青島潤航賓館接待工作標(biāo)準(zhǔn)流程(已修改)
2025-06-23 21:28 本頁面
【正文】 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 青 島 潤 航 賓 館 制度匯總 第 1 頁 共 16 頁 簽發(fā)： 頒發(fā)日期： 20xx 年 4 月 26 日 潤航賓館接待工作標(biāo)準(zhǔn)流程 （試行） 一、 承辦會(huì)議 過程中 的工作流程 總體要求：要體現(xiàn)計(jì)劃性、前瞻性，強(qiáng)化內(nèi)部溝通和部門之間的協(xié)調(diào)，做到信息傳遞全面、及時(shí)。 當(dāng)公關(guān)部簽訂了會(huì)議合同或協(xié)議之后 ，要及時(shí)將《項(xiàng)目策劃書》填寫完整，及時(shí)上報(bào) 總 （副） 經(jīng)理處，以便總經(jīng)理及時(shí)掌握情況。 會(huì)議代表報(bào)到之前，首先要組建一個(gè)由公關(guān)部、客房部前臺(tái)接待員、綜合部和院財(cái)務(wù)部聯(lián)合組成的會(huì)務(wù)組，全面負(fù)責(zé)會(huì)議的全過程，即從會(huì)議代表簽到、發(fā)放房卡、會(huì)務(wù)費(fèi)或會(huì)議押金的收取、 旅游項(xiàng)目的推介、 預(yù)定返程票、直至?xí)h結(jié)束的結(jié)賬（含電話費(fèi)用）并開具發(fā)票。期 間的工作協(xié)調(diào)由公關(guān)部的同志負(fù)責(zé)。 會(huì)議確定以后，公關(guān)部要將會(huì)議通知單至少提前一天派發(fā)給其他三個(gè)部門 （客房部、綜合部和餐飲部）。 給客房部下單要注明使用房間的數(shù)量、 免費(fèi)房間數(shù)、 入住幾號(hào)樓、一次性物品如何中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 配備 以及特殊要求 等。 尤其是 前臺(tái)， 給前臺(tái)的會(huì)議信息一定要全面， 如：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、用房數(shù)量、客房價(jià)格、贈(zèng)房數(shù)量、果盤標(biāo)準(zhǔn)和派送時(shí)間以及有無特殊要求等等 （目的是為了方便客人電話詢問） 。 給餐飲 部下單要注明 餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、 用餐人數(shù)、 用餐形式、用餐時(shí)間和用餐地點(diǎn) 以及免餐人數(shù) ； 而餐飲部應(yīng)據(jù)此擬定配餐計(jì)劃反饋至公關(guān)部予以確認(rèn)。 公關(guān)部還應(yīng)該將會(huì)議用哪個(gè)會(huì)議室、開會(huì)時(shí)間、使用何種飲品、是否設(shè)置會(huì)標(biāo)和桌牌、是否使用投影儀、是否需要或增加旅游項(xiàng)目和康樂項(xiàng)目，怎樣收費(fèi)等一系列問題向綜合部書面交待清楚。如果遇到公關(guān)部負(fù)責(zé)但該部門難以完成的工作時(shí)（如在高處懸掛會(huì)標(biāo)等） ，其他部門應(yīng)該予以協(xié)助。 涉及到發(fā)票需要特殊開具的 會(huì)議，公關(guān)部經(jīng)理 要在第一時(shí)間與財(cái)務(wù)部或 賓館負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的同志進(jìn)行 溝通，不能因信息溝通不及時(shí)而耽誤會(huì)議結(jié)帳或引起會(huì)議主辦者的不滿 。 在會(huì)議期間，凡是涉及到與該會(huì)議發(fā)生相關(guān)費(fèi)用的部門，要從第二天上午開始直至?xí)h結(jié)束，每天上午 11： 00 點(diǎn) 以前 將前一天在本部門發(fā)生的費(fèi)用連同會(huì)議主辦者簽字的有效單據(jù)交到會(huì)務(wù)組 或公關(guān)部 ，由公關(guān)部會(huì)務(wù)人員集中匯總并逐一進(jìn)行核算，以避免結(jié)帳時(shí)突擊進(jìn)行，更不能因疏忽而將應(yīng)收款流失。 一個(gè)會(huì)議的發(fā)票應(yīng)集中使用一本或數(shù)本單獨(dú)的發(fā)票，不能與前臺(tái)的發(fā)票混 用，因散客的發(fā)票中含有 3%的城市增容費(fèi)，而會(huì)議卻沒有此項(xiàng)費(fèi)用。 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 會(huì)議結(jié)束后公關(guān)部應(yīng)及時(shí)將會(huì)議帳目匯總，經(jīng)財(cái)務(wù)和會(huì)務(wù)組雙方確認(rèn)結(jié)算， 同時(shí)結(jié)算介紹人會(huì)務(wù)提成，對(duì)于會(huì)務(wù)組未能及時(shí)開具發(fā)票的要及時(shí)催開，如確認(rèn)會(huì)務(wù)組不再開具發(fā)票的及時(shí)通知院財(cái)務(wù)部。 會(huì)議接待并使主辦者滿意是我們潤航賓館的最高追求，也是使經(jīng)濟(jì)效益不斷提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要不遺余力，群策群力、團(tuán)結(jié)合作，力爭(zhēng)將這項(xiàng)工作環(huán)環(huán)聯(lián)動(dòng)、不斷完善。 二、 接觸和拜訪客戶工作流程 初次接觸客戶為表示禮貌和節(jié)約時(shí)間，應(yīng)提前電話預(yù)約。 陳述打電話的目的。 引起潛在客戶的興趣。 要 求安排一次會(huì)面。 按約定時(shí)間抵達(dá)目的地。 自我介紹，遞上名片（交換名片要雙手遞、 接，表示尊重） 。 了解客戶基本情況（姓名、職務(wù)） 。 推銷自己，并介紹酒店基本情況，然后送上酒店的宣傳資料及報(bào)價(jià)表。
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