【正文】 1 四川省公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理 實(shí)施細(xì)則 （征求意見稿 ） 第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范公路 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作， 促進(jìn)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案 更好地為我省公路建設(shè)事業(yè)服務(wù)， 根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T118222021） 、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（ DA/T282021）、 《 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法 》 （交辦發(fā) [2021]382 號(hào)） 、《 四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法 》 （ 川檔發(fā) [2021]45 號(hào)） 等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省 公路建設(shè) 實(shí)際，制定 本 實(shí)施細(xì)則 。 第二條 本實(shí)施細(xì)則 適用于 我省境內(nèi) 新建、改建和擴(kuò)建的 高速公路 和 國、省道干線 及 農(nóng)村公路 建設(shè)項(xiàng)目檔案 管理工作 ， 專用公路 建設(shè)項(xiàng)目 檔案 管理 可參照本辦法 執(zhí)行 。 本實(shí)施細(xì)則所稱建設(shè)工程，是指土建工程、房建工程、綠化工程及機(jī)電工程 等 。 第三條 本實(shí)施細(xì)則 所稱公路建設(shè)項(xiàng)目 檔案，是指在公路建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中 直接 形成的具有保存查考利用價(jià)值的 各種形式和載體的歷史記錄 。 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是 公路 建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程 中 形成的重要資產(chǎn) ， 是 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、 質(zhì)量評(píng)定、 運(yùn)行維護(hù)、 改擴(kuò)建 2 等工 作的重要依據(jù)，是國家檔案的組成部分。 第二章 管理 職責(zé) 第四條 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行 集中統(tǒng)一管理。 按照“ 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理 ” 和“誰投資誰管理” 的原則， 實(shí)行公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制 ， 做到 職責(zé)明確、依法 推進(jìn) 。 第五條 項(xiàng)目法人（建設(shè)單位） 作為 第一責(zé)任主體 ，應(yīng)將 公路建設(shè) 項(xiàng)目 檔案 工作納入 領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入 工程建設(shè)計(jì)劃和管理程序 ， 納入招投標(biāo)制、 合同管理及監(jiān)理工作內(nèi)容，納入相關(guān)人員的崗位職責(zé) 。 建立健全項(xiàng)目檔案工作制度，落實(shí)檔案管理機(jī)構(gòu) ， 配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)、能夠適應(yīng) 項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作需要 的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性。 各參建單位應(yīng) 建立以 項(xiàng)目法人單位 檔案部門為核心、各 參建單位 專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的 項(xiàng)目 檔案工作體系 ， 從開工到竣工，每個(gè)標(biāo)段、每個(gè)工作程序都要明確檔案管理責(zé)任部門和責(zé)任人 。 負(fù)責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作， 對(duì) 各參建單位項(xiàng)目文件材料 的 收集歸檔工作 進(jìn)行組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督 指導(dǎo) ， 并 接收 匯總 項(xiàng)目文件材料 ， 與工程建設(shè)同步 收集、 同步 整理、 同步 歸檔 。 提供 項(xiàng)目檔案管理所需 經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地和設(shè)備等條件 ，確 保 項(xiàng)目 檔案 完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) 和 安全 。 列入 重大 項(xiàng)目名單的 公路 建設(shè) 工程， 在監(jiān)理工 程師簽發(fā)開工令后一個(gè)月內(nèi) ，應(yīng)向交通主管部門或 檔案行政管理部門 報(bào)送 《四川省 重 大 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理 登記表》 （附件 1） 。 3 第六條 勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理 、 科研 等 參建 單位應(yīng)按 照 合同 約定的 要求 ， 各自 完成 公路 建設(shè) 項(xiàng)目 相關(guān) 文件材料的形成、收集、整理、歸檔和移交工作； 監(jiān)理單位還應(yīng) 負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進(jìn)行 督促和 檢查，在交工驗(yàn)收前向項(xiàng)目法人單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見。 公路 項(xiàng)目 建設(shè)過程中 ， 各參建單位 應(yīng)根據(jù)工作需要，配備 與檔案數(shù)量相適應(yīng)的必要的 檔案保 管 保護(hù) 設(shè)施設(shè)備， 采取防火、防盜等“ 八 防” 措施， 確 保檔案安全。 第七條 各級(jí)交通運(yùn)輸主管部門 應(yīng)加強(qiáng) 對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作 的領(lǐng)導(dǎo)， 加大監(jiān)督指導(dǎo)力度， 在檢查公路 建設(shè) 項(xiàng)目 時(shí)， 要求建設(shè)單位同步做好項(xiàng)目檔案工作 ， 做到事前指導(dǎo)、中間檢查、最后驗(yàn)收 ； 審查建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)時(shí)，對(duì)未經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的項(xiàng)目，不予同意進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收； 進(jìn)行 項(xiàng)目檔案登記 ， 按規(guī)定參加 或組織 項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。 第八條 各級(jí)檔案 行政管理 部門 應(yīng) 建立健全 公路 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作協(xié)調(diào)機(jī)制 ， 加強(qiáng)對(duì)本級(jí) 公路建設(shè) 項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、 指導(dǎo)和 檢查，幫助解決項(xiàng)目文件材料在形成、積累、歸檔和整理過程中遇到的 問題，做好咨詢與服務(wù)；加強(qiáng)對(duì) 公路建設(shè) 項(xiàng)目檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)技能和工作水平；依法做好項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。 第三章 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的 形成與 收集 4 第九 條 項(xiàng)目法人與 勘察、 設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、科研單位簽訂合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立 檔案管理 專門條款，明確 文件材料收集 范圍、 歸檔責(zé)任、 質(zhì)量要求、載體形式、 完成時(shí)間、移交套數(shù) 、所需費(fèi)用 及違約責(zé)任等。 公路建設(shè)項(xiàng)目各階段文件材料收集范圍按照 本實(shí)施細(xì)則 附件 2 執(zhí)行。 第十條 公路建設(shè)項(xiàng)目各階段文件材料收集歸檔 工作 責(zé)任分工按照如下進(jìn)行： （一）公路建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審 批、工程準(zhǔn)備、科研、交（竣）工驗(yàn)收、工程 招 標(biāo)、資金管理等階段形成的文件 材料由項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)收集； （二）公路建設(shè)項(xiàng)目在設(shè)計(jì)審批、工程勘 測(cè)等階段形成的文件材料 由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集； （三）公路建設(shè)項(xiàng)目在施工過程中形成的文件材料由中標(biāo)施工單位負(fù)責(zé)收集； （四）公路建設(shè)項(xiàng)目在監(jiān)理過程中形成的文件材料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集。 第十一條 各有關(guān)單位應(yīng)按照收集歸檔責(zé)任分工，建立健全項(xiàng)目文件材料收集歸檔制度和預(yù)立卷制度，按照公路項(xiàng)目建設(shè)程序的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程，分別做好預(yù)立卷工作。 在項(xiàng)目建設(shè)過程中， 項(xiàng)目法人 應(yīng) 結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度，對(duì)文件材料的形成與收集情況進(jìn)行檢查和考核。 第十二條 收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)為原件。其中，項(xiàng)目立項(xiàng)審批等文件，原件保存在項(xiàng)目主管單位的，項(xiàng)目法 5 人可將復(fù)印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復(fù)印件的，須在復(fù)印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存。 第十三條 收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)能全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過程。勘察及測(cè)量基礎(chǔ)資料、施工記錄須是現(xiàn)場(chǎng)原始記錄， 記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo) ， 如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存；表單填寫內(nèi)容 規(guī)范， 自檢意見、監(jiān)理意見應(yīng)明確，產(chǎn)生及使用部位標(biāo)注清楚， 書寫工整， 相關(guān)簽署手續(xù)完備，且為相關(guān)責(zé)任人親筆簽名 ， 不能采用打印或印章。特殊情況需要代簽 的 ，代簽人應(yīng)持有應(yīng)簽人的委托書，在簽字處蓋上應(yīng)簽人的簽名章，并在蓋章處右側(cè)簽上代簽人的姓名，不允許直接代簽應(yīng)簽字人的姓名。 開工申請(qǐng)批復(fù)單、變更申請(qǐng)批復(fù)單、單位（分部、分項(xiàng)）工程評(píng)定表、檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單、中間交工證書這五種文件 上的蓋章單位應(yīng)為施工單位（項(xiàng)目部）和監(jiān)理單位（總監(jiān)辦）共同蓋章。 第十四條 實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助項(xiàng)目管理的公路建設(shè)項(xiàng)目，現(xiàn)場(chǎng)形成的原始記錄本須相關(guān)責(zé) 任人親筆簽名，并在原始記錄本封面上加蓋相關(guān)單位公章。與原始記錄本數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)的、經(jīng)計(jì)算機(jī)輔助形成的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件，相關(guān)責(zé)任人須親筆簽名。 當(dāng)計(jì)算機(jī)輔助形成的電子文件采用了可靠的電子簽名方式時(shí)，制成紙質(zhì)文件并加蓋相關(guān)單位公章，與相應(yīng)的電子文件一并歸檔。紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的電子文件的形成與歸檔應(yīng)符 6 合《中華人民共和國電子簽名法》及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 (GB/T188942021)的有關(guān)規(guī)定。 第十五條 項(xiàng)目文件材料的載體應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，紙張優(yōu)良， 書寫工整， 字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，修改規(guī)范； 格式基本統(tǒng)一，小于 A4及 16 開紙張規(guī)格的出廠證明、材質(zhì)合格證等應(yīng)粘貼在 A4 紙上 。 書寫和裝訂材料應(yīng)符合耐久性要求 ， 禁止使用紅色墨水、 純藍(lán)墨水、 圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫及繪制； 寫錯(cuò)的文字，用斜線劃去，在旁邊書寫正確文字，不允許用涂改液修改或用刀刮改，并由修改人簽字或加蓋私章（扁章）。蓋章應(yīng)使用紅色印泥。 計(jì)算機(jī)印制的文字材料和圖紙應(yīng)采用激光打印機(jī)打印，不允許使用噴墨打印機(jī)和針式打印機(jī)。表格式樣應(yīng)鉛印或用計(jì)算機(jī)激光打印。 復(fù)印件應(yīng)清晰； 熱敏紙傳真件，需復(fù)印保存 。 第十六 條 對(duì)于聲像檔案，項(xiàng)目法人應(yīng)從項(xiàng)目管理 角度進(jìn)行收集， 施工 單位應(yīng)在 隱蔽工程、關(guān)鍵工序、結(jié)構(gòu)物重點(diǎn)部位 等方面 進(jìn)行收集， 監(jiān)理單位應(yīng)從項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)理角度進(jìn)行收集。 數(shù)碼照片應(yīng)刻錄在不可擦寫光盤上，同時(shí)還須沖印出6 英寸紙質(zhì)照片。 第十七 條 已經(jīng)實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助項(xiàng)目管理的，電子文件須與紙質(zhì)文件同步歸檔；在與設(shè)計(jì)單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子版設(shè)計(jì)文件歸檔提出明確要求；如無條件形成電子文件的，對(duì)利用率高的竣工文件，可采取圖像掃描或縮微方式，進(jìn)行檔案復(fù)制。 電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化的形成應(yīng)符合 有關(guān) 規(guī)定的要求。 7 第十八 條 竣工圖由施工單位 在設(shè)計(jì)文件基礎(chǔ)上 負(fù)責(zé)編制，項(xiàng)目法人指定 由設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制的，應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核及簽字認(rèn)可責(zé)任。 竣工圖的繪制須與工程施工同步進(jìn)行， 應(yīng)能全面、準(zhǔn)確、清晰地反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況 ， 做到與施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)應(yīng)、與質(zhì)保資料對(duì)應(yīng)、與實(shí)際數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)。 竣工圖按項(xiàng)目順序排列并編寫冊(cè)數(shù)。 竣工圖編制要求按照 本實(shí)施細(xì)則 附件 3 執(zhí)行。 第四章 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的整理 與歸檔 第十九 條 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料 分為綜合管理類、設(shè)計(jì)類、施工類、監(jiān)理類、科研類、 交 竣工驗(yàn)收類、 特殊載體類 等 7 類 。 公路建設(shè)項(xiàng)目 檔案分類 方案 及檔號(hào)編制 規(guī)則 按照本實(shí)施細(xì)則 附件 4 執(zhí)行。 綜合管理類包括 立項(xiàng)審批文件、工程準(zhǔn)備文件、工程招投 評(píng) 標(biāo)及合同文件、 工程管理文件、 資金管理文件、 設(shè)備管理文件、 其他 文件 等 。 設(shè)計(jì)類包括工程勘測(cè) 資料、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、 初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件 等 。 施工類包括 施工準(zhǔn)備文件、施工質(zhì)量控制文件 、其他文件 等 。 監(jiān)理類包括監(jiān)理單位就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制與項(xiàng)目法人和施工單位的來往文件 等 。 8 科研類包括課題報(bào)告、任務(wù)書及批準(zhǔn)文件、研究方案 、試驗(yàn)記錄、分析計(jì)算數(shù)據(jù) 、 專家評(píng)審及技術(shù)鑒定報(bào)告 、 經(jīng)批準(zhǔn)的新技術(shù)應(yīng)用資料 等。 交 竣工驗(yàn)收類 包括 竣工圖 、交工驗(yàn)收文件、 試運(yùn)行 記錄、單項(xiàng) 驗(yàn)收文件、竣工驗(yàn)收文件 、 接管養(yǎng)單位項(xiàng)目使用情況報(bào)告 等 。 特殊載體類 包括 建設(shè)前原始地形地貌狀況圖、照片 、重要土巖樣本 ， 重大活動(dòng)、重大事故 、 自然災(zāi)害 聲像 資料， 隱蔽工程、關(guān)鍵工序、橋梁隧道等結(jié)構(gòu)物重點(diǎn)部分施工 聲像資料 等 。 第 二十 條 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔移交前，由文件材料形成單位，在項(xiàng)目文件材料預(yù)立卷的基礎(chǔ)上，按照文件材料的自然形成過 程并保持其內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)化整理組卷 。 公路建設(shè)項(xiàng)目 文件 整理要求 按照 本實(shí)施細(xì)則 附件 5執(zhí)行。 第二十 一 條 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料 保管期限分為永久、 30 年、 10 年三 種。應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況、項(xiàng)目文件材料的特性及利用價(jià)值，分別確定案卷的保管期限。 公路建設(shè)項(xiàng)目 檔案的 保管期限 自歸檔年度開始計(jì)算。 第二十二 條 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料 密級(jí) 分為 絕秘、機(jī)密、秘密 三 級(jí) 。應(yīng) 根據(jù)國家及交通運(yùn)輸部有關(guān)保密規(guī)定 ， 分別確定案卷的 密級(jí)。 加強(qiáng) 公路建設(shè)項(xiàng)目 涉密文件材料的 管理， 涉及國家秘 9 密、企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密 的，不得對(duì)外泄漏。 第五章 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交與匯總整理 第二十三 條 公路建設(shè)項(xiàng)目各承包單位應(yīng)在合同段交工驗(yàn)收前，將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明 ，經(jīng)項(xiàng)目法人單位和監(jiān)理檢查合格后，移交項(xiàng)目法人單位，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。 公路工程竣工檔案交接單格式見附件 6。 合同段未完成項(xiàng)目檔案整理的，項(xiàng)目法人單位不得組織交工驗(yàn)收。 案卷編制說明內(nèi)容包括本合同段項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及案卷數(shù)量、竣工圖編制質(zhì)量及其 他 需要說明的問題。 項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）負(fù)責(zé)保管全套項(xiàng)目檔案原件。 移交項(xiàng)目檔案套數(shù)由項(xiàng)目法人單位根據(jù)實(shí)際需要確定，并在合同中明確。 第二十四 條 項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)對(duì)接收的全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理、 排列 和存放 。案卷排列順序按照 綜合管理類、 設(shè)計(jì)類、施工 類、監(jiān)理類、科研類、交 竣工驗(yàn)收類、特殊載體類 依次進(jìn)行匯總整理和排列。施工單位和監(jiān)理單位形成的案卷，依路線進(jìn)行方向，以合同段為單位 ，按 路基、路面、 橋梁 、 互通立交 、 隧道 、 安全設(shè)施 、 房建 、機(jī)電、綠化、 線外 等 工程 ， 依次進(jìn)行匯總整理和排列。 第二十五 條 項(xiàng)目法人（建設(shè)單位） 負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)系統(tǒng)化整理排列的所有案卷 進(jìn)行 匯總 ，編制案卷總目錄（含電子版）和 項(xiàng)目檔案整理情況說明 。 說明內(nèi)容包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批及初步設(shè)計(jì)審批情況、建設(shè)規(guī)模及主要建設(shè)內(nèi)容、項(xiàng)目檔案整理 10 執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及案卷數(shù)量、項(xiàng)目檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理 情況及其 他 需要說明 的 情況。 第二十六 條 項(xiàng)目法人單位 應(yīng) 建立 公路建設(shè)項(xiàng)目 歸檔文件材料案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫和重要文件全文數(shù)據(jù)庫， 借助 檔