【正文】 1 廣西創(chuàng)新港灣公司物資管理制度 北大縱橫管理咨詢公司 2020 年 10 月 2 目錄 第一章 總則 ..................................................................................................... 3 第二章 物資管理職責 ................................................................................ 3 第三章 物資管 理計劃 ................................................................................ 4 第四章 采購供應(yīng)商管理 .......................................................................... 5 第五章 采購招標管理 ................................................................................ 8 第六章 采購合同管理 ................................................................................ 9 第七章 物資采購 ........................................................................................ 11 第八章 設(shè)備采購管理 .............................................................................. 13 第九章 驗收、保管、領(lǐng)用 ................................................................... 14 第十章 附則 ................................................................................................... 16 3 第一章 總則 第一條 制定本制度的主要目的 合理配置資源，減少積壓浪費與流通費用，提高物資利用效益，提高管理 質(zhì)量 ， 保證公司利益最大化。 第二條 本制度所指的 物資管理內(nèi)容包括：庫存 材料 、 庫存的備品備件 、 低值易耗品等。發(fā)生在上述物資管理中發(fā)生的 采購、 驗收、 儲存、領(lǐng)發(fā)等環(huán)節(jié)的管理 行為也包括在本制度中 。 第三條 本公司物資管理實行嚴格的計劃和預算管理，要貫徹沒有計劃和預算就不得進行采購、領(lǐng)用等行為。 第四條 為保 證公司資產(chǎn)安全，任何物資管理要嚴格到崗到人，不得缺失。 第二章 物資管理職責 第五條 物資管理分別由供應(yīng)部、項目部、生產(chǎn)中心、財務(wù)部及其他使用部門負責，各部門各司其職，共同保證公司的財產(chǎn)物資的安全。 第六條 劃分物資管理職責的基本原則 一、 職責劃分要貫徹責權(quán)對等的原則。 二、 管理者要對所屬部門的管理活動負全面責任 三、 管理活動的組織者或牽頭者要對一項管理活動負全面組織責任，其責任并不因為其他部門的參與而減輕，除非組織者或牽頭者能證明，由于參與者不克盡職守導致他的決策失誤才可以免責。組織者或牽頭者有權(quán)利對出現(xiàn)的問題重新組織調(diào)查，分清 活動中的主要責任和次要責任。 第七條 供應(yīng)部的職責： 負責公司年度、月度采購計劃編制、綜合平衡、實施。 負責公司總體采購成本的控制、管理。 負責公司采購物資的分類、公司集中采購和項目部自行采購物資的劃分、參與項目部具體采購物資種類的確定。 負責公司集中采購物資的具體采購、組織驗收。 負責公司設(shè)備采購、組織驗收 負責對項目部采購工作的指導和管理，參與項目部重要物資采購活動的談判，代表公司對項目部重大采購活動的監(jiān)督。 采購價格控制 公司供應(yīng)部負責物資采購招標的組織管理工作 第八條 項目部職責 負責項目部生產(chǎn)物資的保管、驗收、使 用。 負責項目部物資需求計劃的編制和執(zhí)行。 項目部當?shù)匚镔Y采購 供應(yīng)商評價 4 第九條 生產(chǎn)中心的職責 負責項目部物資需求計劃的審核。 負責編制設(shè)備需求計劃。 參與供應(yīng)商評價 第十條 財務(wù)部職責 參與公司 物資采購 招標工作。 負責公司物資的價值管理。 第十一條 其他部門的職責 負責保管好所使用的物資和設(shè)備 負責申報本部門的物資需求。 第三章 物資管理計劃 第十二條 物資計劃包括庫存材料、備品備件、低值易耗品的采購計劃、存儲計劃、使用計劃等內(nèi)容。 第十三條 物資存儲計劃是指滿足下階段公司生產(chǎn)需要，考慮到正常的必要采購周期而提前存儲物資的計劃。使用部門負責編 制存儲計劃。 第十四條 上年度末或項目開始前，公司開始編制下年度或項目計劃，物資需求計劃由使用部門負責編制，使用部門根據(jù)年度或項目生產(chǎn)計劃和年度部門工作計劃編制年度生產(chǎn)物料需求計劃和年度部門辦公用品使用計劃，交供應(yīng)部門。年度生產(chǎn)計劃確定后， 年度生產(chǎn)物料需求計劃和 年度部門辦公用品使用計劃必須根據(jù)生產(chǎn)進度的需要按月分解，形成初步月度需求計劃。具體要求如下： 生產(chǎn)物資需求計劃＝本階段生產(chǎn)消耗計劃＋下階段存儲計劃 辦公用品不考慮存儲計劃和需求計劃，實行總額管理。 項目部負責編制本項目部的生產(chǎn)物資需求計劃。 項目部物資采購計劃 根據(jù)物資需求計劃編制，項目部編制完成后交生產(chǎn)中心審核。 物資采購計劃＝物資需求計劃－期末物資數(shù)量 第十五條 生產(chǎn)中心審核物資需求計劃和物資采購計劃后，要交總經(jīng)理審核，董事長審批。審批后生產(chǎn)中心向項目部下達計劃，并將項目部的采購計劃移交供應(yīng)部。 第十六條 公司其他部門負責編制本部門的辦公用品使用計劃，部門經(jīng)理審核通過后交辦公室。 第十七條 供應(yīng)部匯總各項目部的物資采購計劃后形成公司的物資采購計劃。 第十八條 每月末各部門要根據(jù)年度計劃，結(jié)合實際情況編制月度計劃。月度計劃編制過程中，生產(chǎn)中心審核物資需求計劃后，若需要調(diào)整，在征求項目部意見后做出調(diào)整。 同時要調(diào)整項目部的物資采購計劃， 第十九條 年度計劃的準確率要保持在 80％－ 120％ 之間，月度計劃要保持在 95％－ 105％ 之間。 第二十條 物資供應(yīng)部、項目部供應(yīng)員負責按月度物資采購計劃進行采購，使用部門如果變更計劃，必須在采購實施前通知供應(yīng)部和項目部供應(yīng)員。 第二十一條 項目部在開工前進行的設(shè)備安裝、整修設(shè)備發(fā)生的物資需求，要根據(jù) 5 開工準備工作計劃編制物資需求計劃，經(jīng)生產(chǎn)中心審核，總經(jīng)理、董事長批準，交供應(yīng)部執(zhí)行采購。 第二十二條 供應(yīng)部每年要根據(jù)計劃采購物資的數(shù)量、價值、頻率等因素，按 ABC分類法對物資進行分類管理，實行重點物資重點控制。 A類年物 資采購金額占年總采購金額 60％ 。（炸藥、雷管和柴油款不列入百分比統(tǒng)計）。 B 類年物資采購金額占年總采購金額 30％ 。 C 類年物資采購金額占年總采購金額 10％ 。 炸藥、雷管和柴油列入 A 類年物資。 第二十三條 本公司的物資采購實行項目部采購、公司總部集中采購和其他零星采購三種方式。每年年初由供應(yīng)部負責編制公司 采購目錄 ，內(nèi)容包括物資編號、品種、采購部門和采購周期等內(nèi)容。公司采購目錄經(jīng)總經(jīng)理批準后下發(fā)執(zhí)行。 第二十四條 供應(yīng)部要根據(jù)物資采購頻率定期更新采購目錄，一般至少半年一次。 第二十五條 項目部編制采購計劃時，必須查看采購目錄，按照目錄上列出的產(chǎn)品填報計劃。目錄上沒有的物資填報計劃后，要附單獨的 采購申請單 詳細說明物資的型號、規(guī)格、可能的供應(yīng)商、預計價格等因素。 第二十六條 總工室在在設(shè)計時要盡可能使用采購目錄中所列的物資，采購目錄如不能滿足設(shè)計需要，應(yīng)將所需物資添寫采購申請單交供應(yīng)部到市場上尋找滿足條件的供應(yīng)商。采購申請單上要注明“非實際采購”。 第二十七條 非標準物資和特殊活動所需的物資由于需求個性化強，可以不納入公司的采購計劃。物資需求部門只需要預測金額即可，實際需要時填寫采購申請單交供應(yīng)部，供應(yīng)部按采購申請單采購。具體采購程序比照緊急采購程序執(zhí)行。 第四章 采購供 應(yīng)商管理 第二十八條 供應(yīng)商管理的基本原則 一、 保證公司的生產(chǎn)經(jīng)營物資按需要及時供應(yīng)，防止產(chǎn)生缺貨導致停產(chǎn)。 二、 供應(yīng)商開發(fā)的基本準則質(zhì)量，成本，交付與服務(wù)并重的原則。 三、 供應(yīng)商管理實行戰(zhàn)略合作管理，要保持和供應(yīng)商保持長期合作關(guān)系。 四、 供應(yīng)商管理要實行動態(tài)管理，加強溝通、定期評估。 第二十九條 供應(yīng)商選擇 一、 供應(yīng)部每年必須做出供應(yīng)市場分析計劃，定期對公司的重要物資供求情況進行分析，提出分析報告，為公司供應(yīng)商選擇、物資采購決策提供依據(jù)。 二、 總工室在進行技術(shù)設(shè)計時，供應(yīng)部必須對設(shè)計所涉及的物資提供市場供應(yīng)分析報告，幫助總工室進行材料選配。 三、 供應(yīng)部負責 通過各種方式搜尋公司的潛在供應(yīng)商，登記 供應(yīng)商情況登記表 ，來管理供應(yīng)商提供的信息。 供應(yīng)部通過以下方式搜尋潛在供應(yīng)商： 供應(yīng)商的專業(yè)媒體廣告 供應(yīng)商的主動問詢和介紹 專業(yè) 技術(shù)雜志 互聯(lián)網(wǎng)搜索 6 四、 供應(yīng)部通過收集 信息 ， 評估 供應(yīng)商 工藝能力、供應(yīng)的穩(wěn)定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。剔除明顯不適合進一步合作的供應(yīng)商后， 提交一個供應(yīng)商考察名錄。 五、 供應(yīng)部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商考察名錄要求供應(yīng)商填寫 供應(yīng)商自評報告 ，如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，要求供應(yīng)商及時對該報告進行補充和修改。 六、 對于重要物資，經(jīng)總經(jīng)理批準，供應(yīng)部要組織總工 室、生產(chǎn)中心的技術(shù)人員實地考察供應(yīng)商，向公司提交考察報告。 七、 對不實地考察的供應(yīng)商，供應(yīng)部應(yīng)通過電話、傳真、電子郵件等方式和供應(yīng)商聯(lián)系，進一步取得供應(yīng)商供應(yīng)能力信息。 八、 供應(yīng)部要對 合格供應(yīng)商發(fā)出詢價文件，一般包括圖紙和規(guī)格、數(shù)量、 質(zhì)量大致采購周期、要求交付日期等細節(jié)，并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報價。在收到報價后，要對其條款仔細分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄。 九、 對所有的供應(yīng)商要按統(tǒng)一的評分標準進行評比，評比結(jié)果靠前的供應(yīng)商入選供應(yīng)商初選名錄。評價方法按供應(yīng)商報價分析表進行。 十、 評比時， 供應(yīng)部要及時和其他部門 成員溝通， 評比結(jié)束后 ，總結(jié)供應(yīng)商的優(yōu)點和不足之處，并聽取供應(yīng)商的解釋。如果供應(yīng)商有改進意向，可要求供應(yīng)商提供改進措施報告，做進一步評估。 十一、 供應(yīng)部必須對供應(yīng)商提供的替代材料組織相關(guān)技術(shù)人員進行評價，在現(xiàn)有材料中尋找低成本的替代材料。 十二、 供應(yīng)部對初選合格的供應(yīng)商提出公司供應(yīng)商初選名單，交總經(jīng)理審核。 十三、 每種物資的供應(yīng)商初選名錄一般要選擇多家供應(yīng)商對比。 十四、 董事長負責召開公司供應(yīng)商選擇會議，討論確定最終的供應(yīng)商名錄，確定后交供應(yīng)部負責執(zhí)行。會議一般至少由以下人員參加： 董事長、總經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、 生產(chǎn)總監(jiān)、總工程師、財務(wù)部經(jīng)理。 十五、 供應(yīng)部要根據(jù)供應(yīng)商選擇會議的決議，制作公司 供應(yīng)商名單 ，經(jīng)過相關(guān)人員簽字后下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行。 十六、 項目部采購時供應(yīng)商選擇實行項目部經(jīng)理負責制，公司供應(yīng)部提供