【正文】 ： 。: 中國建設(shè)銀行個人住房貸款檔案管理實施細則（試行） 第一章 總則 第一條 為規(guī)范和加強個人住房貸款業(yè)務(wù)的檔案管理工作，合理有效地保管和利用檔案資料，根據(jù)《中國建設(shè)銀行檔案管理辦法》、《中國建設(shè)銀行信貸檔案管理規(guī)定》、《中國建設(shè)銀行個人住房貸款辦法》、《中國建設(shè)銀行個人商業(yè)用房貸款暫行辦法》、《中國建設(shè)銀行個人再交易住房貸款 暫行辦法》、《中國建設(shè)銀行個人住房貸款業(yè)務(wù)操作規(guī)程（試行）》等規(guī)章制度，制訂本細則。 第二條 個人住房貸款檔案是指各行在經(jīng)辦和管理各類個人住房貸款工作中形成的，具有憑證依據(jù)作用和參考利用價值或史料價值的信貸經(jīng)營管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱。個人住房貸款檔案管理是指個人住房貸款有關(guān)資料的收集、整理、歸檔、保存、退回、銷毀的全過程。 第三條 個人住房貸款檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、逐級建檔的管理原則。 第四條 個人住房貸款檔案由個人住房貸款業(yè)務(wù)經(jīng)營部門（以下簡稱經(jīng)營部門）、會計部門、檔案部門負責管理，即在貸款本 息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以前，由經(jīng)營部門、會計部門負責管理；在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，由檔案部門負責管理。經(jīng)營部門負責信貸檔案的收集、整理、保管、借閱和移交歸檔工作；會計部門負責重要檔案的接收、入庫保管、借閱、移交工作；檔案管理部門負責貸款本息全部還清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后的檔案保管及銷毀。 第五條 對個人住房貸款檔案資料錄入和掃描進計算機進行電子化管理的經(jīng)辦機構(gòu)，應(yīng)保證其檔案管理信息系統(tǒng)的可靠性和完善性，嚴格信息錄入、查詢、修改等環(huán)節(jié)的人員權(quán)限設(shè)置，定期進行系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)備份和排查病毒等工作， 防止信息的丟失和泄漏。 第二章 檔案分類和部門管理職責 第六條 個人住房貸款的歸檔范圍包括貸款業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)技術(shù)資料，分為重要檔案和一般檔案。重要檔案是指個人住房貸款抵押房屋他項權(quán)利證、權(quán)利質(zhì)押的權(quán)利證明、保險單等重要物品和單證原件；一般檔案指除重要檔案以外的所有在辦理個人住房貸款業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)技術(shù)資料（具體歸檔范圍見附 1）。 第七條 個人住房貸款重要檔案原則上由會計部門負責保管。經(jīng)營部門如設(shè)立了專門的信貸檔案庫房和專職信貸檔案管理員，重要檔案可由該經(jīng)營部門區(qū)別一般檔案負責保管。 第八條 各經(jīng)辦行的經(jīng) 營部門除對所有個人住房貸款檔案資料進行收集以外，還需設(shè)立專（兼）職貸款檔案管理崗，負責接收、審查信貸經(jīng)辦人員提供的檔案資料，做好還款階段個人住房貸款一般檔案的日常整理、保管和利用等工作。重要檔案在經(jīng)營部門負責保管的，該經(jīng)營部門必須設(shè)專職檔案管理人員負責保管。 第九條 檔案部門負責個人住房貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后的檔案管理。 第十條 個人住房貸款檔案的保管期限為 5 年，從貸款本息結(jié)清的下一年開始計算。 第三章 重要檔案的管理 第十一條 信貸經(jīng)辦人員收到重要檔案資料，要逐項登記“個 人住房貸款重要檔案資料登記簿”（附 2），同時填制“個人住房貸款重要檔案資料收妥通知書”（附 3）一式三聯(lián)，加蓋經(jīng)辦人名章、業(yè)務(wù)部門公章以及借款人或第三人名章，一聯(lián)留底，一聯(lián)給借款人或第三人，一聯(lián)給保管部門。登記簿與收妥通知書分別專夾保管。 第十二條 信貸經(jīng)辦人員將一聯(lián)“重要檔案資料收妥通知書”、收妥的重要檔案資料及時一并移交會計部門或經(jīng)營部門的重要檔案管理人員，同時將重要檔案資料復(fù)印一份裝入信貸檔案內(nèi)，以備日常查用；重要檔案管理人員應(yīng)對信貸經(jīng)辦人員移交的重要檔案資料進行復(fù)核，并 “重要檔案資料登記簿”上簽字做 好移交記錄。 第十三條 重要檔案資料要實行雙人管理，一人管登記簿，一人管實物，登記人員與保管人員要有明確分工，登記人員負責收到保管物品時的初點，領(lǐng)（轉(zhuǎn)）出的復(fù)點，登記簿的登記，辦理交接手續(xù)及專夾保管有關(guān)通知書；保管人員負責收到保管物品時的復(fù)點、領(lǐng)（轉(zhuǎn)）出時的初點，登記簿的復(fù)核及有關(guān)物品的日常保管。 第十四條 由于進行訴訟及其他工作需要，領(lǐng)用被保管的重要檔案資料時，應(yīng)填制“重要檔案資料領(lǐng)用、退回保管通知書”（附 4）或者“擔保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”（見附 5）一式兩份，經(jīng)辦人、部門負責人簽章，加 蓋部門公章，報主管行長簽批后，送保管部門領(lǐng)用占管擔保物。保管部門核對簽章無誤后加蓋印章，一聯(lián)退領(lǐng)用部門專夾保管，一聯(lián)與原“收妥通知書”一同保管，按通知書內(nèi)容將重要檔案資料轉(zhuǎn)交領(lǐng)用部門。 第十五條 重要檔案資料用后交回時，應(yīng)由領(lǐng)用部門填制“重要檔案資料領(lǐng)用、退回保管通知書”或者“擔保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”一式兩聯(lián)，經(jīng)辦人、部門負責人、領(lǐng)用部門簽章后連同領(lǐng)用的重要檔案資料送保管部門，保管部門將“領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”與退回的擔保物和領(lǐng)用時填制的“領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”內(nèi)容核對相符后 ，將擔保物收妥保管，在“領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”簽章后，一聯(lián)退領(lǐng)用部門，一聯(lián)與原“領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”與原“收妥通知書”一同保管，并在“重要檔案資料登記簿”中簽注。 第十六條 借款人還清貸款本息后，重要檔案管理人員憑經(jīng)營部門填制的“中國建設(shè)銀行擔保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”和貸款還款憑證或會計柜臺出具的“貸款本息結(jié)清通知書”，將重要檔案資料退回經(jīng)營部門，并在“重要檔案資料登記簿”中簽注。 第十七條 對需退還借款人的重要檔案資料，經(jīng)營部門開具“個人住房貸款重要檔案資料清退確認書”（附 6）， 由借款人或其受托人在確認書上簽收后，將有關(guān)重要檔案資料退還借款人，并在“重要檔案資料登記簿”中登記清退日期。“個人住房貸款重要檔案資料清退確認書”補充貸款檔案保管。 第四章 一般檔案的管理 第十八條 收集信貸檔案資料。受理個人住房貸款申請后，信貸經(jīng)辦人員應(yīng)逐筆單獨設(shè)立專用文件袋，將受理、調(diào)查、審批和發(fā)放等各環(huán)節(jié)形成的檔案資料存放于該文件袋內(nèi)，并在文件袋上注明客戶名稱、文件內(nèi)容、收件日期等項目。 第十九條 移交信貸檔案資料。貸款發(fā)放后，信貸經(jīng)辦人員應(yīng)填寫“個人住房貸款檔案資料清單”和“合作企業(yè)項目 檔案資料清單”（附 7）一式兩份，連同全部檔案資料一并移交信貸檔案管理人員。經(jīng)辦人員須按照“檔案資料清單”規(guī)定的內(nèi)容，形成多少移交多少，不得遺漏。信貸檔案資料應(yīng)在每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)放（辦理）后 2 個工作日內(nèi)移交，自發(fā)放（辦理）至回收階段的檔案資料，隨時形成，隨時移交。檔案管理人員負責集中統(tǒng)一整理保管至貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢。 第二十條 檔案資料的核查。信貸檔案管理人員應(yīng)對檔案資料的完整性負責，同時對檔案資料內(nèi)容的合規(guī)性進行審查，對于移交的每筆個人住房貸款業(yè)務(wù)的檔案資料，必須依照清單逐份逐張的核實，并確認每 份檔案資料是否為原件或同意存檔的復(fù)印件。如果有缺項或缺少份數(shù)，檔案管理人員有權(quán)要求信貸經(jīng)辦人員及時補齊。因特殊情況不能補齊的，由信貸經(jīng)辦人員在清單“缺項原因”中注明。經(jīng)審查符合要求的檔案資料，檔案管理人員和信貸經(jīng)辦人員同時在“檔案資料清單”上簽字。清單一式兩份，一份由信貸經(jīng)