【正文】 北京恒通誠信科技發(fā)展有限公司 行 政 部 管 理 手 冊 第 1頁 目錄 一、前言…………………………… 2 二、部門職能……………………… 2 三、組織結(jié)構(gòu)……………………… 2 四、崗位職責(zé)……………………… 2 五、管理規(guī)范與流程……………… 4 (一 )、系統(tǒng)人力資源管理規(guī)范…… 4 (二 )、系統(tǒng)行政管理規(guī)范……… 42 第 2頁 公司行政部管理手冊 一、 前言 行政部作為公司的一個職能部門，主要負(fù)責(zé)的行政管理、人力資源管理及辦公事務(wù)管理。 本手冊詳細(xì)描述了行政部的部門職能、組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、管理規(guī)范、操作流程及通 用工具表格，用于規(guī)范與指導(dǎo)行政部的業(yè)務(wù)工作，是行政部的基礎(chǔ)管理文件。 二、 部 門 職能 負(fù)責(zé)的行政管理工作，包括制度管理、文檔管理、考勤紀(jì)律、辦公支持和公關(guān)接待等事宜。 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的人力資源管理工作，包括績效考評、薪酬計核、職位管理、人事調(diào)整、員工檔案管理、員工招聘、培訓(xùn)和員工關(guān)懷等事宜。 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的 辦公事務(wù)管理，如辦公用品的管理和 各種工作會議的組織工作等。 三、 組 織 結(jié)構(gòu) 根據(jù)行政部部門職能制定本部門組織結(jié)構(gòu)，如下圖所示： 四、 崗 位 職責(zé) 行政部經(jīng)理崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：總經(jīng)理，副總經(jīng) 理 行政人事部 培訓(xùn)文員 人事文員 行政文員 第 3頁 直接下屬： 行政文員、人事文員、客服文員 (2)、主要職責(zé) A． 日常辦公管理工作，負(fù)責(zé)各類來往文件的影印、收發(fā)、處理和歸檔，以及人員考勤和辦公后勤工作。 B． 接待日常到訪客人，協(xié)助副總作好公關(guān)工作。 C． 協(xié)助和指導(dǎo)各行政部的行政、人事和后勤等管理工作。 D． 負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)各項制度的建立、調(diào)整和實施監(jiān)督工作。 E． 負(fù)責(zé)組織人員的招聘工作、崗位調(diào)動和錄用、解聘、離職等職位管理工作。 F． 組織對系統(tǒng)各級員工的績效考評工作，依照員工績效、獎懲辦法及升降職務(wù)辦法等進(jìn)行考評，力求公平合理。 G． 根據(jù)考核結(jié)果計算系統(tǒng)人員的月度薪酬和年終獎勵。 H． 管理 系統(tǒng)員工的人事檔案，負(fù)責(zé)人事檔案的建立、記錄、保管和維護(hù)等工作。 I． 負(fù)責(zé)規(guī)劃系統(tǒng)培訓(xùn)工作，并具體安排、組織實施各類員工培訓(xùn)；負(fù)責(zé)會議的會務(wù)工作。 J． 做好所屬員工的工作管理，提高士氣及工作效率，并協(xié)助其他部門作好員工工作。 K． 副總交辦的其他工作事宜。 行政文員崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：行政部經(jīng)理 工作對象：各行政部（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員 (2)、主要職責(zé) A． 負(fù)責(zé)日常行政、公關(guān)信息以及文件的收發(fā)、傳遞和歸檔工作。 B． 的客戶及外來人員的接待工作。 C． 負(fù)責(zé)系統(tǒng)員工的考勤記錄和統(tǒng)計。 D． 負(fù)責(zé)辦公室日常后勤工作和值日排班等 。 E． 對各種規(guī)章制度進(jìn)行發(fā)放、整理和歸檔管理。 F． 負(fù)責(zé)系統(tǒng)員工的有關(guān)勞保福利用品的發(fā)放。 G． 完成部門經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。 人事文員崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：行政部經(jīng)理 工作對象：各行政部（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員 (2)、主要職責(zé) 第 4頁 A． 協(xié)助主管組織月度和季度考評，并及時完成統(tǒng)計、整理和發(fā)布工作 。 B． 負(fù)責(zé)系統(tǒng)員工的薪酬計算與統(tǒng)計工作，并將考評和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。 C． 負(fù)責(zé)系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護(hù)工作。 D． 協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。 E． 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù) 。 F． 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。 客服文員崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：行政部經(jīng)理 工作對象：各行政部（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員 (2)、主要職責(zé) A． 協(xié)助主管完成員工招聘工作，聯(lián)系招聘事宜，組織面試、測評和錄用等工作。 B． 協(xié)助主管搞好員工培訓(xùn)及學(xué)習(xí)工作，開發(fā)適合員工需要的培訓(xùn)課程和形式，并按計劃組織實施。作好培訓(xùn)效果的評估工作。 C． 協(xié)助主管組織每季度的行政部經(jīng)理和直轄區(qū)域經(jīng)理的述職考評工作。 D． 協(xié)助準(zhǔn)備和安排系統(tǒng)的各類工作會議，作好服務(wù)工作。 E． 協(xié)助主管每月作好員工關(guān)懷和溝通工作，起草員工信函、電話和傳真聯(lián)系等。 F． 部門 經(jīng)理交辦的其他事宜。 五、 管 理 規(guī)范與流程 (一 )、系統(tǒng)人力資源管理規(guī)范 為公司模式的變革和經(jīng)營戰(zhàn)略地順利展開，必須要有人力資源的開發(fā)、管理和利用的保障，本規(guī)范的意義和目的在于使公司系統(tǒng)的人力資源處于有章可依管理的管理狀態(tài)，保證任職、考核、薪酬和獎勵等管理的合理性，提高員工滿意度和忠誠度，同時能面向未來全面提升系統(tǒng)員工素質(zhì)，促使其向職業(yè)化轉(zhuǎn)變。 1． 員工招聘錄用規(guī)定 第一章 總則 第一條：為實現(xiàn)公司的整體目標(biāo)和方針，確保錄用身體健康、品德優(yōu)良、具備 第 5頁 優(yōu)秀員工潛質(zhì)的人員為公司服務(wù)，特制定本規(guī)定。 第二條：本 規(guī)定適用于照明公司體系各類員工的招聘工作。 第二章 招聘計劃 第三條：各部門需招聘員工，應(yīng)事先向中心行政部提出招聘申請，填寫《招聘人員申請表》，提出招聘的職位、人數(shù)及要求。 第四條：行政部根據(jù)各部門人員編制情況提出初步意見，報副總審核，批準(zhǔn)后執(zhí)行招聘。 第三章 招聘 第五條：招聘原則：公平競爭、擇優(yōu)錄用。 第六條：招聘方式：推薦、面向社會登報招聘、參加人才交流會及勞務(wù)市場招聘等形式。 第四章 應(yīng)聘 第七條：應(yīng)聘人員應(yīng)如實填寫《應(yīng)聘登記表》，并提交學(xué)歷、簡歷、身份證、各類職稱證書等應(yīng)聘材料的原件及復(fù)印件 。 第八條：行政部在收齊應(yīng)聘者材料后，會同用人部門管理者對應(yīng)聘者資格進(jìn)行書面材料初審；由各行政部代為招聘的，由行政部經(jīng)理進(jìn)行初審。 第九條：書面材料初審合格者通知面試或當(dāng)場面試。 第五章 面試 第十條：招聘小組一般由行政部與用人部門領(lǐng)導(dǎo)等人員組成，面試時，小組成員應(yīng)不少于三人，并且至少有一名主管領(lǐng)導(dǎo)參加。 第十一條：面試內(nèi)容及招聘小組職責(zé)： A． 審核應(yīng)聘者是否具備專業(yè)素質(zhì)及資格。 B． 對應(yīng)聘者是否具備正式錄用資格以及綜合素質(zhì)進(jìn)行評審。 C． 對小組成員的意見進(jìn)行綜合分析后，做出初步?jīng)Q定。 第十二條：面試評價： A． 小組成員 應(yīng)對面試結(jié)果做出書面評價并簽名。 B． 評價標(biāo)準(zhǔn)見《面試評價標(biāo)準(zhǔn)表》。 第十三條：面試結(jié)果審核： A． 面試（加試）結(jié)束后，由行政部對面試結(jié)果進(jìn)行匯總，合格者將擬錄用者的材料，并報副總批準(zhǔn)。 B． 所有小組成員評價為 70分以上者為合格； 70分以下者，原則上不予錄用。 第 6頁 第六章 錄用 第十四條：錄用名單確定后，對招聘未入選面試及面試不合格者，由行政部在5日內(nèi)對其本人做出電話 /信函婉辭通知。 第十五條：對于確定錄用人員由副總進(jìn)行最終面試。 第十六條：對合格人員，行政部會同用人部門協(xié)商其進(jìn)入公司日期，并確定其職級后報副總審批。 第 十七條：被錄用者須辦理的進(jìn)入公司的相關(guān)手續(xù)： A． 按要求提供個人材料，包括身份證、學(xué)歷證明、經(jīng)歷證明等。 B． 提供正式、有效的人事手續(xù)，如辭職證明或其他相關(guān)資料等。 第十八條：對不能按要求提供有關(guān)材料或弄虛作假者，應(yīng)取消其錄用資格并報主管領(lǐng)導(dǎo)。 第七章 員工加入公司當(dāng)日手續(xù) 第十九條：員工本人填寫詳細(xì)的《員工登記表》，并開始考勤。 第二十條：簽訂勞動合同或協(xié)議。 第二十一條：申領(lǐng)相關(guān)辦公用品和設(shè)備等。 第二十二條：行政部組織入職培訓(xùn)。 第八章 因錄用發(fā)生的經(jīng)濟(jì)問題 第二十三條：因錄用發(fā)生的被錄用人與相關(guān)單位的一 切經(jīng)濟(jì)問題應(yīng)自行處理。 第二十四條：應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)校培養(yǎng)費(fèi)問題，由被聘者自行解決。 第九章 不適用性 第二十五條：本規(guī)定不適用于招聘的臨時工、鐘點(diǎn)工和實習(xí)生。 第十章 附則 第二十六條：本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。 第二十七條：本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。 2． 崗位職位管理規(guī)定 第一章 定義 第一條：職位分析的理論基礎(chǔ)是勞動分工理論和科學(xué)管理原理。職位分析是現(xiàn)代人力資源管理和開發(fā)的首要基礎(chǔ)。職位分析是指在各級組織中進(jìn)行收集、分析和整理職務(wù)信息的一系列管理活動，目的是建立各職位的 第 7頁 職務(wù)說明書。 第二章 作用 第二條：職位分析能夠在以下方面發(fā)揮作用： A． 職員選拔：職位分析指出了對各個崗位任職者的具體資格要求，便于對應(yīng)聘者和被輪換者或被提升者的知識、技能、素質(zhì)是否勝任、適應(yīng)該職位的需要進(jìn)行測試和考核。 B． 員工培訓(xùn)：職位分析結(jié)果可用于員工培訓(xùn)內(nèi)容的選擇，知其所欠缺才能而有的放矢地進(jìn)行補(bǔ)課。 C． 績效考核：職位分析可以為績效考核提供更為精確的標(biāo)準(zhǔn)，易于為考核者和被考核者所接受。 D． 職務(wù)分類：職位分析有利于將任職資格相似的某些職位歸為一類，便于確定同一類職務(wù)的工資水平、升遷、培訓(xùn)。 E． 職務(wù)評價：職位分析的結(jié)果可用于評價某一職位在組織 中的價值，以確定其工資水平。 F． 職務(wù)設(shè)計：職位分析可以更好地設(shè)計某一職務(wù)，可以對現(xiàn)有職務(wù)進(jìn)行批判性反思，多余的不合理的取消或合并，實現(xiàn)因事設(shè)崗。 G． 職務(wù)描述：職務(wù)描述是職位分析的結(jié)果，職務(wù)描述給任職者提供了應(yīng)遵循的原則，使任職者由于明了自己所處特定職位的要求而提高工作效率。 H． 效標(biāo)體系：職位分析有助于建立效標(biāo)體系，這些效標(biāo)可用于員工的培訓(xùn)、心理測評的效度分析。 第三章 職位分析組織 第三條：公司人力資源部負(fù)責(zé)職位分析的組織、培訓(xùn)。 第四條：各職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體職位分析的操作，動員本部門職員參與職位分析工作。 第四章 分析程序 第五條：假設(shè)現(xiàn)有部門設(shè)置是合理的。 第六條：描述本部門所有業(yè)務(wù)活動內(nèi)容（各個環(huán)節(jié)），工作量的大小，各環(huán)節(jié)間的牽制關(guān)系（是否屬不相容環(huán)節(jié)，需相互制約）。 第七條：根據(jù)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理幅度，把相類似、相連接、可相容的工作環(huán)節(jié)集合，組成一項職位。 第八條：確定部門在目前情況下應(yīng)當(dāng)設(shè)置哪幾種職位，各職位分別需要幾個職員。 第 8頁 第九條：描述每一項職位的工作活動內(nèi)容、工作權(quán)力、責(zé)任和工作流程。 第十條：描述每一項崗位的社會環(huán)境：崗位層次（級別）、發(fā)展趨向（晉升方向）、上下級關(guān)系、關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)、部門和其 他可參與的社會活動等。 第十一條：描述每一崗位的工作條件：工作地點(diǎn)、工作時間長度、是否加班，室內(nèi)外工作比例（出差時間長短、頻率）、接受培訓(xùn)和工作場所的舒適度等。 第十二條：描述每一崗位的薪酬和福利條件：工資（含獎勵）水平和工資計算方法、可享受假期、各種保險、住房、交通、通訊條件和其他福利。 第十三條：確定每一崗位的資格要求：年齡、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗、業(yè)務(wù)能力、生理條件、人格特征（性格、氣質(zhì)、興趣愛好、事業(yè)心、合作性、儀表）和領(lǐng)導(dǎo)能力。 第十四條：編制每一崗位的職務(wù)說明書。 3． 崗位調(diào)動管理流程 第一條 ：系統(tǒng)中一般工作人員和 招商經(jīng)理 的崗位調(diào)動，由需要調(diào)動的行政部經(jīng)理向部門負(fù)責(zé)人提出申請，由市場部經(jīng)理通報行政部，報批副總。 第二條：行政部經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理和各職能部門管理人員的崗位調(diào)動，由各部門經(jīng)理向行政部提出申請，報批副總批準(zhǔn)。 第三條：的各部門負(fù)責(zé)人的崗位調(diào)動，由副總向公司總經(jīng)理申請，批準(zhǔn)后生效。 第四條：崗位調(diào)動確認(rèn)之后，具體流程如下： 決定員工內(nèi)部調(diào)動 行政部辦理手續(xù) 在原部門辦理交接 工作交接 員工到新部門報到 員工檔案變更 考勤卡調(diào)整 員工調(diào)動通知 行政部與員工溝通 第 9頁 4． 員工離職管理流程 第一條：員工申請離職必須提前一個月提出書面辭職申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后報請副總，批準(zhǔn)后即確認(rèn)該員工離職。 第二條：因 違反公司制度或工作不勝任等原因給予解聘的，行政部正式通知該員工確認(rèn)離職。 第三條：對于員工擅自離崗的，由其直接主管領(lǐng)導(dǎo)向上級和行政部報告，經(jīng)行政部查明原因后，確認(rèn)離職，并報知副總。 第四條：具體流程如下： 員工離職 情況確認(rèn) 行政部 辦理手續(xù) 員工在原部門辦理工作交接 員工部門工作交接單 員工相關(guān)部門 辦 理交接 員工檔案變更 考勤卡調(diào)整 員工離職通知 行政部及員工直接領(lǐng)導(dǎo)與員工談話 解除勞動合同 員工離職交接表 行政部 辦理手續(xù) 辦理交接 員工勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移 辦理養(yǎng)老、意外等保險停辦手續(xù) 第 10頁 5． 員工培訓(xùn)管理規(guī)范 第一章 總則 第一條： 重視人才并培養(yǎng)和發(fā)展人才，是 公司實現(xiàn)戰(zhàn)略和體系提升的關(guān)鍵，是做大