【正文】 1998 有效能的時間管理 2023 2023 2023 ?教室規(guī)範(fàn) : –準(zhǔn)時上下課 –將手機(jī)關(guān)機(jī)或關(guān)振動 –全心投入 –實際參與 有效能的時間管理 ? 課程目的： 完成本課程所有單元及實際演練之後您應(yīng)該可以： 1 時間管理的機(jī)本要件 2 優(yōu)先順序的管理模式 3 第四代時間管理及討論 有效能的時間管理 如果您的餘生只剩下三天 , 您會做那三件事情 ? 請閉目一分鐘思考這個問題 干擾 INTERRUPT 行政工作 PAPER WORK 電話 TELEPHONE 會議 MEETINGS ? 什麼是你生活中最重要的事？ ? 你的人生意義何在？ ? 你希望成為何種人物或完成什麼目標(biāo)？ – 想想看你有什麼長期目標(biāo) – 想想看人生中最重要的人際關(guān)係是什麼 – 想想看你最希望有什麼貢獻(xiàn) – 重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和 , 信心 , 快樂 , 或是．．． – 列出你認(rèn)為最重要的三 , 四件事 – 假設(shè)你只有六個月的生命，想想這星期內(nèi)你要做些什麼？ – 假設(shè)你有至少三 , 四十年的生命，這星期內(nèi)你又要做些什麼？ 有效能的時間管理 ?在辦公室內(nèi)時間損耗的主要 原因為何 ? Group Discussion 時間損耗原因 1. 干擾 2. 等待 3. 同事間的需求與輔助需求 4. 溝通不良 5. 授權(quán)不足 6. 組織／制度的障礙 7. 他人的錯誤 8. 優(yōu)先順序的衝突 9. 工作情緒與情境 10. 完美主義 11. 會議 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 時間〔時〕 干擾頻率 時間〔時〕〔 次〕 日干擾圖 一開 始就做 最重要 的工作 5 4 3 2 1 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 5:00 工作要求與體力水準(zhǔn) 生產(chǎn)力高 的時間 注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，生產(chǎn)力會顯著提高 工作與體力配合的情況 工作時間 5 4 3 2 1 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 5:00 工作要求與體力水準(zhǔn) 注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，生產(chǎn)力會顯著提高 工作與體力配合的情況 工作時間 生產(chǎn)力高 的時間 時間管理 是 什麼 ? ? 時間管理尌是 自我管理 ? 自我管理即是 改變習(xí)慣 , 以令自己更富績效 , 更富效能 – 把事情很快地做完 , 叫做效率 – 把事情很快又很對地做完 , 叫做效能 ? 時間管理尌是事前的規(guī)劃或長期的計劃 時間管理不是什麼 ? ? 時間本身不是問題 . 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 ? 所以時間管理的問題本身不在於時間 , 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 情境測驗題 ( 限時三分鐘 ) 1. 請先閱讀完本文 2. 在這張紙的右上角寫下你的名字 3. 將第二句中的大名兩個字圈起來 4. 在這張指的左上角畫五個正方形 5. 在剛才畫的正方形中個畫一個十字 6. 在正方形的四周畫一個圓圈 7. 在這張紙的右下角簽上你的名字 8. 在簽名下寫三個好字 9. 在右上角的簽名下畫一道線 10. 在這張紙的左下角畫一個十字 11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形 12. 在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案 13. 在第八句的好字畫一個圓圈 14. 當(dāng)你做到這裡 , 請大喊一聲 “ 我最快 ” 15. 如果你完全遵守規(guī)定 , 請大聲說 “ 我最好 ” ! 16. 在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和 17. 將剛剛的答案減去二十三 , 再減去十三等於多少 ? 18. 在以上所有 “ 雙數(shù) “ 題的題號上畫圈 19. 假如你做到這裡 , 請拍一下桌子 , 並大聲說 “ 遵從指示 , 我第一 !” 20. 現(xiàn)在你已全部讀完 , 請只做第一及第二題及可 三代時間管理法 ? 第一代 : 備忘錄型 ? 第二代 : 規(guī)劃與準(zhǔn)備 ? 第三代 : 規(guī)劃 ,訂定優(yōu)先順序 ,操之在我 三代時間管理法優(yōu)缺點(diǎn)一覽表 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn)第一代 重要事情發(fā)生時應(yīng)變能力強(qiáng) ，有順應(yīng)時勢的變通能力 人際反應(yīng)較好 應(yīng)力較小 會追蹤待辦事情 沒有嚴(yán)整的組織架構(gòu) ，會遺漏事情 可能忘記與別人的約會 人際關(guān)係可能較差 成就較小 因忽略組織規(guī)劃而頻出狀況 ，疲於應(yīng)付 最重要的事就是眼前的事第二代 會追蹤約會與答應(yīng)的事 透過訂定目標(biāo)與規(guī)劃 ，能完成較多的事 因事先準(zhǔn)備充分 ，會議或行事較能發(fā)揮實效 會產(chǎn)生安排人的習(xí)慣 達(dá)到更多目標(biāo) ，卻不見得滿足真正的需求 利己式的思考或行為 ， 將他人視為達(dá)成目標(biāo)的工具或障礙 最重要的事乃是時間表上的事第三代 對事情有責(zé)任感 ，能以價值觀為根據(jù) 能發(fā)揮長, 中, 短期目標(biāo)的效果 能將價值觀化為目標(biāo)與行動 透過每天的規(guī)劃與安排優(yōu)先順序 ，個人生產(chǎn)力得以提高 讓生命更井然有序 對時間與自我更具管理技巧 驕傲地以為一切操之在我 ，忽略了自然法則勝於一切 價值觀未必符合自然法則 缺乏遠(yuǎn)見 每天的規(guī)劃總不外乎找出最緊急的事情以及危機(jī)處理 可能在不同的角色間造成規(guī)劃過度, 失衡, 愧疚感等情形 可能有安排人的企圖, 對人與事一視同仁 較無應(yīng)變能力或獨(dú)創(chuàng)性 單是技巧無法發(fā)揮效用與領(lǐng)導(dǎo)力, 更需要個性 最重要的事因急迫性與價值觀而定傳統(tǒng)時間管理 . 第四代時間管理 傳統(tǒng)時間管理 第四代時間管理 N E S W 事 ( 日程表 ) 控制 , 管理 效率 實用 人 ( 關(guān) 係 ) 領(lǐng)導(dǎo) 效能 (Effectiveness) 原則 艾森豪規(guī)則 急迫 不急迫　　　重要Ⅰ任務(wù) A立刻處理Ⅱ任務(wù) B訂下期限或授權(quán)　　　　不重要Ⅲ任務(wù) C授權(quán)Ⅳ? ? ?（字紙簍）緊急 不緊急 20% ~ 25% 25% ~ 30% 65% ~ 80% 15% 15% 50% ~ 60% Less than 1% 2% ~ 3% 重要 不重要