【正文】 確定的工作以實現(xiàn)項目目標(biāo)的一 組過程。過程組不同于項目階段。需要對相關(guān)過程進(jìn)行有效管理，來實現(xiàn)知識的應(yīng)用。 3) 平衡矩陣型組織 平衡矩陣型組織雖然承認(rèn)全職項目經(jīng)理的必要性，但并未授權(quán)其全權(quán)管理項目和項目資金。為了明確項目的 要求和所有相關(guān)方的期望，項目管理團(tuán)隊必須識別所有的內(nèi)部和外部干系 人。壓縮非關(guān)鍵任務(wù)的時間對縮短整個項目的工期沒有任何作用。它的思想是先把項目需要進(jìn)行的活動列出來，然后根據(jù)單個任務(wù)的工期和依賴關(guān)系計算整個項目的工期。它以一些條形圖表示基本的任務(wù)信息，便于查看任務(wù)的日程，檢查和計算資源的需求情況，簡潔明了，所以在 Microsoft Project 2020 中將其作為默認(rèn)視圖，并使用此視圖來創(chuàng)建初始計劃，查看日程和調(diào)整計劃。 項目的生命周期的幾個階段 范圍 時間 費用 ? 確定項目目標(biāo)階段 ? 制定項目計劃階段 ? 調(diào)整項目計劃階段 ? 跟蹤項目階段 ? 項目總結(jié)階段 項目管理作為一門應(yīng)用學(xué)科，經(jīng)過了幾十年的發(fā)展，已經(jīng)具有了一套比較完整的理論和方法體系，這些技術(shù)和工具能夠幫助項目管理工作者有效地實現(xiàn)項目管理的目標(biāo)。 項目階段： 為有效完成某些重要的可交付成果，而在需要特別控制的位置將項目分界，就形成項目階段。 通用的生命周期結(jié)構(gòu)通常具有以下特征： ? 成本與人力投入在開始時較低，在工作執(zhí)行期間達(dá)到最高，并在項目快要結(jié)束時迅速回落。 在項目實施中，項目管理者要注意下面幾個關(guān)鍵要素： ? 項目的計劃工期； ? 項目的預(yù)算控制； ? 項目的資源管理； ? 項目的質(zhì)量保證。這個放在第一位的要素，稱之為‘‘關(guān)鍵要素”，在制 定項目計劃時首先將它固定下來，然后再固定其他要素。這取決于項目資源的成本，而項目資源包括人力資源和物力資源。 項目與日常運作 ： 工作通?？梢詣澐譃轫椖炕蜻\作 。項目的開始日期和結(jié)束日期必須符合時間要求，總的時間和單個任務(wù)的時 間應(yīng)該與項目的目標(biāo)說明相符合。 ? 項目的短暫性：項目都有明確的時間框架，時間的長短由項目的復(fù)雜性而定，短則幾天或幾小時，長則可幾十年，如何安排時間是關(guān)系到項目成敗的一個關(guān)鍵因素。 Project2020 項目管理 培訓(xùn)教材 青島港（集團(tuán)）有限公司 2020 年 第 1 章 項目管理基礎(chǔ)知識 項目和項目管理 什么是項目 ？ 項目 (Project)就是為了完成一個具體的目的而設(shè)計的一系列行動步驟。 ? 項目的目標(biāo)性：項目要有明確的可度量的目標(biāo)，而不能是不確定的模糊的目的，每個項目所追求的目標(biāo)必須服從總體運作體系的要求，項目完成的結(jié)果應(yīng)該是可以依據(jù)目標(biāo)說明書進(jìn)行判斷的，實現(xiàn)了項目的目標(biāo)，也就意味著項目的結(jié)束。項目還受到資源和成本的限制，例如完成項目的人員和資金都是有限的。 項目和運作的主要區(qū)別在于：項目是臨時性的和 獨特性的，而運作則是具有連續(xù)性和重復(fù)性的 眾所周知，項目有大小之分。 ? 范圍 ： 指的是項目的目標(biāo)和任務(wù)，以及完成它們所需要的工時。但是，對其中某個要 素的調(diào)整會影響到其他要素。 在項目管理過程中，首先要嚴(yán)格控制項目的進(jìn)度，保證項目在規(guī)定的時間完成；其次要合理利用資源，并將項目的費用盡量控制在計劃的預(yù)算之內(nèi)；同時，要跟蹤項目執(zhí)行的情況，保證項目按照規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 ? 干系人的影響力、項目的風(fēng)險與不確定性在項目開始時最大，并在項目的整個生命周期中隨時間推移而遞減。項目 階段大多是按順序完成的，但在某些情況下也可重疊。本節(jié)就一些常用的項目管理技術(shù)做簡短介紹。 3．項目評審技術(shù) (PERT) 項目評審技術(shù) PERT，即 “Program Evaluation and Review Technique’’是由美國海軍特別項目辦公室提出的一種項目管理技術(shù)，由于海軍的某些項目時間長，投資很大，很難為每一個活動制定一個確定的計劃，因此，他們采用了概率統(tǒng)計計算工期期望的方法，這是一種非肯定網(wǎng)絡(luò)分析方法。關(guān)鍵任務(wù)指那些對保證整個項目按期完成影響最大的任務(wù)，由這些任務(wù)組成的序列就是關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑法是項目時間管理中最重要的方法。 項目的組織形式 組織結(jié)構(gòu) 項目 特征 職能型 矩陣型 項目型 弱矩陣 平衡矩陣 強(qiáng)矩陣 項目經(jīng)理的職權(quán) 很少或沒有 有限 小到中 中到大 大到幾乎全權(quán) 可用的資源 很少或沒有 有限 少到中 中到多 多到幾乎全部 項目預(yù)算控制者 職能經(jīng)理 職能經(jīng)理 職能經(jīng)理與項目經(jīng)理 項目經(jīng)理 項目經(jīng)理 項目經(jīng)理的角色 兼職 兼職 全職 全職 全職 項目管理行政人員 兼職 兼職 兼職 全職 全職 1) 職能型組織 典型的職能型組織是一種層級結(jié)構(gòu)，每名雇員都有一位明確的上級。 4) 強(qiáng)矩陣型組織 強(qiáng)矩陣型組織則具有項目型組織的許多特征，擁有掌握較大職權(quán)的全職項目經(jīng)理和全職的項目行政人員。 過程是為完成預(yù)定的產(chǎn)品、成果或服務(wù)而執(zhí)行的一系列相互關(guān)聯(lián)的行動和活動。大型或復(fù)雜項目可以分解為不同的階段或子項目，如可行性研究、概念開發(fā)、設(shè)計、建模、建造、測試等，每個階段或子項目通 常都要重復(fù)所有過程組。 ? 監(jiān)控過程組：跟蹤、審查和調(diào)整項目進(jìn)展與績效，識別必要的計劃 變更并啟動相應(yīng)變更的一組過程。項目整合管理需要選擇資源分配方 案、平衡相互競爭的目標(biāo)和方案，以及管理項目管理知識領(lǐng)域之間的依賴 關(guān)系。 指導(dǎo)與管理項目執(zhí)行 —— 為實現(xiàn)項目目標(biāo)而執(zhí)行項目管理計劃 中所確定的工作的過程。 大多數(shù)有經(jīng)驗的項目管理工作者都知道，管理項目并無統(tǒng)一的方法。以下是項目管理團(tuán)隊所開展的活動的例子： ? 分析并理解范圍。 ? 開展活動，以產(chǎn)生項目的可交付成果。 項目范圍管理包括確保項目做且只做成功完成項目所需的全部工作的 各過程。 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu) —— 將項目可交付成果和項目工作分解為較 小的、更易于管理的組成部分的過程。基于項目的具體需要，每個過程都可能需要一人或多人的努力。 ? 項目范圍 ——為交付具有規(guī)定特性與功能的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而必 須完成的工作。 在進(jìn)行項目范圍管理的 5 個過程之前，項目管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)先進(jìn)行規(guī)劃工 作，盡管本章未把該規(guī)劃工作單獨列為一個過程。項目范圍管理各過程需要與 其他知識領(lǐng)域中的過程整合起來，以確保 項目工作能實現(xiàn)規(guī)定的產(chǎn)品范圍。 估算活動資源 —— 估算各項活動所需材料、人員、設(shè)備和用品的種類和數(shù)量的過程。 上述過程不僅彼此相互作用，而且還與其他知識領(lǐng)域中的過程相互作用。 在開始項目時間管理的 6 個過程之前，項目管理團(tuán)隊需要先開展規(guī)劃工作。一些耳熟能詳?shù)姆椒òP(guān)鍵路徑法（ CPM）和關(guān)鍵鏈法。 需要根據(jù)定義活動、排列活動順序、估算活動資源、估算活動持續(xù)時間等過程的輸出，應(yīng)用進(jìn)度計劃編制工具，來制定項目進(jìn)度計劃。 項目成本管理包括對成本進(jìn)行估算、預(yù)算和控制的各過程，從而確保項目在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完工。 上述過程不僅彼此相互作用，而且還與其他知識領(lǐng)域中的過程相互作用。應(yīng)根據(jù)活動范圍和項目規(guī)模，設(shè)定活動成本估算所需達(dá) 到的精確程度（如精確至 100 美元或 1000 美元），并可在估算中預(yù) 留一定的儲備金。工作分解結(jié)構(gòu)為成本管理計劃提 供了框架，使成本估算、預(yù)算和控制之間能保持協(xié)調(diào)。應(yīng)該為監(jiān)督成本績效明確偏差臨界值。 ? 績效測量規(guī)則。 ? 報告格式。 上述所有信息都以正文或附錄的形式包含在成本管理計劃中。例如，減少設(shè)計審查的次數(shù)可降低項目成本，但可能增加客戶的運營成本。 應(yīng)該在項目規(guī)劃階段的 早期就對成本管理工作進(jìn)行規(guī)劃，建立各成本 管理過程的基本框架，以確保各過程的有效性以及各過程之間的協(xié)調(diào)性。 實施質(zhì)量保證 —— 審計質(zhì)量要求和質(zhì)量控制測量 結(jié)果，確保采用 合理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作性定義的過程。產(chǎn)品質(zhì)量的測量方法和技術(shù)則需專 門針對項目所生產(chǎn)的具體產(chǎn)品類型。因此，由于項目的臨時性，發(fā)起組織可能選擇對 產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)（特別是缺陷預(yù)防和評估）進(jìn)行投資，以降低外部質(zhì)量成本。項目團(tuán)隊成員也被稱為項目員工。 組建項目團(tuán)隊 —— 確認(rèn)可用人力資源并組建項目所需團(tuán)隊的過程。項目管理團(tuán)隊也稱為核心團(tuán)隊、執(zhí)行團(tuán)隊或領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊。項目經(jīng)理的大多數(shù)時間都用在與 團(tuán)隊成員和其他干系人的溝通上，無論這些成員和干系人是來自組織內(nèi)部（位于組織的各個層級上）還是組織外部。 發(fā)布信息 —— 按計劃向項目干系人提供相關(guān)信息的過程。項目風(fēng)險管理的目標(biāo)在于提高項目積極事件的 概率和影響，降低項目消極事件的概率和影響。 實施定量風(fēng)險分析 —— 就已識別風(fēng)險對項目整體目標(biāo)的影響進(jìn) 行定量分析的過程。風(fēng)險是一種不確定的事件或條件，一旦發(fā)生，會對至少一個項目目標(biāo)造成影響，如范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量。與之相對應(yīng)的風(fēng)險事件是，頒證機(jī)構(gòu)可能延誤許可證的頒發(fā)； 或者，表現(xiàn)為機(jī)會的風(fēng)險事件是，雖然所分配的項目設(shè)計人員不足，但仍 可能按時完成任務(wù)，即 可利用更少的資源來完成工作。項目組織既可以是項目產(chǎn)品、服務(wù)或成果的買方，也可以是賣方。 圖 121 概括了項目采購管理的各個過程，包括： 規(guī)劃采購 —— 記錄項目采購決策、明確采購方法、識別潛在賣 方的過程。 項目采購管理過程圍繞合同進(jìn)行。 第 3 章 Project2020 的操作簡介 操作界面簡介 使用菜單欄 15 跟其他所有軟件一樣， Project 的菜單欄位于操作界面的上方。不過，從單元格輸入數(shù)據(jù)時，數(shù)據(jù)編輯欄上會同時顯示出單元格中的內(nèi)容。在圖表中進(jìn)行操作時，鼠標(biāo)指針?biāo)赶虻牟课痪褪且M(jìn)行操作的部位。 Project 使用視圖這種方式來展示項目信息的各個側(cè)面，從而可以通過不同的視圖有效地查看需要的信息。在鏈接任務(wù)時，可以看到對一項任務(wù)工期的更改是如何影響其他任務(wù)的開始日期和完成日期，以及整個項目的完成日期的。通過對計劃的開始日期和完成日期與實際的開始日期和完成日期進(jìn)行比較，以及檢查每項任務(wù)完成的百分比，可以跟蹤任務(wù)的進(jìn)度。而“跟蹤甘特圖不同，實際完成的任務(wù)是以深藍(lán)色顯示，并與基準(zhǔn)任務(wù)分開；基準(zhǔn)任務(wù)條線固定不動，只有實際任務(wù)條線向前推進(jìn)，以反映實際時間上的延遲 。 ? 以圖形化方式查看任務(wù)的同時仍然可以訪問有關(guān)任務(wù)的詳細(xì)信息。 ? 將人員和其他資源分配給任務(wù)。 在“任務(wù)分配 狀況”視圖的工作表部分顯示了任務(wù)以及其下縮進(jìn)顯示的分配資源。 ? 估算每項任務(wù)的工作量。 “日歷”視圖 “日 歷”視圖使用了以月為時間單位的日歷格式，用天或周來計算任務(wù)時間。 ? ?檢查其日程排定在特定的某天、某星期或某月的任務(wù)。 “網(wǎng)絡(luò)圖”視圖 “網(wǎng)絡(luò)圖’’視圖以流程圖方式來顯示任務(wù)及其相關(guān)性。 在“網(wǎng)絡(luò)圖”視圖中，每個任務(wù)都置入一個節(jié)點中，圖 234給出了節(jié)點的放大圖，其中包含了開始和完成日期、標(biāo)識號、工期和資源信息 。 ? 創(chuàng)建及調(diào)整日程。 “資源工作表”視圖 資源可以是人員、設(shè)備、裝置、部門、公司、房間等。 ? 查看資源成本。在視圖左邊的資源名稱一欄里，顯示了資源名稱及其指向的所有任務(wù)；工時一欄里顯示的是完成每項任務(wù)的估計工時；右邊窗口顯示的是小時數(shù)。 ? 算出每種資源的預(yù)算工作小時數(shù)。 ? 通過設(shè)置工作分布，改變資源投入到某項任務(wù)上的工時量。 工作量不滿表示資源在剩余時間可能還忙于其他項目，工作量過重表示可能要進(jìn)行加 班。不 過，也可以根據(jù)需要在 一個屏幕上分上下窗口同時顯示兩種視圖， Project 將它稱為“組合 視圖 。但項目可能在數(shù)日或數(shù)月之后開始，所以必須把這個日期 調(diào)整到預(yù)定開始的日期。 (3)保存項目。在．“日歷”對話框中可以完成如下操作： ●指定該項目的每周和財政年度的開始時間。在“日程”選項卡中可以完成如下操作 。 創(chuàng)建了一個新的項目文件后，接下來就要完成項目的主要組成部分 —— 任務(wù)的創(chuàng)建， 任務(wù)是構(gòu)成項目的基本單元，任何項目的實施都是通過完成一系列的任務(wù)來實現(xiàn)的。 ， (2)選擇【視圖】一【甘特圖】菜單命令切換到“甘特圖 視圖。 (4)重復(fù)步驟 (3)直到所有任務(wù)都輸入完畢。 在 Project 2020 中有兩種方法可以建立“里程碑”任務(wù)，分別為： ● 將任務(wù)的工期設(shè)置為“ O”。在“甘特圖”視圖的條形圖中，不同類型的任務(wù)會用不同的條形圖來表示。在任務(wù)列表中輸入任務(wù)之后， 20 通過對摘要任務(wù)下具有共同特性的任務(wù)或在相同時間限制內(nèi)完成的任務(wù)進(jìn)行降級，還可以對項目進(jìn)行組織并添加結(jié)構(gòu)。在 Project 2020 中，默認(rèn)情況下，摘要任務(wù)以粗 體表示 ．子任務(wù)縮進(jìn)在它的下方。 (3)在“任務(wù)名稱”域中選取需要降級或升級的任務(wù)。 ? 利用鼠標(biāo)快速地升級或降級任務(wù)。 3．顯示／隱藏子任務(wù) 大綱結(jié)構(gòu)的最大好處之一是允許細(xì)分摘要任務(wù)，并能以不同的細(xì)節(jié)層次來查看項目信息。單擊加號可以顯示那些隱藏起來的子任務(wù)。 WBS 工作分解結(jié)構(gòu) (’ WBS)就是一種用于組織任務(wù)分