【正文】 第一篇：公文處理工作講座材料關(guān)于公文處理工作的幾點(diǎn)體會(huì)今天，很高興有這么個(gè)機(jī)會(huì)和南樂(lè)的同行們共同探討、交流公文處理方面的有關(guān)問(wèn)題。此時(shí)此刻我有兩點(diǎn)突出感受：一是見(jiàn)到很多同行，大家年富力強(qiáng)，很有活力，今日一見(jiàn)，分外親切，倍感高興；二是自己心里有點(diǎn)忐忑。大家知道，公文工作雖很重要，但它不同于文學(xué)創(chuàng)作，講起來(lái)難免枯躁乏味。況且在座的諸位都是這方面的高手，有豐富的公文工作經(jīng)驗(yàn)，不少同志聽(tīng)過(guò)省辦、中辦專家的講課，我恐怕講砸了，浪費(fèi)大家寶貴的時(shí)間，破壞了您的好心情。然而和基層部門辦公室系統(tǒng)搞好交流，也是我們應(yīng)盡之義務(wù)，同時(shí)對(duì)我們來(lái)說(shuō)也是一次難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。所以，講好講壞，是水平問(wèn)題，但講與不講，是態(tài)度問(wèn)題。于是，今天我就斗膽前來(lái)獻(xiàn)丑。這里，我是賣力地去講；您吶，就湊合著去聽(tīng)。不過(guò)，我“白水煮掛面—有鹽（言）在先”：能堅(jiān)持您就盡量堅(jiān)持，實(shí)在忍受不了，可以到外面透透氣、抽抽煙、聊聊天，都行！別不好意思。我擇其要而言之，盡量講得快些，爭(zhēng)取三個(gè)小時(shí)結(jié)束戰(zhàn)斗。中間如需要休息大家告訴我一聲。閑言道罷，書歸正傳。公文是治國(guó)理政的重要工具，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要手段，指導(dǎo)工作的重要載體。黨和政府機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)職能，有多種方式和手段，如召開(kāi)會(huì)議、調(diào)查研究、現(xiàn)場(chǎng)辦公、直接指揮等等，但最普遍、最簡(jiǎn)便、最有效、最常用、最規(guī)范的是發(fā)布公文。公文在黨委政府機(jī)關(guān)工作中起著承上啟下、綜合全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用。從公文中可以明顯看出一個(gè)地方、部門的工作水平，可以影響到對(duì)一個(gè)地方、部門工作情況、班子能力及其他方面的評(píng)價(jià)，更重要的是影響到黨和國(guó)家的方針政策能否及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)貫徹和有效地執(zhí)行。所以說(shuō)，公文處理工作是整個(gè)機(jī)關(guān)工作的重要樞紐，具有不可替代的重要作用。辦公室工作無(wú)小事，公文處理無(wú)小事。而公文擬制工作，更是重中之重。這里，我主要就公文的種類、格式、起草、修改、校核等五個(gè)方面須注意的問(wèn)題和同志們共同探討一下。一、公文種類及特性公文的起源。公文歷史悠久、源遠(yuǎn)流長(zhǎng)?？梢哉f(shuō)，公文是隨著階級(jí)、國(guó)家的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展的。我國(guó)從漢代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、狀等，平行文有關(guān)、刺、咨、照會(huì)等，下行文有制、詔、敕、令、諭、旨等。辛亥革命廢除了舊公文，1934年國(guó)民政府頒布了新公文程式。新中國(guó)成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次對(duì)黨政公文處理作出規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)和國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理工作逐步走上了科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道。公文的涵義。公文是公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，人們習(xí)慣上又把它叫做“文件”。用一句規(guī)范的話說(shuō)：公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾團(tuán)體用來(lái)處理公務(wù)活動(dòng)的一種具有特定格式的文字材料。黨的機(jī)關(guān)公文。黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具。公文種類。所謂公文種類，一般是指出公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)公文的內(nèi)容，性質(zhì)和所承擔(dān)的任務(wù)而確定的行文形式和名稱。對(duì)文種可以作廣義的理解和狹義的理解，即通常所講的泛指和特指。從廣泛義上理解，公文包括的面很廣，分類也比較繁雜，可以說(shuō)是內(nèi)涵豐富，外延廣博，稱得上車載斗量，不勝枚舉。按照制發(fā)機(jī)關(guān)和適用范圍標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃分，公文分為：黨政機(jī)關(guān)公文（14種）：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要；政府行政公文（10類15種）：命令、指令，決定、決議，指示，布告、公告、通告，通報(bào)，報(bào)告、請(qǐng)示，批復(fù)，函，會(huì)議紀(jì)要。經(jīng)濟(jì)公文：經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)合同、可研報(bào)告、協(xié)議書、意見(jiàn)書、招標(biāo)通告、產(chǎn)品說(shuō)明書、廣告等；司法公文：立案報(bào)告、通緝令、提請(qǐng)批準(zhǔn)逮捕書、破案報(bào)告，公訴書、判決書，刑事訴狀，民事訴狀，刑事裁定書、民事調(diào)解書、公證書、辯證詞等；外交公文：國(guó)書、換文、公報(bào)、聲明、條約、協(xié)定、照會(huì)、備忘錄等；軍事公文：命令、通令、通告、作戰(zhàn)方案、演習(xí)方案等；科技公文：科技任務(wù)書，科研報(bào)告、科技成果報(bào)告，鑒定證書，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專利說(shuō)明書（請(qǐng)求書）等。除上述專用文種外，還有通用文種，也就是在全國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)的群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位以及社會(huì)普通適用的文種，如計(jì)劃、總結(jié)、開(kāi)幕詞、閉幕詞、倡議書、賀信、賀電、簡(jiǎn)報(bào)、章程、制度、公約、守則、匯報(bào)提綱、傳達(dá)提綱、悼詞、唁電等等。今天我們著重說(shuō)的文種，是狹義上的文種，特指黨的各級(jí)機(jī)關(guān)使用的文種(14種)，是我們實(shí)際工作中常用的重要文種。公文的特性。公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式、特定的語(yǔ)言。其主要特性有6：⑴政治性。作為黨和國(guó)家的運(yùn)轉(zhuǎn)工具，其內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象都帶有鮮明的政治特色；⑵政策性。經(jīng)常體現(xiàn)為一定的方針政策，指導(dǎo)工作和日常生活；⑶權(quán)威性。帶有明顯的權(quán)威色彩和很強(qiáng)的約束力；⑷實(shí)用性。行文針對(duì)性強(qiáng)，與實(shí)際工作和生活密切相關(guān)；⑸穩(wěn)定性。其寫作方法、格式和用語(yǔ)在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中逐步形成一種固定的程式；⑹廣泛性。內(nèi)容涉及面寬、使用公文的領(lǐng)域廣，各行各業(yè)都離不開(kāi)公文，公文已經(jīng)成為人們生活、工作中不可或缺的因素。二、公文格式公文格式是公文的各個(gè)組成部分在頁(yè)面上的具體表現(xiàn)形式，即公文的外觀形式。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對(duì)公文內(nèi)容起著重要的保證作用。公文是給人看的。因此，就要設(shè)法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不僅要觀點(diǎn)正確，內(nèi)容真實(shí)，條理清楚，文字精練，而且要格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)合理，頁(yè)面整潔，標(biāo)識(shí)齊全，給人以清新悅目的感覺(jué)，吸引人閱讀，便于處理，否則，就無(wú)法很好地發(fā)揮公文的效用。目前黨委辦公廳系統(tǒng)正在進(jìn)行的公文規(guī)范化工作，對(duì)公文格式看得很重。在此方面我市比較落后，存在的問(wèn)題較多。如：有的公文紅頭大小不一，字體設(shè)計(jì)粗糙 ；有的發(fā)文字號(hào)、機(jī)關(guān)代字的使用不科學(xué)、不準(zhǔn)確；有的標(biāo)題用字不規(guī)范，有用三黑的，有用二宋的，還有用楷體、隸字和行草體的；有的上行文不標(biāo)注簽發(fā)人，有的下行文、平行文卻注標(biāo)簽發(fā)人；公文用紙大小不一，裝訂質(zhì)量不高；在文排方面，有的未落實(shí)每頁(yè)20行、每行25個(gè)字的要求。另外，在文種使用、主題詞標(biāo)引、發(fā)文時(shí)間和印發(fā)傳達(dá)范圍的標(biāo)注等方面，都還存在不規(guī)范的問(wèn)題。下面，按照《條例》規(guī)定，我簡(jiǎn)要給大家談一談在這些方面應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題。《條例》第八條從17個(gè)方面規(guī)定了黨的機(jī)關(guān)公文的格式：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、發(fā)送機(jī)關(guān)、印刷版記組成?！庇捎跁r(shí)間關(guān)系，這17項(xiàng)不一一細(xì)講，挑幾項(xiàng)講一下。（1）密級(jí)。即公文的秘密等級(jí)，分為“絕密、機(jī)密、秘密”三個(gè)等級(jí)。它標(biāo)注于版頭左上角、份號(hào)下方位置，用三號(hào)黑體，第一個(gè)字同正文左邊取齊，當(dāng)中空一個(gè)字的間距，如“機(jī) 密”。按照國(guó)家保密局有關(guān)規(guī)定，密級(jí)后注明保密期限，如“機(jī)密★ 年”。但考慮到黨的機(jī)關(guān)公文涉主的內(nèi)容很廣泛，其保密期限較難準(zhǔn)確確定，因此，《條例》中未提及保密期限問(wèn)題。在省委辦培訓(xùn)班上，我就這個(gè)問(wèn)題請(qǐng)示省委辦的同志，他們的意見(jiàn)是，如果需要，可以找保密局幫忙標(biāo)上；若未標(biāo)保密期限，則按《條例》第37條規(guī)定執(zhí)行。即“公文密級(jí)的變更和解除由發(fā)文機(jī)關(guān)或其上級(jí)機(jī)關(guān)決定?！保?）緊急程度。是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求。緊急文件應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”?！稐l例》未對(duì)緊急程度的標(biāo)準(zhǔn)位置作具體規(guī)定，所以，除個(gè)別情況外，一般不標(biāo)緊急程度。如有的文件確實(shí)很急，可在文件上蓋“特急”、“加急”章。如確需在公文上標(biāo)注的，省委辦公廳認(rèn)為應(yīng)標(biāo)注在份號(hào)下邊，與密級(jí)并排列出，中國(guó)加一個(gè)圓點(diǎn)相隔。（3）發(fā)文字號(hào)。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)三部分組成，缺一不可（用4號(hào)仿宋）。需要請(qǐng)大家注意的問(wèn)題是：機(jī)關(guān)代字要準(zhǔn)確、規(guī)范、無(wú)歧義、易識(shí)別，并固定使用，發(fā)文年度要用全稱，并且用“〔〕”（六角括號(hào)）括起來(lái)，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括號(hào)。發(fā)文字號(hào)在大紅字與紅線之間居中稍偏下，用四號(hào)仿宋表示，文號(hào)之間應(yīng)空半格，如“濮發(fā)〔2000〕5號(hào)”正確表示是“濮發(fā)〔2000〕5 號(hào)”。在使用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等文種，需標(biāo)注簽發(fā)人的，發(fā)文字號(hào)則標(biāo)注在紅線之上左方位置，簽發(fā)人則標(biāo)注于紅線之上右方位置。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。（4）簽發(fā)人。《條例》規(guī)定，上報(bào)公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，這主要是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文的負(fù)責(zé)性。要注意三點(diǎn)：一是只標(biāo)姓名，不標(biāo)職務(wù)；二是聯(lián)合行文，要標(biāo)明聯(lián)署單位簽發(fā)人的姓名，不能只標(biāo)其中一個(gè)單位的簽發(fā)人；三是簽發(fā)人姓名后不必加“已閱”、“同意”等字樣。（5）標(biāo)題。是公文內(nèi)容的高度概括，具有畫龍點(diǎn)睛的作用。它一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。有時(shí)也有省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的情況（如標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)時(shí)省略）。標(biāo)注于紅線之下居中排列，用二號(hào)宋體（加粗），一般不用標(biāo)點(diǎn)（書引號(hào)除外）。標(biāo)題下面如有時(shí)間，應(yīng)用三號(hào)楷體。公文標(biāo)題一定要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)煉，排列整齊、美觀。（6）正文。是公文的主體和核心所在，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。一般用三號(hào)仿字體，每段的首行空兩個(gè)字，首頁(yè)要有兩行以上的正文。末頁(yè)若無(wú)正文，只有落款（應(yīng)盡量避免），為維護(hù)公文的完整性，應(yīng)在末頁(yè)第2行注明“（此頁(yè)無(wú)正文）”。文件若是轉(zhuǎn)發(fā)通知，轉(zhuǎn)發(fā)通知部分用三號(hào)楷體，后邊轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容部分仍用三號(hào)仿宋。正文中的序號(hào)應(yīng)當(dāng)按照一、（一）和 ，序號(hào)后面的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)是：一后為頓號(hào)，（一）后不用符號(hào)，1后為小圓點(diǎn)（中辦）或頓號(hào)（省辦）。（7）附件。是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。若帶省附件，應(yīng)在正文之后，落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝在一起。有的在正文中涉及附件內(nèi)容處，加括號(hào)注明“見(jiàn)附件”或“附后”也可以。另外，印發(fā)規(guī)章或批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的報(bào)告，其中的“規(guī)章”和“報(bào)告”不屬附件，而是主體的一部分，其內(nèi)容應(yīng)視為正文。（8）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。也叫落款，和“抬頭”是對(duì)應(yīng)的，位于正文末頁(yè)的右下方，凡有主送單位的公文必須有落款，不能以標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)代替落款。落款最后一個(gè)字同正文倒數(shù)第5個(gè)字取齊，中間應(yīng)當(dāng)空半格，如“中共濮陽(yáng)市委”應(yīng)當(dāng)表示為“中 共 濮 陽(yáng) 市 委”。（9）成文日期。一般署會(huì)議通過(guò)或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期。聯(lián)合發(fā)文，則以聯(lián)署機(jī)關(guān)最后一個(gè)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。特殊情況署印發(fā)日期。要用年、月、日全稱，位于落款右下方，日期最后一個(gè)字同正文部分倒數(shù)第2—3個(gè)字取齊，并于落款單位第2或第3個(gè)字取齊，時(shí)間（阿拉伯?dāng)?shù)字）與年月日之間應(yīng)空半格，正確表示為“2000 年 9 月 5 日”。決議、決定、條例、規(guī)定、意見(jiàn)等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)（用3號(hào)楷體）標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。（10）主題詞。是將自然語(yǔ)中的名詞術(shù)語(yǔ)經(jīng)過(guò)規(guī)范化和優(yōu)選處理的詞或詞組，標(biāo)注于報(bào)送機(jī)關(guān)或印制版記上方，用于文獻(xiàn)的標(biāo)引和檢索。每件公文選用的標(biāo)引詞數(shù)量，一般應(yīng)在10個(gè)以內(nèi)，主題詞三個(gè)字用三號(hào)黑體，后面跟冒號(hào)。主題詞內(nèi)容部分用三號(hào)宋體加粗，詞與詞之間要空出一格。下面，談一談公文主題詞的標(biāo)引問(wèn)題。時(shí)間關(guān)系，主題詞標(biāo)引的意義、總則，標(biāo)引詞選定規(guī)則、主題標(biāo)引的組配規(guī)則等等，我們不能細(xì)談。這里只能講兩個(gè)問(wèn)題：首先，講一下公文主題詞標(biāo)注上的誤區(qū)。一是認(rèn)為標(biāo)注主題詞只是“文件標(biāo)題的簡(jiǎn)縮”。標(biāo)注中不是根據(jù)公文的主題，而是根據(jù)公文的標(biāo)題。二是認(rèn)為標(biāo)注主題詞就是標(biāo)注主題詞就是將內(nèi)容說(shuō)清楚，于是不厭其煩的列出一大串詞。三是認(rèn)為標(biāo)注主題詞要“符合語(yǔ)法”，認(rèn)為主題詞就是無(wú)主句，謂語(yǔ)、賓語(yǔ)要齊全。四是不熟悉詞表，多作自由標(biāo)引，想當(dāng)然、隨隨便便一標(biāo)了事。這都是不行的。大家一定要主意。其次，講一下公文主題標(biāo)引的步驟和方法。步驟有5個(gè)，即審讀公文、分析主題、提煉主題概念、轉(zhuǎn)換主題概念和標(biāo)引主題詞。審讀公文。要注意兩點(diǎn)：一是注意審讀公文的外部特征，即公文標(biāo)題。二是審讀公文的內(nèi)部特征，即公文內(nèi)容，搞清楚公文內(nèi)在的邏輯關(guān)系，了解公文中各部分的重點(diǎn)問(wèn)題，摘理出公文中的關(guān)鍵句子和結(jié)論性意見(jiàn)等等。分析主題。從形式上看，主要是分析主題的類型；從內(nèi)容上看，主要是分析主題的結(jié)構(gòu)。公文主題有單主題和多主題之分。所謂單主題，是指一篇公文只有一個(gè)主題；所謂多主題，是指一篇公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上并列的獨(dú)立主題。公文結(jié)構(gòu)有主體因素和非主體因素之分。主體因素是公文主題的主要成份，表述公文主題的核心；非主體因素是公文的次要成份，表述公文主題的時(shí)間、地點(diǎn)、狀態(tài)等修飾成份。例如：《市委、市政府關(guān)于新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)思想政治工作的意見(jiàn)》，這就是一個(gè)單主題公文；其主題是“新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)思想政治工作”。在此主題中，主體因素是“加強(qiáng)和改進(jìn)思想政治工作”，“新形勢(shì)下”表示狀態(tài)，起修飾作用，是非主體因素。提煉主題概念。提煉主題概念的過(guò)程即是分析、歸納和概念的過(guò)程，是對(duì)公文的內(nèi)容加以表述或標(biāo)識(shí)的過(guò)程。其目的在于確切反映和表達(dá)公文的主題思想，為公文主題詞標(biāo)注做好必要的準(zhǔn)備。公文主題概念不同于公文主題，公文主題是公文的中心思想，它用一個(gè)完整的句式表示出來(lái)。而公文主題概念則是表達(dá)公文主題的關(guān)鍵詞匯，它用名詞或名詞性詞組表示出來(lái)。轉(zhuǎn)換主題概念。提煉出的主題概念屬于一種自然語(yǔ)言，主題概念要作為主題詞進(jìn)行標(biāo)引，心須進(jìn)行主題概念的轉(zhuǎn)換，使自然語(yǔ)言變?yōu)闄z索語(yǔ)言。一是直接轉(zhuǎn)換，即是從詞表中抽出同主題概念相同的正式主題詞直接進(jìn)行轉(zhuǎn)換。二是間接換，即采取分解的辦法，把復(fù)雜的主題概念分解為若干單主題 概念，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。標(biāo)注主題詞。查表抽詞進(jìn)行主題概念轉(zhuǎn)換后，我們即按照公文主題檢索的要求和主題標(biāo)引的深度，采用一定的標(biāo)引方式，標(biāo)注出主題詞。我們將主題詞“黨校教育”和“意見(jiàn)”標(biāo)注在文件尾部，并按照公文主題標(biāo)引規(guī)則的要求正規(guī)地書寫。公文主題標(biāo)引方式有四種：（１）概括標(biāo)引。又稱整體標(biāo)引，以每個(gè)文件為標(biāo)引單位，對(duì)文件整體內(nèi)容作概括性的標(biāo)引。只標(biāo)引文件最主要的主題內(nèi)容。概括性的標(biāo)引能完整反映文件的主題思想。（２）重點(diǎn)標(biāo)引。根據(jù)不同部門、不同業(yè)務(wù)的需要，文件標(biāo)引應(yīng)有不同的重點(diǎn)。經(jīng)濟(jì)工作、政法工作、文化教育、科研、軍事各部門，都有各自的業(yè)務(wù)上的需要。各有重點(diǎn)，應(yīng)根據(jù)各自的重點(diǎn)而有所取舍。也可以針對(duì)本部門本系統(tǒng)的工作特點(diǎn)，建立適合本部門專業(yè)的檢索系統(tǒng)。還有，從文件的重要程度上，也應(yīng)有所選擇。要著重抓住那些重要的主