會議管理實務(wù)(項目三)(已修改)
2025-03-04 10:54 本頁面
【正文】 ? 學(xué)習(xí)目標(biāo)： ? 掌握接站、報到、簽到、引導(dǎo)的工作程序和要求 ? 一、接站工作 ：一般跨地區(qū)、全國性和國際性會議需要接站，讓客人感覺賓至如歸 ? 接站程序 ： ? 確定迎接規(guī)格 ? 了解對方到達(dá)時間、對方身份、己方對應(yīng)身份、接站地點(diǎn) 項目三 會中服務(wù)工作 ? 做好接站準(zhǔn)備 ? 了解與會人員人數(shù)、姓名、性別、年齡、身份、職務(wù)、級別；了解清楚飛機(jī)、火車班次及到達(dá)時間 ? 樹立接站標(biāo)志 ? 機(jī)場到達(dá)大廳或火車站出口樹立標(biāo)志、手機(jī)聯(lián)絡(luò)、接站人員舉歡迎牌 ? 掌握抵達(dá)情況 ? 隨時掌握抵達(dá)情況，注意晚點(diǎn)人員，避免漏接 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 介紹賓主雙方 ? 主動握手；先介紹主辦方歡迎人員職務(wù)最高者，再介紹來賓身份最高者，再依次以主客順序介紹 ? 介紹時頭銜要清楚 ? 尊者優(yōu)先了解對方情況的原則介紹：先把男性介紹給女性、年輕人介紹給老人、未婚者介紹給已婚者、把親密一方介紹給另一方 ? 手部動作：手心向上、不能用手指指指點(diǎn)點(diǎn) ? 介紹之后握手 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 安排與會人員上車 ? 小轎車：右為上、左為下；后為上、前為下 ? 后排右位為上座，安排坐客人 ? 后排左位為次座，安排做主辦方領(lǐng)導(dǎo) ? 接待人員坐司機(jī)旁邊 ? 接待人員單獨(dú)陪車時坐客人左側(cè) ? 懸掛國旗，嚴(yán)格主左客右；平時可隨客人心意 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 二、報到工作 ? 一般報到是針對需要集中住宿的大型會議，與會者到達(dá)會場辦理的登記注冊手續(xù) ? 大型會議與會者報名后，臨時有事可能導(dǎo)致其不能參加，因此必須履行報到手續(xù) ? 會議報到時，接待人員工作 ： ? 查驗證件 ：會議通知書、單位介紹信、身份證和其他相關(guān)有效證件 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 登錄信息 ：與會者登記個人信息，姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、電話；以便會議時方便聯(lián)系，還可以編制與會者通訊錄 ? 接收審查 ：與會者如需分發(fā)材料，則由會議接待人員先行接收后統(tǒng)一分發(fā) ? 發(fā)放文件 ：分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品。重要文件要簽收，需要保密以及重要的文件會后要收回（可發(fā)會議清退目錄） 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 預(yù)收費(fèi)用 ：會務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)，報到現(xiàn)場預(yù)收費(fèi)用并開具收據(jù)或發(fā)票 ? 安排住宿 ：登記每個與會者的房間號碼 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 三、簽到工作： ? 為了及時了解與會人員是否都已到會，并準(zhǔn)確統(tǒng)計到會的實際人數(shù) ? 簽到作用 ：會期長、活動多、內(nèi)容重要的會議，與會者每一場會議活動簽到簿上簽名，尤其是各級黨代會、人大會，簽到可以準(zhǔn)確掌握出席人數(shù)是否符合法定要求 ? 便于統(tǒng)計實到人數(shù)、檢查缺席狀況、留作紀(jì)念（慶典儀式等可以珍藏的簽到簿）、歷史憑證 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 簽到方法 ? （ 1）簿式簽到：與會者在事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽到，只適用小型會議，影響入會速度 ? （ 2）表式簽到：與會者在事先準(zhǔn)備好的格式規(guī)范的表格上簽名 ? （ 3）會議工作人員代為簽到：事先準(zhǔn)備好花名冊，來一人就劃記號 ? （ 4）證卡簽到：工作人員事先準(zhǔn)備好會議卡發(fā)給參會者，參會人員參會時將證卡上交 任務(wù)一 接站和報到工作 ? （ 5） 座次表簽到：工作人員事先準(zhǔn)備好座次表，填寫與會人員姓名和座次號，參會人員到會時銷號；座次安排有規(guī)律，一個區(qū)域安排同一地區(qū)、部門的人員 ? （ 6）電子簽到：工作人員事先將電子簽到卡發(fā)給與會者，與會者參會時電子打卡 ? 報到與簽到的聯(lián)系與區(qū)別
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