【正文】 山東泰盛恒房地產(chǎn)有限公司 行政、后勤管理制度匯編 山東泰盛恒房地產(chǎn)有限公司 二〇〇 九 年 八 月 （內(nèi)部文件 翻印必究） 目 錄 1 一、行政管理制度 《 行政公文處理實(shí)施辦法 》 （ 2） 《會議管理制度》 (17) 《印章管理制度》 (24) 《計(jì)算機(jī) 、 網(wǎng)絡(luò) 、自動化辦公 管理 規(guī)定》 (36) 《保密管理細(xì)則》 (53) 《檔案管理制度》 (60) 二、后勤管理制度 《辦公樓管理規(guī)定》 (112) 《辦公用品管理辦法》 (116) 《前臺接待制度》 (121) 《車輛管理制度》 (122) 《勞保用品管理辦法》 (136) 《 資源節(jié)約辦法 》 (140) 2 行政公文處理實(shí)施辦法 第一章 總則 第一條 為了 使 山東泰盛恒房地產(chǎn)有限公司 （以下簡稱公司） 行政公文 處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù) 陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司 《行政公文處理實(shí)施辦法》 ，結(jié)合 異地項(xiàng)目 公司 的 實(shí)際 ，特制定本 辦法。 第二條 公司公文 是 公司在企業(yè)管理和生產(chǎn) 經(jīng)營過程 中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營、管理和公務(wù)活動的重要工具。 第 三 條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷） 歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 第 四 條 公文處理 堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡 高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。公文處理 嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。 第 五 條 綜合 辦公室 是公文處理的管理部門，負(fù) 責(zé)公文處理的具體工作，并承擔(dān) 指導(dǎo)、監(jiān)督 各部門 公 文處理工作的責(zé)任。 第二章 公文種類 第 七 條 公司 的公文 種類主要有： （一）決定 適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單 3 位及人員，變更或者撤消不適 當(dāng) 的決定事項(xiàng)。 （二）公告 適用于向外部宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。 （三）通知 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，印發(fā)本單位的重要規(guī)范性公文，傳達(dá)要求 本單位各部門 辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 （四）通報 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （五）報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。 （六）請示 適用于向上 級單位請求指示、批準(zhǔn)。 （七）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （ 八 ）函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 （ 九 ）會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。 會議決定事項(xiàng)如涉及機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人員任免、 4 經(jīng)費(fèi)劃撥以及政策性強(qiáng)、涉及面廣的重大事項(xiàng)等，應(yīng)以其他文種專項(xiàng)行文。 第三章 公文格式 第 八 條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附 注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印刷數(shù)量等部分組成。 （一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。 （二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。 （三）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文的，主辦單位排列在前。 （四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。單位與其他單位聯(lián)合行文，標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號；與其他單位聯(lián)合行文，原則上應(yīng)使用排列在前的單位的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)明一個單位的發(fā) 文字號。 （五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人及所有會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人（具體承辦人）的姓名和電話。 （六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。公文標(biāo)題中除 法規(guī)、規(guī)章名稱加 5 書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號，詞組、短語之間一般 不空格。 （七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱；普發(fā)的公文使用準(zhǔn)確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱。 （八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文，不應(yīng)以附件說明。 （九）公文除“會議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印 章。聯(lián)合上報的公文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章與正文最后一行應(yīng)當(dāng)保持規(guī)定的間距。當(dāng)正文內(nèi)容排完，所?？臻g不能容下印章位置時，應(yīng)通過調(diào)整行距、字距，使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的做法。 （十）成文日期以公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 （十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)在成文日期和印章之下，版記之上加圓括號標(biāo)注。 （十二）公文應(yīng)當(dāng)按照主題詞表規(guī)定的標(biāo)識規(guī)則和詞目標(biāo)注主題詞。上行文按照 集團(tuán) 公司 的要求標(biāo)注主題詞。 （十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。抄送單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 抄送單位名稱的排列順序應(yīng)力求 統(tǒng)一。 （十四）公文文字從左至右橫寫、橫排，并使用規(guī)定的 6 字號和字體。 第 九 條 公文中各組成部分的具體標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)制定的公文格式執(zhí)行。 第十條 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（ 210mm 297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。 第四章 行文規(guī)則 第十 一 條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用， 從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量。 第十 二 條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。因緊急、特殊情況必須越級請示和報告時，應(yīng)說明情況并抄送被越過的上級單位。 “請示”和“報告”的行文程序?yàn)椋? 辦公室 可直接 對外正式 行文 ，也可以向各職能部門行文 ； 各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得對內(nèi)、對外正式行文。 第十 三 條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級單位。 “報告”不得夾帶請示事項(xiàng)。 第五章 發(fā)文辦理 第十 四 條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程， 7 包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號登記、繕印、用印、發(fā)文登記、分發(fā)等程序 第十 五 條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： （一） 符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 （二） 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條 理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。 （三） 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文單位的職 權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。 （四） 對涉及國家秘密的公文應(yīng)標(biāo)注密級，如有具體保 密期限要求的，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明保密期限。 （五） 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí) 際需要確定緊急程度。 （六） 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先 引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 （七） 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為 “（一）”，第三層為“ ”，第四層為“（ 1）”。 （八） 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。 （九） 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡 稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。 （十） 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 8 和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第十 六 條 公文送 公司 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本實(shí)施辦法的規(guī)定，擬稿人和主辦部門負(fù)責(zé)人是否簽名等。 第 十七 條 以 公司 名義制發(fā)的上行文， 由總經(jīng)理 簽發(fā)；以 公司 名義制發(fā)的下行文或平行文，由 總經(jīng)理 或 總經(jīng)理 授權(quán)的其他 副總經(jīng)理 簽發(fā)。 聯(lián)合行文一般由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽。一般不 使用復(fù)印件會簽。 第 十八 條 公文正式印制前， 辦公室 應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 第 十九 條 上行文一律交由 總經(jīng)理 辦公室按辦文程序處理，主辦部門不得向上級單位直接送文。 第六章 收文辦理 第二十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 9 第二十 一 條 公司正式文件統(tǒng)一由辦公室簽收。 收到下級單位 和其它同級單位 上報的需要辦理的公文， 辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。 第二十 二 條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本 部門 職責(zé)范圍或者不宜由本 部門 辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的 辦公室 部門并說明理由。 第二十 三 條 收到上級單位下發(fā)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。 第二十 四 條 公文辦理中遇有涉及其他部門職責(zé)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，由主辦部門主要負(fù)責(zé)人出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請 分管領(lǐng)導(dǎo) 協(xié)調(diào)或 裁定。 第 二十五 條 審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人 簽字 視為同意；沒有請示事項(xiàng)的， 簽字 表示已閱知。 第 二十六 條 公司領(lǐng)導(dǎo)收到交辦事項(xiàng)的行文，應(yīng)在批示后交由辦公室登記存檔，需要轉(zhuǎn)有關(guān)部門的，用復(fù)制件。 第 二十七 條 送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。 10 第六章 公文歸檔 第 二十八 條 公文辦理完畢后，根據(jù)《中華人民共和