【正文】 職責 第五條 物資管理分別由供應部、項目部、生產(chǎn)中心、財務部及其他使用部門負責，各部門各司其職，共同保證公司的財產(chǎn)物資的安全。 第二條 本制度所指的 物資管理內(nèi)容包括：庫存 材料 、 庫存的備品備件 、 低值易耗品等。發(fā)生在上述物資管理中發(fā)生的 采購、 驗收、 儲存、領(lǐng)發(fā)等環(huán)節(jié)的管理 行為也包括在本制度中 。 第六條 劃分物資管理職責的基本原則 一、 職責劃分要貫徹責權(quán)對等的原則。 負責公司總體采購成本的控制、管理。 采購價格控制 公司供應部負責物資采購招標的組織管理工作 第八條 項目部職責 負責項目部生產(chǎn)物資的保管、驗收、使 用。 參與供應商評價 第十條 財務部職責 參與公司 物資采購 招標工作。 第十三條 物資存儲計劃是指滿足下階段公司生產(chǎn)需要，考慮到正常的必要采購周期而提前存儲物資的計劃。具體要求如下： 生產(chǎn)物資需求計劃＝本階段生產(chǎn)消耗計劃＋下階段存儲計劃 辦公用品不考慮存儲計劃和需求計劃，實行總額管理。審批后生產(chǎn)中心向項目部下達計劃，并將項目部的采購計劃移交供應部。月度計劃編制過程中，生產(chǎn)中心審核物資需求計劃后，若需要調(diào)整，在征求項目部意見后做出調(diào)整。 第二十二條 供應部每年要根據(jù)計劃采購物資的數(shù)量、價值、頻率等因素，按 ABC分類法對物資進行分類管理，實行重點物資重點控制。 C 類年物資采購金額占年總采購金額 10％ 。公司采購目錄經(jīng)總經(jīng)理批準后下發(fā)執(zhí)行。 第二十六條 總工室在在設計時要盡可能使用采購目錄中所列的物資，采購目錄如不能滿足設計需要，應將所需物資添寫采購申請單交供應部到市場上尋找滿足條件的供應商。具體采購程序比照緊急采購程序執(zhí)行。 四、 供應商管理要實行動態(tài)管理，加強溝通、定期評估。 供應部通過以下方式搜尋潛在供應商： 供應商的專業(yè)媒體廣告 供應商的主動問詢和介紹 專業(yè) 技術(shù)雜志 互聯(lián)網(wǎng)搜索 6 四、 供應部通過收集 信息 ， 評估 供應商 工藝能力、供應的穩(wěn)定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。 七、 對不實地考察的供應商，供應部應通過電話、傳真、電子郵件等方式和供應商聯(lián)系，進一步取得供應商供應能力信息。評價方法按供應商報價分析表進行。 十二、 供應部對初選合格的供應商提出公司供應商初選名單，交總經(jīng)理審核。 十五、 供應部要根據(jù)供應商選擇會議的決議，制作公司 供應商名單 ，經(jīng)過相關(guān)人員簽字后下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行。對供方的評價包括即時考核和年度評估。 第三十一條 供應商淘汰 一、 項目部改變供應商必須及 時通知供應部，并說明變更原因。 三、 出現(xiàn)重大質(zhì)量事故后供應商不積極配合解決問題，供應部應該取消供應商資格。 8 第五章 采購招標管理 第三十三條 本公司采購的 A 類物資一般要經(jīng)過對外公開招標。 第三十六條 本公司采購的 B 類物資可以不經(jīng)過招標程序，由供應部負責選擇供應商，經(jīng)董事長批準后進行物資采購。 第四十條 招標小組由以下人員組成 組長 總經(jīng)理 成員：總工程師 供應部經(jīng)理 生產(chǎn)總監(jiān) 財務部經(jīng)理 審計師 第四十一條 審計師負責對招標活動合規(guī)性監(jiān)督，對招標事項沒有表決權(quán)和承擔決策失誤責任，僅 對招標活動的合規(guī)性負責。 招標說明書主要內(nèi)容是標的物資名稱、主要質(zhì)量技術(shù)要求、數(shù)量和供貨方式、采購周期或交貨期限；標價和中標條件；投標形式和時效；保證金、撤標服務費和違約責任；附加優(yōu)惠條件。 密封的招標文件在開封前，招標小組所有成員必須親自查看完好后才可以開封。 第四十七條 開標應按招標通告或投標邀請規(guī)定的時間和地點公開進行，開標后 依據(jù)確定的定標程序選出中標方。 第六章 采購合同管理 第五十條 凡以公司名義發(fā)生的采購業(yè)務，一般應簽訂采購合同。 第五十二條 供應部必須定期檢查使用的合同范本，看相關(guān)條款是否和最新法律抵觸或不適應法律要求，一般 一 年請法律顧問審核一次。辦公室負責聯(lián)系法律顧問對合同條款進行審核。 第五十六條 本公司采購合同簽訂前，必須經(jīng)過供應商選擇、評價程序或者采購招標程序。 第六十條 對外訂立的采購合同，嚴禁在空白文本上蓋章，如有例外需要，須董事長特批。 第六十三條 授權(quán)委托事宜由辦公室專門管理，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司董事長簽字并加蓋公章后授權(quán)生效 第六十四條 合同蓋章生效后，應交由供應員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。 客戶編碼＋物資類別＋年＋合同順序號 第六十六條 合同文本原則上我方至少應持二份，合同文本 及復印件由辦公室、具體業(yè)務部門等各部門分存，其中原件由財務部門和供應部留存。 第六十八條 對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。到期后，供應員要及時催還。 第七十七條 變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管 第七十八條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力 ，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。 第八十二條 以下物資由公司辦公室和項目部自行采購。 打字、刻印、報表 等。 第八十四條 公司采購分一次簽訂合同多次采購、采購一次簽訂合同一次和不簽訂合同直接采購三種方式。 第八十六條 采購一次簽訂合同一次的采購方式適用于一次采購物資價值在 5000元以上，且不經(jīng)常發(fā)生的采購業(yè)務。 項目部供應員現(xiàn)金采購后，要及時添制 入庫驗收單 ，庫 管員驗收后在入庫驗收 12 單簽字，一聯(lián)庫管員留存，兩聯(lián)連同發(fā)票由供應員交出納辦理沖銷借款手續(xù)。 第九十條 項目部緊急采購 項目部由于計劃不周、到貨物資不合格和不可預料異常情況出現(xiàn)物資短缺，執(zhí)行計劃外采購程序影響生產(chǎn)的情況下，經(jīng)項目部經(jīng)理批準，項目部供應員可以直接采購辦理入庫手續(xù)后交生產(chǎn)使用。 董事長決定處罰，發(fā)生緊急采購一次，要對項目經(jīng)理記過。如果是項目部自行采購的物資，按相應的標準對項目經(jīng)理和項目部供應員進行處罰。 重要貨物或緊急采購物資，供應員要及時跟蹤催貨，確保物資按要求到達生產(chǎn)現(xiàn)場。 13 第八章 設備采購管理 第九十二條 公司設備采購原則 大型設備采購支出金額大，對企業(yè)發(fā)展的影響大、時間長，必須要慎重決策。 第九十三條 公司設備采購職責 1. 生產(chǎn)中心根據(jù)公司的生產(chǎn)計劃，對設備需求情況進行予測。 7. 辦公設備的匯總、管理由辦公室負責。 根據(jù)設備的不同用途，設備需求部門提出設備需求，報生產(chǎn)中心和辦公室審核。 對 于長期需求，設備管理部門要提出報告，提交公司高層討論，通過后報董事長審批。是否采取招標方式由董事長審批。 第九十六條 設備驗收 14 設備發(fā)貨后，供應部要通知接收部門驗收。 對需安裝設備，設備到貨后對設備 完好狀況進行驗收外，還要對安裝后的設備進行試運行、調(diào)試，設備運行正常后才可以辦理正式驗收手續(xù)。生產(chǎn)中心負責審核。 ? 使用量計劃誤差率是指由于計劃者計劃不周導致物資計劃消耗量和實際消耗量之間的差異的比率，一般可以采取經(jīng)驗數(shù)值。 ? 采購周期的需求量＝ 采購周期預估日需要量。 項目部要根據(jù)采購周期確定為下階段存儲物資，存儲量＝采購周期預估日需 15 要量 項目部全部物資需求量＝存儲量＋生產(chǎn)物料需求量 第百條 倉庫管理 公司的倉庫嚴禁不相關(guān)的人隨便進入，庫管員 必須做到人走門鎖，不得委托他人代管。 庫管員要對堆放其他材料的倉庫進行規(guī)劃，保證物資堆放整齊，便于查點數(shù)目。 ? 庫管員要和供應員依據(jù)物資的包裝、形態(tài)及質(zhì)量等特性，共同制定物資堆放方式和堆放層數(shù)的規(guī)定，以免物資受擠壓而影響質(zhì)量。加油后， 要計量新加入的油量，和供應商的發(fā)票、供油計量器顯示的數(shù)字核對，如有誤差，由供應員和供應商協(xié)商解決。 對需要檢驗的物資，應先清點數(shù)量后進入待檢驗區(qū)，未經(jīng)檢驗合格的物資不得入庫，更不得投入使用。 在使用階段，發(fā)現(xiàn)某批物資不合格，使用人要及時通知庫管員，庫管員要將該批物資從合格品區(qū)移到待檢驗區(qū)，經(jīng)相關(guān)檢驗人員檢查后決定是否繼續(xù)使用。處理結(jié)束后，相關(guān)記錄要通報人力資源部，將處罰記錄記入檔案。 領(lǐng)料單應填明物資名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門和材料用途，使用人和庫管員要在領(lǐng)料單上簽字。 廢舊物資回收后，公司以后如果可以繼續(xù)使用，辦理驗收入庫手續(xù)。 第百六條 本規(guī)則第八、九章由生產(chǎn)中心負責解釋說明，其余部分由供應部負責 解釋說明。 供應商是指每種物資可能的供應商。 在找出以上問題的根本原因后，請?zhí)岢鱿鄳母纳品桨?，以避免類似的情況再度發(fā)生。 根源分析／糾正措施執(zhí)行情況：指發(fā)生不符合我公司要求的情況，接到我公司供貨情況反饋表后，是否及時、認真并準確地進行根源分析并提出相應的糾正措施。 供應商名稱： 物資編號： 物資名稱： 質(zhì)量標準： 運輸方式： 注意事項： 收到貨物后，請在此處填寫物資的名稱、數(shù)量，填完后傳回供應部。若到時收不到貨物，請馬上通知供應部，以便于供應部及時催貨。 物料名稱： 采購數(shù)量： 完成情況： 物料名稱： 采購數(shù)量： 完成情況： 物料名稱： 采購數(shù)量： 完成情況： 到貨及時百分比：指按訂單要求準時到貨的次數(shù)與本月總交貨次數(shù)的百 分比。（請詳細說明） 生產(chǎn)條件 A、 企業(yè)員工總數(shù)： B、 生產(chǎn)員工總數(shù)： C、 化驗／測試人員： D、 質(zhì)量檢驗／技術(shù)人員： E、 是否有本企業(yè)技術(shù)人員開發(fā)新產(chǎn)品： 是 □ 否 □ F、 是否能夠附上產(chǎn)品流程圖： 是 □ 否 □ G、 目前的生產(chǎn)能力： 21 質(zhì)量體系 A、 是否有質(zhì)量手冊 B、 是否提供客戶質(zhì)量手冊復印件 C、 是否有以下認證： ISO9000 □ ISO14000 □ 進料檢查 A、 是否檢驗／測試訂購或接受的原料： 是 □ 否 □ B、 是否有所購原料的有關(guān)證書／分析報告： 是 □ 否 □ C、 是否記錄所有化驗結(jié)果： 是 □ 否 □ D、 是否有專門場地存放不合格原料： 是 □ 否 □ E、 是否 標明不合格產(chǎn)品： 是 □ 否 □ F、 原料狀態(tài)是否與其標明的狀態(tài)相符： G、 請列舉主要原材料及供應商： H、 請?zhí)峁┵F公司欲供／所供產(chǎn)品的質(zhì)量規(guī)格，質(zhì)量檢驗報告，質(zhì)量控制圖 化驗／測試 A、 測試設備是否有校驗制度： 是 □ 否 □ B、 測試設