn)品要做出分析報告，提出修理、返工、降等降級、報廢等處 理意見。對于有毒、易燃、易爆的 危險品，必須按國家規(guī)定妥善保管，保證安全，萬無一失。 （ 3）存貨保管與生產(chǎn)過程控制要點(diǎn) ① 倉庫保管環(huán)節(jié)的控制 公司通過采購等方式取得的存貨，驗(yàn)收入庫以后，均通過會計賬簿實(shí) 施總量與明細(xì)控制，期末清查盤點(diǎn)發(fā)生賬實(shí)不符，必須認(rèn)真分析原因，進(jìn) 行報告；公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、管理、基建等需要領(lǐng)用存貨時，應(yīng)當(dāng)填 制 “ 領(lǐng)料憑證 ” ，履行審批手續(xù)。倉庫保管部門核對生產(chǎn)通 知單后，按領(lǐng)料單發(fā)料，同時將一聯(lián)領(lǐng)料單連同材料交領(lǐng)料單 位滿足車間成本核算的需要，另一聯(lián)留存據(jù)以登記倉庫明細(xì) 賬。 存貨倉庫應(yīng)建立定期不定期清查盤點(diǎn)制度。一個完善的 成本核算制度，應(yīng)該提供全面的原材料轉(zhuǎn)化為在產(chǎn)品、在產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為產(chǎn)成品， 以及按成本核算單位或產(chǎn)品分批生產(chǎn)任務(wù)消耗的料工費(fèi)的詳細(xì)資料。建立健全質(zhì)量檢查制度。 防止質(zhì)檢人員徇私舞弊，凡不合格產(chǎn)品發(fā)放了合格證的，要求 質(zhì)檢員蓋章，與產(chǎn)品一道編號記錄入計算機(jī)，消費(fèi)者投訴時核對 公司的存貨倉庫應(yīng)采取限制接近的保護(hù)措施，無關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入， 重要材料倉庫要設(shè)置電子監(jiān)控，嚴(yán)防被盜。盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)溢余短缺、殘損 霉變，必須填制報告單，及時查明原因，分清責(zé)任，請示上級再處理。生產(chǎn)過 程主要控制點(diǎn)有： （ 1）生產(chǎn)工人必須按規(guī)章制度進(jìn)行操作，嚴(yán)禁違章作業(yè) 安全放在第一位； （ 2）生產(chǎn)崗位實(shí)行消耗定額，重要原材料實(shí)行領(lǐng)料個人負(fù)責(zé)制， 丟失個人賠償。 入庫的產(chǎn)成品實(shí)行質(zhì)量合格證制度，沒有質(zhì)量檢測合格證，不準(zhǔn)入庫。 實(shí)行產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)量與獎金直接掛鉤的制度。 案例 9： 某食品廠在夏季來臨之前沒有做好準(zhǔn)備，原材料仍然堆 放在一起，因天氣炎熱發(fā)生霉變，導(dǎo)致生產(chǎn)領(lǐng)用時無料可發(fā)， 給公司帶來巨大損失。 案例 11： 某小煤礦的倉庫只靠一個人、一把鎖看管，沒有相應(yīng)的控制制度，領(lǐng)料 沒有授權(quán)人審批制度，結(jié)果被人輕易冒領(lǐng)大量雷管炸藥，期末檢查時，賬實(shí) 嚴(yán)重不符，保管員說不清原因。另外也要采取措施， 防范保管人員監(jiān)守自盜。 ④ 計量不準(zhǔn)確造成庫存不實(shí)，成本失真 有些原材料出庫需要精確計量，由于計量工具不準(zhǔn)確，或者保管員嫌麻煩 而不認(rèn)真計量，只是估計數(shù)量發(fā)貨，最后結(jié)局庫存材料賬實(shí)不符，計入成本的 數(shù)據(jù)不真實(shí)，進(jìn)而影響一系列會計數(shù)據(jù)。 ⑥ 生產(chǎn)車間月末盤點(diǎn)不實(shí) 部分車間核算人員不能將月末在產(chǎn)品與完工產(chǎn)品成本正確劃分，或者有 意識的人為調(diào)整二者之間劃分比例，導(dǎo)致結(jié)轉(zhuǎn)的成本不實(shí)，最后影響利潤不 實(shí)，最終會計信息失真。 銷售與收回貨款，公司才有收入，而收入 是利潤的基礎(chǔ)。我主要講述個大問 題： （ 1）銷售與收款的控制目標(biāo)